1. Introducción

Los servicios que brinda la Caja Costarricense de Seguro Social, en adelante entiéndase como Caja, tanto en materia de salud como de pensiones; desde su creación, han sido financiados a través de los aportes de trabajadores, patronos y el Estado, con base en el Sistema tripartito de contribución establecido en el artículo 22 de la Ley Constitutiva de la Caja.

Cuando los patronos, trabajadores independientes, asegurados o no asegurados y otros incurren en morosidad en el pago de sus obligaciones, la institución debe ejecutar una serie de procesos administrativos tendientes a recuperar las sumas adeudadas de forma oportuna, y a la vez, garantizar la sostenibilidad financiera de los seguros que administra, aplicando los principios de eficacia y eficiencia contemplados en la Ley General de Administración Pública.

La gestión administrativa de las deudas constituye una parte esencial en el proceso cobratorio que realiza la Caja a sus deudores; previo a la vía judicial, ya que en esta etapa existen mayores probabilidades de recuperación, así como la posibilidad de aplicar más herramientas de cobro, a un costo relativamente más bajo a los que se incurren en la vía judicial, tanto para el deudor como para la Caja.

El presente instructivo tiene como objetivo ser una herramienta que permita orientar la gestión de cobro administrativo de todas aquellas deudas en favor de la Caja, la Ley de Protección al Trabajador, en adelante LPT y Fondo de Desarrollo y Asignaciones Familiares, en lo sucesivo FODESAF, estos últimos adeudos gestionados por la CCSS a partir de la facturación del mes de marzo 2015.

Entiéndase que este instructivo norma la gestión de las cuotas obreras, cuotas patronales (planillas  ordinarias,  adicionales),  cuotas  de  trabajador  independiente,  facturas  especiales -servicios médicos, subsidios, pensiones- adecuaciones de adeudos, cheques debitados, Facturas Riesgos del Trabajo (personas físicas y jurídicas, entiéndase que dentro de las personas jurídicas se encuentran las aseguradoras). Facturas por Seguro Obligatorio Automotor. Facturas de No Asegurados con capacidad de pago, aportes a la LPT y al FODESAF.

            2. Objetivos

2.1 Objetivo general

Establecer los procedimientos, responsables, controles y criterios de selección para la gestión de cobro administrativo a nivel nacional de las deudas en favor de la Caja, la LPT y el FODESAF.

2.2 Objetivos específicos

. Definir el procedimiento para gestionar el cobro administrativo de adeudos en favor de la Caja, la LPT y el FODESAF.

. Definir las responsabilidades de los que intervienen en el proceso de gestión de cobro administrativo.

. Conocer los criterios de selección para la gestión de cobro administrativo.

3. Alcance

El alcance del presente instructivo es la gestión de cobro administrativo de los adeudos en favor de la Seguridad Social que realizan las unidades de cobro de la Dirección de Cobros de Oficinas Centrales, Sucursales y Direcciones Regionales de Sucursales, de la Caja Costarricense del Seguro Social.

4. Marco Normativo

.  Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social (Ley N° 17 del 22 de octubre de 1943) y sus reformas. Aplica todos los extremos citados en la Ley.

. Ley General de Administración Pública. (Ley N° 6227 de 2 de mayo de 1978), y sus reformas publicadas en La Gaceta N° 102 del 30 de mayo de 1978. Aplica todos los extremos citados en la Ley.

.  Ley de Notificaciones Judiciales. (Ley Nº 8687, publicada en La Gaceta Nº 20 de 29 de enero de 2009), con vigencia un mes después de su publicación; y sus reformas. Prevaleciendo sobre esta, la Ley General de la Administración Pública, en materia de notificaciones.

.  Ley de Control Interno. (Ley N° 8292 del 31 de Julio de 2002), publicada en La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del 2002 y sus reformas. Aplica todos los extremos citados en la Ley.

.  Ley de Protección al Trabajador (Ley N° 7983 de 16 de febrero del 2000), publicada en el Alcance N° 11 a La Gaceta No. 35 de 18 de febrero del 2000, y sus reformas.

.  Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley Nº 8422 del 6 de octubre de 2004), publicada en La Gaceta N° 212 del 29 de octubre del 2004 y sus reformas.

.  Instructivo para la aplicación del Reglamento que regula la formalización de acuerdos de pago por deudas de patronos y trabajadores independientes con la Caja Costarricense de Seguro Social. Aprobado mediante GF-6018-2019 de fecha 14 de noviembre del 2019. No fue publicado en la Gaceta.

.  Instructivo para Declarar la Morosidad de Patronos y Trabajadores Independientes como de Difícil Recuperación, aprobado el 19 abril del 2017 por medio de la circular GF-1.271- 2017.

.  Manual de cheques debitados del Sistema Bancario Nacional, aprobado en abril del 2019, DFC-1843-2019.

.  Procedimiento para la Administración Documental de la Gestión Cobratoria en la Dirección de Cobros y Direcciones Regionales de Sucursales de la Caja Costarricense de Seguro Social (15 de mayo del 2018).

.  Normas de control interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE) Emitidas mediante resolución R-CO-9-2009 del 26 de enero de 2009, publicada en el Diario Oficial "La Gaceta" Nº 26 del 6 de febrero de 2009. Con este último se derogan el "Manual de normas generales de control interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización" (M-1-2002-CO-DDI), el cual se encontró vigente desde mayo de 2002, Aplica todos los extremos citados en estas normas.

.  Manual de Procedimientos para la Impresión y Notificación de Avisos de Cobro a Patronos y Trabajadores Independientes Morosos con la Caja Costarricense de Seguro Social a nivel nacional, aprobado mediante GF-DC-495-2020 del 10 de julio del 2020.

.  Criterio ALDCO-12-2014, del 03 de diciembre del 2014, de la Dirección de Cobros. Declaración de deudas en cobro administrativo como Difícil Recuperación.

. Criterio ALDCO-10-2014, del 04 de noviembre del 2014, de la Dirección de Cobros. Declaración de cheques debitados sin documentación, como Difícil Recuperación.

. Criterio Jurídico DJ-05064-2014, del 05 de agosto del 2014, de la Dirección Jurídica, Responsabilidad Solidaria.

. Criterio Jurídico DJ-01435-2010, del 18 de marzo 2020, de la Dirección Juridica, Aplicación por Responsabilidad Solidaria.

. Criterio Jurídico DJ-4284-2010 del 01 de julio del 2010.  Ampliación al DJ-01435-2010.

.  Circular firmada por los Gerentes de la Caja, sobre requisitos para trasladar los casos del artículo 78, GIT-0024-2021 | GL-0026-2021 | GA-0022-2021 | GF-0054-2021 | GM-0345- 2021 | GP-0057-2021 Requisitos para trasladar a cobro judicial, sumas procedentes de casos especiales, Ref. PE-3735-2020, Acuerdo II, del Consejo de Presidencia y Gerencias, sesión 578.

. Manual de Normas y Procedimientos para la Facturación Cobro y Recaudación de Servicios de Salud a Personas No Aseguradas con Capacidad de Pago, comunicado mediante TDI-GF-3757-206, del 25 de noviembre del 2016.

Reglamento del Seguro de Salud, N° 7082 publicado en la Gaceta No. 25 del 05/02/1997.

. Reforma de la Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (Ley No. 8783 del 14 de octubre de 2009").

. Reglamento de Invalidez Vejez y Muerte, Aprobado en el artículo 11° de la sesión número 6813 y en el artículo 52° de la sesión número 6852, en su orden, celebradas el 24 de marzo y el 28 de abril de 1994, así como en el artículo 35° de la sesión 6890 y en el artículo 19 de la sesión número 6895, de 10 y 24 de enero de 1995, respectivamente, y en el artículo 8° de la sesión número 6898 de febrero de 1995 publicado en la Gaceta No. 50 del 10 de marzo de 1995.

. Reglamento para verificar el cumplimiento de las obligaciones patronales y de trabajadores independientes, en el artículo 15º de la sesión 7485, celebrada el 5 de octubre del 2000.

. Reglamento de Riesgos Excluidos de la Caja Costarricense de Seguro Social y reforma a los artículos 10°, 16°, 32°, 33° y 73° del Reglamento del Seguro de Salud. Junta Directiva, en artículo 27º de la sesión Nº 8806, celebrada el 22 de octubre del año 2015, comunicado mediante CIRCULAR Nº 53.152, 03 de diciembre del año 2015.

. Ley de Tránsito por Vías Públicas Terrestres y Seguridad Vial Ley Nº 9078.

5. Definiciones o terminología

.  Abogado director: Profesional en Derecho que tiene a su cargo un proceso judicial.

.  Adecuaciones de Pago: Son acuerdos de pago entre la Caja y los patronos y/o trabajadores independientes, que permiten normalizar su situación de morosidad con la Institución. Se rigen por el Reglamento que regula la formalización y suscripción de arreglos y convenios de pago de las contribuciones a la Seguridad Social.

.  Aportes de la Ley de Protección al Trabajador (LPT): Sumas de dinero establecidas por la Ley de Protección del Trabajador Ley 7983, publicada en el Alcance Nº11 de la Gaceta Nº35 del 18 de febrero del 2000, a cargo de patronos y trabajadores que forma parte de la Seguridad Social.

.  Aporte Ley de Protección al Trabajador: Aportes creados por la Ley 7983 a cargo de patronos y trabajadores que forman parte de la Seguridad Social.

.  Aviso de cobro: Comunicación administrativa realizada al patrono y/o trabajador independiente, para notificar la existencia de deudas con la Seguridad Social.

. Asegurado: Persona que, en virtud del cumplimiento de ciertos requisitos sobre cotizaciones, parentesco o dependencia económica del afiliado o condición económica del familiar, posee el derecho a recibir total, o parcialmente las prestaciones sociales del Seguro Social.

. Asegurado Voluntario: Persona con capacidad contributiva no obligadas a cotizar, pero que se afilian voluntariamente.

. Bien susceptible de embargo: Todo aquel bien mueble o inmueble que registralmente se encuentre dentro del patrimonio del deudor y que pueda perseguirse judicialmente para la recuperación de lo adeudado a un acreedor. También es susceptible de embargo el dinero, el salario, y los títulos que representen un valor.

. Certificación de personería jurídica: Documento que, según su origen, público o privado, hace plena prueba respecto de los terceros en cuanto a la veracidad de los datos de representación una persona jurídica.

. Certificación de retención indebida: Documento legal para presentar denuncia a los estrados penales según artículo 45 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.

. Certificación para cobro judicial: Documento legal con carácter de título ejecutivo según artículo 53 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.

. Certificación Registral de Bienes: Documento que, según su origen, público o privado, hace plena prueba respecto de los terceros en cuanto a la veracidad de los bienes muebles o inmuebles que posee una persona física o jurídica.

. Cobro Administrativo: Acción cobratoria que se realiza para normalizar situaciones irregulares que presenten las obligaciones y las deudas de los contribuyentes, antes de recurrir a la vía judicial.

. Costas personales: Honorarios del abogado.

. Costas procesales: Gastos incurridos en el trámite del proceso administrativo y judicial por parte del abogado externo (certificación de personería, certificación de bienes, notificación, localización, honorarios curadores procesal, honorarios de ejecutor, gastos diligencias de embargo ejecutado, gastos de embargo y captura de vehículos, honorarios de perito evaluador, gastos diligencias de peritaje, publicación de edictos, gastos de transporte de bienes embargados, fotocopias y timbres).

.  Cuota de arreglo o convenio de pago: Pago mensual en dólares o colones producto de un arreglo de pago o convenio suscrito con la CCSS, por las deudas de cuotas obreras y patronales y sus obligaciones, durante un tiempo definido.

. Cuota de trabajador independiente: Es la cotización obligatoria del trabajador independiente, según la aplicación de las tablas y escalas contributivas establecidas por la Junta Directiva, de acuerdo con las recomendaciones de la Dirección Actuarial y de Planificación Económica.

. Cuotas obreras: Cuotas de la Seguridad Social aportadas por el trabajador. Incluye los Regímenes de Enfermedad y Maternidad e Invalidez, Vejez y Muerte.

. Criterios de Selección: Parámetros estandarizados, para gestionar los adeudos que tramita la CCSS en los cuales se realiza la selección de los casos que se gestionarán ante las instancias judiciales, con posibilidades de recuperación, según principios de racionabilidad, económica y utilizaciones eficientes de los recursos con que cuenta la administración.

. Cuotas patronales: Cuotas de la Seguridad Social aportadas por el patrono. Incluye los Regímenes de Enfermedad y Maternidad e Invalidez, Vejez y Muerte.

. Deudas en favor de la Seguridad Social: Entiéndase los adeudos de se tienen por el no pago de cuotas obreras, cuotas patronales (planillas ordinarias, adicionales), cuotas de trabajador independiente, facturas especiales -servicios médicos, subsidios, pensiones- adecuaciones de adeudos, cheques debitados, Facturas Riesgos del Trabajo (personas físicas y jurídicas, entiéndase que dentro de las personas jurídicas se encuentran las aseguradoras). Facturas por Seguro Obligatorio Automotor. Facturas de No Asegurados con capacidad de pago, aportes a la LPT, al FODESAF y otros conceptos accesorios derivados de estos.

. Dictamen de recuperabilidad: Opinión que el funcionario designado emite sobre la recuperabilidad del adeudo de un patrono y/o trabajador independiente con la C.C.S.S.

. Estado DIR: Nomenclatura que da el SICERE a los patronos y/o trabajadores independientes, cuyo adeudo ha sido declarado de difícil recuperación.

. Gestor de Cobro: Funcionario de la CCSS, que realiza gestión de cobro administrativo y/o judicial a personas físicas y/o jurídicas por concepto de las deudas derivadas de la seguridad social.

. Factura otros conceptos: Factura especial que se crea para registrar los intereses de las cuotas obreras que se encuentran con un proceso penal, los cuales no son depositados por el patrono en los Juzgados respectivos.

. Factura por subsidio: Cobro que realiza la Caja al patrono, cuando sus trabajadores o beneficiarios de éstos que se encuentren protegidos por el seguro familiar reciben alguna prestación en dinero de la Caja encontrándose el patrono en condición de morosidad, de conformidad con lo que establece el artículo 36 de la Ley Constitutiva de la Caja y 53 del Reglamento del Seguro de Salud.

. Facturas por fusión: Asociación que se realiza en el SICERE, cuando se evidencia la forma especial de unión de sociedades, mediante la cual una de ellas se extingue por la transmisión total de su patrimonio a otra sociedad preexistente, cuyo patrimonio generalmente se acredita; o bien, se contempla como la creación de una nueva empresa con las aportaciones de los patrimonios de dos o más sociedades que en ella se fusionan.

. Facturas por responsabilidad solidaria: Liga que se realiza a patronos, que luego de un proceso administrativo donde interviene los servicios de inspección se determina la responsabilidad patronal, según con lo establecido en los artículos 30 y 51 de la Ley Constitutiva de la CCSS.

. Facturas servicios médicos: Documento que elaboran las diferentes Unidades de Validación de Derechos de Hospitales/Clínicas/EBAIS, para registrar en la base de datos institucional  las  prestaciones  del  Seguro  de  Enfermedad  y  Maternidad  al trabajador asegurado cuyo patrono se encuentra moroso en el pago de las cuotas obrero-patronales, así como al trabajador independiente que presente esta situación. Artículo 36 de la Ley Constitutiva de la CCSS y el artículo 3° del Reglamento para la Afiliación de los Trabajadores Independientes.

. Firmeza en sede administrativa: Estado adquirido por el adeudo al transcurrir cinco días hábiles posteriores a la notificación del aviso de cobro por las deudas derivadas de la seguridad social.

. Intereses: Suma de dinero que ha de pagar el patrono, por el atraso en el pago de los adeudos derivados de la seguridad social.

. Morosidad: Se considera moroso o deudor con la seguridad social, toda persona física o jurídica, que no haya pagado las cuotas de los seguros de salud, pensiones, los aportes de la Ley de Protección al Trabajador, cuotas DESAF, una vez transcurrida la fecha que se establece para su pago oportuno. Se excluye como moroso aquel deudor que haya formalizado con la Institución un arreglo o convenio de pago y lo mantenga al día.

.Morosidad de difícil recuperación: Es la deuda de personas físicas y/o jurídicas inactivas que previamente se ha determinado que NO poseen bienes muebles o inmuebles susceptibles de embargo. Asimismo lo son aquellas deudas de personas físicas y/o jurídicas en Cobro Judicial donde aun cuando se determina la existencia de bienes, a criterio del abogado director del proceso (interno o externo), las posibilidades de recuperación para saldar la deuda son muy bajas. Para efectos de declarar una deuda como de difícil cobro, se aplicarán los criterios establecidos en el presente Instructivo.

. No Asegurado: Habitante del país, con capacidad contributiva y que elige no contribuir al Seguro de Salud.

. Notificación: Comunicación oficial y formal realizada a los patronos y trabajadores independientes, asegurados y no asegurados, morosos por medio del aviso de cobro/prevención de pago, con el propósito de que el deudor se presente a normalizar su situación de morosidad.

. Patrono: Es toda persona física o jurídica, particular o de derecho público que emplea los servicios de otra u otras en virtud de un contrato de trabajo, expreso o implícito, verbal o escrito, individual o colectivo (artículo 2, Código de Trabajo y Leyes Conexas).

. Patrono Inactivo: Se considera patrono inactivo aquel que no se encuentra registrado dentro del Sistema de Facturación de la Caja y al que no se le facturan nuevas planillas.

. Persona Física: Titular de derechos y obligaciones de acuerdo al ordenamiento jurídico. La persona física es el resultado de un substrato material el organismo humano dotado de los requisitos exigidos por la ley en nuestro Código Civil, (nacimiento con vida), constituyen los presupuestos de calificación de subjetiva individual; por otra parte, es también reconocimiento formal con el cual se atribuye a este hecho la cualidad de persona en sentido jurídico.

. Persona Jurídica: Ente que no siendo el hombre o persona natural, es susceptible de adquirir derechos y contraer obligaciones. Grupo social con cierta coherencia y finalidad, con estatuto jurídico peculiar.

. Planilla: Documento mensual que incluye los salarios de los trabajadores reportados por los patronos en planillas, debidamente registrados en la base de datos institucional.

. Planilla de oficio: Se conoce como planillas de oficio, aquellas planillas que se facturaron sin cambios, sea que el patrono no hizo presentación ante el SICERE, no realizó cambios por su cuenta.

. Planilla adicional: Ajuste que se realiza a la Planilla Ordinaria, cuando un patrono incurre en una omisión o existen diferencias salariales. Posee las mismas características que una planilla.

. Riesgos Excluidos: Son aquellos riesgos que se encuentran excluidos del Seguro de Salud, de conformidad con la Ley N°6727 de 24 de marzo de 1982, los casos de riesgos del trabajo corren por cuenta del patrono o del Instituto Nacional de Seguros, según los casos. Asimismo, los casos de accidentes de tránsito, regulados por la Ley de Tránsito N°7331 del 13 de abril de 1993, en el tanto su protección corresponda al Instituto Nacional de Seguros o a la persona que resulte responsable del accidente.

. Recuperabilidad Alta: Es el grado más alto de porcentaje que se tiene de recuperar la deuda de un patrono, trabajador independiente y no asegurado, garantizando de un 100 a un 75% de lo adeudado, debido a que posee bienes que pueden embargarse o han sido embargados por la Caja.

. Recuperabilidad Baja: Es el grado de recuperabilidad de la deuda menos de 75 a 0%, en el cual se cuente con bienes por parte del patrono, trabajador independiente, y no asegurado, los cuales soporten gravámenes y/o anotaciones en grados ulteriores (inferiores) por parte de la Caja, en los cuales el plazo de vencimiento de los gravámenes que soportan los bienes del patrono y/o trabajador independiente anteriores al de la Caja, sea de largo plazo, lo cual no permite a la Institución la recuperabilidad. Esta referido a los adeudos donde no existen posibilidades reales de recuperación.

. Seguridad Social: Desde la declaración Universal de los Derechos Humanos del 10 de diciembre de 1948, se establece la Seguridad Social como un Derecho Humano; es también llamada protección social, y como derecho humano se define como un conjunto de políticas y programas para reducir y prevenir la pobreza y las situaciones de vulnerabilidad durante todo el ciclo de vida, y respaldar el desarrollo inclusivo y sostenible.

. Trabajador Independiente: Es toda persona física, con actividades manuales o intelectuales, que desarrolle por cuenta propia algún tipo de trabajo o actividad generadora de ingresos.

Abreviaturas

. CCSS: Caja Costarricense de Seguro Social.

. DIR: Difícil Recuperación.

. SICERE: Sistema Centralizado de Recaudación. Herramienta que utiliza la Caja para facturar, recaudar y cobrar las cuotas y aportes, de conformidad con su Ley Constitutiva.

. FODESAF: Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.

CAPITULO I

6 DISPOSICIONES GENERALES.

 

Artículo 1.Del Ámbito de Aplicación. El ámbito de aplicación del presente instructivo corresponde a las unidades de cobro de la Dirección de Cobros de Oficinas Centrales, sucursales y Direcciones Regionales de Sucursales, de la Caja Costarricense del Seguro Social, que realizan la gestión de cobro administrativo de los adeudos en favor de la Seguridad Social según se indicó en el apartado de definiciones.