Artículo 114.—Son funciones del Departamento de Administración de Bienes:
a) Almacenar y custodiar, en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiada, bajo un adecuado sistema de control, el inventario por programa, subprograma, subpartida y unidad gestora, de los bienes adquiridos por el MEP a través de los diferentes procedimientos de contratación administrativa u otros medios.
b) Distribuir, con arreglo a un sistema de control eficiente y oportuno y en óptimas condiciones de traslado, los bienes adquiridos.
c) Elaborar informes periódicos del inventario de bienes del MEP para su remisión a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
d) Identificar los bienes que constituyen el patrimonio ministerial mediante un sistema de rotulado que sea seguro y se ajuste a las necesidades del MEP.
e) Mantener un registro actualizado del patrimonio del MEP, independiente o autónomo del administrado por el Ministerio de Hacienda a través del SIBINET.
f) Valorar cada uno de los bienes o elementos que figuran en el inventario de activos, de conformidad con el valor real de adquisición o las directrices emitidas por el Ministerio de Hacienda.
g) Ingresar inmediatamente los bienes y actualizarlos en los sistemas informáticos de administración y control de bienes del MEP y periódicamente en el SIBINET del Ministerio de Hacienda, y notificar a la Unidad Gestora el correspondiente ingreso para efectos de retiro.
h) Disponer los formularios internos necesarios para tramitar las altas de bienes, asignación, reasignación, préstamos, concesión y rebaja de bienes y orientar a las diferentes dependencias ministeriales en cuanto a su correcta utilización.
i) Velar porque se realicen las gestiones necesarias para inscribir los bienes que así lo requieran y que se identifiquen los inscritos a nombre del MEP o del Estado con afectación a un fin público vinculado a nuestra gestión institucional, en coordinación con la Dirección de Asuntos Jurídicos y el Despacho del Ministro.
j) Dar seguimiento a la utilización de los bienes prestados para proveer una obligada custodia del patrimonio del MEP.
k) Realizar evaluaciones sobre el estado actual del patrimonio institucional a efecto de determinar la necesidad o conveniencia de renovar, sustituir, rematar, ofrecer en pago parcial para nuevas adquisiciones o dar de baja el equipo, mobiliario o cualquier otro
artículo o activo en desuso o mal estado.
l) Elaborar un informe cuatrimestral sobre donación de bienes y remitirlo a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.
m) Promover y programar capacitaciones a las Unidades Gestoras y coordinadores de los programas presupuestarios sobre el marco jurídico y el régimen de responsabilidades relacionado con la administración de bienes públicos.
n) Realizar periódicamente levantamientos de inventario e inspecciones para corroborar la exactitud de la información, propia o suministrada por las diferentes dependencias ministeriales, identificar bienes no patrimoniados y preconstituir prueba documental para el eventual asentamiento de responsabilidades administrativas, penales o civiles.
o) Interponer las denuncias penales o administrativas cuando se sospeche o determine la comisión de delitos o faltas disciplinarias relacionadas con la protección, conservación y correcta utilización del patrimonio público administrado por el MEP.
p) Solicitar avalúos de los bienes y entregar la documentación necesaria a la Administración Regional Tributaria competente del Ministerio de Hacienda o al órgano o funcionario especializado del MEP, cuando sus funciones lo demanden.
q) Dirigir los diferentes procedimientos para dar de alta, baja, trasladar, donar, prestar, asignar o reasignar los bienes institucionales.
r) Recibir mercancías en forma provisional y verificar preliminarmente su conformidad con la orden de pedido, mediante el levantamiento del acta respectiva, salvo que ésta se haga coincidir con la recepción definitiva o se establezca otra unidad responsable, de conformidad con las disposiciones cartelarias.
s) Firmar la factura correspondiente cuando la recepción provisional coincida con la definitiva y se produzca en el Centro de Distribución y Almacenamiento o bajo su responsabilidad.
t) Diligenciar el trámite de pago de las facturas cuando las unidades fiscalizadoras o interesadas acrediten la recepción definitiva del bien o servicio, mediante el acta correspondiente y la firma de la factura.
u) Tramitar a nivel del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y del Departamento de Contabilidad de la Dirección Financiera, el pago de las facturas correspondientes a bienes o servicios recibidos en forma definitiva.
v) Brindar informes mensuales a los Jefes de Programa sobre existencias o artículos no retirados por las Unidades Gestoras para su eventual reasignación y una adecuada planificación de los procesos de presupuestación y gestión de compras.
w) Asesorar, diligenciar o dar seguimiento, según corresponda, a los trámites requeridos para el pago de contrataciones con proveedores radicados en el exterior, así como los procedimientos aduaneros y fiscales en lo relativo a las exenciones de impuestos que resulten aplicables y al desalmacenaje de las mercancías correspondientes.
x) Otras funciones relacionadas, asignadas por el superior jerárquico.