CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
La Gerencia Financiera de la Caja Costarricense de
Seguro Social, comunica que el “Instructivo para la gestión de cobro
administrativo de las deudas derivadas de la Seguridad Social y sus obligaciones
de patronos y trabajadores independientes, de la Caja Costarricense de Seguro
Social “, fue aprobado por esta Gerencia y se encuentra disponible en la página
Web de la Caja en la dirección electrónica http://www.ccss.sa.cr, De su interés
| normativa | instructivos, o bien ingresado mediante los siguientes link:
http://intranet.ccss.sa.cr/Organizacion/GF/cobros/cobrosapatronos/
SCAP/SitePages/Inicio.aspx?InitialTabId=Ribbon%2EDocument&
VisibilityContext=WSSTabPersistence o http://www.ccss.sa.cr/arc/normativa/12/instructivo-cobro-adm-deudas.zip
San José, 01 de abril del 2016.—
(Nota de Sinalevi: La presente norma se extrajo
del sitio web de Caja Costarricense de Seguro Social, por lo
que se transcribe a continuación:)
CAJA COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL
GERENCIA FINANCIERA
INSTRUCTIVO PARA LA GESTIÓN DE COBRO
ADMINISTRATIVO DE LAS DEUDAS DERIVADAS DE LA SEGURIDAD SOCIAL Y SUS
OBLIGACIONES DE PATRONOS Y TRABAJADORES INDEPENDIENTES, DE LA CAJA
COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL.
Tabla de Contenido
1.
Introducción.........................................................................................................................
5
2. Objetivos
..............................................................................................................................
6
3. Marco Legal
.........................................................................................................................
6
4. Definiciones y
abreviaturas.................................................................................................
8
4.1 Abreviaturas
........................................................................................................................
14
4.2 Símbolos ..............................................................................................................................
14
Capítulo I Aspectos Generales
................................................................................................
15
Artículo 1: Del Ámbito de aplicación
........................................................................................
15
Artículo 2: De las funciones y competencia
............................................................................ 15
Artículo 3: Del
control................................................................................................................
31
Capítulo II De los reportes, avisos de cobro y notificaciones
................................................ 32
Artículo 4: De la emisión de los reportes -listados de
morosidad-........................................ 32
Artículo 5: Del trámite de los reportes-listados de
morosidad............................................... 32
Artículo 6: De la emisión del aviso de cobro
........................................................................... 32
Artículo 7: De la notificación del aviso de cobro
..................................................................... 33
Artículo 8: Del trámite de la notificación
..................................................................................
34
Artículo 9: De la firmeza administrativa
...................................................................................
35
Capítulo III De las gestiones de cobro
....................................................................................
36
Artículo 10: De la gestión de cobro
.........................................................................................
36
Artículo 11: De la gestión de cobro por responsabilidad
solidaria ........................................ 36
Artículo 12: De la gestión de cobro por cheques debitados
.................................................. 37
Artículo 13: De la gestión de cobro de cuotas atrasadas de
arreglos de pago ................... 37
Artículo 14: De la gestión de cobro a patronos/ TI, por
deudas inactivas ........................... 38
Artículo 15: Del registro de costas procesales
....................................................................... 39
Artículo 16: De la gestión de adeudos en cobro administrativo
con convenio de pago formalizado
...............................................................................................................................
39
Capítulo IV De las certificaciones base de la gestión
judicial ............................................... 40
Artículo 17: De la certificación para cobro judicial
................................................................. 40
Artículo 18: Del procedimiento para certificar
......................................................................... 41
Artículo 19: Del Traslado de las certificaciones de cobro
judicial ......................................... 44
Capítulo V De la custodia de
documentos ..............................................................................
45
Artículo 20: Del archivo y custodia de documentos producto de
la gestión de cobro administrativo
............................................................................................................................
45
Artículo 21: De la vigencia de este instructivo
........................................................................ 45
1. Introducción
Los servicios que brinda la Caja
Costarricense de Seguro Social, tanto en materia de salud como de pensiones;
desde su creación, han sido financiados a través de los aportes de
trabajadores, patronos y el Estado.
Cuando los patronos y trabajadores
independientes incurren en morosidad en el pago de sus obligaciones, la institución
debe ejecutar una serie de procesos administrativos tendientes a recuperar las
sumas adeudadas de forma oportuna, y a la vez, garantizar la sostenibilidad
financiera de los seguros que administra.
La gestión administrativa de las
deudas, constituye una parte esencial en el proceso cobratorio que realiza la
Caja Costarricense de Seguro Social a sus deudores; previo a agotar la vía
judicial, ya que en esta etapa existen mayores probabilidades de recuperación,
así como la posibilidad de aplicar más herramientas de cobro a un costo
relativamente más bajo a los que se incurren en la vía judicial, tanto para el
deudor como para la Caja.
El presente instructivo tiene como
objetivo, realizar la inclusión de la gestión de cobro de los aportes de DESAF,
a partir de marzo 2015 en adelante, lo anterior a estos adeudos serán
gestionados por DESAF, esto según lo establecido en el informe
DFOE-SOC-IF-01-2013 de fecha 31 de enero del 2013 emitido por la Contraloría
General de la República.
Así mismo esta Guía, pretende ser una
guía básica para las unidades de cobro, de la Caja al nivel nacional, en la
gestión de cobro administrativo de las deudas derivadas de la seguridad social
y sus obligaciones de patronos y trabajadores independientes.
Entiéndase deudas derivadas de la
seguridad social y sus obligaciones como: cuotas obreras, cuotas patronales
(planillas ordinarias, adicionales), facturas especiales -servicios médicos,
subsidios, pensiones- adecuaciones de adeudos, cheques debitados, aportes de la
Ley de Protección al Trabajador, aportes de DESAF, cuotas de Trabajador
Independiente.
La gestión de cobro para DESAF, no
incluye declaratoria de difícil recuperación, responsabilidad solidaria ni
gestión de adecuaciones de adeudos, legalizaciones de quiebra y/o procesos
sucesorios.
2. Objetivos
2.1 Objetivo general
Establecer los procedimientos,
responsables, y controles respectivos, en la gestión de cobro administrativo de
las deudas derivadas de la seguridad social y sus obligaciones de patronos y
trabajadores independientes, de la Caja Costarricense de Seguro Social al nivel
nacional.
2.2 Objetivos específicos
Definir el procedimiento para
gestionar el cobro administrativo de adeudos por concepto de las deudas
derivadas de la seguridad social y sus obligaciones.
Definir los responsables y
responsabilidades de las unidades que intervienen en el proceso de la gestión
de cobro administrativo.
Establecer controles respectivos,
para la gestión de cobro administrativo en relación con los adeudos derivados
de la seguridad social de patronos y trabajadores independientes.
3. Marco Legal
Ley Constitutiva de la Caja
Costarricense de Seguro Social (Ley N° 17 del 22 de octubre de 1943) y sus
reformas. Aplica todos los extremos citados en la Ley.
Ley General de Administración
Pública. (Ley N° 6227 de 2 de mayo de 1978), y sus reformas publicada en La
Gaceta N° 102 del 30 de mayo de 1978. Aplica todos los extremos citados en la
Ley.
Ley de Notificaciones Judiciales.
(Ley Nº 8687, publicada en La Gaceta Nº 20 de 29 de enero de 2009), con
vigencia un mes después de su publicación; y sus reformas. Prevaleciendo sobre
esta, la Ley General de la Administración Pública, en materia de
notificaciones.
Ley de Control Interno. (Ley N° 8292
del 31 de Julio de 2002), publicada en La Gaceta Nº 169 del 4 de setiembre del
2002 y sus reformas. Aplica todos los extremos citados en la Ley.
Ley de Protección al Trabajador (Ley
N° 7983 de 16 de febrero del 2000), publicada en el Alcance N° 11 a La Gaceta
Nº 35 de 18 de febrero del 2000, y sus reformas.
Ley contra la Corrupción y el
Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública (Ley Nº 8422 del 6 de octubre de
2004), publicada en La Gaceta N° 212 del 29 de octubre del 2004 y sus reformas.
Instructivo para la aplicación
Reglamento que regula la formalización de arreglos y convenios de pago.
(Aprobación GF-13.771 del 17 de abril de 2013). Publicado en la Gaceta N° 84
del 03 de Mayo de 2013.
Instructivo para Declarar la
Morosidad de Patronos y Trabajadores Independientes como de Difícil
Recuperación.
Manual de Procedimientos para la
aplicación y gestión cobratoria de responsabilidad solidaria/fusión (09 de mayo
del 2011).
Manual de cheques debitados del
sistema bancario nacional (GF-47.531 del 11 de diciembre de 2013).
Manual que regula la documentación
del expediente administrativo patronal (08 de diciembre del 2009).
Normas de control interno para el
sector público (N-2-2009-CO-DFOE) emitidas mediante resolución R-CO-9-2009 del
26 de enero de 2009, publicada en el Diario Oficial "La Gaceta" Nº 26
del 6 de febrero de 2009. Con este último se derogan el "Manual de normas
generales de control interno para la Contraloría General de la República y las
entidades y órganos sujetos a su fiscalización" (M-1-2002-CO-DDI), el cual
se encontró vigente desde mayo de 2002, aplica todos los extremos citados en
estas normas.
Procedimiento para el trámite de
avisos de cobro a patronos y trabajadores independientes morosos y la
fiscalización de contratos por servicios de notificación (DCO-0621-2012, del 21
de mayo del 2013).
Criterio ALDCO-12-2014, del 03 de
diciembre del 2014, de la Dirección de Cobros. Declaración de deudas en cobro
administrativo como Difícil Recuperación.
Criterio ALDCO-10-2014, del 04 de
noviembre del 2014, de la Dirección de Cobros. Declaración de cheques debitados
sin documentación, como Difícil Recuperación.
Criterio Jurídico DJ-05064-2014, del
05 de agosto del 2014, de la Dirección Jurídica, Responsabilidad Solidaria.
Informe DFOE-SOC-IF-01-2013 de fecha
31 de enero del 2013 emitido por la Contraloría General de la República para la
gestión de los aportes de DESAF.
Circulares firmadas por los Gerentes
de la Caja GF.56.770 del 30 de octubre 2008 y GF 40.149, del 04 de octubre
2010.
4. Definiciones y
abreviaturas
Abogado Director: Profesional en
Derecho que tiene a su cargo un proceso judicial.
Adecuaciones de Pago: Son acuerdos
de pago entre la Caja y los patronos y/o trabajadores independientes, que
permiten normalizar su situación de morosidad con la Institución. Se rigen por
el Reglamento que regula la formalización y suscripción de arreglos y convenios
de pago de las contribuciones a la Seguridad Social.
Aportes de la Ley de Protección al
Trabajador: Sumas de dinero establecidas por la Ley de Protección del
Trabajador Ley 7983, publicada en el Alcance Nº11 de la Gaceta Nº 35 del 18 de
febrero del 2000, a cargo de patronos y trabajadores que forma parte de la
Seguridad Social.
Área Gestión de Cobro a Patronos:
Unidad adscrita a la Dirección de Cobros, Responsable de gestionar la
recuperación de los adeudos por concepto de cuotas obreras y patronales, así
como otros conceptos derivados de estas, mediante la gestión de cobro administrativo
y cobro judicial.
Área Gestión de Cobro a Trabajador
Independiente: Unidad adscrita a la Dirección de Cobros, es la responsable de
gestionar la recuperación de los adeudos por concepto de cuotas pendientes de
pago de los trabajadores independientes, así como otros conceptos derivados de
estas, mediante la gestión de cobro administrativo y cobro judicial, para lo
cual entre otros aspectos desarrolla las actividades de evaluación y control de
la cartera pendiente de pago del seguro independiente para cobro judicial,
realiza el trámite de juicios ejecutivos con los abogados, así como el trámite
de pre-cobro judicial de dicho tipo de cuotas.
Aviso de cobro: Comunicación
administrativa realizada al patrono y/o trabajador independiente, para notificar
la existencia de deudas con la Seguridad Social.
Bien susceptible de embargo: Todo
aquello de carácter material o inmaterial susceptible de tener valor y que no
es esencial para la vida o subsistencia del deudor o de su familia.
Certificación de personería
jurídica: Documento que según su origen, público o privado, hace plena prueba
respecto de los terceros en cuanto a la veracidad de los datos de una persona
jurídica.
Certificación de retención indebida:
Documento legal para presentar denuncia a los estrados penales según artículo
45 de la Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.
Certificación para cobro judicial:
Documento legal con carácter de título ejecutivo según artículo 53 de la Ley
Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social.
Certificación Registral de Bienes:
Documento que según su origen, público o privado, hace plena prueba respecto de
los terceros en cuanto a la veracidad de los bienes muebles o inmuebles que
posee una persona física o jurídica.
Cobro Administrativo: Acción
cobratoria que se realice para normalizar situaciones irregulares que presenten
las obligaciones y las deudas de los contribuyentes, antes de recurrir a la vía
judicial.
Costas personales: Honorarios del
abogado.
Costas procesales: Gastos incurridos
en el trámite del proceso administrativo y judicial por parte del abogado
externo (certificación de personería, certificación de bienes, notificación,
localización, honorarios curador procesal, honorarios de ejecutor, gastos diligencias
de embargo ejecutado, gastos de embargo y captura de vehículos, honorarios de
perito evaluador, gastos diligencias de peritaje, publicación de edictos,
gastos de transporte de bienes embargados, fotocopias y timbres).
Cuota de arreglo o convenio de pago:
Pago mensual en dólares o colones producto de un arreglo de pago o convenio
suscrito con la C.C.S.S., por las deudas de cuotas obreras y patronales y sus
obligaciones, durante un tiempo definido.
Cuota de trabajador independiente:
Es la cotización obligatoria del trabajador independiente, según la aplicación
de las tablas y escalas contributivas establecidas por la Junta Directiva, de
acuerdo con las recomendaciones de la Dirección Actuarial y de Planificación
Económica.
Cuota Ley de Protección al
Trabajador: Aportes creados por la Ley 7983 a cargo de patronos y trabajadores
que forman parte de la Seguridad Social.
Cuotas obreras: Cuotas de la
Seguridad Social aportadas por el trabajador. Incluye los Regímenes de
Enfermedad y Maternidad e Invalidez, Vejez y Muerte.
Cuotas patronales: Cuotas de la
Seguridad Social aportadas por el patrono. Incluye los Regímenes de Enfermedad
y Maternidad e Invalidez, Vejez y Muerte.
Dictamen de recuperabilidad: Opinión
que el funcionario designado emite sobre la recuperabilidad del adeudo de un
patrono y/o trabajador independiente con la C.C.S.S.
Dirección de Cobros: Es la unidad
responsable de realizar el proceso de gestión de cobro de las cuotas obreras y
patronales y de otros rubros derivados de estas, mediante una gestión eficaz de
seguimiento, de evaluación y de cobro judicial. Desarrolla el proceso de
soporte de la gestión de cobro, por medio de la ejecución, la adecuación y el
control de deudas (registros y conciliaciones contables de los depósitos de
efectivo por concepto de cuotas obreras y patronales), entre otros aspectos.
Otorga un servicio personalizado a los clientes, participa en el
establecimiento de las políticas y los lineamientos institucionales relativos
al cobro.
Direcciones Regionales de
Sucursales: Es la unidad responsable de la supervisión del proceso de cobro de
las cuotas obreras y patronales y de otros rubros derivados de estas, mediante
una gestión eficaz de seguimiento, de evaluación y de cobro judicial que
realizan las sucursales adscritas; que desarrollan el proceso de soporte de la
gestión de cobro, por medio de la ejecución, la adecuación y el control de
deudas (registros y conciliaciones contables de los depósitos de efectivo por
concepto de cuotas obreras y patronales), entre otros aspectos. Dichas
sucursales otorgan un servicio personalizado a los clientes.
Además las Direcciones regionales
participan en el establecimiento de las políticas y los lineamientos institucionales
relativos al cobro.
Dirección Regional Central de
Sucursales: Situada en Guadalupe.
Dirección Regional de Sucursales
Huetar Norte: Situada en Alajuela centro.
Dirección Regional de Sucursales
Brunca: Situada en Pérez Zeledón.
Dirección Regional de Sucursales
Chorotega: Situada en Puntarenas Centro.
Dirección Regional de Sucursales
Huetar Atlántica: Situada en Limón Centro.
Estado DIR: Nomenclatura que da el
SICERE a los patronos y/o trabajadores independientes, cuya adeudo ha sido
declarado de difícil recuperación.
Encargado de Cobro: Funcionario de
la C.C.S.S., que realiza gestión de cobro administrativo y/o judicial a
patronos y/o trabajadores independientes por concepto de las deudas derivadas
de la seguridad social.
Factura otros conceptos: Factura
especial que se crea para registrar los intereses de las cuotas obreras que se
encuentran con un proceso penal, los cuales no son depositados por el patrono
en los Juzgados respectivos.
Factura por subsidio: Cobro que
realiza la Caja al patrono, cuando sus trabajadores o beneficiarios de éstos
que se encuentren protegidos por el seguro familiar reciben algún beneficio de
la Caja encontrándose el patrono en condición de morosidad, de conformidad con
lo que establece el artículo 36 de la Ley Constitutiva de la Caja y 53 del
Reglamento del Seguro de Salud.
Facturas por fusión: Asociación que
se realiza en el SICERE, cuando se evidencia la forma especial de unión de
sociedades, mediante la cual una de ellas se extingue por la transmisión total
de su patrimonio a otra sociedad preexistente, cuyo patrimonio generalmente se
acredita; o bien, se contempla como la creación de una nueva empresa con las
aportaciones de los patrimonios de dos o más sociedades que en ella se fusionan.
Facturas por responsabilidad
solidaria: Liga que se realiza a patronos, que luego de un proceso
administrativo donde interviene los servicios de inspección se determina la
responsabilidad patronal, según con lo establecido en los artículos 30 y 51 de
la Ley Constitutiva de la C.C.S.S.
Facturas servicios médicos:
Documento que elaboran las diferentes Unidades de Validación de Derechos de
Hospitales/Clínicas/EBAIS, para registrar en la base de datos institucional las
prestaciones del Seguro de Enfermedad y Maternidad al trabajador asegurado cuyo
patrono se encuentra moroso en el pago de las cuotas obrero patronales, así
como al trabajador independiente que presente esta situación. Artículo 36 de la
Ley Constitutiva de la CCSS.
Firmeza en sede administrativa:
Estado adquirido por el adeudo al transcurrir cinco días hábiles posteriores a
la notificación del aviso de cobro por las deudas derivadas de la seguridad
social.
Gerencia Financiera: Es la
responsable del proceso de planificación, de la regulación, la normativa
técnica, el control y la evaluación en su ámbito de competencia, con la
finalidad de contribuir a la sostenibilidad financiera de los seguros que
administra la Institución
Intereses: Suma de dinero que se ha
de pagar el patrono, por el atraso en el pago de los adeudos derivados de la
seguridad social.
Morosidad: Se considera moroso o
deudor con la seguridad social, toda persona física o jurídica (patrono o
trabajador independiente), que no haya pagado las cuotas de los seguros de
salud, pensiones y los aportes de la Ley de Protección al Trabajador, una vez
transcurrida la fecha que se establece para su pago oportuno. Se excluye como
moroso aquel deudor que haya formalizado con la Institución un arreglo o
convenio de pago y lo mantenga al día.
Morosidad de difícil recuperación:
Es la deuda de patronos y/o trabajadores independientes inactivos que
previamente se ha determinado que NO poseen bienes muebles o inmuebles
susceptibles de embargo. Asimismo lo son aquellas deudas de patronos y/o
trabajadores independientes en Cobro Judicial donde aun cuando se determina la
existencia de bienes, a criterio del abogado director del proceso (interno o
externo), las posibilidades de recuperación para saldar la deuda son muy bajas.
Para efectos de declarar una deuda como de difícil cobro, se aplicarán los
criterios establecidos en el presente Instructivo.
Notificación: Comunicación oficial y
formal realizada a los patronos y trabajadores independientes morosos por medio
del aviso de cobro/prevención de pago, con el propósito de que el deudor se
presente a normalizar su situación de morosidad.
Patrono: Es toda persona física o
jurídica, particular o de derecho público que emplea los servicios de otra u
otras en virtud de un contrato de trabajo, expreso o implícito, verbal o
escrito, individual o colectivo (artículo 2, Código de Trabajo y Leyes
Conexas).
Patrono Inactivo: Se considera
patrono inactivo aquel que no se encuentra registrado dentro del Sistema de
Facturación de la Caja y al que no se le facturan nuevas planillas.
Persona Física: Titular de derechos
y obligaciones de acuerdo al ordenamiento jurídico. La persona física es el
resultado de un substrato material el organismo humano dotado de los requisitos
exigidos por la ley en nuestro Código Civil , nacimiento con vida), constituyen
los presupuestos de calificación de subjetiva individual; por otra parte, es
también reconocimiento formal con el cual se atribuye a este hecho la cualidad
de persona en sentido jurídico.
Persona Jurídica: Ente que no siendo
el hombre o persona natural, es susceptible de adquirir derechos y contraer
obligaciones. Grupo social con cierta coherencia y finalidad, con estatuto
jurídico peculiar.
Planilla: Documento mensual que
incluye los salarios de los trabajadores reportados por los patronos en
planillas, debidamente registrados en la base de datos institucional
(Reglamento del Seguro Social).
Planilla de oficio: Se conoce como
planillas de oficio, aquellas planillas que se facturaron sin cambios, sea que
el patrono no hizo presentación ante el SICERE, no realizó cambios por su
cuenta.
Planilla adicional: Ajuste que se
realiza a la Planilla Ordinaria, cuando un patrono incurre en una omisión o
existen diferencias salariales. Posee las mismas características que una
planilla.
Recuperabilidad Alta: Es el grado
más alto de porcentaje que se tiene de recuperar la deuda de un patrono y/o
trabajador independiente garantizando de un 100 a un 75% de lo adeudado, debido
a que posee bienes que pueden embargarse o han sido embargados por la Caja.
Recuperabilidad Baja: Es el grado de
recuperabilidad de la deuda menos de 75 a 0%, en el cual se cuente con bienes
por parte del patrono y/o trabajador independiente, los cuales soporten
gravámenes y/o anotaciones en grados ulteriores (inferiores) por parte de la
Caja, en los cuales el plazo de vencimiento de los gravámenes que soportan los
bienes del patrono y/o trabajador independiente anteriores al de la Caja, sea
de largo plazo, lo cual no permite a la Institución la recuperabilidad. Esta
referido a los adeudos donde no existen posibilidades reales de recuperación.
Sucursales: Unidades que pertenecen
a las Direcciones Regionales de Sucursales, responsables de realizar el proceso
de gestión de cobro de las cuotas obreras y patronales, trabajadores
independientes y de otros rubros derivados de estas, mediante una gestión
eficaz de seguimiento, de evaluación y de cobro judicial. Desarrolla el proceso
de soporte de la gestión de cobro, por medio de la ejecución, la adecuación y
el control de deudas (registros y conciliaciones contables de los depósitos de
efectivo por concepto de cuotas obreras y patronales), entre otros aspectos.
Otorga un servicio personalizado a los clientes. Estas sucursales se ubican en
las distintas zonas del país.
Trabajador Independiente: Es toda
persona física, con actividades manuales o intelectuales, que desarrolle por
cuenta propia algún tipo de trabajo o actividad generadora de ingresos.
4.1 Abreviaturas
CCSS: Caja Costarricense de Seguro
Social
DIR: Difícil Recuperación
SICERE: Sistema Centralizado de
Recaudación. Herramienta que utiliza la Caja para facturar, recaudar y cobrar
las cuotas y aportes, de conformidad con su Ley Constitutiva.
4.2 Símbolos
No aplica. Dirección de Cobros
Página: 15 Versión: 1.1
Capítulo I
Aspectos Generales
Artículo 1: Del Ámbito de aplicación
El ámbito de aplicación del presente
instructivo corresponde a las unidades de cobro de la Dirección de Cobros de
Oficinas Centrales, sucursales y Direcciones Regionales de Sucursales, de la
Caja Costarricense de Seguro Social, que realizan la gestión de cobro
administrativo a patronos y/o trabajadores independientes morosos con la Caja Costarricense
de Seguro Social.