Artículo 13 ter. El Departamento
Administrativo tiene las siguientes funciones:
1. Supervisar la correcta
implementación de las políticas presupuestarias y de gasto de la institución.
2. Consolidar, revisar y
actualizar los lineamientos, procedimientos y metodologías emitidos por el
Departamento Financiero y la Proveeduría Institucional, que rigen tanto la
gestión financiera como la
contratación, promoviendo la
estandarización de los procesos y la implementación de buenas prácticas.
3. Supervisar la consolidación y
ejecución de la programación financiera, el anteproyecto de presupuesto y los
ajustes presupuestarios, garantizando el cumplimiento de los objetivos y el uso
eficiente de los recursos.
4. Coordinar la gestión de los
procesos de contratación, asegurando que se realicen de forma transparente,
oportuna y en cumplimiento de la normativa, lo cual servirá de insumo a la
Proveeduría institucional para el respectivo análisis de los diversos procesos
de contratación.
5. Recopilar y consolidar
informes de gestión, ejecución presupuestaria, seguimiento de contratos, entre
otros proporcionando a las autoridades superiores datos precisos y oportunos
para la toma de decisiones estratégicas.
6. Realizar análisis integrales
de los procesos para identificar oportunidades de mejora y áreas de riesgo, y
proponer acciones correctivas.
7. Establecer sistemas de control
interno y mecanismos de seguimiento integrados que aseguren la integridad,
seguridad y veracidad de la información, facilitando la detección temprana de
desviaciones presupuestarias y la prevención de riesgos.
8. Coordinar conciliaciones
periódicas entre los sistemas de información utilizados por ambas unidades y el
Departamento Financiero.
9. Establecer y mantener canales
de comunicación eficientes con otras áreas clave, como el Departamento
Financiero, la Proveeduría Institucional y otros departamentos, garantizando
e/flujo adecuado de información y la coordinación de acciones.
10. Evaluar, mitigar y gestionar
los riesgos asociados a los procesos financieros y de contratación, proponiendo
estrategias que aseguren la continuidad operativa y el cumplimiento de los
compromisos institucionales.
11. Promover la mejora continua
en la gestión administrativa mediante la adopción de innovaciones tecnológicas
y la aplicación de prácticas optimizadas.
12. Ejecutar otras funciones que
le asigne su superior jerárquico, siempre que estén relacionadas con la gestión
administrativa y operativa del Departamento, las cuales deberán ser previamente
comunicadas mediante oficio.
La Unidad de Gestiones de Trámite
Financiero tiene las siguientes funciones:
1. Dar cumplimiento a las
políticas de gasto definidas por las autoridades superiores.
2. Elaborar una programación
financiera detallada y un flujo de efectivo proyectado para el próximo año con
base en la Ley de Presupuesto aprobada y los lineamientos emitidos por el ente
rector, para la gestión eficiente de los recursos y objetivos previstos por los
programas y subprogramas. Este documento será presentado al director de cada
programa o subprograma para su revisión y aprobación antes de su remisión al
Departamento Financiero para su aplicación durante la primera semana del mes de
diciembre de cada año.
3. Asegurar el cumplimiento de la
programación financiera definitiva, aprobada por la Dirección General de
Presupuesto Nacional y la Tesorería Nacional, en línea con los planes de compra
establecidos y los contratos vigentes.
4. Realizar una revisión
exhaustiva de todas las facturas que ingresan para garantizar que cumplan con
la normativa vigente, incluyendo la verificación de los visados respectivos y
la conformidad de los servicios recibidos por parte de los administradores de
contrato para su gestión de pago ante el Departamento Financiero.
5. Gestionar las solicitudes de
publicaciones requeridas de los programas o subprogramas ante la Imprenta
Nacional, realizando un seguimiento detallado de cada pedido, controlando la
facturación y asegurando el pago oportuno de los servicios contratados.
6. Realizar estudios para
determinar el comportamiento del gasto en las diferentes partidas y sub
partidas presupuestarias y determinar posibles faltantes para proponer al
director de programa o subprograma las modificaciones presupuestarias que sean
necesarias para atender los compromisos con proveedores.
7. Solicitar la proyección de los
gastos de materiales y suministros para el año siguiente a la Proveeduría
Institucional, según el movimiento de inventarios de cada programa y
subprograma, a efectos de que sean incluidos en el Anteproyecto de Presupuesto.
8. Formular el Anteproyecto de
Presupuesto integral que contemple los contratos vigentes, nuevos contratos,
servicios continuos, servicios públicos, membresias y
todas las necesidades que tienen las direcciones, para la valoración y visto
bueno del director del programa o subprograma y su posterior remisión al
Departamento Financiero.
9. Realizar las propuestas a los
ajustes de los Anteproyectos de Presupuesto en caso de ser solicitados por
parte de la Asamblea Legislativa (mociones) para la valoración y autorización
del director de Programa y Subprograma.
10. Elaborar los informes de
evaluación semestrales y anuales, para garantizar la transparencia y rendición
de cuentas en la gestión presupuestaria. Estos informes serán sometidos a la
valoración y aprobación del director de programa o Subprograma previo a su
envío al Departamento Financiero.
11. Verificar los informes de
incumplimientos contractuales de los contratistas emitidos por parte de los
administradores de contratos y elaborar los oficios para firma y valoración del
jefe de programa y subprograma y su presentación ante la Proveeduría
Institucional.
12. Realizar el análisis
requerido en aquellas compras de caja chida de bienes y servicios que se
requieran y que cumplan con la normativa vigente, de acuerdo con las
disposiciones legales, reglamentarias y procedimientos aplicables. donde se
debe confeccionar una justificación amplia de la compra para someterla a
valoración y firma del director de programa o subprograma presupuestario, para
luego remitirla ante el Departamento Financiero para su autorización.
13. Verificar que los reintegros
de caja chica que se remitan por parte del Departamento Financiero sean los
originados en los procesos de compra de caja chica realizados para la
respectiva firma del director de programa, o subprograma presupuestario o
funcionario autorizado.
14. Realizar una revisión
exhaustiva de todas las solicitudes de viáticos, tanto al interior como
exterior del país, para garantizar que los montos solicitados se ajusten a las
tarifas establecidas y que la documentación sea completa, antes de remitirlas
al Departamento Financiero para su procesamiento.
15. Establecer mecanismos de
control paralelo para cada programa y subprograma, con el objetivo de mantener
un respaldo de la información presupuestaria que permita asegurar la
continuidad de las operaciones en caso de contingencias, como ataques
cibernéticos.
Además, estos controles
facilitarán la realización de conciliaciones periódicas con los analistas del
Departamento Financiero.
16. Elaborar informes mensuales
de ejecución presupuestaria que proporcionen a los directores de Programa o
Subprograma información precisa y actualizada sobre el estado del gasto de su
dirección, permitiendo así la identificación oportuna de desviaciones respecto
a los objetivos planteados y la toma de decisiones estratégicas basadas en
datos concretos.
17. Elaborar propuestas de
reasignación presupuestaria a los directores de programas o subprogramas,
considerando la dinámica de la ejecución y las necesidades de otras
dependencias, con el objetivo de minimizar las subejecuciones
y optimizar la utilización de los recursos disponibles.
18. Gestionar de manera eficiente
las solicitudes de reducción presupuestaria del ente rector, priorizando el
cumplimiento de los compromisos contractuales existentes y presentando a los
directores propuestas de ajuste que minimicen el impacto en la ejecución de los
programas.
19. Realizar redistribuciones de
cuotas de liberación de recursos ordinarias o extraordinarias, esto cuando el
contenido presupuestario sea insuficiente para atender procesos de
contratación, realizar reparaciones urgentes de vehículos, atención de
solicitudes de viáticos, entre otros.
20. Preparar el oficio respectivo
para solicitar al Departamento Financiero, las certificaciones de fondos que se
requieran para iniciar los procedimientos de contratación administrativa sin
validación presupuestaria o bien trámites con otras instituciones que requieran
aportar dicha certificación.
21. Preparar los documentos
requeridos para realizar las modificaciones presupuestarias (ordinarias y
extraordinarias) que se requieran de conformidad con las nuevas necesidades
presentadas o instrucciones que emanen de las autoridades ministeriales, con el
fin de presentarlas al jefe del programa o subprograma para aprobación y
posterior envío al Departamento Financiero.
22. Revisar y analizar el curso
de cada trámite para determinar caducos ya sea de saldos en reservas de recursos
o bien en órdenes de pedido por remanentes, incumplimientos en la entrega según
corresponda.
23. Trasladar copia de las
facturas y sus anexos presentados ante el Departamento Financiero a la Unidad
de Gestiones de Trámite de Contratación para que sea incluido en el expediente
electrónico del sistema unificado de compras públicas.
24. Llevar los controles de gasto
en el archivo auxiliar de cada una de las subpartidas
presupuestarias de los programas y/o subprogramas presupuestarios y realizar un
control cruzado con la información que refleja el Sistema Integrado de Gestión
de la Administración Financiera (SJGAF) así como la conciliación con el
Departamento Financiero.
25. Llevar los controles de gasto
de cada una de las subpartidas presupuestarias y comparar
con los controles que lleva el Departamento Financiero.
26. Analizar y tramitar si
proceden, los reclamos administrativos de pago de los contratistas. (seguros,
pólizas, servicios públicos, etc.)
27. Solicitar las reservas de
recursos en aquellas subpartidas que permitan su
ejecución con dicho documento presupuestario
28. Analizar y tramitar si
proceden, los reclamos administrativos de pago de los contratistas.
29. Realizar una vez al año las
acciones para la confección del informe de compromisos no devengados.
30. Gestionar por medio de caja
chica la compra de boletos aéreos mediante la búsqueda de las mejores tarifas,
rutas y condiciones, asegurando el cumplimiento de normativa establecida en
esta materia y el presupuesto con que se dispone.
31. Ejecutar otras funciones que
le asigne su superior jerárquico, siempre que estén relacionadas con la gestión
administrativa y operativa de la Unidad, las cuales deberán ser previamente
comunicadas mediante oficio.
La Unidad de Gestiones de Trámite
de Contratación tiene las siguientes funciones:
1. Ejecutar las políticas
emanadas por las autoridades superiores en materia de contratación.
2. Garantizar que la lista de
responsables de contratos sea actualizada constantemente para que puedan
cumplir de manera eficiente con sus obligaciones de seguimiento y vistos buenos
de los servicios brindados para la gestión de pagos.
3. Coordinar con el Departamento
de Ingeniería y Arquitectura de la, Dirección de Tecnologías de Información y
Comunicación, Unidad de Salud Ocupacional, Departamento Servicios Médicos,
Unidad de Gestión Ambiental, Comunicación Institucional y Departamento de
Servicios Generales, la elaboración de documentos tales como especificaciones
técnicas, artes, diseños arquitectónicos, para el inicio y/o continuidad de
contrataciones administrativas, en aquellas contrataciones que requieren el
apoyo técnico de dichas dependencias.
4. Solicitar inclusiones de
códigos de bienes o servicios en el sistema unificado de compras, ante el ente
rector, cuando los mismos no se encuentren habilitados en dicho sistema.
5. Proceder con la elaboración
del plan anual de compras tras la aprobación de la Ley de Presupuesto. Este
plan será evaluado y aprobado por el director de programa o subprograma y la
aprobación final por la parte competente, y posteriormente enviado a
Proveeduría Institucional para su consolidación y publicación oficial.
6. Realizar los ajustes
necesarios en caso de que surjan cambios en los planes de compra a lo largo del
año, para su aprobación por la parte competente.
7. Realizar un
seguimiento constante de los procesos de contratación a través de informes
periódicos remitidos al director de Programa o Subprograma, con el objetivo de
evaluar el cumplimiento de los plazos establecidos en el Anteproyecto de
Presupuesto y Plan de Compras y detectar posibles discrepancias con respecto a
lo planificado para tomar las acciones respectivas.
8. Gestionar de forma proactiva
el ciclo de vida de los procesos de contratación pública, realizando un seguimiento
puntual de las fechas de inicio, renovación y finalización, para consultar en
tiempo sobre las posibles prórrogas o los nuevos contratos.
9. Realizar un análisis detallado
de cada solicitud de reajuste o revisión de precios presentada por los contratistas
para determinar su procedencia y dar el debido trámite.
10. Verificar que en el
expediente de la contratación en el sistema unificado de compras se encuentre
el informe del recibido a satisfacción de la contratación y con base al mismo,
se procede a solicitar la liberación de las garantías de cumplimiento, El
oficio de liberación será revisado y aprobado por el director de programa o
subprograma para su envió a La Proveeduría institucional.
11. Realizar un seguimiento
exhaustivo de las órdenes de compra y reservas (casos excepcionales) que se van
generando durante el año producto de los contratos que se mantienen para
asegurar el pago puntual a los proveedores y cumplir con los compromisos
adquiridos en tiempo y forma.
12. Efectuar las adquisiciones de
bienes y servicios mediante el Convenio Marco, en estricta conformidad con los
planes de compra previamente establecidos y el presupuesto autorizado.
13. Analizar y tramitar si
proceden, los reclamos administrativos de pago de los contratistas (facturas).
14. Elaborar la solicitud de
inicio en el sistema unificado de compras empleado, para los procesos de
contratación administrativa para que proceda con la revisión de parte de la
Proveeduría Institucional, y se continue el ciclo con
las aprobaciones del director de programa o subprograma y el jefe del
Departamento Financiero hasta la debida adjudicación.
15. Evaluar y ejecutar las
acciones necesarias para dar cumplimiento a las disposiciones del ente rector
respecto a la caducidad de saldos de reservas y órdenes de pedido, evitando el
arrastre de recursos presupuestarios al año siguiente sin compromiso
contractual.
16. Solicitar la proyección los
gastos de materiales y suministros para el año siguiente, según el movimiento
de inventarios de cada programa o subprograma, a efectos de que sean incluidos
en el anteproyecto de presupuesto.
17. Determinar cada vez que se
requiera, las proyecciones de consumo de bienes y suministros del convenio
marco y remitirlas a la Proveeduría Institucional, cumpliendo con los requerimientos
de la Dirección de Contratación Pública.
18. Establecer un canal de
comunicación directo y eficiente con los administradores de contratos, a fin de
brindarles el apoyo necesario para la elaboración de la documentación requerida
que permita agilizar el inicio de los procesos de contratación.
19. Atender de forma conjunta con
el administrador de contrato, las consultas o subsanes planteados por la
Proveeduría Institucional, requeridas para gestionar la publicación del trámite
de contratación, atender recursos, estudios técnicos de ofertas o cualquier
otro proceso derivado.
20. Elaborar cronogramas de
ejecución detallados para cada tipo de contratación, asegurando la viabilidad
de los contratos establecidos en el presupuesto del ejercicio económico del año
siguiente y monitorear su cumplimiento para detectar incumplimientos en la
entrega de documentación que repercuta en atrasos de las contrataciones y en
consecuencia subejecuciones presupuestarias.
21. Realizar las debidas
aprobaciones de las prórrogas a los contratos en el sistema unificado de
compras, según el procedimiento establecido.
22. Mantener actualizado el
expediente de contratación en el sistema unificado de compras (facturas y
cualquier documento requerido).
23. Solicitar y dar seguimiento
con los administradores de contrato al pago de las especies fiscales requeridas
cuando corresponda según la modalidad de la contratación, con el fin de dar
cumplimiento a la normativa vigente sobre la materia.
24. Llevar los controles de gasto
reflejado en el archivo auxiliar de las partidas y subpartidas
presupuestarias asociadas a trámites de contratación administrativa, con el fin
de conciliar la ejecución con la Unidad de Gestión de Trámite Financiero.
25. Gestionar ante la Proveeduría
Institucional la habilitación y des habilitación de roles y perfiles para los
funcionarios en el sistema unificado de compras públicas.
26. Ejecutar otras funciones que
le asigne su superior jerárquico, siempre que estén relacionadas con la gestión
administrativa y operativa de la Unidad, las cuales deberán ser previamente
comunicadas mediante oficio.
(Así
adicionado por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 45305 del 19 de agosto
del 2025)