Considerando:

1°—Que el desarrollo de las actividades financieras del país requieren del CPA certificaciones de los ingresos de las personas especialmente de aquellas que realizan sus actividades profesionales y productivas en forma independiente, es decir que no dependen de un salario y un patrón responsable de esos pagos.

2°—Que la modalidad de operación de las actividades de las personas indicadas en el párrafo anterior resultan, en muchas ocasiones, de tipo informal, especialmente cuando se trata de empresas de hecho, pequeñas y de tipo personal, y no como empresas de derecho y que además, no llevan contabilidad estructurada o formal. Cabe agregar que, la cantidad de actividades que operan bajo esa modalidad es tal que la Administración Tributaria creó un Régimen Simplificado de declaración y recaudación de impuestos para un grupo de esas actividades y, mediante el cual omiten las formalidades tal como emisión de facturas, obligación de llevar una contabilidad formal, entre otras.

3°—Que es posible que ese tipo de actividad se incremente con el apoyo gubernamental a la pequeña y mediana empresa (PYMEX).

4°—Que por denuncias, la falta de entendimiento de los receptores del informe de certificación, y el aumento de las actividades comerciales informales, se han hecho evidentes las opiniones adversas a la calidad de la práctica de algunos profesionales, en relación con certificaciones de ingresos y otros trabajos profesionales que conducen erróneamente, a dudar de la fe pública de los Contadores Públicos Autorizados en forma bastante generalizada.

5°—Que se ha hecho común también que algunas instituciones financieras requieran de sus eventuales clientes y del CPA la presentación de los documentos en que se fundamentó éste para emitir su certificación, poniendo en duda la legalidad y veracidad de esos documentos emitidos y con ello en entredicho la fe pública que caracteriza la labor del CPA. situación que es ilegal y motivo de perjuicio para el gremio.

6°—Que el Colegio deberá enfatizar ante las instituciones financieras, que las certificaciones extendidas por los CPA tienen el valor de documentos públicos, por lo tanto, deben ser valorados como tales. Si la entidad tiene duda del informe rendido por el CPA deberá denunciar ante la Fiscalía del Colegio, quien es la autoridad competente. El CPA no tiene la obligación de entregar a ninguna entidad financiera los papeles de trabajo.

7°—Que existen otros hechos también, cada vez más frecuentes, que inciden en la imagen del CPA y es la práctica ilegal realizada por individuos inescrupulosos que se hacen pasar por CPA. Sobre este problema es necesario que el Colegio mantenga actualizada y visible en la página web la lista de colegiados activos y publique los nombres en La Gaceta cada vez que se celebre una nueva incorporación de miembros. Asimismo cuando sea de conocimiento del colegio la práctica ilegal debe inmediatamente hacerse del conocimiento del público en general tal situación y hacer la denuncia correspondiente ante el Ministerio Público.

8°—Que existen circunstancias en la actualidad relativas a las actividades productivas y comerciales de las personas físicas o jurídicas, las cuales ameritan una revisión de los requisitos y modelos vigentes de certificaciones y los documentos altemos a las certificaciones de ingresos que podrían emitir los CPA, tales como estudios de ingresos; los cuales sin contravenir la normativa vigente en cuanto al cuidado, diligencia profesional e independencia de criterio, cumplan cabalmente las expectativas de las personas que solicitan sus servicios profesionales y confieran confianza de las entidades que utilizan esos documentos.

9°—Que la labor de la Fiscalía respecto al análisis de las certificaciones emitidas por los colegiados, así como en la recepción de denuncias, dudas y comentarios diarios de clientes y usuarios de la información de dichos documentos, constituye una experiencia significativa en el campo de las relaciones e interacciones entre el CPA. cliente y usuario de la información que proveen las certificaciones, situación que permite opinar y recomendar sobre la necesidad de actualizar los requisitos, modelo del informe y formalidad de los papeles de trabajo.

10.—Que no obstante, la importancia de la fiscalización del Colegio, cuya labor debe fortalecerse procurando los recursos humanos y materiales pertinentes al Departamento de Fiscalía, paralelamente debe efectuarse una labor de instrucción y prevención tendientes a fortalecer la calidad de los servicios del CPA de forma tal que lo ayude a evitar errores. Esto es una labor preventiva en pro de la eficiente práctica profesional que contribuya a elevar la imagen y respeto del CPA.

11.—Que han transcurrido siete años desde que se emitió la Circular 01-95, publicada en La Gaceta No 162 del 28 de agosto de 1995 que dio a conocer los requisitos mínimos para la Emisión de Certificaciones de Ingresos, los cuales se mantienen vigentes hasta la fecha. De manera que, es importante y oportuno analizar el documento denominado certificación de ingresos para que se instruya una nueva guía de requisitos para su preparación y recomendar las condiciones aceptables de los papeles de trabajo, conforme a las circunstancias actuales, normativa vigente y a las necesidades de información requerida por los usuarios de la información que certifica el CPA.

12.—Que las consultas de los colegiados acerca de los modelos de informe y facultades para emitir certificaciones son cada día más frecuentes, dada que la circular actual ha dejado de ser efectiva.

13.—Que es deber del Colegio, conforme al artículo 13 de la Ley 1038, salvaguardar los intereses de sus colegiados, así como el interés público de la profesión, previendo, hasta donde sea posible, los errores e incumplimientos de fondo en que incurren algunos CPA exponiéndose a las sanciones correspondientes y procurar disminuir la práctica ilegal. Por tanto,

El estudio de requisitos mínimos para la emisión de certificaciones de ingreso se realizó con el objetivo general de enriquecer el concepto de la certificación de ingresos como servicio profesional del CPA procurando una guía actualizada de los requisitos y papeles de trabajo que debe realizar y conservar el profesional, para lo cual se analizó la normativa vigente con apoyo de las Normas Internacionales de Auditoría, (NIA 100) y la Circular 01-95, las condiciones de información con que puede contar el CPA y hacer las propuestas pertinentes, para innovar este servicio profesional a satisfacción de las partes involucradas y de los usuarios de los documentos de CPA y coadyuvar en la proyección del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica como ente conciliador y vigilante de la sana práctica profesional ante la opinión pública y como institución rectora de la normativa imperante ante los colegiados.

RESUELVE:

CIRCULAR No 01-2003

GUÍA MÍNIMA PARA LA EMISIÓN DE "CERTIFICACIÓN DE INGRESOS" O "ESTUDIO DE INGRESOS" DEL CONTADOR PUBLICO AUTORIZADO

Esta circular sustituye a la Circular 01-95.

Todo documento emitido por un Contador Público Autorizado (CPA), deberá contener como mínimo los siguientes elementos:

1. La certificación de ingresos (bruto neto) debe extenderse en papel membretado del CPA, con indicación de la dirección, teléfono, fax, si lo tiene.

2. Debe tener un título de "Certificación de Ingresos", siempre y cuando el CPA, pueda verificar los ingresos brutos o netos de su cliente, caso contrario, deberá indicar en el título que es un "Estudio de Ingresos", conforme al alcance que se indica más adelante.

3. Debe indicarse el destinatario, o sea el nombre de entidad a quien está asignada la recepción y uso de la información del documento. No debe emitirse con la leyenda "a quien interese".

4. En un párrafo introductorio, debe indicarse el nombre de la persona física (*) quien contrata el servicio del CPA y sobre el cual se emitirá el documento, así como las calidades (mayor, casado, comerciante o profesional, etc.), cédula y dirección del solicitante. Asimismo, se anota en él, la naturaleza de los ingresos certificados (brutos o netos, promedio), indicando la actividad que da origen a esos ingresos, así como el lugar y tiempo (años) de explotación de la actividad.

a. (*)Si el documento es sobre una empresa de hecho o de derecho, se debe anotar el nombre de la misma, cédula jurídica (cuando proceda), dirección y nombre del representante legal o dueño de la empresa que contrata los servicios del CPA. Debe dejarse claramente establecido en este párrafo o en otro separado la relación del solicitante de la certificación con los ingresos de la empresa (comisiones, honorarios profesionales, salarios, utilidades, etc).

5. En un segundo párrafo (o tercero, según el caso), se deberá hacer una relación clara del fundamento o fuentes de información que se analizan y constituyen la base de la afirmación (facturas, recibos de dinero, cheques, contratos, constancias emitidas por representantes autorizados de Instituciones o empresas, declaraciones de renta, etc.) y obligatoriamente el período que comprende la verificación de los documentos; por ejemplo del l° de enero del año 1 al 31 de diciembre del año 1. El periodo certificado no necesariamente será el periodo de un año, este podrá variar según lo establezca las partes, y así se hará revelar en el cuerpo de la certificación.

El CPA para emitir una certificación de ingresos debe obtener evidencia suficiente para establecer la conclusión que expresa en la afirmación. En este aspecto, debe procurar sustentar su criterio con la información a la vista y pruebas cruzadas, cuando corresponda (patentes por ejemplo) y cualquier otra diligencia que le ofrezca certeza razonable de lo que va a certificar. De manera que la confirmación no ofrezca duda ni cuestionamiento por parte de los usuarios de la información contenida en el documento. Todo lo anterior deberá constar en su hoja de trabajo (papeles de trabajo), dejando claramente expresado las fuentes de obtención de sus afirmaciones y cuando así lo crea pertinente algunas copias de los comprobantes revisados.

Es recomendable que el CPA anexe o incluya dentro de su informe un resumen de los ingresos brutos, costos y gastos mensuales. Si lo hiciera mediante un anexo deberá ir identificados con su sello blanco y un resumen de su rubrica. Lo anterior permitirá al usuario del informe de certificación y cuando corresponda a un estudio de los ingresos, valorar la periodicidad, ciclo, y la uniformidad de los ingresos brutos, los costos y gastos en que se incurre.

Cuando el CPA, no se haya satisfecho de la evidencia presentada por su cliente para emitir la certificación debe establecer las salvedades o limitantes pertinentes; de manera que su información no induzca a confusiones al usuario de la certificación.

A propósito de lo anterior, debe recordarse que, conforme al articulo 14 del Reglamento a la Ley 1038, todo CPA estará obligado a consonar y a mantener a disposición de la Fiscalía del Colegio, los "papeles de trabajo" y elementos probatorios de su actuación profesional, durante un plazo de cuatro años como mínimo, quien actúa por iniciativa propia o por denuncia en la revisión de esos documentos con el propósito de resguardar el debido ejercicio de la profesión.

Ninguna entidad o tercero que no sea una Autoridad Judicial, podrá requerir al CPA el contenido de los papeles de trabajo. Si hay insistencia, el CPA informara a la Fiscalía del Colegio, con el propósito de que se investigue cuál es el objeto de la duda de ese ente o persona física.

6. Para efectos de salvaguardar su responsabilidad, el CPA debe consonar con sus papeles de trabajo, una carta de representación del contratante (cliente) o una declaración jurada en la que el contratante manifieste bajo fe de juramento sus calidades personales y las de su empresa y todos los datos respecto a las actividades comerciales y los montos de sus ingresos y gastos, así como de los documentos que aporta para la confirmación de sus ingresos y/o gastos incurridos. La carta de representación o declaración no exime al CPA de la verificación de la documentación que el cliente le suministre para efectos de emitir la certificación, para ello debe utilizar su criterio y escepticismo profesional, conforme a las normas técnicas y ética profesional.

7. El CPA puede enfrentarse con situaciones que su cliente no cuenta con documentos formales o con una contabilidad estructurada, como los casos de personas o empresas sometidas al Régimen de Simplificación Tributaria, taxistas, pequeños agricultores, comerciantes e industriales artesanales, entre otros, que constituyen actividades comerciales informales, por lo tanto, en estos casos el CPA, no cuenta con las mismas bases para emitir una "certificación de ingresos". Consecuentemente, para este tipo de actividades el CPA deberá realizar un estudio para lograr determinar los ingresos brutos o netos, y así debe indicarlo en el título del documento a emitir.

8. Al realizarse un estudio de ingresos y gastos para este tipo de actividades el CPA. debe planear adecuadamente su trabajo, considerando como guía la Norma Internacional de Auditoría No 100: "Trabajos para Atestiguar", con el propósito que le permita llegar a una adecuada conclusión. El CPA deberá dejar indicado en el cuerpo del informe a emitir el procedimiento seguido para determinar el estudio de los ingresos brutos y netos. Si el cliente del CPA no cuenta con una uniformidad en sus costos y gastos, el CPA esta obligado a hacer las revelaciones necesarias en el cuerpo del informe, cómo se determinó dichos costos y gastos. Esto permitirá al usuario valorar la actividad comercial y su operación en la actividad. El CPA debe indagar sobre la actividad de su cliente, tiempo en esa actividad, entre otras.

9. En un siguiente párrafo el CPA debe indicar el resultado promedio del ingreso bruto y neto mensual de su cliente. Este resultado lo obtendrá al tomar el total de los ingresos (brutos netos) entre el número meses del periodo certificado o de su estudio de ingresos. El cual debe coincidir con el detalle del anexo de la certificación incluida o bien, con el párrafo anterior. En ese párrafo el CPA indicará que de la verificación efectuada dicho ingreso (bruto neto) promedio alcanzó la suma mensual ya sea en colones o en otra moneda.

10. Una vez verificado el ingreso bruto y neto mensual ( o periodo definido por las partes ) cuando el CPA esta emitiendo un informe de certificación deberá en un párrafo por separado hacer la declaración pertinente a su conclusión. Indicando que en virtud de la verificación efectuada, el (los) suscrito Contador Público Autorizado certifica que con base a la información revisada los ingresos (brutos netos, según corresponda) del (cliente) son por la suma, señalando el monto en números y letras, asimismo el periodo certificado.

11. Si el CPA no ha efectuado una certificación a su cliente, si no más bien un estudio para lograr determinar cuál es el ingreso bruto neto mensual, deberá hacer la revelación pertinente en este párrafo, haciendo hincapié que se concluye por el procedimiento utilizado y descrito en los párrafos anteriores. Se recomienda el siguiente texto: Que en virtud del procedimiento(s) arriba descrito(s) para determinar el ingreso (bruto/neto) del (nombre del cliente) y los costos y gastos, el suscrito Contador Público Autorizado, concluye que el ingreso mensual (bruto neto, según corresponda) arriba descrito corresponde para el periodo del x mes del año a x mes del año.

12. Por la naturaleza del trabajo que realiza el CPA y en vista que los ingresos brutos o netos, usualmente no provienen de un asalariado, en donde fácilmente se puede determinar, no se recomienda que se incluya como revelación que los ingresos determinados están libres de gravámenes. Cuando un cliente tenga en complemento sus ingresos con actividades de asalariado, sí se deberá de hacerse esta revelación en un párrafo por separado.

13. Deberán observarse las disposiciones que sobre el particular señalan el artículo 9 de la Ley 1038 y los artículos 4, 14, 17. 18, 20, 21 y 22 de Reglamento a la misma y el artículo 7 del Reglamento de Etica Profesional. Asimismo, se incluirá un párrafo dentro del informe del CPA, que no le alcanzan los artículos 9 de la Ley, 20 y 21 del Reglamento. Queda claro, que en el momento que le alcancen los extremos de dicho articulado, el documento emitido por el CPA es invalido, y esta sujeto al procedimiento disciplinario correspondiente.

14. Como párrafo final el CPA debe señalar el lugar y la fecha de emisión del informe, anotando la fecha en letras. En ese mismo párrafo, deberá declarar los fines que se emite el informe de certificación o el estudio de determinación de ingresos.

15. Otros requisitos que deben ser incorporados en los documentos que emita el CPA son los siguientes:

15.1. Nombre completo y número del CPA, según el registro del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.

15.2. Número de póliza de fidelidad y fecha de vencimiento.

15.3. Declaración de haber adherido el timbre de Ë 25 (veinticinco colones) del Colegio de Contadores Públicos según Ley 6663.

15.4. Todo informe emitido por certificación o por determinación de ingresos debe contar con el respectivo sello blanco impreso en el original de la certificación y en los anexos a los que se hace referencia en la misma.

15.5. Las certificaciones deben ser confeccionadas como mínimo a máquina.

16. Papeles de trabajo. La información obtenida, la evidencia acumulada, así como los registros de las pruebas realizadas y conclusiones del CPA conforman los papeles de trabajo, los cuales deben ser elaborados y conservados (marcas de auditoría, detalles de cálculos, etc.) conforme a las normas y procedimientos que rigen la profesión. Entre otras características deben ser suficientes y competentes, hablar por sí mismos y ser preparados con criterio y escepticismo profesional.

Debe recordarse que el artículo 14 del Reglamento a la Ley 1038 obliga a conservar y mantener a disposición de la Fiscalía del Colegio de contadores Públicos de Costa Rica los papeles de trabajo y elementos probatorios de su actuación profesional por un plazo de cuatro años.

Como mínimo en los papeles de trabajo del CPA, debe constar lo siguiente:

1. Carta de Representación y / o Declaración jurada (ver modelo adjunto)

2. Carta de entendimiento, dejando constancia de los siguientes compromisos que constituyen la planeación del trabajo:

-Trabajo a realizar

-Tarifa o costo de la confirmación.

-Fecha de realización y entrega.

-Forma de pago. No es conveniente pactar pagos contra resultados de una transacción entre el cliente y terceras personas.

3. Hoja (s) de trabajo donde consigne ordenadamente los documentos revisados, con sus respectivas marcas de auditoría y referencias cruzadas con otros documentos y fotocopias cuando corresponda; así como de los cálculos, estimaciones y cualesquiera otro análisis realizados.

4. Fotocopia de la cédula del contratante, patente, y cualesquiera otro documento que se considere necesario para la comprobación de la actividad del solicitante.

GLOSARIO DE TÉRMINOS

Certificación de ingresos. Es el documento mediante el cual el CPA, como depositario de FE PUBLICA, agrega credibilidad a una afirmación o asunto que es responsabilidad de un tercero (cliente o contratante).

Servicios de certificación y estudios de ingresos. Es un servicio propio del CPA mediante el cual éste realiza una evaluación o medición de un asunto que es responsabilidad de otra parte (cliente o contratante), de conformidad con una norma específicamente desarrollada y con el fin de expresar una conclusión que provea al usuario designado, un nivel de confirmación acerca del asunto indicado en el documento del CPA.

En la Certificación de Ingresos se brinda un nivel alto o moderado de confirmación, mientras que en el Estudio de Ingresos se usarán procedimientos que permitan determinar los ingresos y costos de operación de la actividad o en cualquier otra base que brinde certeza-razonable al auditor de su estimación y así lo haga constar en el documento que emita.

Niveles de Certeza. La certeza se refiere a la satisfacción del auditor respecto de la confiabilidad de una aseveración hecha por una de las partes para ser usada por otra de las partes (ver Marco de Referencia de Normas Internacionales de Auditoría, NIA 120).

De acuerdo con la naturaleza del servicio, los niveles de certeza provistos por el auditor van desde la certeza alta, pero no absoluta en los servicios de auditoría, los niveles de certeza moderada en los servicios de revisión hasta los servicios de procedimientos convenidos y compilación que no brindan ninguna certeza. Por tanto, los servicios que presta un CPA pueden alcanzar niveles que oscilan entre una certeza alta, moderada y ninguna certeza.

El párrafo 28 de la NÍA 100 (1) indica lo siguiente:

"En teoría, es posible proporcionar una gama infinita de seguridad, desde un nivel muy bajo hasta un nivel absoluto de seguridad". En la práctica comúnmente no es factible diseñar un trabajo que proporcione grados tan finos de seguridad o comunicar el nivel de seguridad en una manera clara y sin ambigüedad..."

"Además, la confirmación absoluta generalmente no se logra como resultado de factores tales como el uso de pruebas selectivas, las limitaciones inherentes de los sistemas de control, el hecho de que mucha de la evidencia disponible para el contador es más bien persuasiva que concluyente y el uso del juicio al reunir la evidencia y sacar conclusiones sobre la misma. Por tanto, los contadores públicos, comúnmente realizan trabajos para proporcionar uno de dos niveles de seguridad: un nivel alto o un nivel moderado."

La expresión "alto nivel de confirmación" se refiere a tener que obtener, por parte del contador profesional, la suficiente evidencia apropiada, para concluir que el asunto a tratar se encuentra en conformidad en todos los aspectos significativos, con el criterio identificado apropiado (normativa). En raras circunstancias, el contador profesional (CPA) podrá ser capaz de brindar una confirmación absoluta, por ejemplo, cuando la evidencia disponible es concluyente y confiable, porque el asunto a tratar es definido, el criterio es definitivo y el proceso aplicado es comprensivo.

La expresión "nivel moderado de confirmación" se refiere a que el contador tenga que obtener suficiente evidencia apropiada para darse por satisfecho de que el asunto a tratar es posible en las circunstancias. El contador profesional diseña el contrato con el fin de reducir a un nivel moderado, el riesgo de una conclusión inapropiada. El Contador profesional diseña el informe para expresar un nivel moderado de confirmación, en relación con la conformidad del asunto a tratar con el criterio identificado apropiado (NIA 100, párrafos 29 y 30).

Reconociendo los diversos niveles de confirmación o certeza que puede ofrecer u obtener el CPA en sus servicios de confirmación pueden llamarse "certificaciones de ingresos", y "Estudios de ingresos", según corresponda a la información obtenida por el CPA, con la definición clara del alcance del trabajo realizado y considerando la responsabilidad adquirida.

(1) Esta Norma Internacional sobre Trabajos para Atestiguar (NIA), brinda una estructura conceptual general, para esos compromisos, con la intención de proveer un alto o moderado nivel de confirmación. NÍA 100 fue preparada por el Comité de Prácticas Internacionales de Auditoria, aprobada y publicada en junio del 2000. Rige a partir de diciembre del 2001.

CLASIFICACIÓN DE LOS SERVICIOS PROFESIONALES DEL CPA

En relación con la naturaleza y niveles de certeza, los servicios que presta un CPA. pueden clasificarse en las siguientes categorías:

1. Auditorías

2. Servicios Relacionados

3. Trabajos para Atestiguar

En un trabajo de auditoria, el CPA tiene como objetivo expresar una opinión sobre si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo sustancial, de acuerdo a un marco de referencia para reportes financieros (NIA 110).

En este tipo de labor el CPA proporciona un nivel alto, pero no absoluto de certeza de que la información sujeta a auditoría está libre de representaciones erróneas sustanciales.

Los servicios relacionados comprenden los trabajos de revisión, procedimientos convenidos y compilaciones.

En un trabajo de revisión el objetivo es hacer posible al Auditor declarar si, sobre la base de procedimientos que no brindan toda la evidencia que requiere una auditoría, no se ha presentado algo a la atención del auditor que le haga creer que los estados financieros no están preparados, respecto de todo lo importante, de acuerdo a un marco de referencia para informes financieros identificado. En estos casos el Auditor brinda un nivel moderado de certeza de que la información revisada está libre de representaciones erróneas sustanciales. Esto es expresado en la forma de certeza negativa.

Para los procedimientos convenidos se contrata al Auditor para llevar a cabo procedimientos de naturaleza de auditoría previamente convenidos y reportar sobre el resultado de su investigación. No se expresa opinión, en vez de ello, los usuarios del informe ponderan por sí mismos los procedimientos y resultados informados por el Auditor y sacan sus propias conclusiones a partir de ese informe.

En un trabajo de compilación, el CPA es contratado para usar las técnicas de Contabilidad para organizar información financiera (reunir, clasificar y resumir esa información). Esto ordinariamente conlleva la reducción de datos detallados a una forma manejable y comprensible sin requerirle poner a prueba las aseveraciones subyacentes a esa información. Los procedimientos empleados no pretenden ni hacen posible expresar opinión sobre la información financiera.

Los servicios de confirmación o trabajos para atestiguar, reguladas por NIA 100, tienen como objetivo para el CPA, evaluar o medir un asunto que es la responsabilidad de una otra parte (cliente o contratante), contra un criterio adecuado e identificado (Normativa aplicable), y expresar una conclusión que provea al usuario designado, de un nivel de confirmación acerca de ese asunto.

Los trabajos para atestiguar realizados por el CPA son con el fin de aumentar la credibilidad de la información acerca de un asunto, al evaluar si el asunto está de conformidad, en todos los aspectos significativos con el criterio adecuado; de ahí por consiguiente mejorando la posibilidad de que la información vaya a satisfacer las necesidades de un usuario designado (institución que requiere la información). En este aspecto, el nivel de confirmación provisto por la conclusión del contador profesional, conlleva el grado de confianza que el usuario designado puede poner en la credibilidad del asunto (párrafo 4 NIA 100).

NIA 100 define los elementos propios de los trabajos para atestiguar dentro de los cuales encajan los servicios de certificación de ingresos del CPA.

Fe pública y documentos públicos. La FE PUBLICA es un atributo personal que distingue al CPA. El Diccionario jurídico de Guillermo Cabanellas la define de la siguiente forma:

"Veracidad, confianza o autoridad legítima atribuida a notarios, secretarios judiciales, escribanos, agentes de cambio y bolsa, cónsules y otros funcionarios públicos o empleados y representantes de establecimientos de igual índole, acerca de actos, hechos y contratos realizados o producidos en su presencia; y que se tienen por auténticos y con fuerza probatoria mientras no se demuestre su falsedad."

El artículo 8° de la Ley No 1038, de Regulación de la Profesión de Contador Público y Creación del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica establece lo siguiente:

"Los documentos que expidan los Contadores Públicos en el ramo de su competencia, tendrán valor de documentos públicos."

De acuerdo con lo anterior le aplican a los documentos emitidos por CPA las disposiciones de los artículos 732 y 735 del Código Civil, además de los articulo 369 y 370 del Código Procesal Civil.

En relación con instrumentos o documentos públicos la Enciclopedia Jurídica Omega los define los documentos públicos de la siguiente manera:

"El instrumento público puede definirse elementalmente como el que autoriza un oficial público o quien, sin serlo propiamente se halle autorizado en Derecho para actuar como tal. De ahí que cuando en lo sucesivo se aluda al oficial público deberá entenderse comprendido el otro supuesto, el del autorizado en Derecho para actuar como tal."

La Sala Primera Civil, resolución No 60 de las 16,45 horas del 7 de octubre de 1983, según cita de la resolución C-194-89 dictó lo siguiente:

"Si bien las certificaciones que expiden los Contadores Públicos en el ramo de competencia tienen el valor de documentos públicos, es lo cierto que su eficacia probatoria se extiende sólo a los actos que asegure el Contador haber pasado en su presencia, por lo que, si los actos certificados son incompletos o insuficientes, el documento no hace plena fe de los hechos que trate de demostrar."

Concluye la Resolución C 194-89 de la Procuraduría General de la República en lo siguiente:

"De todo lo anteriormente dicho debemos concluir que los documentos que expiden los Contadores Públicos en el ejercicio de sus funciones son documentos públicos, pero que, hacen plena prueba únicamente respecto de lo que él afirme haber pasado en su presencia o haber realizado él mismo."

Errores formales y de fondo. Las omisiones de algunos requisitos de forma que exige el documento de certificación, tal como ausencia del sello blanco, timbre del Colegio, título de certificación, destinatario, calidades del solicitante, entre otros, pueden conducir a que el documento se anule sin efecto alguno para los interesados.

Existen otro tipo de errores u omisiones sustanciales que pueden inducir a los usuarios de la información contenida en esos documentos a interpretaciones inexactas con los consecuentes perjuicios. Los errores de fondo son los que se encuentran en asociación directa con las causas penales por los perjuicios económicos que pueden provocar a terceras personas y por la falsedad de que puedan ser argüidos. Conforme con lo anterior, el CPA debe obtener evidencia suficiente y competente que le permita fundamentar su conclusión; caso contrario debe definir claramente el alcance de su trabajo o rechazarlo si es del caso.

(modelo sugerido para certificación)

MEMBRETE

NOMBRE DEL CPA O DEL DESPACHO TELÉFONO, FAX, DIRECCIÓN

CERTIFICACIÓN DE INGRESOS

Señores

Nombre de la persona o

Entidad destinataria

El suscrito Contador Público Autorizado (El Despacho) fue contratado por ..... (nombre de la persona física o jurídica), cédula, mayor, casado, profesión u oficio, vecino de ..... para revisar información que le permita certificar que dicha persona (física o jurídica) tiene ingresos (brutos o netos según el caso e indicarse su origen) por el monto que indico más adelante. El señor ...... se dedica a (actividad que se confirma) desde hace ... años.

Con tal finalidad procedí a revisar la (el CPA debe declarar que tipo de documentación revisó, entre ellas: facturas de ventas, recibos de dinero, cheques, contratos, constancias emitidas por representantes autorizados de instituciones o empresas, declaraciones de renta, etc.), correspondiente al período del .... de ...... de 200... al .... de .... del 200.... (Si fuera menor a un año, debe hacer indicación sobre el particular).

Cuando proceda, el CPA puede introducir un párrafo que sintetice aspectos y limitantes de su revisión o de vinculación de los detalles que brinde en anexos (los cuales deben portar el sello blanco.)

Con base en la documentación revisada y de acuerdo con el anexo que adjunto sobre los ingresos, costos y gastos por cada mes, puedo concluir que el ingreso bruto mensual del señor .... es en promedio de Ë ....(cantidad en número y letras), y su respectivo ingreso neto mensual es en promedio Ë .... (cantidad en número y letras).

En virtud de la verificación efectuada, el suscrito Contador Público Autorizado certifica que la información arriba indicada representa el ingreso (bruto o neto) promedio mensual del señor (nombre completo), devengado para el período del.... de ...... del 200X .. al ..... de ..... del 200X y el cual se muestra en anexo.

No me alcanzan las limitaciones del artículo 9° a la Ley No 1038 y de los artículos 20 y 21 del Reglamento a la Ley del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica para emitir esta certificación.

Se extiende la presente a solicitud del interesado para fines ...... (crediticios, etc.). Dada en la ciudad de ... a los .... días del mes de .... del 20...

Nombre y firma SELLO BLANCO

Contador Público Autorizado

Número de carné TIMBRE

Póliza de fidelidad número .... vence el .... de .... del 20...

Timbre de Ë 25 de Ley No 6663 adherido y cancelado en el original

(modelo sugerido para Estudio de ingresos)

MEMBRETE

NOMBRE DEL CPA O DEL DESPACHO TELÉFONO, FAX, DIRECCIÓN

ESTUDIO DE INGRESOS(BRUTOS O NETOS)

Señores

Nombre de la persona o

Entidad destinataria

El suscrito Contador Público Autorizado (El Despacho) fue contratado por ..... (nombre de la persona física o jurídica), cédula, mayor, casado, profesión u oficio, vecino de ..... para revisar información que le permita determinar el ingreso (bruto-neto, según corresponda, indicar origen) mensual que dicha persona (física o jurídica) tiene por el monto que indicaré más adelante. El señor ...... manifiesta que se dedica a (actividad que se confirma) desde hace ... años.

Para determinar los ingresos brutos del x de mes del año xxx al xxx mes del año xxx, he recibido del Sr.xxxx la siguiente documentación (detallar con mucha claridad: un libro con anotaciones, con folios de y fechas, un listado de clientes, un cuaderno con fechas cronológicas, facturas, etc) informal, la cual he verificado usando el procedimiento que describo a continuación:

El CPA debe revelar los procedimientos seguidos para la determinación de los costos y gastos. Igualmente, si efectuó estimaciones, deberá de hacer la revelación correspondiente.

De la información revisada y conforme se detallan en el anexo que adjunto sobre los ingresos, costos y gastos, puedo determinar que el ingreso bruto mensual es en promedio de Ë .... (cantidad en número y letras), y su respectivo ingreso neto mensual es en promedio Ë .... (cantidad en número y letras).

Que en virtud del procedimiento(s) arriba descrito(s) para determinar el ingreso neto del Sr.xxx, el suscrito Contador Público Autorizado, pude concluir que el ingreso (bruto/neto según

corresponda) mensual arriba descrito corresponde para el periodo indicado o del x mes del año xxx al xxx mes y año xxx.

No me alcanzan las limitaciones del artículo 9° a la Ley No 1038 y de los artículos 20 y 21 del Reglamento a la Ley del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica para emitir esta certificación.

Se extiende el informe sobre el estudio de los ingresos brutos/netos a solicitud del interesado para fines ...... (crediticios, etc.). Dada en la ciudad de ... a los .... días del mes de .... del 20...

Nombre y firma SELLO BLANCO

Contador Público Autorizado

Número de carné TIMBRE

Póliza de fidelidad número .... vence el .... de .... del 20...

Timbre de Ë 25 de Ley No 6663 adherido y cancelado en el original

CARTA DE REPRESENTACIONES PARA LA EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN (O ESTUDIOS) DE INGRESOS

Puede utilizarse indistintamente la Declaración Jurada o la Carta de Representaciones, como parte de los papeles de trabajo que debe aportar el CPA (uno u otro, según su preferencia), para evitar malos entendidos; los cuales, definitivamente se reducen cuando las representaciones o manifestaciones orales de los clientes son establecidas por escrito por ellos mismos. Constituyen componentes de los papeles de trabajo que, sin ser sustitutos de las evidencias, pruebas e investigaciones que pueda realizar el CPA, contribuyen a establecer la responsabilidad que el solicitante tiene ante la información que brinda al profesional.

Los modelos que se brindan son guías mínimas para la ejecución de la labor del CPA y pueden ser modificadas de acuerdo a los requerimientos y circunstancias individuales, procurando siempre el cumplimiento de los objetivos propuestos. Para mejor proveer, se recomienda la aplicación de NIA 580, Representaciones de la Administración, en lo que corresponda.

Ejemplo de una carta de representación del cliente:

(modelo sugerido)

MEMBRETE DE LA EMPRESA (CUANDO CORRESPONDA) FECHA

Al CPA:

Esta carta de representación se proporciona en relación con la certificación (o estudio) de ingresos solicitada en virtud de requerimiento del Banco o Institución.... para efectos crédito o... solicitado por el suscrito.

La certificación solicitada cubre el periodo... de mis actividades.... (comercio, industria, servicios.etc.)

Reconozco mi responsabilidad en la preparación de la información, documentos y toda la información suministrada para efectos de la emisión de la certificación (o estudio solicitado) solicitada. Para ello he puesto a su disposición los siguientes documentos cuya integridad confirmo:

No tengo planes de abandonar mis actividades comerciales, industriales, etc. las cuales ejerzo en plenitud de mis derechos. Tampoco existen circunstancias o hechos inmediatos que me obliguen a ello.

Asimismo, acepto el monto de los honorarios estipulados para la emisión del documento solicitado que ascienden a Ë .....

Atentamente,

firma del solicitante

En la página web y en las oficinas del Colegio se encuentra disponible el documento completo que dio origen a la presente circular, para las personas interesadas en ampliar detalles.

(modelo sugerido para Declaración Jurada)

MEMBRETE O NOMBRE Y DIRECCIÓN DEL CPA

DECLARACIÓN JURADA PARA LA EMISIÓN DE CERTIFICACIÓN

(O ESTUDIOS) DE INGRESOS

BANCO O INSTITUCIÓN SOLICITANTE.................................................. .......

MONTO DEL PRÉSTAMO.......................................................................................

NOMBRE Y APELLIDOS DEL SOLICITANTE....................................................

NACIONALIDAD.................................................CÉDULA....................................

CÉDULA RESIDENCIA O PASAPORTE....................SOLT.........CASADO...... ..

DOMICILIO...............................................................................................................

TELÉFONO CASA.........................TEL. OFICINA O NEGOCIO..........................

PROFESIÓN U OFICIO............................................................................................

ORIGEN DE LOS INGRESOS QUE DESEA CERTIFICAR:

SUELDOS..........COMISIONES...........OTROS (DETALLE)..................................

PATRONO..................................................................................................................

ALQUILERES (ubicación de las propiedades)..........................................................

TRABAJO INDEPENDIENTE........TIPO DE NEGOCIO........................................

UBICACIÓN......................................................................................... PATENTE,

PERMISO SANITARIO No ...................................TELÉFONO...............................

CUANTOS ANOS TIENE DE EJERCER ESA ACTIVIDAD.... .....

MONTO INGRESOS A CERTIFICAR:

PROMEDIO MENSUAL.............MESES (según documentos presentados, preferiblemente 12 meses). ANUALES......................................................................

INGRESOS BRUTOS ..........................................

GASTOS P.PRODUCIR INGRESOS ...........................................................

INGRESO NETO ............................................................

DOCUMENTOS PARA PROBAR SUS INGRESOS: (DEBE APORTARLOS) RECIBOS DE DINERO............ FACTURAS ........ CONTRATOS.........................

APUNTES.......................................... CONTABILIDAD..........................................

DECLARACIÓN DE RENTA O VENTAS.................OTROS...............................

Tiene embargos o pensiones alimenticias....................................................

Debe presentar además

Fotocopia de cédula o pasaporte..................................

Fotocopia de patente u otros permisos que lo habiliten en su actividad............................................

OBSERVACIONES:....................................................

COSTO DE LA CERTIFICACIÓN............................................................

El abajo firmante declaro bajo fe de juramento y bajo mi responsabilidad que los datos suministrados al Lic. ..... son ciertos. Asimismo, acepto el precio convenido para la emisión de la certificación solicitada.

Fecha:.............. Firma: ............................ cédula o pasaporte.....................