De los adelantos y sus liquidaciones

Artículo 11.—Los adelantos para compras por caja chica deberán solicitarse en la fórmula “Vale Provisional de Caja Chica” (se adjunta como anexo N° 1) con la autorización de uno de los funcionarios citados en el artículo 9º. Los vales provisionales de la Caja Chica General sólo podrán ser tramitados por el funcionario de la Proveeduría debidamente autorizado por su Jefatura, y deben llevar el visto bueno del Proceso de Contabilidad y de Control de Presupuesto. El trámite que se seguirá será el siguiente:

a) El vale provisional será autorizado por el jefe correspondiente y no podrá exceder la suma fijada por la Gerencia General conforme al numeral 2° de la presente regulación.

b) Se le pagará el monto del vale provisional al comprador o al empleado autorizado, firmando el recibido conforme por el dinero.

c) Una vez realizada la compra, para su liquidación, el encargado deberá presentar el vale de caja chica conjuntamente con los comprobantes, el que deberá llevar el visto bueno del jefe inmediato.

d) En la Caja Chica General, además se debe llevar la firma de recibido de quien solicita el material, el código contable y firma del contador que revisa.

e) Cuando las facturas sean por una suma menor al adelanto entregado, al funcionario de la Proveeduría o el empleado autorizado las presentará al cajero junto con la diferencia en efectivo, cuando sea a la inversa, el cajero repondrá la diferencia, en ambos casos se le devolverá el vale provisional.

f) Todo vale provisional de caja chica debe ser liquidado a más tardar durante el tercer día hábil siguiente al que se solicita.

g) A Ningún funcionario se le autorizará un nuevo vale de caja chica si existe un vale pendiente de liquidar. En el caso del proceso de Proveeduría, los vales provisionales pendientes de liquidar no podrán exceder de tres.