Artículo 6º—Principios de coordinación
institucional e interinstitucional. Cada oficina perteneciente a un órgano
de la Administración, deberá coordinar internamente, a .n de evitar que
el administrado tenga que acudir a más de una oficina para la solicitud
de un trámite o requisito.
Los entes y órganos de la Administración Pública
deberán actuar entre sí de manera coordinada, intercambiando la información
necesaria para la resolución de los trámites planteados ante sus instancias.
Con el fin de dar cumplimiento a los principios
de coordinación institucional e interinstitucional, la Administración deberá
crear bases de datos y listados, a los que las oficinas de la misma institución
y las demás instituciones puedan tener acceso; debiendo además implementarse convenios
a nivel interinstitucionales para estos efectos. En los casos en que la
Administración no cuente con bases de datos o formas digitales definidas, se
deberán implementar otros medios alternativos a fin de que otras oficinas o
instituciones puedan tener acceso a la información.
La asistencia y cooperación requerida sólo podrá
negarse cuando el ente al cual se le solicita la información, tenga un
impedimento legal expreso para otorgarla. La negativa a prestar la asistencia o
cooperación se comunicará motivadamente a la entidad u órgano público
solicitante.
La comunicación entre los órganos
administrativos se efectuará siempre de forma directa, sin dilaciones
innecesarias, por cualquier medio que asegure la constancia de su recepción.
Para tales efectos, el ente u órgano requerido
contará con un plazo de 3 días naturales para remitir la información al órgano
solicitante, salvo que técnicamente se justifique un plazo mayor para remitir
la información, en cuyo caso la extensión del plazo debe estar debidamente
motivada y sólo podrá considerarse por un plazo igual al citado. La ampliación
del plazo se considera una medida excepcional que no faculta a las entidades u
órganos públicos a extender el plazo sin motivación.
La inoperancia del sistema o negativa de la
institución de prestar la colaboración requerida, no implica la obligatoriedad
del ciudadano de proveer la información.