Artículo 4°- Definición de términos archivísticos para la
aplicación del presente reglamento:
ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de
documentos de un archivo.
ACTA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Documento en el
que constan todos los tipos documentales que se eliminan.
ARCHIVO. Secciones de entidades donde se reúnen,
conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan
los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina,
producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus
actividades y que son utilizados por parte de la administración y para la
investigación.
ARCHIVO CENTRAL. Es una unidad que administra, custodia y
conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal,
permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas del
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social de acuerdo con el informe de
valoración emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, con el fin de
brindar el servicio a las personas usuarias.
ARCHIVO ESPECIALIZADO. Son todos aquellos
archivos que se especializan en una materia en específico; estos generalmente
están compuestos por expedientes.
ARCHIVOS DE GESTION. Los Archivos de
Gestión son los que se establecen y organizan en cada una de las instancias
contempladas en el Estatuto Orgánico del Ministerio de Trabajo y Seguridad
Social, y son parte del SIAR-MTSS.
ARCHIVO HISTÓRICO. Es el archivo que
conserva permanentemente la documentación con valor histórico cultural para
fines de investigación, la ciencia y la cultura.
ARCHIVOS PERIFÉRICOS. Son los archivos
desconcentrados o adyacentes de las Oficinas Centrales del Ministerio de
Trabajo y Seguridad Social.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas
por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la
oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un
archivo permanente. Existen tres fases en el ciclo vital: creación,
reproducción, selección o eliminación.
CLASIFICACIÓN. Técnica mediante la cual se identifican y
agrupan documentos semejantes con características comunes, de acuerdo con un
plan establecido.
CLASIFICACIÓN ORGÁNICA. Consiste en la
utilización de la estructura orgánica de la institución para clasificar los
documentos.
CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES. Consiste en la
clasificación de los documentos, de acuerdo con las funciones y actividades de
la institución.
CLASIFICACIÓN POR ASUNTOS O MATERIAS. Consiste en la
clasificación de los documentos, basada en los asuntos o materias a que se
refieren.
CNSED: Comisión Nacional de Selección y Eliminación
de Documentos.
DEPÓSITO DE ARCHIVO. Espacio que reúne
las condiciones óptimas para la conservación de los documentos.
DOCUMENTO. Son los escritos, los impresos, los planos,
los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías,
las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y en
general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.
DOCUMENTOS DE ARCHIVO. Son aquellos que
se producen y reciben las diferentes instituciones en función de sus
actividades, con la característica de ser documentos únicos. Con excepción de
libros, revistas, periódicos, y otras publicaciones múltiples, los cuales se
consideran material de biblioteca o centros documentales.
DOCUMENTO DIGITALIZADO. Es la información
consignada en forma analógica en una secuencia de valores numéricos, es decir,
en una representación electrónica que se puede almacenar y acceder por medio de
una computadora. Fotografiar electrónicamente una información, dividiéndola en
miles de elementos llamados píxeles, representados por ceros y unos.
DOCUMENTO ELECTRÓNICO. Soporte magnético,
óptico, etc. Símbolos binarios que deben descifrarse. El contenido puede
separarse del soporte. La estructura física no es evidente. Se requiere de una
estructura lógica (un software y hardware). Los megadatos
administrativos, funcionales y técnicos de los documentos producidos por medios
automáticos deben ser conservados para su posterior identificación.
DOCUMENTOS OFICIALES. Son los que se
producen y reciben en las oficinas de la Administración Pública, identificados
cada uno con la fecha, el nombre impreso del remitente, la firma y el sello,
aquel documento electrónico que tiene lógicamente asociada una firma digital
certificada o documentos escaneados que cumplen con las normas técnicas de
archivo emitidas por el ente Rector.
DOCUMENTOS DE USO RESTRINGIDO. Son los que tienen
información de carácter confidencial.
ELIMINACIÓN. Es la destrucción física de los documentos
que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y
que no tienen valor histórico, permanente o que carecen de relevancia para la
ciencia y la tecnología.
EXPEDIENTE. Conjunto de documentos relacionados entre sí
por un mismo asunto, que constituyen una unidad documental.
FECHAS EXTREMAS. Se refiere a la fecha más antigua y a la más
reciente de los documentos que pueden encontrarse en un expediente o en
cualquier unidad documental.
FOLIACIÓN. Es la operación incluida en los trabajos de
ordenación que consiste en numerar consecutivamente cada pieza documental.
FONDO DOCUMENTAL. Es la totalidad de
los documentos que se producen, reciben y custodian en una oficina, institución
o familia.
INFORME DE VALORACIÓN DE DOCUMENTOS. Es un informe
emitido por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos del
Archivo Nacional donde se especifica los tipos documentales, las fechas
extremas, la caducidad administrativa, el cual sirve para saber el valor
asignado a cada tipo documental.
LISTAS DE REMISIÓN. Instrumento
descriptivo que se utiliza para anotar los. documentos que se trasladan de un
archivo a otro.
MTSS: Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
MIGRACIÓN: Proceso de transferir documentos
electrónicos de un entorno de software/hardware o soporte de almacenamiento a
otro entorno o soporte de almacenamiento con poca o ninguna alteración de su
estructura, y sin alteración del contenido y contexto.
ORDENACIÓN. Es la asignación de números o letras que se
da a los documentos, así como su colocación en el espacio físico
correspondiente.
PATRIMONIO DOCUMENTAL. Conjunto de
documentos conservados por su valor científico cultural.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL. Establece que no
se debe alterar la ordenación de los documentos según estos van llegando a la
serie documental.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA. Es la custodia y
conservación de las series. documentales según la procedencia de estos.
SELECCIÓN DE DOCUMENTOS. Procedimiento
intelectual en el cual se analiza el valor de los documentos en sus diferentes
etapas y se determina su eliminación o su conservación.
SERIE DOCUMENTAL. Conjunto de
unidades documentales (carpetas) que forman parte de los grupos o subgrupos de
un fondo y se caracterizan por tener elementos semejantes entre sí.
SIGNATURA. Numeración correlativa por la que se
identifican todas las unidades de conservación de un depósito.
SIAR: Sistema Institucional de Archivos.
TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS. Es un instrumento
en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una
oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija
el valor administrativo y legal.
TIPO DOCUMENTAL. Unidad documental producida por un organismo
en el desarrollo de una competencia concreta regulada por una norma de
procedimiento cuyo formato contenido informativo y soporte son homogéneos. Es
el nombre que se le da a los documentos.
TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS. Es transferir los
documentos de los archivos.
UNIDAD DOCUMENTAL. Elemento básico de
una serie documental que puede estar constituido por un solo documento o por
varios que forman un expediente.
UNIDAD EJECUTORA. Entiéndase como la
unidad académica, administrativa, productora de documentos.
VALOR ADMINISTRATIVO. Es aquel valor que
posee un documento para la administración que lo originó o para aquella que le
sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CONTABLE. Es la utilidad o aptitud de los documentos
que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos, egresos y de
los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
VALOR FISCAL. Es la utilidad o aptitud que tienen los
documentos para el tesoro o hacienda pública.
VALOR LEGAL. Aquel que tienen los documentos que sirven
de testimonio ante la ley.
VALORACIÓN DE DOCUMENTOS. Proceso por el
cual se determina el valor de los documentos con el fin de establecer su
permanencia en las diferentes fases de archivo.
(Así reformado por el
artículo 1° del decreto ejecutivo N° 44182 del 26 de junio del 2023)