CAPÍTULO II

De la seguridad informática

Artículo 6º—Del uso del correo electrónico.

6.1. Uso. El Banco Popular y de Desarrollo Comunal permite el uso del sistema de correo electrónico únicamente en el contexto de las actividades laborales.

6.2. Distribución de información confidencial. Se prohíbe a los servidores el uso del sistema de correo electrónico para la distribución de información propiedad del Banco, que considerada como confidencial, se entregue o envíe a personas u organizaciones no autorizadas para recibirlas.

6.3. Prohibiciones de uso. Se prohíbe la utilización del correo electrónico institucional para la distribución de:

a. Virus informáticos, gusanos, troyanos y cualquier tipo de software malicioso.

b. Copias no autorizadas de programas informáticos.

c. Materiales con derechos de autor.

d. Mensajes de racismo y acoso sexual.

e. Pornografía, insultos y cualquier tipo de material ofensivo que atente contra la moral y las buenas costumbres.

f. Cadenas de mensajes.

g. Chistes, bromas.

6.4. Correos masivos. Se prohíbe el envío de correos dirigidos a “Todo el Personal” por parte de funcionarios no autorizados para esta función.

6.5. Cuentas de correo electrónico externas. Se prohíbe el uso de cuentas de correo electrónico externas al Banco, por ejemplo, Racsa, Costarricense, Hotmail, Yahoo, Usanet, Latinmail, etc., salvo debida autorización y justificación escrita dada por el nivel jerárquico inmediato superior, para efectos laborales.

6.6. Descarga de archivos adjuntos. Se prohíbe la descarga de archivos adjuntos en la plataforma tecnológica de la Conglomerado Banco Popular, desde cuentas de correo electrónico externas al Banco, personal o gratuita, por ejemplo, Racsa, Costarricense, Hotmail, Yahoo, Usanet, Latinmail, etc., salvo debida autorización y justificación escrita dada por el nivel jerárquico inmediato superior.

6.7. Imagen institucional. Se prohíbe crear, enviar o almacenar correos electrónicos cuyo contenido sea irrespetuoso o atente contra la imagen de la Institución o contra la integridad moral de cualquier persona.

6.8. Uso de imágenes de fondo o motivos personales: Se prohíbe el uso de fondos o motivos personales dentro de los correos. El fondo autorizado a utilizar debe ser de color blanco.

6.9. Datos de remitente en correos: Todo correo electrónico que se envíe desde el sistema de correo electrónico, debe llevar los datos del remitente y debe acatar los siguientes lineamientos:

a. Debe ser de color negro.

b. La fuente de letra debe ser: Tipo: Verdana, 8 puntos, alineado a la izquierda, no negrita, no itálica.

c. La información a contener en los datos del remitente debe ser la siguiente y en el siguiente orden:

i. Nombre completo del servidor (puede ser en negrita).

ii. Área, Subproceso, Proceso o Dirección para la cual trabaja.

iii. Correo electrónico del servidor.

iv. Número de teléfono o teléfonos de contacto del servidor.

v. Número de fax o faxes de contacto del servidor.

d. Aviso de confidencialidad.

6.10. Aviso de confidencialidad. Los servidores deben incluir el siguiente aviso y salvaguarda de responsabilidades en todos los correos que se envían o se re-envían, ya sea interno o externo:

“AVISO DE CONFIDENCIALIDAD Y SALVAGUARDA DE RESPONSABILIDADES: La información de este documento y sus anexos es confidencial. Está dirigida únicamente para el uso por parte del destinatario que se indica. Dado que las comunicaciones por Internet no son seguras, el Banco Popular no acepta responsabilidad legal por el contenido de este mensaje.

Los puntos de vista y opiniones expresadas en este correo electrónico son responsabilidad de su autor y no necesariamente representan la opinión o punto de vista de este Banco. En caso de archivos adjuntos, es responsabilidad del receptor la revisión de los mismos.

Cualquier persona que reciba este mensaje por error debe notificarlo inmediatamente al remitente vía telefónica ó correo electrónico y borrarlo permanentemente de su computador. Se advierte que está prohibido revelar el contenido de este documento a cualquier otra persona, ni copiarlo. La violación al mandato de este aviso puede dar lugar a responsabilidades legales.

(En forma opcional se puede agregar en inglés) CONFIDENTIALITY & DISCLAIMER NOTICE: Information in this document and attachments is confidential. It is intended only for the use of the named recipient. Internet communications are not secure and therefore, the Banco Popular does not accept legal responsibility for the contents of this message. The views and opinions expressed in this email are solely those of the author and do not necessarily represent those of the company. It is the recipient responsibility to scan the attachment (if any).If you are not the intended recipient, please notify to remit by phone or e-mail immediately and then delete this document permanent. Do not disclose the contents of this document to any other person, nor take any copies. Violation of this notice may be unlawful”.

6.11. Correos electrónicos no solicitados. Se prohíbe abrir correos electrónicos de dudosa procedencia y aquellos mensajes que aparentan provenir de una fuente confiable, pero que muestran características irregulares. En caso de duda se debe eliminar el correo.

6.12. Filtrado de correos o archivos adjuntos. Todo correo electrónico o archivos adjuntos dentro de un correo, catalogados de alta peligrosidad o no relacionados con asuntos laborales, serán removidos de inmediato y no ingresarán al sistema de correo electrónico del conglomerado Banco Popular.

6.13. Detalle del Asunto (Subject). Todo correo electrónico debe contener asunto o subject y este debe estar relacionado con el contenido del correo que se está enviando.