Artículo 4°—Los Principios Fundamentales se
subdividen en dos grupos:
a) Los que identifican y delimitan
al ente económico, en sus aspectos financieros y
b) Los que establecen las bases para
cuantificar y presentar adecuadamente las operaciones financieras del ente
económico.
Los principios que conforman el primer grupo de los
fundamentales son:
1. Ente Contable Público:
Constituirá un ente contable público los Órganos y Entes que administran o
custodian fondos públicos.
Este principio será aplicable a los
siguientes Órganos y Entes Contables Públicos:
a) La Administración Central
constituida por el Poder Ejecutivo y sus dependencias.
b) Los poderes Legislativo y
Judicial, el Tribunal Supremo de Elecciones, sus dependencias y órganos
auxiliares.
c) La Administración
Descentralizada y las empresas públicas del Estado.
d) Las universidades estatales,
las municipalidades y la Caja Costarricense de Seguro Social,
e) Los entes públicos no
estatales.
f) Sociedades con
participación minoritaria del sector público.
g) Los entes privados en
cuanto custodien o administren fondos públicos.
2. Gestión Continua: La
actividad del ente público se extiende por tiempo indefinido, de manera permanente
y continua, a menos que disposiciones legales establezcan lo contrario.
Cuando se crea un órgano o ente público con respaldo
de una ley se considera que sus actividades se desarrollarán de forma continua
excepto que en la misma se estipule un plazo determinado para su
funcionamiento, así se informará en las notas a los estados financieros; pero
cuando ocurra un evento interno o externo con respaldo jurídico tal que suponga
el fin del objetivo para el cual se constituyeron o en su defecto sea transformado
el órgano o ente público en un ente privado, se puede considerar por terminado
su ciclo económico.
3. El Período Contable:
Corresponde al tiempo máximo en el que periódicamente el ente contable público,
debe medir y analizar los resultados presupuestarios y patrimoniales de su
gestión.
El período contable se inicia el 01 de enero y
concluye el 31 de diciembre de cada año, al final del cual se hará el proceso
de cierre anual, debiendo tener siempre la misma duración para ser comparables.
Se podrán solicitar informes contables públicos periódicos del sistema
contable, de acuerdo con las necesidades o requerimientos del órgano rector,
sin que esto signifique la ejecución de un cierre.
Los principios que conforman el segundo grupo de los
fundamentales son:
4. Registro: Todos los
hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico
en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en
la información registrada.
Con este principio se procura garantizar que todas
las operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente
justificada la información registrada en los diferentes sistemas auxiliares y
procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los
sistemas.
5. No compensación: Se
deben registrar todas las operaciones bajo el criterio de partida doble, por lo
que en ningún caso deben compensarse las partidas de activo y pasivo del
Balance de Situación, ni las de gastos e ingresos, que integran la cuenta del
resultado económico-patrimonial, ni los gastos e ingresos que componen el
estado de ejecución presupuesta. Los elementos que integran las partidas del
activo y pasivo, deben valorarse separadamente.
En virtud de que las operaciones que responden al
principio universal de causa y efecto, obliga, para su cuantificación, al
registro por partida doble.
Se procederá a una compensación de partidas
solamente en los casos de que una Ley estipule lo contrario o por un Convenio
Internacional.
6. Unidad de Medida: El Colón,
moneda de curso legal en el país, es la unidad monetaria para valorar las
operaciones económicas, presupuestales, financieras y
patrimoniales, en una expresión que permita agruparlas.
En los casos que existan créditos u obligaciones en
monedas de otros países, la contabilización de éstas debe efectuarse al valor
del tipo de cambio oficial de las monedas contratadas con respecto al colón y
mantenerse un auxiliar de control en moneda extranjera que corresponda al
endeudamiento público. Además, se debe señalar mediante notas al pie de los
Estados Financieros de eventos no cuantificables que sean muy significativos.
7. Realización: La
contabilidad gubernamental reconocerá los resultados de las variaciones
patrimoniales cuando los hechos económicos que los originen cumplan con los
requisitos jurídicos y/o inherentes a las transacciones.
Este principio establece como operaciones propias de
un órgano o ente público contable:
a) Cuando ocurran operaciones
económicas-financieras entre dos o más órganos o entes.
b) Cuando se den transformaciones
operacionales dentro de un mismo ente.
c) Cuando se deban realizar
operaciones por efectos externos por algunas de las siguientes causas: por
fluctuaciones en los tipos de cambio de las monedas, por inflaciones, por
deflaciones o por cambios internos debidos a situaciones operacionales
extraordinarias.
El principio determina que los resultados económicos
para medir la relación de los costos y gastos con los ingresos que se generan,
serán registrados en la medida que se haya cumplido con la norma jurídica
vigente y/o práctica de general aceptación, como asimismo teniendo en
consideración los posibles efectos futuros de los hechos económicos.
8. Devengo: El registro de
los ingresos y gastos públicos se efectuarán en función de su devengamiento, independientemente de la percepción efectiva
de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas.
Los ingresos se registrarán a partir de la
identificación del derecho de cobro y los gastos con el surgimiento de una
relación jurídica con un tercero por los bienes y servicios recibidos de
conformidad.
Cuando se presenten ingresos o costos asociados a
futuros ingresos y cuya utilidad ya no resulte en diferirlos se deben
relacionar con los ingresos del período en que tal hecho se presente. En el
caso de que el devengamiento de ciertos ingresos y,
gastos no se logren identificar, su registro contable se efectuará a partir del
reconocimiento o pago de la obligación y de la percepción efectiva de los
recursos.
9. Valor Histórico: Las
transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica al
considerarlos realizados y devengados, se registrarán según las cantidades de
efectivo que los afecten o de su equivalente o de la estimación razonable que
de ellas se haga. Estas cifras podrán ser modificadas en el caso de que ocurran
eventos posteriores que las hagan perder su significado.
Este principio reconoce como mecanismo contable
válido registrar ajustes periódicos que permitan depurar y actualizar los
valores que muestran los recursos y obligaciones, a fin de lograr una adecuada
razonabilidad en la presentación de la información contable.
Si se ajustan las cifras por cambios en los niveles de
precios generales (índice de precios) y se aplican a todos los conceptos que
integran los estados financieros, así como la revaluación de activos fijos, se
considerará que no ha habido violación de este principio, siempre y cuando en
sus cuentas reexpresadas se conserve el valor
histórico en las cuentas originales y paralelo a ellas se abran cuentas para
registrar el valor reexpresado, esta situación debe
quedar debidamente especificada y aclarada en la información que se produzca.
El costo original de adquisición, construcciones o
producción es el adecuado para reflejar el valor de los bienes, derechos y
obligaciones en el momento de su incorporación al patrimonio del Ente.
Para determinadas inversiones en títulos o valores
con cotización pública, corresponderá utilizar el valor del mercado para su
valuación.
En el caso de otros bienes y con carácter de
excepción, el órgano Rector establecerá el método de valuación que corresponda,
el que será adoptado por el Ente para fijar sus valores siempre que el mismo no
supere el de mercado o realización, el que fuere menor.
Formarán parte del valor histórico los costos y
gastos necesarios para poner los bienes en condiciones de utilización o
enajenación, además, .estos deben incluir la diferencia originada en las transacciones
en moneda extranjera.
10. Revelación Suficiente:
Los estados contables y financieros deben contener toda la información
necesaria que exprese adecuadamente la situación económica-financiera y de los
recursos y gastos del Ente y, de esta manera, sean la base para la toma de
decisiones.
Dicha información en consecuencia, debe ser
pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable,
comparable y suficiente.
Cuando ocurran eventos o transacciones en términos
monetarios extraordinarios o que ameriten algún tipo de explicación para que la
información sea transparente, se deberán poner notas explicativas al pie de los
estados financieros y otros cuadros.
11. La Importancia Relativa:
La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos
importantes del Ente susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios.
Este principio establece que la información
procesada y presentada por el sistema contable incluirá aquellos aspectos de
significación susceptibles de cuantificarse o cuya revelación sea importante
para la toma de decisiones, para su respectivo análisis o para evaluar las
actividades financieras de los órganos o entes contables públicos.
La información contable tiene importancia relativa
cuando un cambio en ella, en su presentación, en su evaluación, en su
descripción o en cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de
un usuario de los estados financieros.
Puede ser admitido la no aplicación estricta de algún
principio siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de
la variación verificada sea escasamente significativa y no altere la imagen
fiel de la situación patrimonial y de resultados del sujeto económico. Además,
este principio queda condicionado a cualquier disposición legal de alguna Ley o
decreto que invalide su aplicabilidad.
12. La Uniformidad
: Los usos de la información contable requieren que se sigan
procedimientos de cuantificación, las políticas contables, los procedimientos
de registro y la presentación contable deben ser utilizados en forma
consistente en el tiempo y en el espacio, con el fin de no afectar el análisis,
comparación e interpretación de los Estados Financieros.
Cuando haya un cambio que afecte la comparabilidad es necesario, mediante nota al pie de los
estados financieros, hacer la aclaración pertinente, indicando el efecto de
dicho cambio en las cifras contables. Igualmente requiere ser aclarado si se ha
modificado el agrupamiento y presentación de la información.
Los principios de valuación deben ser utilizados
uniformemente de un período a otro. Con la previa autorización del Ente Rector
en materia de Contabilidad Pública, se pueden variar los procedimientos de
cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro y la
presentación contable cuando las circunstancias requieran de un cambio,
debiéndose exponer las causas que fundamentan el cambio e incluir este hecho en
la información de los Estados Financieros.
Los criterios expuestos en este principio contable
se deben mantener en el tiempo y en el espacio, por cuanto debe de ser de igual
aplicabilidad en las diferentes unidades contables que conformen la totalidad
de un Ente u Organización.
13. Prudencia: La medición
o cuantificación contable debe ser prudente en sus cálculos, así como en la
selección de procedimientos considerados como equivalentes y aceptables,
escogiendo aquellas que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en contra,
la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones.
Cuando existan hechos de incertidumbre que
dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la inclusión de
ciertos juicios para realizar las estimaciones necesarias, de manera que no se
produzcan situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los activos, pasivos y capital contable.
14. Hechos Posteriores al
Cierre: La información conocida con posterioridad a la fecha de cierre y
antes de la fecha límite para la presentación de los informes contables dadas
por la legislación vigentes o por la establecida por el órgano rector del
sistema y que suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían
antes de la fecha de cierre, deben reconocerse en el mismo período.
15. Desafectación: Con
carácter general, los ingresos de índole presupuestario
se destinan a financiar la totalidad de los gastos de dicha naturaleza.
(Los ingresos presupuestarios corrientes podrán
financiar gastos presupuestarios corrientes y de capital, pero los ingresos
presupuestarios de capital solamente podrán financiar gastos de capital.)
En el supuesto de que determinados gastos
presupuestarios se financien con ingresos presupuestarios específicos a ellos
afectados, el sistema contable debe reflejar esta situación y permitir su
seguimiento.
16. Consolidación: El sistema de
Contabilidad Pública debe posibilitar la consolidación de cifras económicas
financieras de los entes contables públicos, permitiendo la eliminación de
transacciones recíprocas entre los entes consolidados.
En la integración se reúnen los datos y cifras de
los entes contables públicos, posibilitando la presentación de estados
financieros únicos sobre la situación del Sector Público. Le corresponde al
Ente Rector del Sistema Contable, determinar el grado de consolidación de las
cuentas, así como los Entes y Órganos sujetos a éste.