SECCIÓN II
Artículo 3º—Requisitos para cada tipo de gestión:
a. Renovación de libros: En el caso de los libros por cerrar se deberá consignar en el folio siguiente al último utilizado, el número de autorización otorgado por la Administración Tributaria, para este trámite. De igual manera para los nuevos libros deberá indicarse dicho número en el primer folio.
b. Transformación de libros (cuando tratándose de sociedades se modifica la razón o denominación social): los libros a transformar deberán llevar consignado el número de autorización otorgado por la Administración Tributaria, en el folio siguiente al último utilizado con el nombre o razón social anterior.
Para este trámite no se requiere aportar timbres. Las sociedades inscritas deben realizar de previo, el cambio de la razón o denominación social en el Registro de Contribuyentes mediante el formulario D-140.
c. Cierre de libros: aquellos libros para los que se solicite la autorización del cierre respectivo, deberán llevar consignado el número de autorización otorgado por la Administración Tributaria en el folio siguiente al último utilizado. En caso de que existieran más folios en blanco, el interesado deberá trazar en cada uno de ellos una línea diagonal con tinta de un extremo al otro.
d. Libros legales en hojas sueltas: Se autoriza el uso de hojas sueltas en la legalización de los libros de actas de Asamblea de Socios, actas de Junta Directiva y Registro de Socios.
Se entenderá por cumplida la obligación de legalización de los libros que se lleven bajo esta modalidad, tanto para los sujetos pasivos que ya se encuentren debidamente registrados como para quienes se registren por primera vez, una vez cumplida la presentación del formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros” o mediante un simple escrito dirigido a la Administración Tributaria, para lo cual esta proporcionará un número de registro o entrada electrónica que será notificado al solicitante y que deberá consignarse a partir de determinada esa fecha en cada uno de los folios de los libros indicados.
Cada folio, deberá contener además del número asignado por la Administración Tributaria, un número consecutivo que garantice la secuencia ordenada de los mismos, así como el nombre o razón social y el número de cédula jurídica.
En el momento en que se cierre un libro de actas en hojas sueltas, este deberá ser encuadernado y empastado para su debida conservación.
No será necesario que el interesado aporte ante la Administración Tributaria las hojas sueltas para su legalización o cierre.
(Así reformado mediante resolución N° DGT-R-034-2011 del 18 de octubre del 2011, "Establece la posibilidad de ser llevados en formato digital los Libros Sociales y Comerciales que la Dirección General de Tributación debe legalizar")