Norma de Contabilidad E-3 Cuentas por Cobrar

Objetivo: 1. El objetivo de esta norma es definir las cuentas por cobrar, establecer sus reglas de registro, valuación y de presentación en los estados financieros de las empresas e indicar los requisitos de revelación.

Alcance: 2. Esta norma no trata aspectos relacionados específicamente con:

Entidades Financieras Convenios de Arrendamiento Bancos , Compañías de Seguros.

Definición: 3. Las cuentas y documentos por cobrar representan derechos exigibles originados por las transacciones siguientes:

a) venta de bienes o mercaderías;

b) prestación de servicios,

c) otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

Registro y valuación: 4. Las cuentas y documentos por cobrar deben registrarse al valor del derecho exigible pactado originalmente o a la estimación razonable que de ellos se haga.

5. En atención a la norma de realización, el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios, de cada una de las partidas de las cuentas y documentos por cobrar. Esto requiere que se le dé efecto a descuentos comerciales y bonificaciones pactados, así como a las estimaciones por in-ecuperabilidad o difícil cobro.

6. Para cuantifícar el importe de las partidas que habrán de considerarse irrecuperables o de difícil cobro, debe efectuarse un estudio que sin a de base para determinar el valor de aquellas que serán deducidas o canceladas y estar en posibilidad de establecer o incrementar las estimaciones necesarias, en previsión de los diferentes eventos futuros cuantificables que pudieran afectar el importe de esas cuentas por cobrar, mostrando de esa manera, el valor de recuperación estimado de los derechos exigibles.

7. El estimado de lo incobrable se basa en la experiencia previa de la empresa, en la capacidad de cumplimiento estimada para los deudores y en una evaluación de la situación económica actual. Las cuentas dudosas pueden ser estimadas como un porcentaje de las ventas o de las cuentas por cobrar. El monto así estimado se carga a los resultados del período y el crédito se lleva a una cuenta de valuación, como estimación para cuentas dudosas. Cuando se cancelan cuentas específicas, se debita la cuenta de valuación que debe ser recalculada periódicamente.

8. Los incrementos o reducciones que se deban hacer a las estimaciones, con base en los estudios de valuación, deberán cargarse o acreditarse a los resultados del ejercicio en que se efectúen.

9. Si se logra recuperar una cuenta que había sido cancelada como incobrable, un procedimiento consiste en restablecer, primero, la cuenta por cobrar con crédito a la estimación para cuentas dudosas y luego, se registra el efectivo y se acredita la cuenta del cliente. Otro procedimiento consiste en registrar el importe cobrado con crédito a una cuenta de ingresos, haciendo la anotación correspondiente en la cuenta del cliente.

10. Las cuentas o documentos por cobrar en moneda extranjera deberán valuarse al tipo de cambio vigente, aplicable a la fecha de los estados financieros. En condiciones normales, se utiliza el tipo de cambio de referencia para la compra promulgado por el Banco Central de Costa Rica.

Presentación en el Balance de Situación

11. Considerando su disponibilidad, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican de corto y largo plazo. Se consideran como cuentas por cobrar a corto plazo, aquellas cuya disponibilidad es inmediata dentro de un plazo no mayor de un año posterior a la fecha del balance de situación, con excepción de aquellos casos en que el ciclo normal de operaciones exceda ese período, debiendo en tal caso hacerse la revelación correspondiente .

12. Las cuentas y documentos por cobrar a cono plazo deben presentarse en el balance de situación como activo circulante, inmediatamente después del efectivo y de las inversiones temporales. Las partidas con vencimiento a más de un año o al ciclo normal de las operaciones de la empresa, deberán presentarse fuera del activo circulante.

13. Atendiendo a su origen, se pueden formar tres grupos de cuentas y documentos por cobrar

a) A cargo de clientes.

b) A cargo de otros deudores.

c) A cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas. Dentro del primer grupo se deben presentar los documentos y cuentas a cargo de clientes de la entidad, derivados de la venta de mercancías o de la prestación de servicios, que correspondan a su actividad normal. En el caso de servicios, los derechos devengados deben presentarse como cuentas por cobrar, aún cuando no estuvieren facturados a la fecha de cierre de operaciones de la entidad.

En el segundo grupo, deberán mostrarse las cuentas y documentos por cobrar a cargo de otros deudores, agrupándolas por concepto y de acuerdo con su importancia relativa. Estas cuentas se originan por transacciones distintas a aquellas para las cuales fue constituida la entidad, tales como: préstamos a accionistas y a funcionarios y empleados, reclamaciones, dividendos e intereses por cobrar, depósitos destinados a cubrir daños o pérdidas potenciales, depósitos que garantizan un cumplimiento o pago etc. Si los montos involucrados no son de importancia relativa, pueden agruparse y mostrarse como otras cuentas por cobrar.

14. Las cuentas a cargo de compañías tenedoras, subsidiarias, afiliadas y asociadas deben presentarse en renglón por separado dentro de las cuentas por cobrar, debido a que frecuentemente tienen características especiales en cuanto a su exigibilidad. Si se considera que estas cuentas no- son exigibles de inmediato y que sus saldos más bien tienen el carácter de inversiones por parte de l a entidad, deberán clasificarse como tales en el activo no circulante.

15. Los saldos acreedores en las cuentas por cobrar deben reclasificarse a cuentas del pasivo, si su importancia relativa lo amerita.

16. Los intereses devengados, así como los costos y gastos incurridos reembolsables. que se deriven de las operaciones que originaron una cuenta por cobrar, deben considerarse como parte de ella.

17. Los intereses por cobrar no devengados que hayan sido incluidos como parte de las cuentas por cobrar, deben presentarse deduciéndose del saldo de la cuenta en la que fueron cargados. Esto es necesario para presentar el valor neto de realización de las cuentas a cobrar.

18. Cuando el saldo en cuentas por cobrar de una entidad incluya partidas importantes a cargo de una sola persona física o jurídica, su impone deberá mostrarse por separado dentro del rubro genérico "cuentas por cobrar", o en su defecto, revelarse por medio de una nota a los estados financieros.

19. Cuando existan cuentas por cobrar y por pagar compensables a la misma persona física o jurídica y para efectos de presentación únicamente, el saldo neto resultante deberá mostrarse como activo o pasivo según corresponda.

20. La estimación para cuentas incobrables o cuentas dudosas, debe ser mostrada en el balance de situación como deducción a las cuentas por cobrar. En caso de que se presente el saldo neto. debe mencionarse en nota a los estados financieros el impone de la estimación.

21. Los saldos a cargo de propietarios, accionistas o socios de una entidad, que representen capital suscrito no pagado, no deberán incluirse dentro del rubro de cuentas por cobrar sino que deberán presentarse disminuyendo la cuenta de capital correspondiente.

Revelaciones: 22. Respecto de las Cuentas y Documentos por Cobrar, las empresas deben revelar:

a) Políticas contables para la estimación de cuentas incobrables o dudosas y su monto

b) Partidas importantes a cargo de una sola persona física o jurídica.

c) Naturaleza, impones y condiciones de los adeudos de panes relacionadas.

d) El monto del pasivo contingente para la entidad, por documentos y cuentas por cobrar vendidos o descontados, con responsabilidad para la entidad.

e) Sumas importantes por cobrar a socios, funcionarios y empleados.

f) Gravámenes de cualquier tipo. restricciones o circunstancias que afecten las cuentas al cobro.

g) Impone de las cuentas por cobrar en monedas extranjeras, indicando su monto, clase de monedas y tipo de cambio utilizado para su conversión a colones.