CAPÍTULO V

Archivo, Almacenamiento y Publicidad Consultas Técnicas y Circulares Oficiales del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica

Artículo 16º: Del Archivo y Almacenamiento o Base de datos. La Dirección Ejecutiva, por medio del Departamento de Consultoría Técnica, mantendrá un archivo o base de datos (física y/o digital), en la que consten todas las respuestas técnicas oficiales y las consultas respectivas, así como, las Circulares Oficiales, todas del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica. Sobre este tipo de respuestas/consultas y circulares, se recopilarán y validarán todas las respuestas y circulares existentes a la fecha de entrada en vigencia de este Reglamento, para incorporarlas al archivo o base de datos, a más tardar a los tres meses de entrada en vigencia de este Reglamento.

En todos los casos de las respuestas a consultas técnicas y las Circulares oficiales se adjuntará o consignará en el documento de respuesta o circular, según corresponda, el número de acuerdo, número de sesión y fecha en que tal respuesta fue aprobada por la Junta Directiva. En los casos en que estos elementos no consten, tales documentos no podrán ser considerados oficiales del Colegio. Lo anterior, sin perjuicio de un proceso de validación que al respecto en cada caso, determine prudente realizar la Junta Directiva por iniciativa propia o a recomendación, previa asesoría del Comité Consultivo Permanente y la Dirección Ejecutiva, según corresponda.

En lo que respecta a las respuestas de consultas de orden administrativo, independientemente de su tipo, la Dirección Ejecutiva, por medio de la unidad de archivo y correspondencia, mantendrá un archivo o una base de datos (física y/o digital), en la que consten todas las respuestas con las respectivas consultas evacuadas, vía oficios y correos electrónicos a: lo interno del Colegio, terceros sean particulares, colegiados, instituciones públicas y otros, así como, a los miembros de la Junta Directiva. Sobre este tipo de consultas, se dará a la tarea de recopilar y validar las existentes a la fecha de entrada en vigencia de este Reglamento, para aunarlas a esta base de datos a más tardar a los cinco meses de entrada en vigencia de éste Reglamento.