Conferencia final

Artículo 42.—Después de finalizado el estudio y de previo a la comunicación oficial, la auditoría debe disponer la discusión verbal de los resultados de los servicios de auditoría, excepto los informes de responsabilidades, a efecto de exponer los resultados del estudio a quienes tengan parte en el asunto.

La conferencia final está regulada según los siguientes criterios:

a)         La “comunicación verbal” de los resultados o “conferencia final” se debe realizar con el jerarca o los titulares subordinados con competencia y autoridad para implantar las recomendaciones, así como con las personas que tengan parte en los asuntos tratados en el informe.

b)         La comunicación verbal también puede efectuarse en el transcurso de un estudio de control interno, para que se corrijan sobre la marcha los asuntos que la Auditoría Interna informará por escrito.

c)         Tratándose de informes de control interno o seguimiento, los hallazgos obtenidos deberán ser comunicados mediante informe dirigido al funcionario ejecutivo responsable de disponer la puesta en operación de las recomendaciones contenidas en el informe.

d)         La Auditoría Interna convocará por escrito a quienes tengan parte en los asuntos para realizar la comunicación verbal del informe final, dentro de un plazo razonable establecido de común acuerdo con los interesados.

e)         La participación del convocado en la comunicación verbal de los resultados es obligatoria excepto en aquellos casos en que exista una comunicación formal de aceptación total de las recomendaciones por parte del titular subordinado, con base en el borrador que de previo se haya remitido.

f)          La falta de participación justificada en la comunicación verbal de los resultados del informe final se puede reputar como un eventual debilitamiento del sistema de control interno.

g)         La falta de participación en la comunicación verbal de resultados es un hecho que quedará destacado en un aparte del informe oficial.

h)         En la conferencia final participarán los auditores que colaboraron en la preparación de la evaluación o estudio de auditoría, así como el funcionario ejecutivo y colaboradores que él estime pertinente, responsables de disponer y ejecutar la puesta en operación de las recomendaciones contenidas en el informe de auditoría, a fin de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones, propuestas alternas de mejora, fechas de cumplimiento y de propiciar las acciones correctivas inmediatas.

i)          Tanto la convocatoria a la conferencia final como sus resultados, deberán ser debidamente documentados por la auditoría, y el acta o minuta preparada al efecto deberá ser firmada por todos los participantes en la reunión.

j)          Luego de efectuada la comunicación verbal de resultados se dará un plazo máximo de 3 días hábiles para que la administración remita la información adicional que estime pertinente de previo a emitir el informe final.

k)         La Auditoría Interna recopilará la información adicional necesaria y pertinente para confirmar o validar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones considerados en la comunicación verbal.

l)          Si durante la conferencia final se presentan divergencias sobre la implantación de las recomendaciones o parte de ellas y no se llega a un acuerdo, en su informe final la Auditoría consignará las observaciones pertinentes.

m)        En el informe se hará constar los comentarios de quienes tengan parte en el asunto, contrarias a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, si a juicio de la auditoría no se refutan los resultados con suficiente evidencia que obligue a cambiar el informe.

n)         No procede efectuar la conferencia final de los informes que puedan dar lugar a la declaración de responsabilidades disciplinarias o civiles o a denuncias ante el Ministerio Público y otros que la normativa contemple.