ENTE COSTARRICENSE DE ACREDITACIÓN
El Ente Costarricense de Acreditación (ECA), da a conocer
la modificación del documento código ECA-MC-P21 Reclutamiento, selección,
incorporación evaluación del desempeño y cambios de categoría al cuerpo de
evaluadores y expertos técnicos, emitido el 16 de julio del 2012, de la
siguiente manera:
La Gerencia del Ente
Costarricense de Acreditación (ECA) informa que se ha modificado del
Procedimiento ECA-MC-P21 Reclutamiento, selección, incorporación evaluación del
desempeño y cambios de categoría al cuerpo de evaluadores y expertos técnicos
VERSIÓN 02, el cual deja sin efecto el anterior procedimiento: MC-P21
Reclutamiento, selección, incorporación evaluación del desempeño y cambios de
categoría al cuerpo de evaluadores y expertos técnicos VERSIÓN 01.
El Procedimiento ECA-MC-P21
Reclutamiento, selección, incorporación evaluación del desempeño y cambios de
categoría al cuerpo de evaluadores y expertos técnicos VERSIÓN 02 se encontrará
a disposición de los interesados en nuestra página electrónica www.eca.or.cr/
http://www.eca.or.cr/docs.php; así mismo podrán solicitar gratuitamente una
copia no contralada en la Gestoría de Calidad de las oficinas centrales del ECA
ubicadas en Rohrmoser 150 metros al este del Centro Comercial Plaza Mayor, contiguo
a Prisma Dental, de lunes a viernes de las 8 a las 16 horas. Entra en vigencia
a partir de Esta publicación en el Diario Oficial La Gaceta.
(Nota de Sinalevi: La presente norma se extrajo del sitio Web
del Ente Costarricense de Acreditación y se
transcribe a continuación:)
(Nota de Sinalevi: El presente
procedimiento fue reformado parcialmente y reproducido su texto de forma
íntegra mediante publicación en La Gaceta N° 160 del 30 de agosto del 2024,
donde se actualiza la versión N° 16 y se publica la versión N° 17, y se transcribe
a continuación:)
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5. PROCESO DE INCORPORACIÓN
DE EVALUADORES Y EVALUADORES LÍDERES.............. 3
7. PROCESO DE INCORPORACIÓN
DE EXPERTOS TÉCNICOS AL CEE................................ 11
12. PROCESO DE REACTIVACIÓN
A INTEGRANTES DEL CEE............................................... 18
6. PROCESO DE AMPLIACIÓN DE ÁREA DE COMPETENCIA PARA
8.
PROCESO DE AMPLIACIÓN DE ÁREA DE
COMPETENCIA PARA EXPERTOS
9.
SEGUIMIENTO CONTINUO DE LA
COMPETENCIA Y DESEMPEÑO DE
11. PROCEDIMIENTO DE INACTIVACIÓN O EXCLUSIÓN DE
INTEGRANTES
DEL CEE PROVENIENTE DE RESULTADOS QUE COMPROMETAN LA
1.1.
Establecer los lineamientos para realizar los procesos de incorporación,
inactivación, reactivación y exclusión del Cuerpo de Evaluadores y Expertos
Técnicos (CEE) de ECA, así como sus ampliaciones, cambios de categoría,
seguimiento y mantenimiento en sus áreas de competencia.
2.1.
Aplica a los postulantes e integrantes del CEE del ECA y los evaluadores de
organismos homólogos.
3.1. Externos:
INTE-ISO/IEC
17011 en su versión vigente. Evaluación de la
conformidad - Requisitos para los organismos de acreditación que realizan la
acreditación de organismos de evaluación de la conformidad. 3.2. Internos:
ECA-MC-P21-I01
Instructivo para el llenado de requerimientos del CEE para expertos en 14001 y
45001.
ECA-MC-P01
Confidencialidad, imparcialidad, objetividad, ética y declaraciones de
conflicto de interés.
ECA-MC-P30-I01
Instructivo de elaboración de contratos y convenios.
Para fines de este documento, se aplican los términos, definiciones y
abreviaturas incluidos en la norma INTE-ISO/IEC 17000 en su versión vigente, en
el procedimiento ECA-MP-P01 Generalidades en su versión vigente, además de las
siguientes:
4.1.
Cuerpo de evaluadores y expertos técnicos (CEE) del ECA: Conjunto de personas
que realizan procesos de evaluación. Lo integran los evaluadores, evaluadores
líderes activos y los expertos técnicos.
4.2.
Evaluador en entrenamiento (EVE): Persona designada por ECA para realizar, como
parte de su entrenamiento dentro un equipo evaluador y bajo la supervisión de
un evaluador líder o un evaluador, algunas etapas de la evaluación de un OEC,
con el objetivo que logre adquirir experiencia y habilidades y que se pueda valorar
su integración dentro del CEE.
4.3.
Evaluador (EV): Persona designada por ECA para realizar, sola o como parte de
un equipo evaluador, una evaluación de un Organismo de Evaluación de la
Conformidad (OEC).
4.4.
Evaluador líder (EL): Evaluador al que
se le asigna la responsabilidad general de la gestión de una evaluación.
4.5.
Experto técnico (ET): persona designada por el ECA, que trabaja bajo la
responsabilidad de un evaluador o evaluador líder, que proporciona
conocimientos específicos o pericia respecto al alcance de la acreditación a
evaluar. No evalúa de manera independiente.
4.6.
Grupo de trabajo: Conjunto de personas que cuentan con el conocimiento del
procedimiento ECA-MC-P21 y la competencia técnica del proceso del cual se
brinda una resolución.
4.7.
Testificador ECA: Evaluador líder o evaluador designado por ECA que participa
como observador del desempeño de un evaluador y/o un evaluador líder durante un
proceso de evaluación a un OEC.
4.8.
Integrante inactivo: Persona que no
puede realizar evaluaciones.
5. PROCESO
DE INCORPORACIÓN DE EVALUADORES Y EVALUADORES LÍDERES
5.1.
El proceso de selección e incorporación de los evaluadores se realiza de manera
permanente, atendiendo las necesidades de las Secretarías de Acreditación para
dar respuesta a los requerimientos de los OEC, en las áreas geográficas en las
que opera.
5.2.
Gestión del CEE, cuando sea requerido, realiza una publicación por cualquier
medio de comunicación masivo, con la información necesaria para que los
interesados puedan presentar su postulación.
5.3.
El proceso de selección e incorporación de Evaluadores y Evaluadores Líderes se
desarrolla de la siguiente manera:
a. Gestión del CEE recibe la solicitud de incorporación por parte del
solicitante; el solicitante interesado remite vía correo electrónico u otro
medio de comunicación, su interés por pertenecer al CEE, su área de competencia
y la categoría a la que desea postular.
Nota. Una persona puede integrarse como
Evaluador Líder; siempre y cuando sea testificada en la categoría de Evaluador
Líder.
b. Gestión del CEE, consulta a la Secretaría de Acreditación respectiva si
es necesaria la incorporación de un nuevo integrante del CEE. En caso de no ser
necesaria la integración, se comunica al solicitante que no es requerida su
postulación y finaliza el proceso. En caso de que sí se requiera la
incorporación al CEE, Gestión del CEE solicita al postulante el envío de los
requisitos correspondientes (ECA-MC-P21-F05, ECA-MCP21-F07 y ECA-MC-P21-F20).
c. Cuando se reciben los formularios con sus debidas evidencias, Gestión
del CEE abre un expediente para el postulante, asigna el código según el orden
de ingreso de la solicitud y archiva la información recibida.
d. Gestión del CEE revisa la información recibida para determinar si está
completa y si el postulante cumple con los requisitos establecidos; esto se
realiza en un plazo recomendado de 10 días hábiles.
e. Si el postulante no cumple los requisitos o si la información entregada
está incompleta, Gestión del CEE solicita los requerimientos pendientes y
cuando los recibe, los archiva. Si el postulante no envía la información
pendiente después de 6 meses, Gestión del CEE cierra el expediente.
f. Una vez que Gestión del CEE verifique que el postulante cuenta con la
evidencia respectiva de la información de los requerimientos y que las mismas
han sido archivadas correctamente se continúa con el proceso.
Nota. Gestión del CEE puede consultar a
las Secretarías de Acreditación en caso de dudas sobre el cumplimiento de algún
requisito.
g. Gestión del CEE envía una prueba tipo DISC al postulante y realiza las
gestiones para la coordinación de la entrevista por competencias. El resultado
de esta prueba es analizada por el Departamento de Talento Humano, para valorar
si el postulante cuenta con las habilidades blandas requeridas por un Evaluador
o Evaluador Líder. Si el resultado es insatisfactorio, se cierra el expediente
y se comunica al postulante. Si el resultado es satisfactorio, se continúa con
el proceso de aplicación de la entrevista técnica de acuerdo al esquema de
acreditación aplicable.
h. Gestión del CEE, realiza las gestiones para la coordinación de la
entrevista técnica que consiste en una valoración de los conocimientos en los
documentos aplicables al esquema de acreditación, de acuerdo al requerimiento
específico (ECA-MC-P21-F05, ECA-MC-P21-F07 y ECAMC-P21-F20). La entrevista es
realizada por un evaluador autorizado en el esquema de acreditación aplicable.
i. El evaluador designado por la Secretaría de Acreditación correspondiente
realiza la entrevista técnica, en la modalidad que considere más apropiada
(virtual, presencial, o mixta).
j. En caso de que el postulante no se presente u obtenga un resultado no
satisfactorio, tiene derecho a reprogramar la entrevista por una única vez.
k. En caso de que el resultado de la segunda entrevista técnica sea no
satisfactorio o si el postulante no se presenta a la segunda convocatoria,
Gestión del CEE cierra el expediente.
l. Si el resultado de la entrevista técnica es satisfactorio, Gestión del
CEE solicita al postulante la firma del Anexo 6: Términos de referencia - CEE,
del documento ECA-MC-P30-I01.
m. Una
vez que se reciba el Anexo 6 del ECA-MC-P30-I01 firmado por el postulante,
Gestión del CEE actualiza el ECA-MC-P21-F01, para incluir al postulante en la
categoría de Evaluador en Entrenamiento y solicita a la Secretaría de Acreditación
correspondiente la programación de la testificación para valorar la competencia
del postulante, en la categoría que éste solicitó.
n. La Secretaría de Acreditación respectiva programa la evaluación y
coordina que se realice la testificación correspondiente, para valorar la
competencia del postulante; para esto se completa formulario ECA-MCP21-F13. La
participación del postulante en este proceso de evaluación no implica el pago o
remuneración económica para él.
o. El Testificador ECA entrega el ECA-MC-P21-F13 a Gestión del CEE, quien
completa el archivo de requerimientos correspondiente.
p. Una vez que se cuenta con todos los resultados de las evaluaciones
aplicadas y las evidencias se han documentado en el archivo de requerimientos
correspondiente, Gestión del CEE convoca a un Grupo de Trabajo para analizar el
proceso. Si el resultado del proceso es insatisfactorio, el Grupo de Trabajo
emite una resolución de cierre del expediente y se comunica al postulante. Si
el resultado es satisfactorio, se continúa con el proceso.
q. Gestión del CEE presenta el expediente del postulante ante Comisión de
Acreditación junto con la resolución del Grupo de trabajo.
r. La Comisión de Acreditación analiza la información presentada por
Gestión del CEE para tomar la decisión correspondiente. Si el resultado es
positivo para el postulante, la decisión de la Comisión de Acreditación se
considera la autorización formal para todo Evaluador o Evaluador Líder. La
autorización es por tiempo indefinido, siempre y cuando el Evaluador o
Evaluador Líder continúe cumpliendo los requisitos de competencia establecidos
por el ECA.
s. Cuando se realice la notificación de la resolución de la Comisión de
Acreditación, Gestión del CEE elabora el certificado de incorporación; luego,
envía el certificado firmado al Evaluador o Evaluador Líder y procede con el
archivo en el expediente respectivo.
t. Cuando Gestión del CEE confirma que el Evaluador o Evaluador Líder
cuenta con la autorización respectiva, envía los datos generales de éste al
Departamento de Proveeduría y Compras para la gestión del contrato o convenio;
además, Gestión del CEE actualiza el ECA-MC-P21-F01.
Nota 1: En caso de que
el evaluador posea contrato Gestión del CEE verifica que se encuentre firmado
por ambas partes (Gerencia de ECA y evaluador).
Nota 2: El
Evaluador o Evaluador Líder se integra y se mantiene en el CEE del ECA siempre
y cuando se encuentre activo y cuente con un contrato / convenio vigente.
u. Gestión del CEE notifica la incorporación y la categoría del evaluador,
a la Secretaría de Acreditación respectiva y al Departamento de Logística.
6.
PROCESO DE CAMBIO DE
CATEGORÍA A EVALUADOR LÍDER
6.1.
Un evaluador puede solicitar un cambio de categoría a
Evaluador Líder si ha realizado al menos 2 evaluaciones como Evaluador, sin que
se presenten realimentaciones negativas.
6.2.
El proceso de cambio de categoría a Evaluador Líder se
desarrolla de la siguiente manera:
a. Gestión del CEE recibe la solicitud de cambio de categoría por parte del
Evaluador; el interesado remite vía correo electrónico u otro medio de
comunicación, su interés de ser Evaluador Líder indicando el esquema o los
esquemas de acreditación.
b. Gestión del CEE actualiza el ECA-MC-P21-F01, para incluir al postulante
en la categoría de Evaluador Líder en Entrenamiento y solicita a la Secretaría
de Acreditación correspondiente la programación de la testificación para
valorar la competencia del postulante, en la categoría que éste solicitó.
c. La Secretaría de Acreditación respectiva programa la evaluación y
coordina que se realice la testificación correspondiente, para valorar la
competencia del Evaluador como Evaluador Líder; para esto se completa
formulario ECA-MC-P21-F13 en los apartados que correspondan. La participación
del postulante en este proceso de evaluación implica el pago como Evaluador no
como Evaluador Líder.
Nota. Los criterios
evaluados en la testificación podrían ser únicamente los siguientes: reunión
previa con el equipo evaluador, elaboración del plan de evaluación, ejecución
de reunión de apertura, reunión con el equipo evaluador para acordar hallazgos
y reunión de cierre.
d. El Testificador ECA entrega el ECA-MC-P21-F13 a Gestión del CEE.
e. Una vez que se cuenta con el resultado de la testificación, Gestión del
CEE convoca a un Grupo de Trabajo.
Si el resultado es satisfactorio, Gestión del CEE comunica al interesado
y actualiza el ECA-MC-P21-F01. La resolución del Grupo de Trabajo se considera
la autorización formal de este proceso.
Si el resultado es no satisfactorio, se comunica al interesado y se
mantiene su categoría como Evaluador, podría solicitarse acciones para el
cierre de brechas.
f. Un evaluador después de un resultado no satisfactorio, puede solicitar
nuevamente el cambio de categoría siempre y cuando presente a Gestión del CEE
evidencia del cierre de las brechas identificadas.
7. PROCESO DE AMPLIACIÓN DE ÁREA DE COMPETENCIA PARA
EVALUADORES
Y EVALUADORES LÍDERES
7.1.
El proceso de ampliación del área de competencia de evaluadores y evaluadores
líderes se desarrolla de la siguiente manera:
a. El solicitante interesado remite a Gestión del CEE su interés de ampliar
el área de competencia y la categoría en la desea postularse.
Nota. En caso de esquemas de
acreditación que contienen normas en niveles 4 y 5, el Evaluador que quiera
ampliar en un subalcance, debe estar integrado en al menos uno de los
subalcances que ECA ofrece, es decir, si el postulante es Evaluador de Sistemas
de Gestión en el subalcance Calidad, puede optar a la ampliación del subalcance
de Ambiente.
b. Gestión del CEE consulta a la Secretaría de Acreditación respectiva si
es necesaria la ampliación de área de competencia del integrante del CEE, en
caso de no ser necesario, se comunica al solicitante que no es requerida su
ampliación y finaliza el proceso. Si sí es necesaria la ampliación de área de
competencia del integrante del CEE, Gestión del CEE solicita al postulante el
envío de los requisitos técnicos correspondientes al esquema de acreditación
que está ampliando (ECAMC-P21-F05, ECA-MC-P21-F07 y ECA-MC-P21-F20).
c. Gestión del CEE revisa la información recibida para determinar si está
completa y si el solicitante cumple con los requisitos correspondientes; esto
se realiza en un plazo recomendado de 10 días hábiles. Además, Gestión del CEE
actualiza el expediente y archiva la documentación.
d. Si el solicitante no cumple los requisitos o si la información entregada
está incompleta, Gestión del CEE solicita los requerimientos pendientes y
cuando los recibe, los archiva. Si el postulante no envía la información
pendiente después de 6 meses, Gestión del CEE cierra el expediente.
e. Una vez que Gestión del CEE verifique que el postulante cuenta con la
evidencia respectiva de la información de los requerimientos y que las mismas
han sido archivadas correctamente se continúa con el proceso. Nota.
Gestión del CEE puede consultar a las Secretarías de Acreditación en caso de
dudas sobre el cumplimiento de algún requisito.
f. Gestión del CEE, realiza las gestiones para la coordinación de la
entrevista técnica que consiste en una valoración de los conocimientos en los
documentos aplicables al esquema de acreditación, de acuerdo al requerimiento
específico (ECA-MC-P21-F05, ECA-MC-P21-F07 y ECAMC-P21-F20). La entrevista es
realizada por un evaluador autorizado en el esquema de acreditación aplicable.
g. El evaluador designado por la Secretaría de Acreditación correspondiente
realiza la entrevista técnica, en la modalidad que considere más apropiada
(virtual, presencial, o mixta).
h. En caso de que el postulante no se presente u obtenga un resultado no
satisfactorio, tiene derecho a reprogramar la entrevista por una única vez.
i. En caso de que el resultado de la segunda entrevista técnica sea no
satisfactorio o si el postulante no se presenta a la segunda convocatoria,
Gestión del CEE cierra el expediente.
j. Si el resultado de la entrevista técnica es satisfactorio, Gestión del
CEE confirma que se mantenga un contrato / convenio vigente.
k. Gestión del CEE actualiza el formato ECA-MC-P21-F01, para incluir al
postulante en la categoría solicitada por el Evaluador y solicita a la
Secretaría de Acreditación correspondiente la programación de la testificación
o algún otro mecanismo, para valorar la competencia del postulante, en la
categoría que éste solicitó.
l. La Secretaría de Acreditación respectiva programa la evaluación y
coordina que se realice la testificación correspondiente o el mecanismo
alterno.
m. Si
se realiza una testificación en una evaluación a un OEC, el testificador ECA
completa el formulario ECA-MC-P21-F13. La participación del postulante en este
proceso de evaluación no implica el pago o remuneración económica al
postulante.
n. El Testificador ECA entrega el ECA-MC-P21-F13 a Gestión del CEE, quien
completa el archivo de requerimientos correspondiente.
o. En caso de realizar otro mecanismo alterno a la testificación, la
Secretaría de Acreditación se asegura que al postulante se le evalúan los
aspectos generales descritos en el formulario ECA-MC-P21-F13; esto aplica
únicamente si hay evidencia de una testificación satisfactoria en otros
esquemas de acreditación y que no tenga más de 3 años de realizada.
Nota 1. El mecanismo alterno es aceptable porque la competencia del postulante
en el área de competencia a ampliar se realiza en la entrevista técnica.
Nota 2. Algunos ejemplos de mecanismos alternos a la testificación pueden ser:
tomar en consideración los criterios de evaluación del ECAMC-P21-F13 para
realizar una entrevista al evaluador, que el evaluador haya sido testificado
por IAAC, que el evaluador haya sido testificado en una evaluación en un
proceso de auditoría interna, que se demuestre evidencia de participación
activa como experto en comités de normalización de la norma específica,
revisión de informes de evaluaciones realizadas, participación activa en Grupos
de Trabajo de la Secretaría de Acreditación, entre otros.
p. La Secretaría de Acreditación correspondiente entrega el resultado del
mecanismo alterno a Gestión del CEE, quien completa el archivo de
requerimientos correspondiente.
v. Una vez que se cuenta con todos los resultados de las evaluaciones
aplicadas y las evidencias se han documentado en el archivo correspondiente,
Gestión del CEE convoca a un Grupo de Trabajo para analizar el proceso de
ampliación de área de competencia del postulante. Si el resultado del proceso
es no satisfactorio, el Grupo de Trabajo emite una resolución y se comunica al
postulante. Si el resultado es satisfactorio, se continúa con el proceso.
q. Para el caso de esquemas de acreditación en el nivel 3 y la primera
incorporación del postulante en esquemas de acreditación que contienen normas
en niveles 4 y 5, Gestión del CEE presenta el proceso del postulante ante
Comisión de Acreditación junto con la resolución del Grupo de Trabajo.
r. Para el caso de ampliación de subalcances en esquemas de acreditación
que contienen normas en niveles 4 y 5, no es necesario llevar el proceso ante
Comisión de Acreditación, siempre y cuando el postulante haya sido autorizado
en al menos un subalcance del mismo esquema de acreditación, por lo que la
autorización la emite el Grupo de Trabajo.
g. La Comisión de Acreditación, para el caso de esquemas de acreditación
en el nivel 3, analiza la información presentada por Gestión del CEE para tomar
la decisión correspondiente. En casos
donde el resultado es positivo para el postulante, la decisión de la Comisión
de Acreditación se considera la autorización formal de los evaluadores y evaluadores
líderes en la nueva área de competencia.
La autorización de los evaluadores es por tiempo indefinido siempre y
cuando se cumplan los requisitos de competencia establecidos por el ECA.
s. Cuando se realice la notificación de la resolución de la Comisión de
Acreditación, Gestión del CEE elabora el certificado de ampliación de área de
competencia; luego, envía al Evaluador y procede con el archivo en el
respectivo expediente.
h. Cuando Gestión del CEE confirma que el Evaluador o Evaluador Líder
cuenta con la autorización respectiva, verifica que el contrato o convenio
se encuentre vigente, de lo contrario, envía los datos generales del
Evaluador para la gestión del contrato o convenio a Proveeduría y Compras;
además, Gestión del CEE actualiza el ECA-MC-P21-F01.
Nota 1: En caso de que el evaluador posea contrato Gestión del CEE verifica que
se encuentre firmado por ambas partes (Gerencia de ECA y evaluador).
Nota 2: El Evaluador o Evaluador Líder se mantiene en el CEE del ECA siempre y
cuando se encuentre activo y cuente con un contrato / convenio vigente.
t. Gestión del CEE notifica la ampliación de área de competencia y la
categoría del Evaluador, a la Secretaría de Acreditación respectiva y al
Departamento de Logística.
8. PROCESO DE INCORPORACIÓN DE EXPERTOS TÉCNICOS AL CEE
8.1.
El proceso de selección e incorporación de los Expertos Técnicos se realiza de
manera permanente, atendiendo las necesidades de las Secretarías de
Acreditación para dar respuesta a los requerimientos de los OEC.
8.2.
Gestión del CEE, cuando sea requerido
por la Secretaría de
Acreditación
correspondiente, realiza una publicación por cualquier medio de comunicación
masivo, con la información necesaria para que los interesados puedan presentar
su postulación.
8.3.
El proceso de selección e incorporación de Expertos Técnicos se desarrolla de
la siguiente manera:
a. Cuando exista el interés de una persona a pertenecer al CEE, remite a la
Secretaría de Acreditación correspondiente vía correo electrónico su interés y
su área de competencia en la que desea postular. Si el interés es de la
Secretaría de Acreditación, esta busca al Experto Técnico en el área de
acreditación específica.
b. Si la Secretaría de Acreditación requiere de la integración al CEE del
solicitante le solicita el envío de los requisitos según requerimientos vía
correo electrónico (ECA-MC-P21-F09, ECA-MC-P21-F10 y/o ECA-MCP21-F19).
c. La Secretaría de Acreditación respectiva revisa la información recibida
para determinar si está completa y si el solicitante cumple con los requisitos establecidos;
esto se realiza en un plazo recomendado de 10 días hábiles.
d. Si el postulante no cumple los requisitos o si la información entregada
está incompleta, la Secretaría de Acreditación respectiva solicita los
requerimientos pendientes y cuando los recibe, los archiva. Si el postulante no
envía la información pendiente después de 6 meses, Gestión del CEE cierra el
expediente.
e. Una vez que la Secretaría de Acreditación verifique que el postulante
cuenta con la evidencia respectiva de la información de los requerimientos y
que las mismas han sido archivadas correctamente, envía la información a
Gestión del CEE.
f. Gestión del CEE verifica que la información enviada esté correcta y
completa, para abrir el expediente y asignar un número de identificación
(Código del CEE).
g. Cuando Gestión del CEE confirma que el Experto Técnico cumple los
requisitos, envía los datos generales de éste al Departamento de Proveeduría y
Compras para la gestión del contrato o convenio; además, Gestión del CEE
actualiza el ECA-MC-P21-F06. La inclusión del Experto Técnico en el
ECA-MC-P21-F06 se considera la autorización formal.
Nota 1: En caso de que el Experto Técnico posea contrato Gestión del CEE
verifica que se encuentre firmado por ambas partes (Gerencia de ECA y
evaluador).
Nota 2: El Experto Técnico se integra y se mantiene en el CEE del ECA siempre y
cuando se encuentre activo y cuente con un contrato / convenio vigente.
9. PROCESO DE AMPLIACIÓN DE
ÁREA DE COMPETENCIA PARA EXPERTOS TÉCNICOS
9.1. El proceso de ampliación del área de competencia de Expertos
Técnicos se desarrolla de la siguiente manera:
a. Cuando exista el interés de una persona de ampliar el área de competencia
en el CEE, remite a la Secretaría de Acreditación correspondiente vía correo
electrónico su interés y su área de competencia en la que desea ampliar. Si el
interés es de la Secretaría de Acreditación, esta busca al Experto Técnico en
el área de acreditación específica.
h. Si la Secretaría de Acreditación requiere de la integración al CEE del
solicitante le solicita el envío de los requisitos que correspondan, según
requerimientos, vía correo electrónico (ECA-MC-P21-F09, ECA-MC-P21F10 y/o
ECA-MC-P21-F19).
i. La Secretaría de Acreditación respectiva revisa la información recibida
para determinar si está completa y si el solicitante cumple con los requisitos
establecidos; esto se realiza en un plazo recomendado de 10 días hábiles.
u. Si el postulante no cumple los requisitos o si la información
entregada está incompleta, la Secretaría de Acreditación respectiva solicita
los requerimientos pendientes y cuando los recibe, los archiva. Si el
postulante no envía la información pendiente después de 6 meses, la Secretaría
de Acreditación cancela el proceso de ampliación de área de competencia.
j. Una vez que la Secretaría de Acreditación verifique que el postulante
cuenta con la evidencia respectiva de la información de los requerimientos y
que las mismas han sido archivadas correctamente, envía la información a
Gestión del CEE.
b. Gestión del CEE verifica la información enviada para actualizar el
expediente.
k. Gestión del CEE verifica que el contrato o convenio se encuentre
vigente, de lo contrario, se gestiona la firma con Proveeduría y Compras;
además, actualiza el ECA-MC-P21-F06. La inclusión de la información del Experto
Técnico en el ECA-MC-P21-F06 se considera la autorización formal en la nueva
área de competencia.
Nota: El Experto
Técnico se mantiene en el CEE del ECA siempre y cuando se encuentre activo y
cuente con un contrato / convenio vigente.
10. SEGUIMIENTO CONTINUO DE
LA COMPETENCIA Y DESEMPEÑO DE
10.1.
Tomando en cuenta la frecuencia de su participación, el seguimiento a la
competencia y el desempeño de los Evaluadores y Expertos Técnicos se realiza
mediante la aplicación de los siguientes mecanismos, según aplique:
a.
Resultados de las
testificaciones (APLICA SÓLO PARA EVALUADORES Y EVALUADORES LÍDERES Y ES UN
MECANISMO DE SEGUIMIENTO A LA COMPETENCIA Y AL DESEMPEÑO).
Los evaluadores deben ser testificados cada 3 años en alguno de los
esquemas de acreditación autorizado, de acuerdo a lo establecido en
ECAMC-P21-F15. Y tomando en consideración lo documentado en el anexo 2 de este
procedimiento.
En los esquemas de acreditación donde no se realizan testificaciones,
las Secretarías de Acreditación correspondientes podrían utilizar mecanismos
alternativos a la testificación, si así lo consideran. En estos casos la
Secretaría de Acreditación, comunica al CEE, mediante oficio u otro medio el
resultado.
Nota. Algunos
ejemplos de mecanismos alternativos a la testificación pueden ser: tomar en
consideración los criterios de evaluación del ECA-MC-P21-F13 para realizar una
entrevista al evaluador, que el evaluador haya sido testificado por IAAC, que
el evaluador haya sido testificado en una evaluación en un proceso de auditoría
interna, que se demuestre evidencia de participación activa como experto en
comités de normalización de la norma específica, revisión de informes de
evaluaciones realizadas, participación activa en Grupos de Trabajo de la
Secretaría de Acreditación, examen técnico, entre otros.
b.
Resultados de las
valoraciones de la Secretaría de Acreditación (APLICA SÓLO PARA EXPERTOS
TÉCNICOS Y ES UN MECANISMO DEL SEGUMIENTO A LA COMPETENCIA).
La Secretaría de Acreditación correspondiente, basado en la frecuencia
de participación y el nivel de riesgo, vinculado a las actividades de
evaluación, investiga o solicita al Experto Técnico evidencia de que se
mantiene actualizado en la realización y/o conocimientos técnicos del área de
competencia para la cual se encuentra autorizado. La Secretaría de Acreditación
analiza la información y presentar a Gestión del CEE un oficio donde se
describa los mecanismos de seguimiento a la competencia aplicados, las
evidencias y conclusión correspondientes.
Para los Expertos Técnicos que participan activamente en evaluaciones,
es recomendable realizar la valoración cada 3 años y para Expertos Técnicos que
participan en evaluaciones con poca frecuencia, se podría realizar un
seguimiento a la competencia previo a su participación en evaluaciones.
c.
Resultados de las
evaluaciones realizadas por los OEC (APLICA A TODO EL CEE Y ES UN MECANISMO DE
SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO).
Gestión del CEE recibe vía correo electrónico, por parte del
Departamento de Gestión de la Innovación los resultados provenientes del OEC,
documentados en "Valoración del desempeño del servicio de evaluación".
d.
Resultados de las
evaluaciones realizadas por el Equipo Evaluador (APLICA A TODO EL CEE Y ES UN
MECANISMO DE SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO).
Gestión del CEE recibe vía correo electrónico, cuando lo considere algún
miembro del CEE, sugerencias u oportunidades de mejora detectadas por el Equipo
Evaluador en los procesos de evaluación en los que participen.
e.
Resultados de la
realimentación por parte de las Secretarías de Acreditación (APLICA A TODO EL
CEE Y ES UN MECANISMO DE SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO).
Gestión del CEE recibe vía correo electrónico, cuando lo considere
alguna Secretaría de Acreditación, realimentaciones relacionadas con la
competencia técnica de los integrantes del CEE, detectadas en la revisión de
informes y/o del análisis por parte de los Grupos de Trabajo de las Secretarías
de Acreditación.
Basado en la frecuencia de participación y el nivel de riesgo vinculado
a las actividades, las Secretarías de Acreditación cuando revisan informes de
evaluación o en los Grupos de Trabajo, pueden realizar las realimentaciones que
consideren pertinente para la mejora de los integrantes del CEE. El registro de
las realimentaciones las mantiene cada Secretaría de Acreditación. Solo en los
casos donde se ve afectada la competencia técnica, se comunica a Gestión del
CEE.
f.
Resultados de quejas
(APLICA A TODO EL CEE Y ES UN MECANISMO DE SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO).
Cuando lo considere aplicable, Gestoría de Calidad envía a Gestión del
CEE realimentaciones relacionadas con la competencia técnica de los integrantes
del CEE, detectadas en el análisis de quejas recibidas.
10.2.
Gestión del CEE es el responsable de analizar los
resultados de las actividades anteriores y mantener actualizados los registros
correspondientes.
10.3.
En caso de presentarse un resultado insatisfactorio en
alguno de los mecanismos mencionados anteriormente, Gestión del CEE y en caso
de ser requerido, la Secretaría de Acreditación respectiva, analiza el nivel de
criticidad, tomando en consideración los siguientes aspectos:
a. Si el resultado no afecta la competencia técnica, no se deben tomar
acciones.
b. Si el resultado eventualmente podría afectar la competencia técnica, se
realimenta y recibe una respuesta de acción que elimine o reduzca la brecha
identificada del integrante del CEE.
c. En caso de que el integrante del CEE no responda a la solicitud indicada
en el punto b., Gestión del CEE comunica a la Secretaría de Acreditación
respectiva las situaciones presentadas, para que consideren en caso de ser
necesario, otras acciones pertinentes.
d. Si el resultado afecta la competencia técnica, se valora convocar un
Grupo de Trabajo para analizar la situación y tomar acciones, por ejemplo, un
plan de cierre de brechas, inactivar o excluir al integrante del CEE.
Nota: Cuando exista
un plan de cierre de brechas, una de las actividades podría ser la
identificación de necesidades de formación, las cuales serán responsabilidad
del miembro del CEE asumirlas.
10.4.
Gestión del CEE y las Secretarías de Acreditación, podrían valorar comunicar a
los integrantes del CEE, dentro de las jornadas técnicas o mediante comunicados
audiovisuales, la inclusión de aspectos identificados como necesidades de
formación.
11. PROCEDIMIENTO VOLUNTARIO O POR ASPECTOS
ADMINISTRATIVOS PARA LA INACTIVACIÓN O EXCLUSIÓN DE INTEGRANTES DEL CEE
11.1.
Proceso voluntario:
En los casos que el integrante del CEE de forma voluntaria desee inactivarse o
excluirse del CEE, comunica a Gestión del CEE indicando las razones y el plazo
(aplica para las inactivaciones). Las inactivaciones no deben ser mayor a 12
meses. Una vez que se superen los 12 meses de inactivación, Gestión el CEE
analiza con la Secretaría de Acreditación correspondiente si es necesaria la
reactivación o la exclusión, de acuerdo a las necesidades.
11.2.
Por aspectos administrativos: Cuando Gestión del CEE o Proveeduría y Compras identifican vencimiento
de contratos o incumplimiento de aspectos administrativos, Gestión del CEE
valora con la Secretaría de Acreditación correspondiente, si es necesario
inactivar o excluir al integrante del CEE.
11.3.
Si la solicitud de inactivación o exclusión corresponde a Expertos Técnicos y
el resultado del análisis es la inactivación o exclusión del Experto Técnico,
Gestión del CEE actualiza el ECA-MC-P21-F06, para el caso de inactivaciones se
incluye como integrante inactivo, para exclusiones se elimina del directorio.
Además, se notifica el resultado, al Experto Técnico, a la Secretaría de
Acreditación respectiva y al Departamento de Logística, para lo que
corresponda.
11.4.
Si la solicitud de inactivación o exclusión está relacionada con Evaluadores,
Gestión del CEE traslada la solicitud a la Comisión de Acreditación para el
trámite correspondiente.
11.5.
La Comisión de Acreditación analiza la información presentada por Gestión del
CEE para tomar la decisión correspondiente.
11.6.
Cuando se realice la notificación de la resolución de la Comisión de
Acreditación, Gestión del CEE actualiza el ECA-MC-P21-F01 para el caso de
inactivaciones se incluye como integrante inactivo, para exclusiones se elimina
del directorio. Además, se notifica el resultado, a la Secretaría de
Acreditación respectiva, al Departamento de Logística y a Proveeduría y Compras,
para lo que corresponda.
12. PROCEDIMIENTO DE
INACTIVACIÓN O EXCLUSIÓN DE INTEGRANTES DEL CEE PROVENIENTE DE RESULTADOS QUE
COMPROMETAN LA COMPETENCIA
12.1. Si Gestión del
CEE confirma que se presenta alguna de las siguientes causas, convoca a un
Grupo de Trabajo para analizar la situación y que se tomen las acciones
necesarias:
a. Pérdida de competencia técnica.
b. Falta de ética y/o cuando incumpla con las obligaciones del contrato o
convenio firmado y/o el ECA-MC-P01-F01.
c. Hay indicios de fraude.
d. Uso de vocabulario soez, ofender a alguna persona o funcionario del ECA,
actitudes agresivas, manifestaciones xenofóbicas, racistas, discriminatorias,
despreciativas y otras manifestaciones que afecten el buen nombre y la imagen
del ECA.
e. Conflicto de interés (por procesos judiciales y/o administrativos
pendientes en contra del ECA de donde resulta beneficiado directamente o es la
contraparte).
f. El miembro del CEE es miembro de la Junta Directiva de ECA o Gerente de
ECA.
g. Haber sido despedido como trabajador de planta del ECA sin
responsabilidad laboral.
12.2.
Gestión del CEE presenta la resolución del Grupo de
trabajo del CEE ante Comisión de Acreditación. La Comisión de Acreditación
analiza la información presentada por Gestión del CEE para tomar la decisión
correspondiente.
12.3.
Cuando se realice la notificación de la resolución de
la Comisión de
Acreditación,
Gestión del CEE actualiza el ECA-MC-P21-F01 y/o ECA-MCP21-F06 y notifica el
resultado a la Secretaría de Acreditación respectiva, al Departamento de
Logística y a Proveeduría y Compras, para lo que corresponda.
13. PROCESO DE REACTIVACIÓN A INTEGRANTES DEL CEE
13.1.
Para iniciar con el proceso de reactivación a miembros del CEE, Gestión del CEE
debe seguir las siguientes actividades:
a. Comunicar al integrante antes del vencimiento de su inactivación, para
determinar si desea iniciar un proceso de reactivación al CEE.
b. En caso de no haber interés en la reactivación o la persona no responde
en el tiempo establecido por Gestión del CEE, se inicia el proceso de
exclusión.
c. Si hay interés de continuar en el CEE, el integrante del CEE envía por
correo electrónico, la actualización de los requisitos aplicables, de acuerdo a
los requerimientos según el esquema de acreditación y/o área de
competencia.
d. Gestión del CEE valora con la Secretaría de Acreditación
correspondiente, si es necesario aplicar algún mecanismo previo a su
reactivación, para confirmar que el mismo mantiene la competencia.
e. Una vez confirmado los requisitos Gestión del CEE envía los datos
generales del Evaluador o Experto Técnico a Proveeduría y Compras, para
confirmar si está vigente o si es necesario una actualización del convenio o
contrato. Posterior a la confirmación de la firma del convenio o contrato se
actualiza el ECA-MC-P21-F01 y/o ECA-MC-P21-F06 y comunicar el resultado, a la
Secretaría de Acreditación respectiva y al Departamento de Logística.
f. Si se confirmar que el integrante no mantiene la competencia, se sigue
el proceso de exclusión establecido en este procedimiento.
14. ANEXOS
ANEXO 1. PERFIL DE
TESTIFICADOR
|
Nombre de la
categoría: Testificador ECA |
|
A. Naturaleza de la
categoría: Testificar el
desempeño del Evaluador Líder o Evaluador durante las evaluaciones. |
|
B. Actividades y
tareas: -
Evaluar el desempeño y competencia
de los Evaluadores durante las actividades de evaluación a un OEC cuando ECA
lo designe. Tiene la responsabilidad de comprobar que los evaluadores cumplen
con las políticas, criterios y procedimientos de acreditación del ECA. -
Utilizar la documentación del ECA
en su versión vigente. -
Entregar la documentación
relativa a la testificación realizada. -
Durante la testificación, ser
totalmente imparcial. -
No interferir, ni con el OEC ni
con el equipo evaluador, durante el proceso de evaluación. |
|
C. Requisitos: -
Si la testificación es a un
Evaluador Líder: Debe ser un Evaluador Líder activo dentro del CEE del ECA. -
Si la testificación es a un Evaluador:
Deber ser un Evaluador Líder o Evaluador activo dentro del CEE del ECA. |
ANEXO 2. TESTIFICACIÓN A
EVALUADORES LÍDERES Y EVALUADORES
La testificación es el proceso de observación sobre el desempeño de los
Evaluadores, en el cual el Testificador ECA emite una declaración acerca de lo
acontecido durante un proceso de evaluación a un OEC, así como la evaluación
del desempeño del testificado.
Es realizada de la siguiente manera:
1. Gestión del CEE notifica a la Secretaría de Acreditación respectiva
cuáles Evaluadores corresponden ser testificados durante el año.
2. La Secretaría de Acreditación respectiva, informa a la Gestión del CEE
la programación de las testificaciones y cambios que ocurran en las mismas.
3. Para procesos de incorporación o ampliación de área de competencia, el
Testificador ECA, podría participar en el proceso de evaluación como parte del
Equipo de Evaluación.
4. Para procesos de cambio de categoría a Evaluador Líder es recomendable
que el Evaluador Líder del Equipo Evaluador, sea quien testifique al Evaluador
Líder en entrenamiento.
5. Para procesos de testificaciones periódicas (3 años), el Testificador
ECA, en la medida de lo posible, no debe participar en el proceso de evaluación
como parte del Equipo Evaluador, solamente realiza la función de testificación.
En caso de que deba participar, debe ser justificado por la Secretaría de
Acreditación respectiva ante la Gestión del CEE.
6. Durante la evaluación, el Testificador ECA evalúa el desempeño del testificado
mediante el formulario ECA-MC-P21-F13. Además, realimenta al evaluador, en una
sesión donde se le presenten los resultados obtenidos. En caso de identificarse
brechas se completa el cuadro 1 del ECA-MC-P21-F13.
7. Las testificaciones a Evaluadores y Evaluadores Líderes comprenden las
siguientes actividades:
a. Coordinación previa a la evaluación, reunión de apertura y cierre; solo
aplica para evaluador líder.
b. Revisión de informe de evaluación documental, plan de evaluación e informe
de evaluación.
c. Testificación de al menos 1/3 del total de las horas de desarrollo de la
evaluación.
d. Comunicación asertiva con el equipo evaluador.
e. Testificación de la reunión del Equipo Evaluador para la preparación del
informe de evaluación.
8. El Testificador ECA luego de finalizada la evaluación entrega a la
Gestión del CEE el informe ECA-MC-P21-F13. Preferiblemente entregarlo 10 días
posteriores a la finalización de la evaluación; si no es factible entregarlo en
10 días hábiles, mantener informado a Gestión del CEE.
9. Cuando se testifique a un Evaluador mediante la auditoría interna, los
auditores internos completan el formulario ECA-MC-P21-F13.
10. Cuando
se utiliza una evaluación par de IAAC, para sustituirla por una testificación,
el informe de testificación de IAAC sustituye el formulario ECAMC-P21-F13.
15.1.
Las nuevas incorporaciones, ampliaciones de área de competencia,
inactivaciones, exclusiones, cambios de categoría se deben implementar con
todos los requisitos de este procedimiento, a partir de la publicación en el
Diario Oficial La Gaceta.
15.2.
En algunos expedientes existe evidencia de los formatos ECA-MCP21-F05,
ECA-MC-P21-F07, ECA-MC-P21-F09, ECA-MC-P21-F10, ECAMC-P21-F19 y/o
ECA-MC-P21-F20 en versiones anteriores a las versiones que se actualizarán con
la modificación de este procedimiento.
Se dará un transitorio hasta que corresponda la renovación del contrato
para actualizar la información en el formato correspondiente y vigente. Para el
caso de personas que no firman contrato y están por convenio no es necesario
actualizar la información porque el cambio es de forma no de fondo.
15.3.
1 año a partir de la publicación de este procedimiento en el Diario Oficial La
Gaceta, para que en los expedientes de los integrantes del CEE exista la
versión vigente del ECA-MC-P01-F01.
15.4.
En algunos expedientes existe evidencia del ECA-MC-P21-F31 el cual contiene la
misma información que el formato ECA-MC-P21-F18. Se dará un transitorio hasta
que corresponda la renovación del contrato para actualizar la información en el
formato ECA-MC-P21-F18. Para el caso de personas que no firman contrato y están
por convenio no es necesario actualizar la información.
15.5.
El plan para la implementación de este documento se detalla en el
ECA-MC-P02-F06 Planificación del cambio documental asociado a esta
solicitud.
|
Motivo: |
Actualización de
documento |
|
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Referirse a la
solicitud de gestión de documento consecutivo: |
2024-082 |
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|
Observaciones: Se actualiza todo el
documento para adaptarlo a la realidad operativa del ECA. |
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