N°
99-2020
ASUNTO: Protocolo de Cadena de Custodia en el
manejo de los procesos penales.
A TODOS LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS
QUE
TRAMITAN MATEIA PENAL
SE LES HACE SABER QUE:
El Consejo Superior en sesión Nº 17-2020 celebrada el
3 de marzo de 2020, artículo LIII, dispuso aprobar los Protocolos de Cadena de
Custodia en el manejo de los procesos penales, el cual se encuentra disponible
en el siguiente link:
https://secretariacorte.poder-judicial.go.cr/index.php/documentos. Publíquese
una sola vez en el Boletín Judicial.
San José, 13 de mayo de 2020
(Nota
de Sinalevi: El presente Protocolo de Cadena de Custodia en el manejo de los
procesos penales se extrajo del sitio wed del Poder
Judicial, y se transcribe a continuación:)
VERSIÓN II
PODER
JUDICIAL
FEBRERO, 2020
CONTENIDO
I. Antecedentes y el alcance del protocolo..............................................
5
II. Objetivo General......................................................................................
5
III. Objetivo Específico..................................................................................
5
IV. Metodología Aplicada..............................................................................
5
V. Marco Conceptual....................................................................................
5
VI. Definición de Cadena de Custodia.........................................................
6
VII. Conceptos Básicos..................................................................................
7
● Indicio
material..................................................................................
7
● Embalaje ..........................................................................................
8
● Embalaje
interno...............................................................................
8
● Embalaje
externo..............................................................................
8
● Bolsas de
Seguridad.........................................................................
9
● El
Sellado..........................................................................................
9
● Lacrado ............................................................................................
9
● Etiquetas de
identificación................................................................10
● Bodega de
indicios............................................................................10
VIII. La Cadena de Custodia...........................................................................10
Inicio de la cadena de
custodia...........................................................................11
Recolección de indicios.......................................................................................11
El embalaje de
indicios........................................................................................13
Boleta Única de Cadena de Custodia F-712.......................................................16
Custodia de
indicios............................................................................................17
Registro de datos correspondientes a los
indicios..............................................19
Almacenamiento de
Indicios................................................................................20
Trazabilidad Paralela a la Boleta Única de
Cadena de Custodia. ......................20
Destinos de los Indicios.......................................................................................21
1. Depósito de Objetos
.........................................................................24
2. Departamento de Ciencias
Forenses................................................25
3. Departamento de Medicina
Legal.....................................................26
4. Depósito de
Vehículos......................................................................28
5. Arsenal Nacional del Ministerio de Seguridad
Pública......................29
6. Patrimonio
Arqueológico...................................................................30
7. Instituto Costarricense Sobre
Drogas...............................................30
8. Archivo
Criminal................................................................................31
Registro.............................................................................................32
Entrega
interna..................................................................................32
Despacho del
caso............................................................................32
Otros aspectos de
interés.................................................................32
9. Cadena de Custodia en la Sección de
Cybercrimen........................33
Recepción y
registro.........................................................................33
Custodia en
Bodega..........................................................................33
10. Delitos Económicos y Financieros:
..................................................34
Recepción y
registro.........................................................................34
11. Bodega de
Drogas............................................................................35
Recepción Casos para
Destrucción..................................................37
12. Cadena de Custodia en el Ministerio
Público...................................38
Recepción
........................................................................................38
Registro de ingreso de evidencias y bienes
decomisados ..............39
Revisión de controles para evidencias y bienes
decomisados.........41
IX. Indicios de reingreso...............................................................................44
X. Indicios en Tránsito.................................................................................45
XII. Destrucción de Bienes............................................................................455
I.
Antecedentes y el alcance del protocolo
La presente versión se
efectúa en aras de una mejora continua. Se dirige a las personas funcionarias
del Poder Judicial, para que, de una forma lógica y razonada, se proceda a
garantizar la integridad, identidad, calidad científica y técnica de la cadena
de custodia de los indicios obtenidos durante la investigación.
Asimismo, se establecen
procedimientos sobre la cadena de custodia en sus diferentes etapas, por las
cuales deben someterse los indicios materiales para convertirse en evidencia
real, y, por ende, en prueba. Además, este Protocolo contempla una serie de
pasos con documentación actualizada y relativa a la cadena de custodia en sus
diferentes fases, que han sido definida por la jurisprudencia penal. También,
se incluye el procedimiento de los indicios durante su trayecto en la
investigación penal.
Esta segunda versión
fue actualizada por el Lic. Jimmy Mauricio Araya Jiménez de la Unidad de
Supervisión de la Oficina de Planes y Operaciones del Organismo de
Investigación Judicial, en conjunto con la Licda. Ana María Franceschi Segura
de la Unidad de Capacitación y Supervisión del Ministerio Público.
II. Objetivo General
Brindar a la
Administración de Justicia una herramienta de trabajo que oriente su accionar
en el tema específico de la cadena de custodia de indicios.
III. Objetivo
Específico
● Elaborar un
documento para el manejo práctico en el cotidiano actuar de las personas que
trabajan con materia penal, que incluya disposiciones existentes sobre la
materia de cadena de custodia en el Poder Judicial.
IV. Metodología
Aplicada
● En diferentes
ámbitos que componen el Poder Judicial, se recabaron disposiciones sobre el
tema de la “cadena de custodia de indicios”.
● La recopilación
y análisis de la información contó con el aval de las principales jerarquías de
las dependencias intervinientes.
V. Marco Conceptual
La Unidad de
Supervisión de la Oficina de Planes y Operaciones del Organismo de
Investigación Judicial, en conjunto con la Unidad de Capacitación y Supervisión
del Ministerio Público, investigaron, validaron y determinaron los
procedimientos sobre la cadena de custodia en sus diferentes etapas, por las
cuales debe someterse un indicio.
VI. Definición de
Cadena de Custodia
El criminalista
norteamericano Richard Saferstein expuso uno de los mejores conceptos sobre la
cadena de custodia:
“La continuidad de la
posesión, o la cadena de custodia, debe establecerse siempre que la evidencia
deba ser presentada en corte como prueba. La observancia de los procedimientos
establecidos para registrar el lugar donde se halla la evidencia, para marcarla
e identificarla, y para llenar adecuadamente las fórmulas de remisión de
evidencia para su análisis de laboratorio, son las mejores garantías de que la
evidencia soportará los cuestionamientos sobre lo que sucedió con ella desde
que fue hallada hasta que es presentada en corte. Esto significa que debe
registrarse toda persona que ha tenido posesión o analizada evidencia. (David
Fallas, Charlas sobre cadena de custodia, 2006)”.
Según doctrina chilena,
se entiende por cadena de custodia:
“el conjunto de una
serie de etapas que deben garantizar, con plena certeza, que las muestras y
objetos por analizar y que posteriormente serán expuestos como elementos de
prueba en las diferentes etapas del proceso, son los mismos que se recolectaron
en el lugar de los hechos1
1 Departamento de Ciencias Forenses. (2004).
Manual de recolección de indicios.
San José, Poder Judicial: Departamento de Publicaciones e Impresos, pp. 9, 124.”.
A nivel nacional,
mediante el voto 368-F-92, la Sala Tercera de la Corte Suprema regula el manejo
del indicio material:
[…] los representantes
del Ministerio Público, los jueces y sobre todo la policía, cumplan con los
requisitos mínimos de seguridad en la recolección, preservación, manipulación o
traslado, entrega, custodia y empaque de los objetos decomisados y muestras u
otros elementos de convicción levantados en el lugar de los hechos, de tal
manera que se garantice, con plena certeza, que las muestras y objetos
analizados posteriormente y expuestos tiempo después como elementos de prueba
en las diferentes etapas del proceso, son los mismos que se recogieron en el
lugar de los hechos […].
VII. Conceptos Básicos
● Indicio
material
La palabra indicio proviene
del latín indicium, que significa indicación, anuncio de algo, también
delación o denuncia, resultado del verbo indicare (señalar, anunciar,
declarar), también relacionado con la palabra index, indicis (indicador, señalador,
índice)2
2 Fuente: http://etimologias.dechile.net/?indicio /
26-10-2015. .
Desde el punto de vista
criminalístico, se entiende por indicio todo objeto, instrumento, huella,
marca, rastro señal o vestigio que se usa y se reproduce respectivamente en la
comisión de un hecho. Es decir, es toda evidencia física que tiene estrecha
relación con la comisión de un hecho presuntamente delictuoso, cuyo examen o
estudio da las bases científicas para encaminar con buenos principios toda investigación,
y lograr fundamentalmente: a) la identificación del o los autores, b) las
pruebas de la comisión del hecho y, c) la reconstrucción del mecanismo del
hecho. (Montiel, op.cit, p. 47).
● Evidencia
material
Cuando ese elemento de
interés ha sido evaluado por las personas peritas u otro tipo de personal
científico que brinde un resultado sobre este, reafirma su importancia en la
investigación. Esto porque antes, ese elemento era una posible presunción, y
gracias a dicha evaluación se convierte en evidencia; de allí su raíz
etimológica que viene del latín (claridad, visibilidad), y expresa la cualidad
o situación de lo que se hace visible y manifiesto desde su interior hacia
afuera3
3 Fuente: http://etimologias.dechile.net/?evidencia. 8
● Embalaje
Se define como embalaje
el procedimiento mediante el cual, la persona encargada de la recolección del
indicio guarda, protege, preserva y asegura el elemento de interés, en algún
recipiente para su resguardo. En este sentido,
[…] resalta la
importancia de la descripción del estado de las evidencias cuando se decomisan
para evitar dudas ulteriores relativas a su identidad, lo cual en este caso
concreto también es importante de recalcar, pero esta vez en relación con la
necesaria descripción de la manera como se embala la evidencia por parte de las
autoridades policiales, ya que ello puede ser determinante para identificar a
posteriori si se trata o no de la misma evidencia ante la duda que exista sobre
la misma […]4
4 Resolución 968-2013 de la Sala III de la Corte Suprema de
Justicia.
● Embalaje
interno
Se entenderá embalaje
interno cuando el indicio sea de tal relevancia que requiera cuidados
especiales. Para ello, se procede a su resguardo mediante bolsas o empaques
preparados para dicho fin, que posteriormente, será embalado en otro
recipiente. Su finalidad es de proteger directamente al indicio de posible
contaminación, sustitución, derrames y pérdida de características de interés
desde el punto de vista pericial.
Su importancia de uso, cuando aplique, radica
en que el indicio material no sufra ningún tipo de contaminación, pérdida de
los elementos de interés, alteraciones o que sus características se pierdan y
no se pueda realizar la pericia necesaria o que esta sea infructuosa e
ineficaz.
● Embalaje
externo
En este se realizan los
otros procedimientos de aseguramiento para dar la garantía, sustentar la
integridad del indicio, y en el que se anotan los requisitos legales, esto es,
los datos que identifican ese indicio. En este tipo de embalaje son obligatorios
el sellado, lacrado y etiquetado, para que constituyan una garantía de la
integridad legal del indicio o de la evidencia.
● Bolsas de
Seguridad
Es necesario
identificar los contenedores (bolsas creadas para estos fines) con una cinta de
seguridad. Una vez cerrado el envoltorio con dicha cinta, y si es violentado,
será detectado fácilmente. Esto porque no puede volver a su estado original,
debido a las características propias de dicho envoltorio.
● El Sellado
De acuerdo con el tipo
de indicio por recolectar, en su embalaje final, se debe proteger. Para ello se
utiliza una serie de mecanismos con el fin de sellar el contenedor utilizado
para guardar el objeto, huella, vestigio u otro elemento de interés. Entre los
mecanismos que existen, se encuentran una serie de etiquetas, cintas adhesivas,
etiquetas de seguridad; los cuales se colocan para sellar la abertura y bordes
del artículo, bolsa, caja, sobre, tubo u otro dispositivo. También se emplean bolsas
de seguridad, que dan aún mayor garantía del indicio depositado en ellas;
presentan un nivel de seguridad alto, y su violación es poco probable. No
obstante, si esta se diera, los componentes de la bolsa y la cinta de seguridad
dejarán una marca fácilmente observable.
● Lacrado
Es fundamental para la
identificación de quien recolecta el indicio, su relación con la atención del
sitio y la certeza de que ese indicio fue el que él o ella recolectó. El
lacrado consiste en dejar una marca sobre el embalaje que lo hace
identificable, y que da certeza de que es el mismo que se recolectó en el sitio
del suceso, y que no ha sido abierto o manipulado su contenido por terceros, ya
que se alteraría ese lacrado.
La rotulación permite
la identificación externa del indicio, se ubica sobre el embalaje, ofrece
características de su contenido (la evidencia) y lo relaciona con el caso, es
complemento de la seguridad del embalaje. La rotulación incluye la descripción
del indicio, el número de causa, los nombres de las partes (si se cuenta con
esa información), la fecha y hora en que se recolectó, su ubicación en el sitio
y la dirección de este, así como de quién lo recolectó.
● Etiquetas
de identificación
Todo indicio necesita
cumplir con una serie de requisitos que lo identifiquen. En este caso, se
emplean las etiquetas de identificación las cuales tienen diversos apartados
para reconocer y señalar el objeto de interés. Dichas etiquetas contienen la
información esencial para individualizar el indicio, de otro que se pueda
recolectar en el mismo sitio.
● Bodega de
indicios
Es un lugar o espacio
destinado para el almacenaje de los indicios recolectados durante un proceso de
investigación criminal. Este espacio físico mantiene un control de ingreso
rígido, con una puerta con llavín (que reúna condiciones de seguridad
estrictas) y con un control de ingreso biométrico (ideal). Además, solo debe
existir una llave, que permanecerá en custodia de la persona encargada de
ingreso de los indicios a la bodega. Este sitio debe poseer condiciones idóneas
para que lo almacenado no se vaya a alterar o contaminar.
VIII. La Cadena de
Custodia
Para iniciar el
tema de cadena de custodia de indicios, se procede a ejemplificarlo mediante el
siguiente gráfico de procesos:
Inicio de la cadena de
custodia
La cadena de custodia
está respaldada por diversos documentos jurídicos, que resaltan su necesidad y
relevancia para el proceso investigativo. Entre las resoluciones
jurisprudenciales, dictadas por la Sala Constitucional y fortalecedoras de
nuestra disciplina, cabe citar el voto número 1739-92 de las 11:45 horas del 1º
de julio de 1992. En dicho voto se indica que representa: “un fallo histórico porque
contiene una serie de apreciaciones jurídicas de gran valor para la
institucionalidad del país y para el mantenimiento de nuestra democracia...” De
esa resolución deriva un concepto esencial: el Debido Proceso.
Del voto antes
señalado, también se extrae el principio de inmediación de la prueba. Este es
necesario para que todos los sujetos procesales reciban la prueba de una manera
directa, inmediata y simultánea, para que llegue a conocimiento de la persona
juzgadora sin alteración alguna, en estricto apego a las exigencias del
principio general de legalidad, que se extreman en el campo del proceso penal.
Por lo tanto, se indica que la custodia inicia desde el hallazgo del indicio;
sin embargo, la cadena de custodia iniciará a partir de la recolección del
indicio, por los mecanismos establecidos de identificación, bajo un estricto
control, que garantice en las diferentes etapas del proceso, su identidad y
seguridad jurídica.
Recolección de indicios
De acuerdo con los
Manuales de Recolección de Indicios, por ejemplo, el realizado por el
Departamento de Ciencias Forenses, edición 2015, se establecen los
procedimientos para la recolección de una serie de indicios, que la persona
investigadora o el personal facultado para la extracción y preservación, debe
ejecutar. Aunado a ello, es importante mantenerse actualizado de las
publicaciones y ordenanzas que surjan en esta línea, para con ello proceder
conforme al tema de recolección de indicios. Otro ejemplo es el caso de la Guía
de buenas prácticas para la recolección de indicios (2019), de la Sección de
Bioquímica del Departamento de Ciencias Forenses, que tienen como objetivos: a)
generar en el personal de investigación el análisis sistemático del escenario
del crimen según el delito cometido. b) Desarrollar en el personal de
investigación capacidad analítica y de observación. c) Definir un Modelo de
Operación por procesos en la parte investigativa del Organismo de Investigación
Judicial, hacia una cultura de calidad. d) Crear un modelo de priorización tipo
TRIAGE en indicios para descentralizar el envío de indicios al Departamento de
Ciencias Forenses.
Con base
en lo anterior, se debe tener en cuenta las directrices para la recolección de
indicios con características especiales por su peligrosidad (sean materiales
peligrosos, objetos, fuentes radiológicas, fluidos infectocontagiosos, cepas)
en el sentido de ejecutar la debida coordinación, según corresponda al ente
experto; por ejemplo, bomberos, Ministerio de Salud, Ministerio de Seguridad Pública,
entre otros.
También es fundamental que, en los casos de
decomiso de materiales inflamables, como cilindros de gas propano, butano,
acetileno, oxígeno, así como cualquier otro tipo de cilindros con gases, otros
contenedores y tanques con sustancias combustibles, se procure la entrega de
estos a sus legítimos propietarios (cuando sea procedente y según lo ordenado
en la Dirección Funcional); o bien, se gestione por medio del Ministerio
Público la designación de un depositario judicial ante el juzgado penal
correspondiente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 200 del Código
Procesal Penal5
5 Circular 188-17 de la Corte Suprema de Justicia .
Cuando se deba ejecutar
la destrucción de cualquier tipo de material peligroso, se realizará una consulta
previa a la regencia química institucional, para que se defina el procedimiento
por seguir para el caso en específico6
6 Circular 188-17 de la Corte Suprema de Justicia..
Al momento en que se
necesite una pericia, se procederá a la remisión de los materiales decomisados,
al Departamento de Ciencias Forenses, con la finalidad de que este coordine los
análisis pertinentes para determinar la naturaleza y cantidad del contenido de
los cilindros, contenedores o tanques. Para lo anterior, se debe cumplir con los
procedimientos de entrega, traslado y se debe establecer la trazabilidad de los
indicios, de acuerdo con lo estipulado en el presente Protocolo.
Es importante describir
el indicio en los diferentes mecanismos de registro de información, según
corresponda; por ejemplo: en las actas de inspección ocular y recolección de
indicios, actas de secuestro, actas de recibido, actas de hallazgo y otras de
igual alcance legal; cuya información debe ser coincidente con la información
ingresada a la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712.
Cuando la policía
administrativa, civiles o personas fuera de la esfera del Poder Judicial y en
materia penal deban entregar algún indicio, que se encuentre resguardado en un
empaque cerrado, se describirá su contenido si es posible observarlo a través
del empaque, caso contrario, se describirá su embalaje indicando el posible
contenido, mismo que se evidenciará hasta cuando sea necesaria su apertura para
verificar y describir su contenido mediante un acta de apertura; seguidamente
la autoridad judicial que lo recibe procederá con el embalaje, confección de la
Boleta Única de Cadena de Custodia F-712 y el registro en los libros físicos y
electrónicos, que al efecto se lleven en cada oficina.
El embalaje de
indicios.
Es un proceso esencial
al momento de la recolección de un indicio, por cuanto guarda, protege,
preserva y asegura el elemento de interés recolectado. Para ello se requiere de
la aplicación de pasos básicos como el sellado, lacrado y etiquetado
(completamente confeccionado) del soporte que contiene el indicio. Cabe
destacar que, el uso de los sellos, lacrados y etiquetados es
obligatorio y aplican con la finalidad de proteger el indicio o la evidencia, y
así garantizar su identidad7.
7 Resolución del Tribunal de Casación
161-01 del 16 de febrero de 2001
Es fundamental que
todo el personal, que tiene contacto con el embalaje de indicios, utilice las
siguientes etiquetas vigentes y aprobadas por la Sección de Desarrollo
Organizacional del Departamento de Planificación, con el fin de sellar el
contenedor empleado para guardar el indicio. Entre los mecanismos existentes de
mayor seguridad, se encuentran las etiquetas que fuesen comunicados mediante el
Informe 52-DO-2016, del 13 de junio del año 2016. Es imprescindible mantenerse
al tanto de toda publicación al respecto, pues dichas normas pueden ser
actualizadas y modificadas, por lo que es obligación del personal judicial
estar pendientes de utilizar los mecanismos vigentes. A continuación, se
adjuntan las imágenes de las etiquetas antes dichas:
Aunado a lo anterior, y conforme al protocolo
establecido en la circular 23-DG- 2018 de la Dirección General del Organismo de
Investigación Judicial, procede a la elaboración del DISCO MAESTRO para el
almacenamiento de todas las fotografías digitales y videos tomados durante la
atención del sitio de suceso, y en ese sentido dicho disco debe ser embalado en
el sobre registrado bajo la orden de trabajo N° ot.48130, como se observa en la
siguiente imagen:
Respecto a los
vehículos de interés para la investigación, deben ser tratados igual que
cualquier indicio, en cuanto a custodia y registros de datos que existen al
efecto. Además, en caso de su recolección, sellado, lacrado e identificación,
se ejecuta un inventario para vehículos decomisados, con el formulario F-303,
para garantizar la integridad y características del vehículo que se traslada
(ver imagen).
Boleta Única de Cadena
de Custodia F-712.
Esta boleta es una
herramienta que permite identificar el indicio, que se coloca posterior a su
embalaje en el sitio. Una vez finalizado el embalaje del indicio respectivo en
el lugar, se debe confeccionar de una vez la BOLETA ÚNICA DE CADENA DE
CUSTODIA (F-712), con toda la información del caso, a saber: autoridad
judicial, tipo de delito, número único, número de libro y de folio -número
consecutivo de indicio (el cual se obtiene al
registrar la información de los indicios recolectados, una vez que se llegue a
la oficina, mediante registros establecidos que más adelante se detallarán), lugar de
recolección, nombre de la persona recolectora, fecha y hora de la recolección y
la descripción en el espacio correspondiente del paquete de indicio, haciendo
referencia al tipo de soporte y lo que contiene (ej. Una caja de cartón
debidamente embalada, que contiene documentación varia, ver “medio de
recolección” como por ejemplo el acta de secuestro 765432). Respecto a la entrega
y recibido se hará constar a puño y letra cuando se configure la inmediatez y
la unidad del acto, con quien lo vaya a recibir, en esta boleta. Para
mayor ilustración se adjunta la siguiente imagen de esta boleta:
En caso de que una
boleta posea todos los espacios de entrega y recibido completos, se procederá a
confeccionar una segunda boleta. Esta contendrá la misma información que la
primera en cuanto a la identificación, y se dará seguimiento a la trazabilidad
partiendo del último recibido de la que la antecede.
Cuando se haya
autorizado, para la realización de la pericia, la alteración o destrucción de
los indicios remitidos, así como sus embalajes, la Boleta única será devuelta a
la Autoridad Judicial. Pero cuando el indicio/evidencia mantenga su existencia,
este deberá permanecer acompañado de la Boleta única en el despacho
correspondiente.
Custodia de indicios.
Desde que se ubicó,
recolectó y se culminó el proceso de embalado de indicios en el sitio, se debe
mantener el resguardo de ello para brindar integridad, identidad y garantía
jurídica. Con dicha acción, se pretende que cada persona con el poder y
obligación de resguardo de indicios deberá registrarse conforme a los pasos de
entrega y de recibido dentro de los mecanismos de cadena de custodia.
Quedan totalmente prohibidos
los adelantamientos en el paso de entrega de indicios, lo que significa
que, no se debe registrar la entrega del indicio en la cadena custodia si el
mismo no se entrega en ese mismo acto; esto evita que queden espacios en blanco
para quien debiera de recibirlo, y se preserva la seguridad jurídica de todo el
proceso.
Transporte de indicios.
Otra de las fases
fundamentales para asegurar la certeza y confiabilidad del indicio, de manera
que no sufra daños o alteraciones, ya sea por el movimiento del objeto o bien
por cambios en el ambiente, consiste en su transporte. Por lo anterior, se debe
tener en cuenta que el transporte debe reunir condiciones de seguridad para la
protección de la integridad del indicio, y dada la naturaleza de cada uno de
estos, es que se requieren ciertos mecanismos especiales.
Ejemplo de lo anterior: se pueden utilizar
mecanismos que mantengan en frío el indicio para su preservación (conocido como
cadena de frío); es decir, que el personal a cargo está en la obligación de
ejecutar las acciones necesarias para que el transporte sea el idóneo para
preservar la integridad de los indicios.
Los cuerpos de personas
fallecidas, al igual que cualquier otro indicio, se deben manipular siguiendo
los procedimientos de la cadena de custodia8 entre ellos, se
realizan tomas fotográficas para registrar lo actuado (antes del embalaje y
después de el), tanto en la etapa de la preparación del cuerpo, como en la
colocación del marchamo a la bolsa sellada para cadáver, que además debe ser
rotulada; tal y como se muestra en las siguientes dos imágenes.
8 Circular N°193-15 del Consejo Superior del
Poder Judicial.,
Registro de datos correspondientes a los indicios.
Con la finalidad de asegurar la cadena de custodia, el personal una vez
que ingresa a su dependencia, deberá registrar la información correspondiente a
los indicios recolectados. Este registro se debe efectuar en el Libro de
Registro y Cadena de Custodia de Indicios9 “F-421”, del
cual se extrae el número de consecutivo de indicio, el folio y el número de
libro, información que se traslada a la Boleta Única de Cadena de Custodia,
para con ello lograr completar la identificación total del indicio.
9 Mecanismos de Controles Administrativos –
Organismo de Investigación Judicial, 2007
Por otra parte, la persona cuando ya registró los indicios en los
mecanismos establecidos, procederá seguidamente a entregarlo a la persona
encargada de la bodega de indicios, respetando los pasos de entrega en la
cadena de custodia y seguida por la recepción de esta persona encargada, para
ello anota su nombre completo, oficina, fecha, hora y firma.
En caso de que sea necesario realizar algún tipo de corrección en los
registros físicos, no se admitirán tachaduras u otra manera de alteración.
Dichas correcciones deberán realizarse por medio de una nota o comentario10
10 Circular
188 -2017 de la Corte Suprema de Justicia.debidamente aprobada por la Jefatura.
Almacenamiento de Indicios
Toda oficina debe contar con una bodega destinada para el
almacenaje de los indicios; la cual estará a cargo de la jefatura y de la o las
personas que así disponga esta última. Esta bodega debe contar con mecanismos
de seguridad que permitan resguardar los indicios de diversa naturaleza, los
cuales deberán estar distribuidos según su naturaleza, en compartimentos
debidamente identificados. De forma ideal, dentro de esta bodega deben estar
los otros mecanismos para custodiar los indicios, tales como archivadores, caja
fuerte, cámara de frío y otros. En caso de contar con espacios abiertos como un
patio, estos podrán ser utilizados únicamente para vehículos u objetos que por
su dimensión no pueda ser materialmente almacenados dentro de la bodega,
procurando garantizar su identidad y conservación.
Trazabilidad Paralela a la Boleta Única de Cadena de Custodia.
Este es un nuevo concepto para identificar la actividad de la entrega y
recibido de indicios de forma excepcional, ya que, como regla general,
siempre serán entregados mediante los registros existentes, sean físicos o
electrónicos por medio de la unidad del acto antes indicada. Es así como esta medida
excepcional y ante necesidades, se suprime de realizar dicha actividad en
la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712, por medio de una Trazabilidad
Paralela Electrónica o Física; necesidades tales como: el alto flujo de
indicios, el gran costo de tener personas destinadas a esa única labor, para
una celeridad idónea de registrar las entregas de los indicios, o cualquier
otra situación que impida la entrega inmediata del indicio, se omite entonces
en la entrega del indicio que se anote los datos de la persona que lo había
recibido en la citada boleta; no obstante, sí debe quedar registrado el
nombre de la persona que asume la entrega del indicio en lugar de quien la
había recibido, seguido de la anotación de los datos correspondientes de la
persona que lo recibirá.
Para la Trazabilidad Paralela a la Boleta Única de Cadena de Custodia,
se pueden utilizar varios recursos electrónicos tales como el SADCF, que es un
sistema que pertenece al Departamento de Ciencias Forenses, o bien, el SIMEL
que es un sistema que pertenece al Departamento de Medicina Legal. También
existe el Libro de Novedades ECU, correos electrónicos oficiales, oficios
físicos o digitales, o bien por medio de cualquier otro sistema oficial que sea
instaurado en el Poder Judicial; procedimiento de entrega y de recibido de
indicios que deberá permanecer almacenada en cada despacho, para ser presentada
a la autoridad judicial ante cualquier cuestionamiento sobre la existencia excepcional
de un salto en la cadena de custodia, mismo que consiste en que podrá aparecer
el registro de entrega con los datos de una persona diferente a quien lo había
recibido, según las necesidades antes dichas.
Estas entregas por medio de la trazabilidad paralela contendrán
obligatoriamente la siguiente información: número de indicio, número único,
descripción, quien entrega y quien recibe, fecha y hora del acto (en caso de
que la trazabilidad sea en físico se hará constar las firmas de los
intervinientes del acto).
Como se indicó anteriormente, en caso de ser solicitado por alguna
autoridad que conozca del caso, se confeccionará un oficio, con la
justificación por el uso excepcional de la entrega de indicios por medio de la
trazabilidad paralela y podrá aportar imágenes del sistema empleado donde
conste la trazabilidad o copia certificada de los mecanismos físicos
utilizados, y que en el cuerpo de dicho oficio se señale la siguiente
descripción:
“En este acto quien suscribe (jefatura), da fe de que el indicio
número _____________ es el mismo que ingresó, siempre se mantuvo con la debida
custodia y la persona encargada de su custodia no realizó la entrega por cuanto
estaba _________ (libre, de vacaciones, incapacitado, dejó de laborar, hubo
cambio de guardias, u otro motivo justificante), por lo cual autoricé la
entrega en la cadena de custodia, efectuada por parte de (nombre de la
persona)”11
11 Requiere firma de la jefatura, hora y fecha.
Destinos de los Indicios.
Respecto al tema del destino de indicios, dependiendo del caso, el
indicio, puede ser devuelto según a quien pertenezca, bajo la debida
autorización de la jefatura y bajo la respectiva dirección funcional, o bien
por resolución judicial, seguida de un acta de entrega del objeto12
12
Sesión 80-02 del 24 de octubre de 2002, artículo XLIII, del Consejo Superior. .
La remisión del indicio del cual se requiera realizar algún peritaje,
estudio o requerimiento, de acuerdo con el caso concreto debe ser remitido lo
antes posible quedando prohibido el envío de indicios por correo interno o
externo según Acta del Consejo Superior del Poder Judicial N.º 031 – 2003. Esto
porque no cuenta con las medidas de seguridad adecuadas. Para la devolución; se
deberá confeccionar las fórmulas establecidas con los datos completos conforme
al indicio, la cual deberá ser firmada por los medios autorizados: firma
física, firma digital, electrónica y holográfica13
13 Artículo 2 Reglamento sobre Expediente
Judicial Electrónico, Ley General de la Administración Pública, art. 122 y 123,
artículo 6 bis, Ley Orgánica del Poder Judicial y la Ley 8454, Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos. (No se aceptará
solicitudes enviadas vía fax)..
En caso de que el indicio o evidencia deba ser analizada por dos despachos
diferentes, se deberán realizar las solicitudes de dictamen correspondientes.
Ello implica en considerar cuál de los despachos realizará las pericias de
primero, para cuando termine su peritaje o análisis, se traslade el indicio a
los siguientes despachos; siempre haciéndose acompañar por la boleta única
indicada debidamente confeccionada.
En aquellas causas donde procede el depósito judicial de vehículos, la
fiscala o el fiscal gestionará lo correspondiente ante el juzgado de la etapa
preparatoria, para lo cual se fundamentará en las reglas contenidas en los
artículos 1360 al 1366 del Código Civil.
Deberá solicitar expresamente que, en la resolución donde se decreta el
depósito judicial, se incluyan el deber de exhibición del bien dado en depósito,
así como las limitaciones de no vender, donar, traspasar, gravar, o en alguna
forma, enajenar el bien, bajo la advertencia de ser acusado(a) por el delito de
estelionato (artículo 217, inciso 4, Código Penal), y de conformidad con lo
dispuesto en las circulares 19-ADM-2002 y 08-ADM-2014.
Las fiscalas y los fiscales no pueden
ordenar el depósito judicial de vehículos, por lo que siempre deberán
solicitarlo según lo indicado previamente.
Asimismo, cuando la investigación se encuentre relacionada con narcotráfico
o crimen organizado, se deberá comunicar el decomiso de vehículos al Instituto
Costarricense sobre Droga. El Instituto indicará si el bien es de interés para
ellos, y, por lo tanto, asume su custodia, o en su defecto, la fiscala o el
fiscal remitirá el bien al Depósito de Vehículos.
En aquellos casos en que no sea posible la devolución del vehículo, se
ordenará el traslado del bien mueble al Depósito de Vehículos. Se solicitará el
comiso correspondiente. Una vez ordenado el comiso, se debe verificar que se
haya remitido la comunicación de este al Departamento de Proveeduría Judicial.
En cuanto a dinero, títulos valores y objetos de alto valor económico,
la policía en caso de ingresarlos a su sede debe registrar este tipo de
evidencia en los respectivos libros; en el caso del Ministerio Público, lo
harán en el Libro de Registro para Depósitos Bancarios y en el archivo
electrónico de control de depósitos bancarios. Asimismo, cuando corresponda, se
deberá depositar de manera inmediata en la cuenta corriente del Instituto
Costarricense sobre Drogas (que este mantiene en el Banco de Costa Rica) a más
tardar veinticuatro horas después de que el juzgado correspondiente habilite la
cuenta bancaria y que previamente fue solicitada por la fiscalía, misma que
deberá mantener estrictamente actualizado un archivo electrónico de control de
depósitos bancarios. Este contendrá la siguiente información: fecha de
depósito, número de boleta de depósito, monto y tipo de moneda depositada,
número de cuenta, número único de expediente vinculado con el depósito, nombre
completo de las partes, número de folio del libro de registro para depósitos
bancarios donde está agregada la copia de la boleta de depósito, nombre de la
persona depositante. Posteriormente a dicho depósito, se deberá remitir copia
de este al Instituto Costarricense sobre Drogas.
Es importante que, el Ministerio Público gestione la asistencia del
Organismo de Investigación Judicial o de la Fuerza Pública, la disponibilidad
de al menos un oficial para acompañar a la persona encargada de realizar el
depósito, cuando se trate de montos de alto valor económico, tal y como se
establece en la circular de la Corte Plena N° 043-2010.
El comprobante original del depósito se
adherirá en el Libro de Registro Depósitos Bancarios, que para ese efecto
mantiene la fiscalía, y una copia del depósito deberá ser facilitada a la
persona técnica judicial, para que sea agregada al legajo principal del
expediente. La fiscalía a cargo de la causa procederá a verificar que la
cantidad depositada concuerda con la indicada en el acta de apertura realizada,
y corroborará que el dinero se depositó de forma íntegra, en el plazo
establecido y en la cuenta correcta.
En el caso de decomisos de dinero que no sean recibidos por las entidades
bancarias, tales como algunas monedas y billetes extranjeros o moneda nacional
fuera de circulación, deben remitirse inmediatamente al depósito de objetos
decomisados para su resguardo, hasta tanto se determine su destino final. Y así
se hará constar en el registro de movimientos correspondientes en el libro de
registro citado.
Cuando se trate de joyas de alto valor económico, se procederá con la
recepción y registro indicado en este Protocolo. Para ello se realiza, de
manera detallada, la apertura de los indicios (joyas), se constata la
descripción de los objetos y se ordenará la pericia para la valoración
correspondiente. Una vez realizado el peritaje, deben remitirse las joyas al
Depósito de Objetos. En el caso de las joyas y otros objetos de valor, que se
deban mantener el tiempo necesario en el despacho u oficina policial, se
dispondrá su ubicación en una caja fuerte.
Es importante tomar en cuenta que el personal correspondiente deberá
confeccionar los registros de salida en los mecanismos utilizados (físicos o
electrónicos, para cancelarlos del Haber de indicios de la oficina). Además,
los indicios pueden contener varios destinos, entre ellos, despachos como al
Ministerio Público, Judicatura y otros como los siguientes:
1. Depósito de Objetos
En apego al artículo 45 de la Ley Orgánica del Organismo de
Investigación Judicial, cuando se deba custodiar en el depósito, los objetos y
demás pruebas decomisadas, que, como consecuencia de las investigaciones,
llegaren a este organismo; deberán de hacerse llegar conforme al protocolo de
recepción, que a los efectos se establezca en esa dependencia.2
2. Departamento de
Ciencias Forenses14
14 En adelante D.C.F.
Con el fin de orientar la gestión judicial para dar respuestas
satisfactorias de una forma organizada, y para optimizar los recursos
disponibles en función de las prioridades definidas dentro del Departamento de
Ciencias Forenses (D.C.F.), el Consejo Superior del Poder Judicial en sesión
No. 45-19 celebrada el 17 de mayo de 2019, artículo LXI, dispuso autorizar el
listado de servicios mediante la CIRCULAR No. 92-2019.
Aunado a lo anterior, se debe tener en cuenta que, cuando los indicios
deban ser trasladados al D.C.F para alguna de las pericias que se brinda en ese
Departamento; deberán ser enviados con la Solicitud de Dictamen Pericial para
el Departamento de Ciencias Forenses (F-083-i); de forma que se describa de
manera completa y adecuada la información requerida en dicha solicitud y se
dirijan a la Sección que corresponda, debidamente embalados, con la boleta
única de cadena de custodia F-712. En caso contrario, el Departamento de
Ciencias Forenses no recibirá los casos, si la documentación o el indicio no va
conforme a los requisitos establecidos 15
15 [1] Circular 28-DG-2018 del 05 de abril del
2019. [1].
Cuando el indicio tenga como destino los laboratorios del D.C.F y luego
el Archivo Criminal, se deberá dejar la anotación correspondiente en el
apartado Observaciones, para que se proceda con la coordinación en el traslado
del indicio al Archivo Criminal; siempre deberá adjuntar la Boleta Única de
Cadena de Custodia F-712 y copia de la Solicitud de Dictamen.
Aquellos indicios o evidencias que requieren de un estudio o análisis
pericial en las Secciones de este Departamento y que son trasladados de
Patología Forense 16 igualmente deben cumplir con los requisitos de admisibilidad indicada
en un lapso no mayor de diez días hábiles. Ahora bien, el manejo y custodia de
indicios en el D.C.F. sigue lo establecido en el Procedimiento de Operación
Normado Gestión de Solicitudes y Manejo de Indicios P-DCF-GCT-JEF-08, según el
sistema de gestión de calidad sustentado en las normas de calidad ISO 17020 e
ISO 17025.
16 [2] CIRCULAR N° 012-DG-16/ID 5309[2],
En cuanto a la trazabilidad de la cadena de
custodia: una vez recibido el indicio por personal del D.C.F. se procede a
realizar una trazabilidad única en el Sistema Automatizado del Departamento de
Ciencias Forenses (SADCF); es decir, a lo interno no se usará la Boleta Única
de Cadena de Custodia F-712, hasta que proceda la devolución del indicio luego
de finalizada la pericia por medio del Dictamen o informe correspondiente.
Posteriormente, si una vez analizado no queda materialmente el indicio (cuando
se consume el indicio), las boletas F-712 se mantienen en el D.C.F. hasta que
sean retiradas por el Ministerio Público, caso contrario se mantiene la boleta
única de cadena de custodia junto con el indicio o con parte de él luego de la
pericia hasta que se disponga su destino por la autoridad competente.
3. Departamento de Medicina Legal17
17 En
adelante D.M.L.
Con el fin de orientar la gestión judicial para dar respuestas
satisfactorias de una forma organizada para optimizar los recursos disponibles
en Departamento de Medicina Legal (DML), en la Solicitud de Dictamen Médico
Legal (formulario F-137i) se establecen las funciones de cada Sección u Oficina
que conforman el Departamento.
Según lo anterior expuesto, se debe tener en cuenta que para solicitar
la valoración de persona viva o fallecida o cuando existan indicios; por
ejemplo: documentos médicos, restos humanos, piezas anatomopatológicas, láminas
de histología, bloques de parafina, armas y objetos para comparación con
heridas, que deban de ser trasladados al DML para alguna de las pericias que
allí se brinda; estos deberán ser enviados con la Solicitud de Dictamen Médico
Legal para el Departamento de Medicina Legal (F-137i).
Esta solicitud:
a. Se dirige a la Sección o Unidad a la cual
se solicita la pericia.
b. Debe describir de manera completa y
adecuada lo que se desea valorar.
c. Si el caso corresponde a una ampliación de
un Dictamen Médico Legal previo, debe constar el número de dicho dictamen.
Aunado a lo anterior:
1. Los casos para valoración por posible mala
práctica médica deben venir acompañados de la copia de la denuncia
correspondiente.
2. Las solicitudes de autopsia médico legal
deben venir acompañadas del Informe Sobre Muerte en Investigación y los
expedientes médicos, cuando la muerte se haya producido en un centro médico.
3. Los indicios deben ingresar debidamente
embalados, con la boleta única de cadena de custodia F-712.
Si la documentación o el indicio no están conformen a los requisitos
establecidos:
1. En el caso de personas vivas o fallecidas,
o restos humanos que requieran cadena de frío, se recibirá el caso y se
registrará como una inconsistencia mediante los mecanismos que se han
establecido al efecto.
2. Para todos los otros indicios, se
devolverá el caso a la Autoridad Judicial correspondiente, para que se corrijan
las inconsistencias detectadas.
En términos generales, el manejo y custodia de indicios en el DML, sigue
lo establecido en los procedimientos de “Manejo de Indicios del Área de
Patología” y “Manejo de Indicios del del Área Clínica, según el sistema de
gestión de calidad sustentado en la norma de calidad ISO 17020.
En cuanto a la trazabilidad de la cadena de custodia: una vez recibido
el indicio por personal del DML, se procede a realizar la trazabilidad de este,
por medio de los Sistemas Electrónicos del Departamento (SIMEL y SAPF) así como
en los controles documentados en los procedimientos de manejo de indicios antes
indicados. Si una vez analizado no queda materialmente el indicio, por ejemplo,
cuando se consume completamente en el caso de restos humanos o piezas
anatomopatológicas o cuando el expediente médico se devuelve al centro médico
hospitalario, en los casos donde se establece manera de muerte natural o
accidental desde el punto de vista médico legal, las boletas F-712 se mantienen
en el DML en el legajo del caso. Caso contrario, se mantiene la boleta única de
cadena de custodia junto con el indicio o con parte de él luego de la pericia
hasta que se disponga su destino a la autoridad competente de la siguiente
manera:
Los documentos médicos se trasladarán por medio de coordinaciones con
las autoridades correspondientes, así como los demás indicios; se enviará un
correo electrónico a la Autoridad Judicial competente indicando que deben
realizar la recolección del indicio valorado en la Sección o Unidad del DML que
corresponda.
4. Depósito de
Vehículos
En caso de atender un escenario donde se involucre un vehículo, el
personal que ejecute la investigación, por medio del Ministerio Público podrá
ordenar remitir el vehículo para su custodia, o bien, para realizar diligencias
útiles, necesarias y pertinentes para el caso; por ejemplo, efectuar la
Inspección Ocular y Recolección de Indicios.
Cuando se han recolectado vehículos, deben registrarse en los mecanismos
ya citados; y cuando sean enviados a este Depósito, irán acompañados con la
Boleta Única de Cadena de Custodia F-712, que se colocará con el inventario de
vehículos.
anterior, en observancia a las
Acciones para Fortalecer el Sistema de Control Interno, que se estableció en la
CIRCULAR No. 106-2017 del Consejo Superior del Poder Judicial. La idea es
estandarizar pasos por seguir, en estos casos de vehículos decomisados en
procesos penales para lo cual fue designado este Depósito; siguiendo los
lineamientos que a continuación se detallan:
● Que todos aquellos secuestros de vehículos automotores o partes
de este, que por las circunstancias particulares del hecho investigado deban
ser trasladados al Depósito de Vehículos de la Ciudad Judicial,
independientemente de la jornada, deben ser acompañados del formulario F-308,
en el cual se describe el inventario del automotor.
● Además, se debe confeccionar la Boleta Única de Cadena de
Custodia F-712, que será entregada con el formulario mencionado; la Boleta
continuará en el expediente físico con que cuenta cada vehículo ingresado al
Depósito, que registra la trazabilidad del indicio para inspecciones, pericias
o entregas, según se disponga en la causa penal que la tramita.
En este sentido y una vez recibido el indicio en el Depósito, si es en
horas no hábiles, el oficial de seguridad que lo recibe, lo deberá entregar al
siguiente de forma sucesiva en la cadena de custodia, hasta que se realice la
entrega del vehículo a los Auxiliares de Bodega, quienes son los encargados de
ingresarlos en los espacios correspondientes dentro del patio del Depósito. Sin
embargo, si se realiza la trazabilidad por otros medios físicos o electrónicos,
se suprime la entrega por medio de la citada boleta.
En caso de horas hábiles, los Auxiliares de Bodega encargados de
ingresar los vehículos, serán quienes lo reciben, para ello se anotan en el
espacio de la boleta indicada; precedidos del nombre, firma, oficina, fecha y
hora de entrega por parte del personal realizará la entrega del automotor.
En aquellos casos en que haya solicitado y definido el comiso
correspondiente; el cual una vez verificado, se debe comunicar al Departamento
de Proveeduría Judicial. Y ante la entrega del bien a un particular mediante la
respectiva orden, se registrará la entrega en la boleta indicada anteriormente,
luego de confeccionada y firmada por la persona que entrega y por quien lo
recibió, se procederá a almacenar la boleta en el expediente físico.
5. Arsenal Nacional del Ministerio de Seguridad Pública.
Las armas de fuego de fabricación industrial o casera, la pólvora, los
cartuchos de dinamita y las granadas deben ser remitidas al Arsenal Nacional,
con la documentación de entrega original debidamente firmada y sellada, así
como el carácter de la entrega (custodia o destrucción). Deberá presentarse
esta información también en forma digitalizada, conforme a la documentación
requerida por dicho Arsenal.
Además, ante la existencia de otros pertrechos de origen militar deberán
ser remitidos a dicho lugar, con las medidas de seguridad correspondientes, o
mediante la estricta coordinación con la Dirección de Inteligencia y Seguridad
Nacional.
Las armas de salva, de aire comprimido (copas o balines), las armas de
lanzamiento de luces de bengala, las municiones de cualquier calibre y los
cargadores deben de ser remitidos al Depósito de Objetos Decomisados18
18 Según Circular 188-2017, 171-12, 158-2013 y
06-2017 de la Corte Suprema de Justicia.. 30
6. Patrimonio
Arqueológico
Se procederá con la recepción de acuerdo con los procedimientos
establecidos en el presente protocolo y registro correspondiente; de ser
posible, coordinar de inmediato con personal del Museo Nacional para que estén
presentes en la diligencia. De lo contrario, en el plazo de 72 horas, se
gestionará ante el Museo Nacional la realización de la pericia de autenticidad
de las piezas decomisadas por supuestas infracciones a la Ley de Patrimonio
Arqueológico19
19 Circular 16-2000 del Ministerio Público y la
Circular 188-2017, artículo 30 de la Corte Suprema de Justicia, y artículo 200
del Código Procesal Penal. .
En caso de que la persona a cargo del peritaje determine la autenticidad
de las piezas, la fiscala o el fiscal a cargo de la investigación ordenará la
entrega al Museo Nacional, órgano encargado de la custodia de dicho material
histórico. Caso contrario, si las piezas no son auténticas, deberá ordenarse su
destino (Depósito de objetos, devolución del objeto, destrucción u otros).
Siempre se consignarán los movimientos de la evidencia, en los libros físicos y
electrónicos que se lleven al efecto para su debido control.
7. Instituto Costarricense Sobre Drogas20
20 En
adelante I.C.D.
Si un indicio u objeto es obtenido durante la investigación de delitos
contemplados en la Ley sobre Estupefacientes, Sustancias Psicotrópicas, Drogas
de Uso no Autorizado, Actividades Conexas, Legitimación de Capitales y
Financiamiento al Terrorismo y su Reglamento; entre ellos: joyas, equipo de
radio en buen estado, teléfonos celulares con tecnología de punta, y en general,
artículos que puedan ser utilizados en el combate contra el narcotráfico y el
Crimen Organizado, serán puestos en conocimiento del I.C.D.
Cuando se efectúe el decomiso de un vehículo relacionado con delitos de
Infracción a la Ley 7786 (Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas,
drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y
financiamiento al terrorismo) se deberá comunicar al I.C.D., y al mismo tiempo,
coordinar su custodia o en su defecto, si no existe interés por parte de este
Instituto, la fiscala o el fiscal remitirá el bien al Depósito de Vehículos.
Si existe interés por parte de dicho ente, la
evidencia será remitida para su custodia. Por otra parte, siempre y cuando no
sean objeto de alguna pericia, se mantendrá en custodia de la autoridad.
8. Archivo Criminal
Los indicios que se recibirán en esta Sección para un caso de huellas
recolectadas deberán hacerse llegar con la siguiente documentación:
● Solicitud de Dictamen Pericial
oficial.
● Acta de Levantamiento y Fotografiado
de Huellas latentes F-274.
● Tarjetas de impresiones lofoscópicas
para descarte (si se cuenta con ellas).
● Boleta Única de Cadena de Custodia
F-712.
● Los indicios debidamente embalados.
La documentación requerida para la recepción de un indicio para el
levantamiento de huellas será:
● Solicitud de Dictamen Pericial
oficial.
● Boleta Única de Cadena de Custodia
F-712.
● Los indicios debidamente embalados.
En el caso de indicios recolectados por personal de la Sección de Imagen
y Sonido del Departamento de Ciencias Forenses, se harán por medio del reporte
del sistema QUICK DME, debidamente embalados y a lo interno del Archivo, se
aplicarán los mecanismos de trazabilidad interna.
En la Boleta Única de Cadena de Custodia no se deben describir como
parte del Indicio, el Acta de Levantamiento ni las tarjetas de impresiones
lofoscópicas que se aporten para descarte.
Si los indicios corresponden a huellas almacenadas en registros
digitales, deberán recolectarse en medios de almacenamiento electrónico y se
procederá con los formalismos de embalaje e identificación mencionado en este
protocolo.
Cuando en el Acta de Levantamiento y Fotografiado de Huellas latentes
F-274, se hace constar que fueron recolectadas mediante tarjetas de registro
F-273 y otras por medio de imágenes fotográficas, deberán ser enviadas al
Archivo Criminal de manera simultánea; caso contrario no se recibirá la
documentación.
Registro
Luego de verificar la información consignada en los documentos antes
descritos, el personal del Archivo Criminal le asignará un consecutivo interno
a dicho caso, e ingresará la información en el sistema Expediente Criminal
Único ECU y firmará el recibido en la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712.
Entrega interna
Posterior al registro, se traslada el caso a la persona encargada de
Admisibilidad, quien es la responsable de la Bodega Exclusiva para custodiar
los indicios. Dicha persona deberá realizar la apertura de estos, según las
disposiciones del Manual de Procedimientos de la Unidad de Lofoscopía, luego
procederá a trasladarlo al Coordinador para que este proceda a la asignación
del caso a las personas peritas; en cada una de las etapas, las personas
involucradas en el peritaje deberán completar los espacios correspondientes en
la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712.
Despacho del caso
La persona técnica de Admisibilidad será quien despache los Dictámenes
Periciales, en los cuales se adjuntarán las tarjetas de impresiones
lofoscópicas para descarte, el Acta de Levantamiento y Fotografiado de Huellas
Latentes F-274 y la evidencia, cuando corresponda.
Las tarjetas de registro de huellas y las fotografías ya analizadas,
quedarán en resguardo del Archivo Criminal o en la Delegación Regional de la persona
perita lofoscópica que haya remitido el caso, que irá acompañada con la Boleta
Única de Cadena de Custodia F-712; respecto al Dictamen Criminalístico será
remitido al Ministerio Público. Todo lo anterior quedará a disposición de la
autoridad judicial competente, que así lo requiera mediante solicitud escrita.
Otros aspectos de interés
La documentación custodiada en el Archivo Criminal o en la Delegación
Regional quedará sujeta a los plazos de destrucción, según la Tabla de Plazos
de Conservación establecidos por la Corte Suprema de Justicia.
9. Cadena de
Custodia en la Sección de Cybercrimen
Recepción y registro
Al recibirse los indicios debidamente21 embalados y con la Boleta Única de Cadena de
Custodia F-712 en dicha Sección, deben ser acompañados de la respectiva
solicitud, según el formulario establecido al efecto.
21 Caso contrario no se recibirá el indicio.
Además, al realizar las pericias a lo interno, se generan indicios según
sea el caso, los cuales, una vez recolectados, se proceden a embalar
correctamente y a adjuntarle la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712.
En todos los casos mencionados, se procede a registrar en el Libro de
Registro y Cadena de Custodia de Indicios F-421; así como en el Libro
Electrónico de Indicios. A excepción de cuando se realiza la pericia y conforme
a la inmediatez se encuentre el personal que lo va a retirar, se hace la
entrega por medio de Boleta Única de Cadena de Custodia F-712.
Custodia en Bodega.
Luego que el personal de Recepción culmina dicho proceso, se dirigirá a
entregárselo a la única persona encargada de la Bodega, donde
permanecerán en custodia y bajo estricto ingreso a la misma (por el
encargado(a) de indicios y la jefatura) hasta que sea ordenado trasladárselo a
quien lo vaya a recibir, sea para análisis pericial o bien que luego de ello,
se devuelva a custodia en bodega hasta cuando, en definitiva, deba salir de la
Sección.
Se harán las entregas usando los registros, mediante el Libro de
Registro y Cadena de Custodia de Indicios F-421, Boleta Única de Cadena de
Custodia F-712. Posteriormente, se detalla la salida en el libro electrónico
mencionando. 34
10. Delitos
Económicos y Financieros:
Recepción y registro
Al recibirse los indicios en esta Sección deben llegar debidamente22 embalados (en caso
contrario, no se recibirán) y con la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712,
y acompañados de la respectiva solicitud, según el Consejo Superior del Poder
Judicial en sesión No. 82-17 celebrada el 7 de setiembre de 2017, artículo
XXXIV, a solicitud de la Dirección de Planificación, acordó comunicarles las
modificaciones realizadas a la Circular No. 14-96, así como al formulario
denominado “Solicitud de Dictamen Pericial para la Sección de Delitos
Económicos y Financieros del Organismo de Investigación Judicial” (Depto. Artes
Gráficas, OT. 47456i [PLA-Rev. 12-2017]), la cual estará disponible en la
Intranet, apartado Formularios (véase http://intranet/index.php/formularios-generales).
22 Caso contrario no se recibirá el indicio.
Además, al realizar las pericias a lo interno de dicha Sección y si se
generan indicios según sea el caso, una vez recolectados, se proceden a embalar
correctamente, adjuntando la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712.
En todos los casos mencionados, se procede a registrar en el Libro de
Registro y Cadena de Custodia de Indicios F-421, en el Libro Electrónico de
Indicios; y seguidamente serán enviados a la bodega con seguridad destinada
exclusivamente para indicios.
Entrega interna de indicios. Cuando el personal requiera de indicios para
efectuar las pericias correspondientes, les será entregado por medio de la
única persona encargada de la Bodega Exclusiva para custodiar los indicios,
quien los entregará por medio de un control físico y paralelo denominado
“Control Físico de Entradas y Salidas de evidencias de la Bodega”; siendo el
mismo mecanismo para que dicha persona lo reciba de vuelta; esto por la gran
cantidad de documentación que se embala por cada caso.
Salida de indicios
Se efectúa la entrega de indicios debidamente embalados por medio de
informes u oficios según corresponda y se le da salida entregándolo a través
del Libro de Registro y Cadena de Custodia de Indicios F-421 y por medio de
Boleta Única de Cadena de Custodia F-712. Posteriormente procederán a detallar
la salida en el libro electrónico mencionando.
11. Bodega de Drogas
Recepción para Casos de Investigación. Cuando los indicios
recolectados sean sustancias psicotrópicas o estupefacientes (drogas de uso no
autorizado), que superen los cinco kilos, por seguridad del indicio y del
despacho judicial, serán remitidos y entregados de inmediato a la Bodega
Primaria de Drogas (Protocolo de Drogas). Los casos con una cantidad menor a
cinco kilos se recibirán en la Bodega Secundaria de Drogas, en la Sección de
Química Analítica en San Joaquín de Flores y no enviados a la Fiscalía; esto
para evitar algún tipo de sustracción o perdida del indicio; esto sin
contravenir el artículo 96 de la Ley 8204.
En la Bodega Primaria de Drogas, al recibir estos casos se tomará en
cuenta varios puntos de interés, a saber:
a. La persona que tenga la cadena de custodia sea éste el recolector o
la última persona que recibió el indicio, lo entregará personalmente en la
Bodega de Drogas y para ello se identificará plenamente.
b. Para recibir el indicio, debe revisarse minuciosamente que se
encuentre correctamente embalado; de presentarse alguna inconsistencia, se
procederá a la observación respectiva y a su corrección inmediata, por parte de
los funcionarios del cuerpo policial o despacho judicial que realiza la
entrega. En caso de que la Policía Administrativa no lo lacrara, se les
informará por parte de la Jefatura de la Sección Bodega de Drogas, sobre el
requisito mencionado.
c. Seguidamente, se procede a verificar que los datos consignados en la
Solicitud de Dictamen Pericial (F-083-i), correspondan con la cantidad de
paquetes entregados; también, que los datos anotados en la solicitud coincidan
con la información contenida en la Boleta Única de Cadena de Custodia (F-712) y
las etiquetas de Control de Indicio. La solicitud debe ser firmada por la
autoridad correspondiente.
d. Si toda la información está correcta y
coincide con lo entregado, se podrán recibir los indicios y se dejará
constancia, por escrito, en el Libro de Registro y Cadena de Custodia de
Indicios (F-421), el cual debe firmarse por ambas partes, al igual que la firma
en el espacio de la Boleta Única de Cadena de Custodia (F-712). Luego la información
correspondiente entre ella: el pesaje, será ingresada el mismo día en la base
de datos exclusiva de esta Oficina denominada Sistema de Control de Drogas
(SICOD).
Cuando se programe la toma de muestras de la droga recibida, se le
entrega la documentación respectiva al perito químico de la Sección de Química
Analítica; quien, con base en los presupuestos y procedimientos ya
estandarizados por el Departamento de Ciencias Forenses, en conjunto con el
personal de la Bodega de Drogas, ejecutarán el muestreo y seleccionarán los
indicios de acuerdo con la cantidad. Esto consiste en tomar una muestra
aleatoria del caso, la cual abrirán en su totalidad y de ellas extraerán las
muestras testigo para el análisis final. Esas muestras testigo extraídas por el
Perito Químico y un Técnico Especializado de esa Sección, serán trasladadas
luego al Laboratorio de la Sección de Química Analítica, haciendo su traslado
con personal policial y utilizando la fórmula F-712, para consignar que se está
entregando la muestra testigo y no el caso total; quedará además constancia del
acto realizado en un acta de apertura del caso, la cual es firmada por las
personas participantes del muestreo. Se aclara que los indicios nunca salen
de la custodia del funcionario o de la funcionaria de la Bodega de Drogas
durante el muestreo.
El remanente de esas sustancias se empacará en nuevas bolsas, que son
selladas mediante un marchamo de seguridad numerado; además se les anotará con
marcador su peso y otros datos para individualizar los casos. Esas nuevas
bolsas, ya rotuladas y con la información escrita, se ubicarán en los estantes
donde permanecen hasta su destrucción. Esta nueva información se incluirá de
nuevo en el SICOD.
Las Boletas Únicas de Cadena de Custodia F-712 y los recortes de los
etiquetados con parte del embalaje original de la droga, serán remitidos al
Ministerio Público mediante nota, y en caso de las nuevas boletas que surjan
luego del muestreo se mantendrán con el indicio hasta la emisión del Dictamen
Pericial, mismo que deberá llevar la citada boleta como se indicó en el
apartado del Departamento de Ciencias Forenses. Cabe mencionar que en esta
boleta F-712, el perito que recolecta la muestra será quien se anote como
recolector, y sea quien entrega en el primer paso de entrega en la boleta.
Recepción Casos para Destrucción
Los casos denominados atípicos son regulados por el instructivo 01-2011
del Ministerio Público. Estos casos son recibidos por las delegaciones del OIJ
y Fiscalías del país, de acuerdo con la disponibilidad y naturaleza de cada una
de esas Oficinas.
En el caso específico de la Bodega de Drogas, en San José se reciben los
atípicos tres días por semana; donde se atiende a diferentes cuerpos policiales
y despachos judiciales. Como esos casos no son para investigación no requieren
las mismas formalidades de los casos de investigación, pero sí deben entregarse
por medio de un documento de soporte, que contenga toda la información
(plantilla). Además, los cuerpos policiales que no sean OIJ, deben presentar
los partes policiales debidamente sellados por la fiscalía autorizando la
destrucción; parte policial que será cotejado contra el documento presentando
(plantilla).
Por parte de la Sección, cuando se reciben estos casos, son registrados
primeramente en un libro de Registro y Cadena de Custodia de Indicios F-421.
Igualmente, los cuerpos policiales y Fiscalías los presentarán con la plantilla
estandarizada y definida por la Jefatura de la Sección Bodega de Drogas.
Los casos atípicos son registrados en el SICOD, bajo un número interno,
se pesan y se guardan junto con la totalidad de los casos recibidos durante el
día, en uno o varios paquetes más grandes, que deben cerrarse con un marchamo
de seguridad. Para ello se anota, en esa diligencia, el peso bruto total y los
casos que contiene. De igual forma, esos casos no se revisan por unidad, sino
por bulto o paquete entregado, tal y como se indica en el instructivo del
Ministerio Público; nunca pueden ser abiertos por el personal de la
Bodega de Drogas, serán entregados en las mismas condiciones que se recibieron
para su destrucción.
En caso de requerirse un caso atípico para pasarlo a investigación; la
Fiscalía interesada debe hacer la solicitud ante dicha Sección y proceder
coordinadamente para efectuar un acta de apertura, buscar el indicio y realizar
la documentación correspondiente. Al haberse presentado la solicitud al Juzgado
Penal para destrucción, el Fiscal debe
hacer la solicitud de apertura del paquete al Juez Penal. En estos casos, las
personas investigadoras que acompañan a la fiscala o al fiscal, inician una
cadena de custodia mediante una boleta única de cadena de custodia F-712, para
trasladar el indicio al Departamento de Ciencias Forenses.
12. Cadena de Custodia en el Ministerio Público.
Recepción
Las fiscalías recibirán las evidencias y los indicios materiales
indicados a lo largo de este protocolo, así como cualquier otra que no se haya
mencionado, con el informe respectivo, completamente embalada, sellada y
lacrada, acompañada de la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712 respectiva;
caso contrario, la misma no será recibida, salvo que la omisión en la que se
incurrió sea subsanable de forma inmediata, por quien presenta la evidencia o
indicio. La persona encargada de recibir la evidencia o indicio atenderá a la
persona que realiza el acto de entrega de esta, al despacho23
23 Circular 07-ADM-2008. .
Se exime de lo anterior, en aquellos casos en los que la evidencia o
indicio es aportado por alguna de las partes, siendo que, en ese caso, a lo
interno del Ministerio Público, se le realizará el embalaje respectivo y las
personas encargadas de su recepción deberán tener en cuenta los procedimientos
para garantizar su integridad y seguridad jurídica, para con ello, evitar un
inadecuado manejo, así como su eventual rechazo en otras instancias.
Cada despacho deberá designar una persona encargada de la recepción,
registro, custodia y disposición del indicio y/o evidencia. Esta función se
debe rotar semestralmente entre el personal del despacho, cuya cantidad de
personal así lo permita, con el fin de cumplir con la normativa de Control
Interno. Se deberá contar con un espacio apropiado para la recepción de la
evidencia, en un lugar de acceso restringido al público24 de acuerdo con la
disponibilidad del espacio físico de la oficina.
24 Circular 188-2017 de la Corte Suprema de
Justicia, artículo 4.,
La persona designada por el despacho recibirá
el informe junto con el indicio y/o la evidencia que se presente a la Fiscalía,
asimismo atenderá a la persona que realiza el acto de entrega al despacho25
25 Circular
07-ADM-2008, punto 2 del Ministerio Público. .
La persona que entrega el indicio o la
evidencia debe ser la misma que se registra en el último eslabón de entrega que
se indica en la Boleta única y/o en la etiqueta adherida al empaque que
contiene la evidencia de cadena de custodia26, sea la que se indica en el eslabón de recibido de
la Boleta Única de Custodia, con el fin de garantizar la debida manipulación de
la evidencia. . Es decir, la persona encargada de la evidencia deberá solicitar
a quien hace entrega que consigne su firma y datos personales en el Libro de
control de evidencia correspondiente27
26 Se
recomienda corroborar que la persona funcionaria que entrega la evidencia
27 Se
recomienda solicitar, a la persona que entrega la evidencia, la firma en el
Libro de evidencias, con el fin de que este documento contenga la información
requerida. .
Una vez que el indicio es debidamente recibido en el Ministerio Público,
se deberá asignar un número consecutivo a cada evidencia o indicio, con el
objetivo de registrarla en el Libro de Registro y Cadena de Custodia F-421 y en
la base de datos electrónica, que exista para efectos del registro de los
bienes en custodia. Lo anterior, con el propósito de dar seguimiento al
artículo desde su ingreso a la Fiscalía y hasta la salida de este28
28
Manual del Depósito de Objetos..
Sobre el tipo de embalaje, se recomienda ver el Manual de Recolección de
Indicios del Departamento de Ciencias Forenses o las del Manual de Manejo de
Evidencias del Depósito de Objetos.
A manera de recomendación, cuando los decomisos o/ hallazgos de droga
superen los cinco kilogramos (5 kg) no serán recibidas en las fiscalías, y, por
ende, serán remitidas a la Bodega de Drogas lo antes posible, evitando riesgos
en la seguridad de este tipo de indicios.
Registro de ingreso de evidencias y bienes decomisados
En cada fiscalía, debe existir un control sobre el ingreso de los
indicios o evidencias y bienes decomisados en las diferentes causas. Para ello,
se han establecido los siguientes controles administrativos:
●
Libro de Registro y Cadena de Custodia de Evidencias.
● Registro de evidencia informático o
base de datos.
● Libro de Registro para Depósitos
Bancarios.
● Control de Depósitos Bancario
Electrónico.
● Libro de Control de Vehículos
Decomisados.
● Libro de Decomiso de Drogas.
La persona encargada de la recepción, custodia, entrega de indicios,
evidencia, y bienes decomisados deberá registrar en el Libro de registro y
cadena de custodia de evidencias, el ingreso de cada objeto. En este control se
incluirán los bienes decomisados que se encuentran en el despacho, así como las
evidencias que se remitirán al Arsenal Nacional, Depósito de Objetos
Decomisados, a los diferentes departamentos del Organismo de Investigación
Judicial en caso de requerirse alguna valoración pericial, Depósito de
Vehículos Decomisados y otros29
29
Circular 34-2016, punto 6, Corte Suprema de Justicia, 11-ADM-2013 del Ministerio
Público. .
La persona encargada de la evidencia o indicio implementará un Registro
de evidencias informático o base de datos electrónica, que permita el registro
de la información relativa a la evidencia recibida, y que se constituya en un
complemento de los datos consignados en el Libro de control de evidencias y
bienes decomisados30
30 Circular 188-17 de la Corte Suprema de
Justicia, artículo 8. .
El registro de evidencias informático o base de datos electrónica será
de uso exclusivo de la persona encargada de la evidencia, por lo que se
encontrará en el equipo de cómputo que le fue asignado, el cual deberá contar
con una clave de acceso personal. La inclusión o exclusión de datos estará
reservada a esta persona, lo cual no limita la posibilidad de que otras
personas del despacho puedan consultar este registro.
Los libros de control de evidencia indicados deberán mantenerse
debidamente empastados, foliados, ordenados en forma cronológica, según la
fecha de ingreso y respetando el consecutivo impreso. Se deberán completar los
espacios en blanco con todos los datos que en ellos se requiera. Los volúmenes
utilizados también deben estar numerados, con el fin de seguir la secuencia
cronológica. Los libros de registros terminados deberán almacenarse en un lugar
seguro y de acceso restringido31
31 Circular 188-17 de la Corte Suprema de
Justicia, artículo 7.. 41
En caso de que sea necesario realizar algún
tipo de corrección en los registros físicos, no se admitirán tachaduras,
rayones o cualquier otra forma de alteración. Dichas correcciones deberán
realizarse únicamente por medio de una nota o comentario32
32 Circular
188 -2017 de la Corte Suprema de Justicia. .
La persona encargada de la evidencia deberá realizar el registro
oportuno del indicio, evidencia o bien decomisado el mismo día en que se
recibe. De forma excepcional y ante la recepción de gran cantidad de estos
objetos, se podrá realizar el registro de dichos objetos como máximo al día
siguiente. Lo anterior tiene como objetivo evitar que, con el paso del tiempo,
se extravíen esos bienes y se den cuestionamientos del manejo de la cadena de
custodia33
33 Circular 21-ADM-2010 y 11-ADM-2013 del
Ministerio Público. .
Previo a finalizar la jornada de labores, la persona encargada deberá
trasladar las evidencias que aún mantenga sin registrar, al área de custodia de
evidencia34
34 Circular 07-ADM-2008 del Ministerio Público
y Circular 188-17 de la Corte Suprema de Justicia. y colocarlas en un lugar
específico, evitando cualquier confusión con las evidencias o indicios ya
registrados.
Con el fin de garantizar la integridad de los libros de registros de la
evidencia, el uso de estos se encuentra restringido al resto del personal del
despacho. Por lo tanto, únicamente la persona encargada de la evidencia o
indicios y la persona coordinadora del despacho, podrán manipularlos. Los
libros de registro de evidencias se deben custodiar en sitios seguros, bajo
llave y fuera del acceso a terceros o a personas servidoras del mismo despacho,
que no están autorizadas a variar su contenido35
35
Circular 154-2010 y 34-16 de la Corte Suprema de Justicia. Circular 21-ADM-2010
Y 11-ADM- 2013 del Ministerio Público..
Revisión de controles para evidencias y bienes decomisados
La jefatura de cada oficina revisará, al menos una vez al mes, que se
consignen en los libros de controles de evidencia los datos requeridos, y los
confrontará con la información que se encuentra consignada en la base de datos
informática. El resultado de esta revisión se hará constar en el folio
disponible en el momento de la revisión, especificando claramente el estado en
que se encontró el libro36
36 Se
recomienda que la constancia sea clara en cuanto al resultado de la revisión.
En virtud de que existe la práctica de estampar solamente la firma, sin indicar
el resultado. .
La constancia contendrá el nombre y la firma
de la persona que realizó la revisión, también la hora y fecha en la que se
realizó la misma.
Bodega para custodia de evidencias y bienes decomisados
Una vez registrada la evidencia o el indicio, la persona encargada de la
misma, se trasladará a la bodega con dichos objetos, los cuales ubicará en el
recinto dispuesto para ello, según corresponda37
37 Circular 158-2013 de la Corte Suprema de
Justicia. .
Es necesario que el área designada para la custodia de los indicios o
evidencia cumpla con las exigencias necesarias para garantizar la integridad
física de esta y tratar de reducir el riesgo de pérdidas, sustracciones o
cualquier tipo de alteración. Dentro de esos requerimientos ideales que debe
cumplir una bodega para custodia de evidencias y bienes decomisados, se
encuentran los siguientes:
a) Seguridad en el
ingreso. La bodega contará con un portón o puerta de seguridad, que tenga acceso
mediante combinación, llave o clave. Se recomienda un acceso biométrico y la
utilización de cámaras de seguridad
b) Acceso restringido. El acceso a esta bodega se encontrará limitado a
dos o máximo tres personas funcionarias, las cuales deberán registrar su
ingreso en una bitácora38 El
ingreso de una segunda o tercera persona se justificará, únicamente, ante la
necesidad de colaborarle a la persona encargada de la bodega, cuando por el
peso o la cantidad de evidencia, esta no pueda ser trasladada por una sola
persona.
38 Se
recomienda que la segunda o tercera persona sea para la colaboración,
solamente..
c) Si existen ventanas, estas deben tener
enrejado metálico.
d) Se debe contar con estantería e
iluminación idónea, que permita aplicar un método de almacenamiento conforme a
las necesidades de la oficina y las características de los indicios o la
evidencia custodiados. 43
e) La jefatura no debe permitir que el área
destinada para la custodia de la evidencia sea utilizada para otros fines,
tales como el almacenamiento de expedientes, artículos de oficina, etc; toda
vez que se pretende evitar el acceso de otros empleados judiciales a estas
zonas y así, disminuir el riesgo de extravíos, manipulaciones o cualquier otra
alteración39
39 Circular 158-2013 de la Corte Suprema de
Justicia. .
Dentro de la bodega para custodia de evidencias y bienes decomisados, el
indicio o la evidencia, se resguardará en el lugar previamente asignado para
ello, según el tipo de objeto40 Asimismo, se procederá a revisar mensualmente que
los llavines del área destinada para los indicios o evidencia, así como los
archivadores metálicos, estén en perfecto estado. Por lo tanto, en caso de
algún desperfecto se deberán gestionar, de forma inmediata, las reparaciones
correspondientes41 En
aquellos lugares en los que se cuente con accesos biométricos, para las
gestiones de reparación se deberán realizar las consultas respectivas, a las
personas encargadas del Departamento de Seguridad del Poder Judicial.
40 Circular 158-2013 de la Corte Suprema de
Justicia. .
41 Circular 158-2013 de la Corte Suprema de
Justicia. .
La puerta de la Bodega deberá permanecer cerrada y la llave deberá
guardarse en un lugar seguro42. Debe existir a su vez, una réplica de la llave, la
cual se mantendrá bajo custodia de la jefatura.
42
Circular 158-2013 de la Corte Suprema de Justicia. .
En aquellos casos en los que así se amerite, como parte de la custodia
particular que se le deba brindar a un indicio, el fiscal o la fiscala, según
su criterio y bajo su responsabilidad, podrá solicitarle a las personas
funcionarias del Organismo de Investigación Judicial, Ministerio de Seguridad
Pública, Dirección de Inteligencia y Seguridad Nacional u otras instituciones
como la Comisión Nacional de Emergencias, que realicen la custodia material y
efectiva de las evidencias que, por ser vulnerables ―peligro de
desaparición o degradación, por ser de manejo riesgoso (armas, materiales
explosivos, tóxicos o contaminantes, sustancias prohibidas en grandes cantidades)
o de alto valor económico (joyas, sumas de dinero, otros bienes)―,
requieran personal profesional armado que pueda brindarles seguridad43
43
Circular 43-10 y 34-2016 de la Corte Suprema de Justicia y Circular 21-ADM-2010
del Ministerio Público..
Entrega y traslado
de indicios
Como regla general, toda evidencia deberá ser trasladada, en el menor
tiempo posible y de acuerdo con los recursos con los que cuente cada fiscalía,
al Depósito de Objetos Decomisados, Departamento de Ciencias Forenses, Juzgado
Penal, Tribunal de Juicio, Arsenal Nacional u otros, según corresponda; dicho
traslado deberá ser realizado por la persona designada en cada oficina44. Dicha tarea se
deberá consignar en el Libro de control de evidencia y bienes decomisados
correspondientes, en el cual se detallará el destino de la evidencia, la fecha
de salida y el nombre de la persona que recibe el bien.
44 Circular 188-17 de la Corte Suprema de
Justicia.
Toda entrega y recibido debe consignarse en la boleta de cadena de
custodia, así como en los demás registros que se han mencionado líneas atrás,
con el objetivo de respaldar la trazabilidad del indicio o evidencia. Ello
significa: verificar que en los apartados establecidos se consigne toda la
información requerida, tales como hora, fecha, persona que entrega el bien,
persona que recibe la evidencia y todos los demás datos de individualización,
para garantizar con ello la trazabilidad del indicio.
Se coordinará, al menos una vez a la semana, de conformidad con los
recursos disponibles de cada despacho, el traslado de evidencias vulnerables,
de manejo riesgoso o de alto valor económico, entre personas funcionarias del
Ministerio Público, del Organismo de Investigación Judicial y de la
Administración del circuito correspondiente.
Asimismo, el Ministerio Público y el Organismo de Investigación Judicial
deberán coordinar con otras instituciones públicas o privadas, el transporte
por medios especiales (aviones, helicópteros, camiones de seguridad y otros)
con los que el Poder Judicial no cuenta, cuando por las particularidades del
bien, así se requiera.
IX. Indicios de reingreso
Respecto a este tema, es importante indicar que en las oficinas se
reciben indicios ya analizados con su respectivo dictamen. Ante dicha
situación, se asignará un libro de Registro y Cadena de Custodia de Indicios F-
421, identificado en su portada con el concepto “Reingreso” para que en este se
anote, custodie y se mantenga un orden de este tipo de indicios/evidencias, que
serán almacenadas en un apartado de la bodega de indicios, mientras se
determina su destino definitivo lo antes posible, según corresponda; con ello
se dará la respectiva trazabilidad en la Boleta Única de Cadena de Custodia
F-712 hasta que sea enviado donde sea ordenado, para lo cual se debe anotar la
salida del indicio en el mencionado libro.
X. Indicios en Tránsito
Este tema, es similar al de los indicios de reingreso, en el tanto estos
pasan una estancia temporal muy breve en la oficina, porque su destino es
evidente y dirigido a otro despacho o laboratorio, también se consignará un
libro de Registro y Cadena de Custodia de Indicios F- 421 identificado, en su
portada, con el concepto “En Tránsito” para que en este se anote, custodie y se
mantenga un orden de este tipo de indicios y evidencias, que serán almacenadas
en un apartado de la bodega de indicios, mientras se envía con la celeridad
posible, según corresponda; de forma que se asegure la respectiva trazabilidad
en la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712 hasta que sea enviado donde
corresponda. Para dicha acción se anotará la salida del indicio en el
mencionado libro. Posteriormente, cuando sea entregado, el personal que prestó
la colaboración le remitirá el recibido de la solicitud de dictamen por medio
físico u electrónico a la oficina correspondiente.
XII. Destrucción de Bienes
Una vez realizado el acto conclusivo de la investigación, o en aquellas
causas donde se considere procedente la destrucción de bienes que aún se
encuentran decomisados, se ordenará la destrucción mediante orden debidamente
fundamentada. Este escrito al menos indicará los siguientes puntos: número
único de la causa, partes (imputado(a), ofendido(a), delito, objetos,
evidencias o indicios que deben ser destruidos, claramente descritos. Se
destruirán únicamente los objetos que no pueden ser donados o que no son
recibidos por la Proveeduría Judicial para tales efectos.
En caso de que el objeto deba ser destruido, se procederá en los
términos que establece la Corte Suprema de Justicia45 . Dicha decisión se
ejecutará conforme a las circulares N° 108-09 y N°154-10 de la Corte Suprema de
Justicia.
45 2.22-CIRC-108-2009-CORTE S, Manual para
Destruir Bienes
Si es necesario, se coordinará con el
botadero o relleno municipal, la fecha y hora aproximada en que se trasladarán
los desechos. Igualmente se debe gestionar con la oficina competente, el
transporte hacia el relleno sanitario, así como los materiales necesarios y el
recurso humano requerido para la diligencia. En el caso de una destrucción de
poco volumen como un lapicero, una prenda de vestir y cuyos componentes no
impliquen ningún peligro para la salud, los desechos pueden ser depositados en
los contenedores de basura existentes en cada oficina.
En la medida de lo posible, los bienes deben ser sometidos a una
destrucción previa a su traslado al botadero, recurriendo a algún tipo de
herramienta (tijeras, martillos o mazos), se deberá velar siempre por la
integridad física de las personas funcionarias participantes. Se trasladarán
los bienes al botadero o relleno, y será responsabilidad de la encargada o
encargo verificar que todos los objetos sean enterrados.
Finalmente, cuando se finalice la destrucción de objetos e indicios, se remitirá la Boleta Única de Cadena de Custodia F-712 al Ministerio Público confeccionada hasta el último paso de la cadena, junto con la copia del acta de destrucción.