7.
Planilla de Trabajadores.
7.1 - Obligación del patrono respecto a la
presentación de planillas:
Es obligación de todo patrono, remitir un
estado mensual de planilla, que incluya el monto del salario pagado a los
trabajadores de su empresa o a su cargo.
Para aquellos patronos que presenten planillas
con fechas de corte diferentes al mes calendario deberán, previo al inicio del
período póliza, informar por escrito al
En caso de no presentar la calendarización de
pagos conforme lo señalado, los reportes de planilla presentados se homologarán
al mes calendario correspondiente.
Se establece como período de recepción
ordinario de planillas, los primeros ocho días hábiles del mes siguiente y
como período extemporáneo dos días hábiles adicionales. Lo anterior, sin
perjuicio de la aplicación de las sanciones legales que se estipulan en el Título
IV del Código de Trabajo, relativos a este aspecto, según el siguiente
cronograma:
7.2 - Formato para presentación de planillas:
Las planillas deben presentarse utilizando el
formato, que para ese efecto tiene el
En caso de no contar con estas herramientas
tecnológicas deberá presentarse en el formulario tradicional pre impreso,
suministrado por el
El formulario utilizado debe cumplimentarse con
la siguiente información:
Número
de póliza.
Período
de Planilla.
Nombre
del patrono.
N°
de cédula del patrono.
N°
de teléfono.
N°
de fax.
Dirección
para notificaciones.
Tipo
de identificación del trabajador. (Cédula de identidad, cédula de
residencia, etc.)
Nacionalidad.
Número
de identificación.
Número
de Asegurado. (de la C. C. S. S.)
Nombre
y apellidos completos de los trabajadores.
Tipo
de Jornada del trabajador. (completa, fracción, u ocasional)
Días
y horas laborados.
Salario
devengado por cada trabajador.
Ocupación
del trabajador.
Observaciones:
en lo referente a ingresos, salidas, incapacidades,
licencias o permisos otorgados a los trabajadores durante el período a
reportar.
Monto
total de salarios devengados.
Total
de trabajadores.
Nombre
y firma del patrono o representante.
Es obligación de todo patrono remitir el
reporte de planilla en original. De no cumplir con este requisito o bien
presente el documento incompleto o con datos inconsistentes no se procesará y
se archivará dentro del expediente póliza, y será sustituida de conformidad
con lo dispuesto en el Aparte 7.7 de esta Norma.
En casos de excepción calificada, y
exclusivamente cuando se utilice para la entrega de la planilla a un
Intermediario de Seguros autorizado, se podrá sustituir el documento original
por una copia fotostática si:
a)
El patrono no cuenta con acceso para enviarla por vía electrónica y por su
ubicación física no cuenta con los medios tecnológicos para su envío
oportuno.
b)
El patrono asegurado autoriza por escrito al intermediario de seguros para que
en su nombre firme en original la copia fotostática.
c)
El intermediario de seguros se ajuste a los plazos de entrega del reporte de
planillas establecidos por el Instituto.
d)
La copia fotostática, se encuentre debidamente cumplimentada, no presente
inconsistencias, sea totalmente legible, y se presente con el sello y firma del
intermediario de seguros.
La copia fotostática incompleta o con datos
inconsistentes no se procesará y se archivará dentro del expediente póliza, y
será sustituida de conformidad con lo dispuesto en el Aparte 7.7 de esta Norma.
7.3 - Recepción de planillas canales de
comercialización:
Los Intermediarios de Seguros autorizados por el
Instituto, que brinden el servicio de recepción de planillas de Riesgos del
Trabajo, están obligados a entregarlas al Instituto dentro de los plazos y
condiciones fijados, siendo que el incumplimiento de esta obligación le acarrea
responsabilidad.
En caso de entrega tardía de las planillas,
responderá ante el
7.4 - Ajuste de salarios en los reportes de
planillas:
Cuando el Patrono reporte en la planilla
salarios inferiores al mínimo legal, se ajustan en todo momento a los indicados
por ocupación en el Decreto de Salarios Mínimos para el mes que corresponde.
De igual forma, cuando un trabajador o grupo de trabajadores labora media
jornada o tiempo superior a media jornada pero inferior a jornada completa, se
computará el monto salarial mínimo por ocupación que devengaría si hubiese
trabajado la jornada completa. En todo momento se incluirá el salario reportado
por el patrono para todos aquellos trabajadores que laboren menos de la mitad de
la jornada siempre que este sea igual o superior a la proporción
correspondiente a la jornada ordinaria completa por las horas laboradas.
Para trabajadores de nuevo ingreso, el salario
computado será proporcional a los días laborados en el mes de ingreso.
7.5 – Registro de trabajadores mediante
inclusión provisional:
El patrono debe incluir a los trabajadores de
nuevo ingreso, mediante la boleta de “Inclusión Provisional de
Trabajadores” que el Instituto dispone en formulario pre impreso o electrónica
vía Internet. Estos trabajadores deberán ser reportados al Instituto, con
anterioridad al inicio de su labor.
Posteriormente, el patrono deberá incluir a los
trabajadores de nuevo ingreso, en el reporte de planilla del mes que
corresponda, según la fecha de ingreso.
Para todos aquellos trabajadores, reportados por
medio de la inclusión provisional, que no aparezcan registrados en la planilla
correspondiente, se procederá con su inclusión en planillas con el salario mínimo
de la ocupación, proporcional a los días laborados a partir de la fecha de
presentación de la inclusión provisional y hasta el final del mes de ingreso.
Los patronos cuyas pólizas gozan del beneficio
de colectividad señalado en el aparte 15.1. “Colectividad” de esta Norma,
están exonerados de la presentación de la Inclusión Provisional con
anterioridad al inicio de labores del trabajador, pero sí quedan obligados a
realizar su inclusión en el reporte de planillas a partir del mes de ingreso.
De no realizarse, los riesgos del trabajo reportados al Régimen, se tramitarán
como no asegurados.
7.6 - Formato para presentación de inclusiones
provisionales:
Las inclusiones provisionales deben ser
presentadas (utilizando el formato que para ese efecto pone el Instituto a
disposición de los asegurados) por medio electrónico (Internet) ó en caso de
no contar con las herramientas tecnológicas, en formulario tradicional pre
impreso en original, éstos últimos se deben presentar en letra imprenta y sin
correcciones, directamente en las diferentes sedes u oficinas autorizados por el
Instituto, ubicados en todo el país.
El formulario utilizado debe cumplimentarse con
la siguiente información:
Número
de póliza
Primer
apellido
Segundo
apellido
Nombre
Dirección-Lugar
de Trabajo
Número de cédula
Ocupación
Fecha
de ingreso al trabajo, indicando día, mes y año.
Hora
de ingreso al trabajo, indicando hora y minutos.
Salario
Sexo
Forma
de pago del salario
Nombre
del patrono o razón social
Firma
del patrono o representante
7.7 Sustitución de planillas:
Concluido el plazo ordinario y extemporáneo, el
En caso de no encontrar planilla, reportada por
el patrono, para aplicar en el proceso de sustitución dentro del período
vigente, se utilizará la última presentada en el período inmediato anterior,
y así sucesivamente hasta alcanzar el primer período de la póliza, ya fuera
por emisión o reexpedición.