DIRECCION NACIONAL DE NOTARIADO.- A las diez horas del veintinueve de octubre de mil novecientos noventa y nueve.

1.- Que la Dirección Nacional de Notariado tiene como finalidad la vigilancia y control de toda la actividad notarial en el territorio nacional.-

2.- El artículo 24, inciso d) del Código Notarial, le atribuye a esta Dirección el emitir lineamientos de acatamiento obligatorio, para que los notarios presten sus servicios a los usuarios en forma eficiente y segura, cuyo cumplimiento deberán velar las oficinas públicas encargadas de recibir y tramitar los documentos notariales.-

3.- Que de acuerdo a lo preceptuado en la directriz número 007-99, de las once horas treinta minutos del dieciséis de marzo último, el uso del papel de seguridad es obligatorio para los notarios públicos, siendo necesario regular su empleo, en virtud de consultas formuladas y distintas interpretaciones surgidas con posterioridad a su implementación.-

4.- Que algunas instituciones y autoridades públicas han hecho diferentes interpretaciones de la normativa atinente a la expedición de certificaciones notariales y el uso del sello blanco, tornándose imprescindible una uniformación de criterio; y;

I.- El papel notarial es un medio de seguridad creado por el legislador al promulgar el nuevo Código rector de la materia. Su uso deviene obligatorio de la letra de los artículos 73 y 76 de ese cuerpo legal, que -en lo conducente- dicen:

"Artículo 73.- Escritura y forma de los documentos. (...)

Excepto las escrituras matrices del protocolo, los documentos que el notario autorice deben llevar siempre su firma, el sello blanco, el respectivo código de barras y cualquier otro medio idóneo de seguridad, determinado por la Dirección Nacional de Notariado"

"Artículo 76.- Uso de papel tamaño oficio. Todas las actuaciones del notario deben escribirse siempre en papel tamaño oficio.

Los documentos notariales deberán expedirse siempre en ese tipo de papel, el cual siempre deberá contener mecanismos de seguridad que garanticen la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, según lo disponga la Dirección Nacional de Notariado."

Deben definirse los alcances de las anteriores normativas citadas, pues como se sabe, el notario despliega diferentes actividades, que van desde la autenticación de una firma, hasta la tramitación de actividad judicial no contenciosa. Para esta determinación, se analizará en los considerandos precedentes, la naturaleza de las actuaciones notariales.-

II.- El desempeño de la función notarial requiere de forma inexorable la utilización de un papel, en el cual se plasme materialmente la actuación a través de la escritura, de allí que al notario se le conozca también como cartulario, fedatario o escribano. Esta relación indisoluble entre el ejercicio notarial y la utilización de un papel, fue visualizada por el legislador, quien elevó a la segunda a la categoría de medio de seguridad, dotándolo para ello de un código de barras, y cualquier otro dispositivo o mecanismo que garantice la autenticidad del documento y su pertenencia al notario. Haciendo uso de una visionaria técnica legislativa y previendo el nacimiento de nuevos avances tecnológicos, se utilizó el sistema de números apertus para esos medios de seguridad, los cuales serán determinados por esta Dirección, atendiendo a criterios de idoneidad seguridad y validez. De no haberse dispuesto así, se requeriría de obligatorias y constantes reformas normativas posteriores, con los inconvenientes que ello conlleva.-

III.- Existen criterios referidos a que el artículo 76 establece dos tipos de papel: Uno simple de tamaño oficio, en el que se escriben las actuaciones notariales (primer párrafo de la norma), y otro, en el que se expiden los documentos notariales, que sí deben contar con los mecanismos de seguridad (párrafo segundo), criterios que no son de recibo según se dirá. El indicado artículo, exige al notario escribir sus actuaciones en un papel de tamaño oficio. Resulta claro que al plasmarse una actuación notarial en un papel, se está documentando ésta, lo cual innegablemente convierte a ese papel en un documento notarial (ver además las definiciones de documento notarial de los artículos 70 y 80 ibídem, en un todo coincidentes con lo que aquí viene dicho). Por otro lado, resulta de interés transcribir en lo conducente y con resaltados puestos por la suscrita, los artículos 73 y 76 del Código Notarial, según los cuales: "Excepto las escrituras matrices del protocolo, los documentos que el notario autorice deben llevar siempre (...) el respectivo código de barras y cualquier otro medio idóneo de seguridad determinado por la Dirección Nacional de Notariado" "...Los documentos notariales deberán expedirse siempre en ese tipo de papel..."; en una clara alusión al papel oficio mencionado en el primer párrafo del numeral 76, por lo que no cabe sugerir que existen dos tipos de papel: 1) Porque la interpretación gramatical de las normas no lo admiten, y 2) Porque tampoco se desprende así de la interpretación lógica, pues de permitirse el uso de dos tipos de papel, uno con medios de seguridad y otro sin éstos, implicaría poner en peligro la garantía de autenticidad y pertenencia que el legislador exigió para los documentos notariales en que se plasman todas las actuaciones del notario, en demérito de la fe pública misma y la fiscalización que sobre la actividad notarial debe ejercer esta Dirección, salvo los casos previstos en norma especial, según se verá más adelante.-

IV.- Tomando en cuenta que la actuación notarial es aquella en que el profesional habilitado y autorizado para el ejercicio, de acuerdo a la voluntad de las partes, imprime su fe pública en el acto o contrato, en virtud de la cual se presumen ciertas todas las manifestaciones vertidas por el fedatario, y en aplicación de los indicados artículos 73 y 76, todas las actuaciones notariales documentadas en papel deben llevarse a cabo utilizando el de seguridad, salvo norma expresa en contrario. Ello implica que también debe emplearse en la tramitación de los asuntos ventilados en la actividad judicial no contenciosa. Si bien es cierto, las actuaciones desplegadas por el notario en esta comentada actividad, tienen igual valor a las practicadas por los funcionarios judiciales, también lo es que al profesional se le permite la tramitación de éstas en su calidad de notario (ver Título VI del Código Notarial). La actividad judicial no contenciosa es propia de la competencia del notario (numeral 129 ibídem), por lo que en su necesaria relación con el artículo 70, el expediente confeccionado al efecto es un documento notarial, al ser éste autorizado por el notario dentro de los límites de su competencia. Tomando en cuenta lo anteriormente dicho, al no existir normativa alguna que en este caso particular le permita la utilización de papel común, y siendo que tales actuaciones son escritas por el notario en el ejercicio de la función notarial, éstas deben ajustarse al requerimiento legal de uso de papel de seguridad.-

V.- Admitido el hecho de que toda actuación notarial escrita por el notario debe plasmarse en el papel de seguridad, se analizará el tema de las certificaciones y autenticaciones. El artículo 110 del Código Notarial confiere la potestad certificadora al notario y para ello le permite utilizar el sistema de fotocopias. Como es público y notorio, en la obtención de una copia fotostática del documento a certificar -cualquiera que sea- no media el uso de escritura alguna, pues ésta proviene de un proceso mecánico externo al ejercicio de la función notarial, de allí que -en este caso específico- estamos en presencia de una norma especial que genera una situación permisiva al notario para apartarse del uso del papel de seguridad, categorizando así una excepción pues el profesional no está haciendo uso de la escritura en ese documento notarial, salvo para la razón de certificación, la que -si el espacio lo permite- podrá plasmarse en la fotocopia misma, caso contrario, o sea que deba emplearse un folio adicional para consignarla, éste sí deberá ser entonces obligatoriamente de papel de seguridad, por no encontrarse en ese folio fotocopia alguna y por ahí, ya no se estaría en presencia de la excepción antes dicha en la norma. Todo lo anterior no obsta para que, si el profesional lo estima conveniente, también utilice el papel de seguridad cuando certifica con el sistema de copias fotostáticas. Con respecto a las autenticaciones, se presenta un cuadro fáctico-jurídico muy similar; el artículo 111 ibídem, faculta al notario para autenticar firmas o huellas digitales, siempre que hayan sido impresas en su presencia. El párrafo final de este artículo establece que: "Los documentos privados en que se practiquen autenticaciones, conservarán ese mismo carácter..." (el resaltado no es del original). Esta mención a documento privado, admite que ante el notario puede presentarse un documento ya redactado, solicitándole la simple autenticación de la o las firmas o huellas digitales, y en virtud de que en este supuesto el notario tampoco está escribiendo actuación alguna, más que la razón de autenticación, ésta podrá estamparse en un papel que no sea de seguridad -por vía de la excepción antes indicada- siempre y cuando se trate del mismo en que están impresas la o las firmas o huellas a autenticar. Igualmente debe anotarse que de requerirse el uso de un folio adicional al documento privado, éste sí deberá ser del de seguridad. Lo anterior, también sin perjuicio de que el profesional autenticante, transcriba el texto en un papel notarial. Lo dicho se confirma si se toma en cuenta que el espíritu del legislador, al crear el papel de seguridad, es garantizar la autenticidad y pertenencia al notario autorizante, por lo que al plasmarse la razón notarial en el mismo documento fotocopiado o junto a la firma autenticada, se tiende a cumplir de forma más auténtica con la indicada aspiración legislativa, y atendiendo a ésta, debe indicarse que de requerirse el uso adicional de un papel de seguridad, éste tendrá que adherirse de forma segura a la o las fotocopias, o al documento que contiene la o las firmas o huellas digitales autenticadas -según sea el caso- haciéndose una mención específica que identifique plenamente ese folio adicional con los demás y la actuación concreta realizada, con el objeto de que éste no pueda ser desprendido y utilizado para fines distintos a los requeridos originalmente al notario certificador o autenticante, en aras de procurar el aseguramiento de la fe pública que el profesional, bajo su responsabilidad ha plasmado en ese folio, y también en salvaguarda de los intereses del notario.-

VI.- Definida la obligatoriedad del papel notarial -salvo las excepciones mencionadas en el considerando precedente- cabe hacer algunas anotaciones acerca de su uso: UTILIZACION ANTE ENTIDADES O AUTORIDADES PUBLICAS: El notario público activo, es también un profesional en derecho, debidamente incorporado al Colegio de Abogados y habilitado para el desempeño de ambas actividades, que en algunas ocasiones coinciden o coexisten en la atención de un mismo asunto. Es claro que el papel notarial y el sello blanco no son exigibles en actos propios de la abogacía, sin embargo, cuando el profesional realice alguna actividad notarial correlativa o aparejada a aquélla, en este caso sí deberá emplear los medios de seguridad exigidos por ley, como los citados papel notarial y sello blanco. CONOTARIADO: El actual ordenamiento faculta la actuación conotariada, y cualquiera de los notarios autorizantes pueden expedir reproducciones de los instrumentos públicos, para lo cual, quien lo expida, deberá utilizar su propio papel de seguridad. Debe recordarse que el papel se identifica personalmente con el notario a través del código de barras, cuya finalidad es garantizar su autenticidad y pertenencia, por lo que su uso es exclusivo de cada cartulario no siendo procedente el intercambio de papel. UTILIZACION POR AMBOS LADOS: Tal y como se analizó antes, el artículo 73 exige que no podrán quedar espacios en blanco, lo cual implica que el papel deberá emplearse por el anverso y reverso, cuando la extensión del documento así lo requiera. NUMEROS DE LINEAS: Si bien es cierto el Código Notarial es omiso en establecer el mínimo o máximo de líneas a introducir en el papel de seguridad, en su numeral 73 in fine establece que los documentos inscribibles en el Registro Nacional, además del sello blanco, código de barras y demás medios determinados por esta Dirección, deben cumplir con los requisitos de seguridad establecidos por la entidad registral, la cual sí exige la utilización de treinta líneas en los documentos que han de presentarse para su registración. Por ello, y a fin de mantener una uniformidad en los documentos notariales, se estima conveniente que en todos se emplee el sistema de treinta líneas. MARGENES: Este es otro punto indefinido en el Código. De la misma forma y a fin de contar con un diseño uniforme en todos los documentos de tipo legal, por integración analógica se recomienda emplear los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho que presenta el papel de oficio, por cuanto existe el antecedente de utilización de este papel legal en actos notariales, antes de la implementación del papel notarial. EMPLEO DEL PAPEL DE SEGURIDAD EN LA CASILLA: El artículo 114 del Código Notarial establece que el testimonio o reproducción del instrumento público original consta de dos partes: 1) La copia literal, total o parcial de la matriz y 2) el engrose. Lo anterior implica que la "casilla" no es parte del testimonio y si ésta se elaborara en una hoja adicional, resulta innecesario que allí se emplee el papel de seguridad. Sobre el particular, debe recordarse que la "casilla" es una ayuda-resúmen que se hace al registrador, más no es -en sentido estricto- parte del documento notarial y actualmente ya no es exigida por los registros. POSIBILIDAD DE MEMBRETAR Y SUBRAYAR EL PAPEL DE SEGURIDAD: La introducción de membretes, líneas o subrayados en el papel, para facilitar su identificación o escritura no se estima contraria a un correcto empleo de este medio de seguridad, siempre y cuando se respeten los márgenes, número de líneas y no se obstaculice la lectura del código de barras. Como el papel contiene marca y sello de agua del logotipo de la Dirección Nacional de Notariado, que constituye un mecanismo más de seguridad, no es permisible la impresión de figuras en el papel, que dificulten su visibilidad. RECIBO DEL PAPEL: Una vez recibida la respectiva resma o resmas por parte de la empresa suplidora, el notario deberá corroborar que el número impreso junto al código de barras, corresponde con el de su cédula de identidad. Este es un mecanismo alternativo de seguridad, que permite la inmediata identificación visual del papel, sin utilizar para ello medio tecnológico alguno. EXTRAVIO DEL PAPEL O SELLO BLANCO: Como ya se ha indicado, el papel encuentra su identificación propia con el notario, a través del código de barras, y el profesional propietario de este medio de seguridad, es enteramente responsable del uso que se le dé. La pérdida o sustracción de un solo folio, conlleva la vulnerabilidad de este medio, por lo que lo procedente, es reportar en forma inmediata ese hecho a esta Dirección y a los Registros Civil y Nacional, así como a la empresa suplidora de papel a fin de confeccionar un nuevo tiraje con un código de barras distinto, que reemplazará al anterior en las bases informáticas de datos llevadas al efecto. Es entendido que el notario también deberá proceder a la destrucción de los restantes folios sin usar, que contengan el anterior código de barras, y de no hacerlo, además del perjuicio a su seguridad, cualquier anomalía que se presente, podría acarrearle responsabilidades civiles, penales y disciplinarias. En lo concerniente al sello blanco, su extravío o sustracción deberá también reportarse a esta Dirección y entidades públicas en que ha debido ser registrado, para los efectos pertinentes. Se recomienda la elaboración de un nuevo sello blanco con diseño distinto al extraviado o sustraído, en aras de salvaguardar responsabilidades respecto del mal uso que se le pueda dar al que ha desaparecido. FALLECIMIENTO DEL NOTARIO: En caso de deceso del fedatario, el papel de seguridad que se encuentre sin usar deberá ser entregado a este despacho, a fin de proceder a su destrucción, de lo que se dejará constancia en el Registro Nacional de Notarios y respectivo expediente personal. CESE VOLUNTARIO O POR SUSPENSION: En todos los casos de cese voluntario y suspensión mayor a tres meses (por integración analógica con el numeral 53), los notarios deberán proceder bien sea a la destrucción del papel, o lo conservarán bajo su custodia y responsabilidad personal, lo cual deberán informar a este despacho.-

VII.- DE LA FORMA DE LAS CERTIFICACIONES NOTARIALES: Las certificaciones extendidas por notarios públicos, son actos extraprotocolares que constituyen documentos notariales, regulados éstos en el Título IV del Código Notarial (artículos 70 siguientes y concordantes). El numeral 73 establece que el texto del documento debe escribirse en forma contínua, sin dejar espacios en blanco. La definición de TEXTO, aplicable al caso, según el Diccionario de la Real Academia Española es: "Todo lo que se dice en el cuerpo de la obra manuscrita o impresa, a diferencia de lo que en ella va por separado; como portadas, notas, índices, etc.", en tanto que CUERPO es el: "Conjunto de lo que se dice en la obra escrita o el libro, con excepción de los índices y preliminares". Por lo dicho, no puede interpretarse que el encabezado en que el profesional certificador consigna su nombre, su condición de notario público y la indicación de que certifica, sea parte del texto certificado, por ser una información -necesaria sí- pero preliminar a lo que habrá de certificarse, de tal manera que en sentido lato, tampoco es razonable exigir que la certificación debe escribirse en un sólo párrafo desde su encabezado hasta el cierre, sin perjuicio de que así se elabore. Además, mecanográficamente hablando, espacio es sinónimo de línea, y por ahí, ha de entenderse que lo prohibido es dejar líneas en blanco entera o parcialmente, que permitan la introducción de caracteres con posterioridad a la expedición del documento. También se ha señalado como defecto, el hecho de que el notario omita consignar que la certificación la extiende bajo su responsabilidad. Tal indicación deviene totalmente innecesaria, pues esa responsabilidad está claramente establecida en los artículos 15 a 20 y 110 del Código Notarial. En todo caso sí debe consignarse que lo certificado es en forma literal, en lo conducente o en relación, indicándose además -cuando es en lo conducente- que lo certificado no modifica, altera, condiciona, restringe ni desvirtúa lo transcrito, así como el lugar, la hora, el día, mes y año en que se extiende la certificación y a solicitud de quién se hace, con observancia de la cancelación de las especies fiscales de ley y demás requisitos legales.-

P O R T A N T O:

Con base en las consideraciones expuestas, se hace del conocimiento de los notarios e instituciones públicas, que respecto del uso y custodia del papel de seguridad y sello blanco y la emisión de certificaciones notariales, deberán ajustarse a los términos contenidos en esta directriz.-