INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO

Se recibe y se conoce Oficio D.E. Nº 150-2012, suscrito por el señor Martín Robles Robles, mediante el cual adjunta oficio SC Nº 0108-2012, emitido por el Área de Supervisión Cooperativa, referido al trámite de legalización y reposición de libros de actas y contables que deben ser presentados por los organismos cooperativos al Área de Supervisión Cooperativa.

            Se acuerda aprobar el trámite de legalización y reposición de libros de actas y contables, con la revisión y modificación realizada por el Área de Supervisión Cooperativa, como se detallan a continuación:

REQUISITOS GENERALES PARA LEGALIZACIÓN DE LIBROS

1)En el momento del ingreso de los libros, el asistente ejecutivo del Área de Supervisión Cooperativa extenderá un “Recibo de Libros Legales”, el cual sin ninguna excepción deberá ser presentado por la persona que posteriormente retire los libros. En caso de que los retire otra persona diferente a la que los entregó, deberá presentar una autorización del gerente para tal efecto.

2)Si se trata de una cooperativa de reciente inscripción, debe presentar el juego completo de libros carente de transcripciones:

El juego de libros que debe legalizar y mantener una asociación cooperativa es el siguiente:

-Actas para Asambleas Generales

-Actas para Consejo de Administración

-Actas para Comité de Vigilancia

-Actas para Comité de Educación y Bienestar Social (excepto los organismos auxiliares)

-Diario

-Mayor

-Inventarios y Balances

-Registro Permanente de Asociados o Afiliadas (hoja adjunta)

-Actas para Comisión de Crédito (para cooperativas de ahorro y crédito)

3)Para cierre y legalización de un nuevo libro: Previo a la presentación ante esta Área de Supervisión para el cierre, el libro de actas deberá ser encuadernado y empastado para su debida conservación, con un espacio libre mínimo de ocho renglones en su último folio para imprimir el sello de cierre (ver punto 4).

4) Se autoriza el uso de hojas sueltas en los libros de Actas, siempre y cuando las hojas por legalizar se presenten debidamente foliadas con el número consecutivo en la esquina superior derecha, con la impresión tanto de la razón social como del número de cédula de persona Jurídica de la cooperativa en uno o ambos lados, según vaya a utilizarse a la hora de Imprimir. Es nuestra recomendación que también se identifique cada hoja con el nombre del órgano social respectivo. Para efectos prácticos, así como de conservación y manejo de los libros en hojas sueltas, la cantidad de este tipo de hojas a legalizar se restringe a un número máximo de quinientos folios, salvo la excepción indicada en el último párrafo del presente punto; entendiéndose que cada libro debe iniciar con el folio número uno, sin que puedan legalizarse libros con una numeración, posterior al folio quinientos. 

En los casos de las cooperativas en las que el volumen de sus operaciones y actividades hace necesario que sus órganos sociales sesionen constantemente, o bien dicha situación genera que el tamaño de las actas que corresponden a cada sesión sea considerable, y por dichos motivos -entre otros- requieran una cantidad mayor de folios legalizados, podrán solicitarle al Área de Supervisión Cooperativa, mediante un acuerdo del Consejo de Administración firmado por el Presidente y el Secretario en el cual se autorice al Gerente, valorar se extienda la legalización a un máximo de 1000 folios, exponiendo las razones que así lo justifiquen. 

(Así reformado el punto 4) anterior mediante publicación en La Gaceta N° 106 del 4 de junio del 2014)

5)Los tres libros de contabilidad pueden ser registrados en forma manual, empastados o en hojas sueltas, a criterio del organismo cooperativo.

6)Para el registro de asociados, existe en esta Área de Supervisión un modelo que contempla la información básica que debe anotarse en el mismo. (hoja adjunta)

7)El trámite de legalización de los libros tendrá una duración máxima de ocho días hábiles a partir de la fecha de recibo de los mismos.

8)Los libros se mantendrán a despacho durante un período no mayor a tres meses después de la fecha de recibo. Si no se retiran en ese plazo, el Área de Supervisión Cooperativa procederá a su destrucción o dispondrá de ellos conforme lo considere conveniente.

9)Si se presenta la situación de pérdida, hurto o robo de alguno de los libros, debe cumplir con los requisitos indicados en el “Procedimiento para la Reposición de Libros”.

REQUISITOS PARA LA REPOSICIÓN DE LIBROS

LEGALES POR PÉRDIDA, HURTO O ROBO

Deberán aportarse al Área de Supervisión Cooperativa los siguientes documentos:

1)Acuerdo del Consejo de Administración firmado por el Presidente y el Secretario en el cual se autoriza al Gerente proceder con la reposición de los libros.2)Copia de la Personería Jurídica del Gerente y Presidente del Consejo de Administración, emitida por el Departamento de Organizaciones Sociales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

3)Solicitud del trámite al Área de Supervisión Cooperativa, suscrita por el Gerente y el Presidente del Consejo de Administración, con detalle de nombre y número de libro a reponer.

4)Declaración Jurada protocolizada del Gerente de la Cooperativa, haciendo constar las causas o motivos de la reposición. Una copia de dicha Declaración Jurada deberá adherirse al folio primero de los libros sustitutos.

5)El trámite de reposición de los libros tendrá una duración máxima de ocho días hábiles a partir de la fecha de recibo de los mismos y se mantendrán en custodia hasta por un mínimo de tres meses, vencido el plazo de custodia se procederá a la destrucción de los libros sin responsabilidad.

Acuerdo firme.

Aprobado por la Junta Directiva en sesión 3858, artículo 2º, inciso 3.3 del 06 de febrero del 2012.

San José, 17 de abril del 2012