CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL

DIRECCIÓN SISTEMA CENTRALIZADO DE RECAUDACIÓN

ÁREA REGISTRO Y CONTROL DE APORTACIONES

LINEAMIENTOS PARA LA AFILIACIÓN A ENTIDADES AUTORIZADAS

 

Establece las pautas que deben seguir las diferentes entidades involucradas en los procesos de afiliación de nuevos trabajadores, traslado de una Entidad Autorizada a otra y ajuste de afiliación en el Fondo de Capitalización Laboral y Fondo Complementario de Pensión Obligatoria, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Protección al Trabajador, Ley de Notificaciones Judiciales, Código Penal, Código Procesal Civil, Ley de Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos y demás normativa relacionada vigente.

 

Para los presentes lineamientos se utilizará la siguiente terminología:

 

C.C.S.S.: Léase Caja Costarricense de Seguro Social.

SICERE: Significa Sistema Centralizado de Recaudación.

SUPEN: Léase Superintendencia de Pensiones.

Entidad Autorizada: Se refiere a las Operadoras de Pensiones, sociedades anónimas autorizadas por la SUPEN para administrar los fondos de pensiones y de capitalización laboral dispuestos en la Ley de Protección al Trabajador.

Afiliado: Trabajador cuyos datos fueron registrados en el Sistema Centralizado de Recaudación, en el proceso de afiliación.

Operadora Origen: Entidad Autorizada en la cual se encuentra afiliado el trabajador al momento de gestionar un traslado o ajuste.

Operadora Destino: Entidad Autorizada a la cual se traslada o se ajusta un afiliado.

Oficina Virtual del SICERE: Herramienta tecnológica dispuesta en Internet para gestionar el trámite de afiliación, traslado y ajustes de afiliados.

                         

                        1 Afiliación y Traslado de Entidad Autorizada

                         

                        1.1 Requisitos para la Afiliación o el Traslado:

 

1.1.1 La afiliación o traslado se tramitará ante el SICERE, mediante la Oficina Virtual del SICERE y podrá ser solicitado en el Área Registro y Control de Aportaciones en Oficinas Centrales, las Sucursales de la C.C.S.S. o las Entidades Autorizadas. Para tales efectos el trabajador deberá firmar el documento denominado “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada” (ver anexo 1), aceptando la afiliación o traslado según corresponda.

 

Para fines de identificación, las personas nacionales deberán presentar su cédula de identidad mientras que personas extranjeras deberán aportar el número de seguro social, además de su cédula de residencia DIMEX (Documento de Identificación de Migración y Extranjería), pasaporte o el permiso laboral, documentos que deberán estar en buen estado y vigentes.

 

El afiliado que no pueda presentarse personalmente a tramitar la afiliación o el traslado ante la red de Sucursales de la C.C.S.S. o ante la Entidad Autorizada, podrá realizar dicho trámite mediante un apoderado, legalmente facultado para realizar ese acto, a quién le extenderá un Poder Especial que debe reunir necesariamente las características descritas en el anexo 2.

 

La documentación que respalda las afiliaciones y traslados gestionados por los afiliados en la red de Sucursales de la C.C.S.S., será custodiada por cada Sucursal según corresponda.

 

La documentación que respalda las afiliaciones y traslados gestionados por las Entidades Autorizadas, será custodiada por la Operadora Destino.

 

1.1.2 El trabajador podrá gestionar la afiliación o traslado en forma electrónica, mediante la Oficina Virtual del SICERE utilizando su certificado de firma digital nacional o mediante el usuario y contraseña que le haya sido asignado según los requisitos y responsabilidades que la administración disponga. Para tales efectos deberá completar la información requerida en el formulario electrónico “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada” dispuesto en dicha herramienta.

 

                        1.2 Gestión de Afiliación o Traslado.

 

1.2.1 El formulario “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada” estará disponible en la Oficina Virtual del SICERE y estará identificado según el siguiente detalle:

 

Tipo de Afiliación

Número Formulario

Afiliación

NPAAMMXXXXXXX

Libre Transferencia

TPAAMMXXXXXXX

Cambio Comisión / Cambio de Control Accionario

OPAAMMXXXXXXX

Fusión

FPAAMMXXXXXXX

Cierre

QPAAMMXXXXXXX

 

Donde:

 

N, T, O, F, Q: Identifican el tipo de afiliación que solicita el trabajador.

 

P: Corresponde al perfil de quién gestionó la afiliación o traslado, según el siguiente detalle:

 

Código

Descripción

A

Afiliado

S

Funcionario de la red de Sucursales de la CCSS

E

Entidad Autorizada

 

AA: Corresponde al año en que se genera el formulario.

 

MM: Corresponde al mes en que se genera el formulario.

 

XXXXXXX: Corresponde a siete dígitos de un número consecutivo.

                         

1.2.2  El formulario para gestionar un traslado por Cambio de Comisión, Cambio de Control Accionario, Fusión o Cierre de Entidad Autorizada, sólo estará disponible en la Oficina Virtual del SICERE durante el plazo que para tales efectos establezca la SUPEN.

 

1.2.3  Para gestionar la afiliación o traslado directamente en la Oficina Virtual del SICERE, el usuario seleccionará el tipo de afiliación, según lo descrito en el punto 1.2.1 y en caso de que cumpla con los requisitos establecidos para tales efectos, aplicará la misma. Si la gestión la realiza una Entidad Autorizada, ésta solo podrá aplicar traslados de sus afiliados hacia otras Entidades Autorizadas, excepto en el caso de las nuevas afiliaciones que se tramitaran indistintamente de la Entidad Autorizada.

 

1.2.4  Para la gestión de afiliaciones y traslados se deberá contar con un certificado de firma digital nacional o un usuario y contraseña de la Oficina Virtual del SICERE asignado según los requisitos y responsabilidades que la administración disponga.

 

                        1.3  Firmeza de la Afiliación o Traslado:

 

1.3.1 Una vez aplicada la afiliación ante el SICERE mediante su Oficina Virtual, éstos adquirirán firmeza en el SICERE. A partir de esa fecha todos los aportes que se recauden a favor del afiliado, serán enviados a la Operadora Destino del trabajador.

 

1.3.2  El Área Registro y Control de Aportaciones, emitirá un archivo que contendrá la información de los movimientos de afiliación, el cual se comunicará diariamente, de lunes a viernes, mediante correo electrónico, según el siguiente detalle:

 

Entidad a comunicar

Información que incluye el archivo a comunicar

SUPEN

 

·         Traslados (Libre Transferencia, Cambio de Comisión, Cambio de Control Accionario, Fusión o Cierre)

·         Ajustes de Afiliación

·         Corrección de registros erróneos

 

Entidades Autorizadas

 

·         Afiliaciones de primer ingreso (voluntarias y automáticas)

 

 

La estructura del archivo será tipo texto, cuya estructura se describe en el anexo 3.

 

1.3.3  El traslado de recursos lo gestionarán las Entidades Autorizadas, en los plazos que establece la normativa vigente.

 

                        1.4  Responsabilidades

 

                        1.4.1  De la entidad que gestiona la afiliación o el traslado.

 

1.4.1.1  Verificar que el solicitante cumpla con los requisitos dispuestos en el numeral 1.1. de los presentes lineamientos.

 

1.4.1.2  Registrar en el SICERE de forma inmediata la información correcta y completa de la afiliación o traslado que gestione.

 

1.4.1.3  La Operadora Origen deberá trasladar el formulario original “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada”, debidamente firmado por el afiliado, junto con las correspondientes copias de los documentos de identificación y del Poder Especial, éste último, en caso de haberse utilizado por el interesado para gestionar la afiliación, a la Operadora Destino escogida por el afiliado, en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a aplicada la gestión del traslado en el SICERE. En caso de incumplimiento en la remisión de la documentación referida o de los plazos de traslado por parte de la Operadora Origen, la Operadora Destino deberá informar sobre el particular a la Superintendencia de Pensiones y al SICERE.

 

1.4.1.4 La Operadora Destino debe custodiar estrictamente el formulario original “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada”, debidamente firmado por el afiliado, junto con las correspondientes copias de los documentos de identificación o el Poder Especial, éste ultimo en caso de haberse utilizado por el interesado para la gestión de afiliación, mismos que podrán ser solicitados por SICERE ante la necesidad de verificar la afiliación de un trabajador, por solicitud del trabajador mismo o de la Superintendencia de Pensiones.

 

La custodia de los documentos referidos por parte de las entidades, no podrá ser inferior a 10 años (mayor plazo de prescripción de la acción penal establecida en el Código Penal). Serán aplicables las responsabilidades derivadas del delito de “Supresión, ocultación y destrucción de documentos”, establecidas en el artículo 362 del Código Penal.

 

SICERE podrá realizar verificaciones periódicas en las Entidades Autorizadas para corroborar la correcta custodia de la documentación referida.

                         

                        1.4.2 Del solicitante de la afiliación o traslado:

 

1.4.2.1 Suministrar a la entidad que gestiona la afiliación o traslado, la información correcta y completa, así como los documentos requeridos en el numeral 1.1.