ASAMBLEA LEGISLATIVA
DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA
ACUERDO
DIRECTORIO LEGISLATIVO
ARTÍCULO 14 DE LA SESIÓN 116-2020
DEL 25 DE JUNIO DE 2020
Se acuerda: Con base en el criterio vertido por el señor Freddy Camacho Ortiz,
Director a.í. del Departamento de Asesoría Legal, mediante oficio
AL-DALE-PRO-0109-2020, modificar el siguiente articulado del Reglamento de
Bienes Muebles de la Asamblea Legislativa, en sus artículos 4°, 8°, 41 y 65 y
la adición de los artículos 65 bis y 65 ter, para que se lean de la siguiente
manera:
Artículo 4º—Definiciones. Para todos los efectos de interpretación que se
deriven de la aplicación de este Reglamento, deben entenderse los términos de
la siguiente manera:
Actas: Declaraciones de recepción, donación, desecho y desuso sin código. En
casos de excepción, según el artículo 65 bis, se realizarán actas desecho y
desecho de bienes con código y para los bienes sin código se realizarán actas
de desecho y desuso según lo indicado en el artículo 8° inciso a.
(…)
Bien en buen y regular estado: Aquel bien que ha sido valorado como
bueno o regular por la unidad técnica correspondiente, ha sido devuelto al
Almacén de Bienes Muebles y queda en condición de desuso.
Bien en mal estado: Aquel bien que ha sido valorado como malo por la
unidad técnica correspondiente, devuelto al Almacén de Bienes Muebles y que
queda en condición de desecho.
(…)
Dictamen técnico de valoración: Declaración de las unidades técnicas
correspondientes sobre el estado físico de los bienes muebles, sea como bueno,
regular o malo.
Dictamen de baja de bienes muebles: Declaración del Área de Suministros
y Bienes Muebles, de bienes muebles en desuso o desecho, de acuerdo con su
valoración técnica, los cuales deberán ser retirados el inventario institucional.
Dictamen de donación: Es el dictamen de bienes muebles donados a través
de la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles, producto de los dictámenes de
baja de bienes para desuso.
(…)
Artículo 5º—Departamento de Proveeduría. El Departamento de
Proveeduría, por medio del Área de Suministros y Bienes Muebles, es el
responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con el control y el
registro de los bienes(*) muebles.
Además, le corresponderá al Área de Suministro y Bienes Muebles coordinar con
el contratista la fecha y la hora del recibo de lo adjudicado, y enviará a la
unidad solicitante el aviso de recibo, a fin de coordinar con la unidad técnica
respectiva.
(*) (Corregido mediante Fe de Erratas y publicada
en La Gaceta N° 183 del 26 de julio del 2020, página N° 2)
(…)
m) Registrar la baja de bienes, previo cumplimiento de los
procedimientos establecidos al efecto, así como enviar a través de los medios
electrónicos idóneos, una copia del dictamen de donación a la Dirección del
Proveeduría, Departamento Financiero (Dirección, Área de Contabilidad), Unidad
Técnica involucrada, y miembros de la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles.
(…)
Artículo 8º—Departamento de Asesoría Legal. Al Departamento de
Asesoría Legal le corresponderá:
a) Elaborar, a petición y en coordinación con la unidad técnica
especializada, las actas de desecho o desuso de bienes que por sus
características no se les asigna número de código. Para la elaboración de estas
actas sin código, el Departamento de Asesoría deberá tener al menos la
siguiente información:
I.- Dictamen de la unidad técnica especializada de que son bienes en
desuso o desecho.
II.- Descripción del bien o los materiales (cantidad cuando sea posible
individualizarlo).
III.- Ubicación de los bienes (edificio, almacén, puesto de seguridad
más próximo).
IV. Nombre y firma del funcionario responsable, con sello de una unidad
técnica respectiva.
b) Elaborar, por vía de excepción y a solicitud del Área de Suministro y
Bienes Muebles, el acta sea de desecho o desuso, de bienes muebles a los que se
les asignó un número de código. Para la elaboración de estas actas, el
Departamento de Asesoría Legal deberá tener al menos la siguiente información:
I.- Dictamen elaborado por Área de Suministros y Bienes Muebles, con
base en la información suministrada por las unidades especializadas, donde se
indica el estado de bien y su clasificación, nombre y firma del funcionario
responsable y el sello correspondiente.
II.- Descripción del bien, incluyendo su código.
III.- Ubicación de los bienes.
IV.- Aquello que se indique en la Ley General de la Administración
Pública.
c)- Enviar copia de las actas de desecho, desuso, de bienes muebles con
código, a los Departamentos de Proveeduría y Financiero, para que procedan con
los cambios en los sistemas correspondientes.
Artículo 41.—Retiro de un bien del inventario. Para retirar o dar
de baja un bien del inventario debe darse una de las siguientes condiciones:
a) Declararlo obsoleto.
b) Haber sido hurtado.
c) Haber sido declarado en desuso.
d) Sufrir daño por caso fortuito o fuerza mayor.
e) Otros conceptos valorados por la unidad técnica
especializada o la unidad usuaria.
f) Declararlo como desecho.
g) Por baja masiva de bienes, en concordancia con lo estipulado en el
artículo 65 bis del presente reglamento.
CAPÍTULO XI
Donación de bienes en desuso y equipo desechado
Artículo 63.—Instituciones susceptibles de recibir donaciones. La Administración
podrá promover donación de bienes muebles en desuso o equipo desechado, en el
entendido de que la totalidad de las donaciones que se realicen deberán
encauzarse a la Juntas de Educación y Juntas Administrativas de los centros
educativos, para lo cual se dará prioridad a las escuelas con menor índice de
desarrollo. Cuando se presenten solicitudes excepcionales, corresponderá a la
Comisión de Donaciones de Bienes Muebles elevarla a la Dirección Ejecutiva para
su aprobación.
Artículo 64.—Autorización de donaciones. Le corresponderá a
la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles designar al beneficiario de la
Donación y al Área de Suministros y Bienes Muebles del Departamento de
Proveeduría, confeccionar el dictamen de donación correspondiente, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior.
Artículo 65.—Proceso ordinario para dar de baja a los bienes muebles. Cada unidad
técnica especializada, a requerimiento de algún funcionario interesado,
elaborará un dictamen técnico individual o grupal en el caso de varios activos
sujetos a valoración, con el objetivo de ser devueltos al Almacén de Bienes
Muebles. La valoración debe indicar el estado del bien sea bueno, regular o
malo.
Con el dictamen de valoración y la boleta de traslado del bien,
elaborada de forma física o digital, el interesado deberá gestionar la entrega
física del bien al Almacén de Bienes Muebles.
En el caso que se trate de bienes muebles que, por su naturaleza como
tamaño, peso o instalación, no puedan ser trasladados ni recibidos en el
Almacén de Bienes Muebles, deberán ser desechados o donados en el sitio donde
se ubican.
Mientras estos bienes no hayan sido declarados por parte del Área de
Suministros y Bienes Muebles en desuso o desecho, la unidad técnica responsable
del bien debe velar por su custodia.
El Área de Suministros y Bienes Muebles, deberá, en un plazo de ocho
días hábiles, realizar los trámites respectivos, para el retiro de dichos
bienes.
El dictamen técnico de valoración deberá contener, como mínimo, la
descripción del bien, el código correspondiente, la calificación de su estado y
la ubicación al momento de realizar la valoración.
Con el dictamen de valoración realizado por las unidades técnicas, el
Área de Suministros y Bienes Muebles, confeccionará los listados de bienes
muebles en condición de desuso (valoración buena o regular) y desecho
(valoración mala), asimismo, deberá verificar que estos bienes ya no se
encuentran bajo garantía comercial y deberá verificar con el Sistema Integral
de Control y Trazabilidad de Activos, su existencia.
Con los listados verificados, el Área de Suministros y Bienes Muebles
elaborará un dictamen denominado “Dictamen de Baja de Bienes Muebles”, ya sea
de Desuso o Desecho, según corresponda, con el cual se dará la exclusión del
bien mueble del inventario institucional. Ese dictamen de baja será firmado por
el jefe del Área de Suministros y Bienes Muebles y el Director del Departamento
de Proveeduría, para su formalización.
El dictamen de baja de bienes muebles de desuso, se le remitirá
digitalmente a la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles para que proceda con
la distribución de los bienes muebles a donar y en el caso del Dictamen de Baja
de Bienes Muebles de Desecho, deberá coordinar con el Gestor Ambiental
Institucional para el retiro definitivo de los bienes fuera de la Institución,
bajo la normativa existente. En ambos casos, deberán de remitir una copia
digital al Departamento Financiero para que se proceda con los ajustes de los
registros contables pertinentes.
Para los bienes que por su naturaleza no estén codificados, se seguirá
el proceso dispuesto en los artículos 8°, inciso a), 42 y 69 del presente
reglamento.
Artículo 65 bis.—Excepciones al proceso de baja de bienes. Se exceptúa del
proceso ordinario de baja de bienes, cuando se requiera una baja masiva de
bienes por situaciones excepcionales, tales como:
a) Cuando la capacidad de almacenaje de la bodega institucional se vea
comprometida.
b) Cuando se esté en presencia de una mudanza de inmuebles, sea temporal
o definitiva.
c) Cuando el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos no
esté funcionando.
d) Cuando se presente alguna otra situación excepcional, debidamente
justificada, a juicio del Área de Suministros y Bienes Muebles, con el aval del
Directorio Legislativo o quién este delegue.
e) Cuando se presente alguna otra situación excepcional, debidamente
justificada, que indique el Directorio Legislativo.
Artículo 65 ter.—Excepciones al proceso de baja de bienes. Procedimiento. La
baja masiva de los bienes contenidos en las excepciones del artículo 65 bis, se
realizará con observancia del siguiente procedimiento:
a) No se requerirá dictamen de valoración técnica por parte de las
unidades técnicas respectivas, porque su tramitación la realizará directamente
el Área de Suministros y Bienes Muebles.
b) El Área de Suministros y Bienes Muebles realizará la clasificación de
desecho o desuso, según las definiciones de este Reglamento. Asimismo, cuando
corresponda, esa Área utilizará el Sistema Integral de Control y Trazabilidad
de Activos para elaborar el “dictamen de baja de bienes muebles” y realizará su
descargo del patrimonio institucional.
Ese dictamen será firmado por el jefe del Área de Suministros y Bienes
Muebles y el Director del Departamento de Proveeduría para su formalización.
c) El dictamen de baja de bienes muebles será remitido, digitalmente, a
la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles, para su respectiva donación.
Asimismo, deberá remitir copia digital al Departamento Financiero, para que
realice los ajustes contables en libros.
Cuando se haga el retiro físico de los bienes donados, directamente de
los edificios y dependencias donde se encuentren ubicados originalmente, se
utilizará el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos, cuyos
resultados serán la base para la confección del dictamen de donación, además se
utilizará cuando se dé la salida efectiva de los bienes desde esas locaciones,
como control cruzado de los dictámenes de donación, los cuales deberán ser
firmados por los beneficiarios, así como una de un representante de la Comisión
de Donaciones de Bienes Muebles y de un representante del Área de Suministros y
Bienes Muebles.
d) Cuando el Sistema Integral de Control y Trazabilidad de Activos no
esté funcionando, se realizará el siguiente procedimiento:
1. Cada unidad técnica especializada elaborará un dictamen técnico de
los bienes muebles, que indique su estado, ya sea como buenos, regulares o
malos.
2. Ese dictamen deberá remitirlo al Área de Suministros y Bienes
Muebles, quien lo clasificará en desecho o desuso, según corresponda, de
conformidad con las definiciones de este Reglamento.
3. Esta Área elaborará un dictamen con la información suministrada y lo
remitirá al Departamento de Asesoría Legal, con la solicitud de que se proceda
con la verificación de activos y la correspondiente elaboración de un acta, sea
de desecho o de desuso, esto en concordancia con lo establecido en el artículo
8° inciso b) del presente Reglamento. Cuando se trate de un bien de desuso, el
acta se remitirá a la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles, para la
respectiva donación. Si el bien es de desecho, se deberá coordinar con el
Gestor Ambiental Institucional, para el retiro definitivo de los bienes, fuera
de institución, bajo la normativa existente. En ambos casos, se remitirá una
copia digital al Departamento Financiero para que se proceda con los ajustes de
los registros contables pertinentes.
Artículo 66.—Entrega de donaciones. El Área de Suministros y Bienes Muebles del
Departamento de Proveeduría, realizará la entrega física de los bienes objeto
de donación.
Artículo 70.—Eliminación de bienes muebles del inventario institucional. Una vez realizada
la donación, se procederá a eliminar los bienes del inventario y se enviará una
copia del dictamen de donación al Departamento Financiero para lo que proceda.
Cuando se trate de bienes muebles por desintegración, se borrarán del sistema
de inventario con el acta de desintegración respectiva.
Transitorio III.—Integración de la Comisión de Donaciones de Bienes
Muebles. Dentro del plazo de 30 días naturales contados a partir de la
publicación de este Reglamento, en el diario oficial La Gaceta, la
Dirección Ejecutiva comunicará a la División Administrativa la integración de
la Comisión de Donaciones de Bienes Muebles, con sus procedimientos y plazos de
retiro de los bienes muebles del almacén de bienes muebles.
Se encarga al Director Ejecutivo para que proceda con la publicación de las anteriores modificaciones en el diario oficial La Gaceta. Acuerdo firme.