CAPÍTULO 3. Las
áreas y departamentos que intervienen en la administración
de la flota.
ARTÍCULO 8. De
la Dirección Centro de Servicios de Apoyo, deberes y funciones. Corresponde a la Dirección Centro de Servicios de
Apoyo, como dependencia subordinada de la Gerencia General y/o
Subgerencia General, la responsabilidad de controlar todo lo concerniente
a la flota automotor de AyA a nivel nacional y tendrá las siguientes funciones:
1. Planificar, organizar, coordinar y controlar a
nivel nacional todo lo relacionado con el uso y mantenimiento de los vehículos,
equipo especial y maquinaria, de conformidad con ley, reglamentos, directrices
y políticas que al respecto dicte la Administración Superior. Podrá, a su vez,
gestionar la aprobación y modificación de los reglamentos, y emitir directrices
de control interno y manuales de procedimientos u otros, relacionados con el
gasto de combustible, uso, sistemas de control, mantenimiento, monitoreo y
refacción de lo relacionado con todos los vehículos, maquinaria y equipo
especial.
2. Formular objetivos y metas generales sobre uso,
control y mantenimiento de los vehículos, así como, definir las políticas que
orienten la actividad de AyA hacia el logro de los objetivos y metas.
3. Planear, coordinar y desarrollar proyectos de
factibilidad para el control del uso de la flota vehicular a nivel nacional
utilizando sistemas de información que tiendan a optimizar los recursos de
transporte.
4. La Dirección Centro de Servicios de Apoyo deberá
emitir directrices a los subgerentes de área, directores nacionales,
regionales, de UEN y de Unidades Ejecutoras sobre el uso del pool vehicular,
así como las responsabilidades en el momento de asignar el vehículo adecuado
para la atención de actividades operativas y administrativas, buscando la optimización
en el uso de la flota automotora y la disminución del costo operativo dando prioridad
a las unidades cero emisiones.
5. Velar y mantener actualizadas los procedimientos
de control y supervisión relacionados con el uso, control y mantenimiento de
los vehículos a nivel nacional.
6. Dar de baja los vehículos que no se encuentren
aptos para operar, realizando los trámites de entrega de placas y
desinscripción del vehículo; y gestionar el método de disposición final, según
la normativa institucional vigente.
7. Supervisar y gestionar las solicitudes de
adquisición de nuevos vehículos, maquinaria y equipos especiales para el
trámite de compra, esto de acuerdo con el artículo 4 del presente reglamento.
8. Recibir los nuevos automotores y verificar que
correspondan a las especificaciones técnicas indicadas en el cartel, estas
deberán coincidir con la oferta que se adjudicó al contratista y aceptadas por
la Dirección funcional de Maquinaria y Equipo del AyA. En caso de evidenciarse
algún cambio en las especificaciones técnicas, deberá indicarlo inmediatamente
en forma escrita a la Dirección de Proveeduría, donde se gestionó su compra, a
fin de que se proceda como corresponda.
9. Gestionar, cuando corresponda, ante los organismos competentes
los permisos de salida del país de los vehículos, deberá contar con la
solicitud formal y la autorización previa de la Gerencia General o Subgerencia
General.
10. Gestionar por medio de la Dirección funcional de
Maquinaria y Equipo, los trámites de inscripción de los automotores nuevos o
donados a nombre de la Institución, así como todo lo necesario para que dichas
unidades puedan circular conforme a la Ley de tránsito vigente y lo establecido
en el presente reglamento.
11. Coordinar con otras instituciones, ministerios o
poderes del Estado, el préstamo de vehículos, con la autorización de la
Administración Superior. De igual manera, deberá coordinar en casos especiales
como los procesos electorales, de emergencia nacional y actividades propias de
AyA donde se deban trasladar personas que no sean funcionarias, así como
coordinar cualquier otra actividad temporal de colaboración interinstitucional debidamente
razonada y aprobada para el adecuado servicio público que se trate.
12. Definir el procedimiento de atención, investigación
y trámite de todos los aspectos administrativos y análisis técnicos con motivo
de accidentes de tránsito en que se involucren vehículos de AyA. La información
obtenida debe ser remitida a la Dirección Jurídica junto con el informe que al
respecto suscribe el conductor involucrado por parte del Coordinador de
Transportes o encargado de flota correspondiente.
13. Velar porque cada vehículo cuente con un único
expediente digital, que contenga los registros e información de todo lo
relacionado con el vehículo tanto en sede administrativa como judicial.
14. Cuando corresponda, mantener informada a la
Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda o
de cualquier otro ente fiscalizador o regulador del Estado sobre lo relacionado
con la compra de vehículos y maquinaria institucional, así como brindar
cualquier otra información que sea requerida.
15. La Dirección Centro de Servicios de Apoyo velará
por el establecimiento y cumplimiento de los siguientes controles:
15.1.En el uso eficiente de los vehículos, maquinaria y
equipo especial.
15.2. En el empleo apropiado de mecanismos de seguridad
en los vehículos que transportan sustancias peligrosas.
15.3. En el gasto de mantenimiento preventivo y
correctivo de toda la flota automotor.
15.4. En la compra, distribución y uso de llantas.
15.5. En la compra, distribución y el uso de todo tipo de
repuestos.
15.6. En el destino de los repuestos sustituidos del
vehículo.
15.7. En la validación de aspirantes a conductores de
acuerdo con el manual vigente.
15.8. En la existencia de los expedientes digitales de
vehículos.
15.9. En la vigencia y cobertura de las pólizas de
seguros de vehículos.
15.10. Cualquier otra que le establezcan las leyes,
reglamentos, directrices o la Administración Superior.
16. Velar por que la unidad de transportes de cada
zona o región mantenga actualizado el expediente digital en la aplicación de
control de flota establecida por la Dirección funcional de Maquinaria y Equipo,
para cada automotor de la flota vehicular, que contenga los registros e
información de todo lo relacionado con el vehículo tanto en sede administrativa
como judicial. En lo pertinente a la sede administrativa, se debe verificar que
entre otros se lleve el registro necesario en materia de mantenimiento
preventivo y reparaciones, así como el control de uso y rendimiento de combustible.
De igual manera, debe constar información que contenga desde su inscripción
original, valor de adquisición, permisos de circulación, inspección técnica
vehicular, lugar donde se destaca la unidad y el nombre del funcionario responsable,
así como su numeración interna y rotulación oficial de acuerdo con el manual vigente.
17. Analizar, coordinar y recomendar la prestación de
servicios colectivos para funcionarios, cuando así se requiera para una mejor
prestación del servicio público de AyA.
18. Verificar que todos los vehículos, maquinaria y
equipo especial bajo su responsabilidad estén debidamente inscritos en el
centro de costos correspondiente y tengan actualizado el expediente digital de
acuerdo con el inciso 16 del presente artículo.
19. Presentar con una periodicidad de cada 4 meses, un
informe del estado y subutilización de la flota vehicular ante la Gerencia
General.
20. Definir y aplicar el procedimiento de validación de
aspirantes a conducir vehículos institucionales, de acuerdo con el manual
vigente, de forma tal que se pueda brindar a los aspirantes una inducción
acerca de los puntos que se tomarían en cuenta para comprobar de previo las
capacidades de revisión, conducción y hábitos de manejo, mismos que permitan un
mejor control de activos institucionales, bajar la incidencia de reparaciones,
accidentes de tránsito y/o laborales ocasionados por impericia, descuido u
otros que impacten negativamente el gasto económico de cada unidad, tomando en
consideración la tecnología de punta que porta cada unidad adquirida por la
institución.
21. Propiciar y controlar a nivel nacional la
conformación de pooles vehiculares, para lo cual indicarán a la Gerencia
General o Subgerencia General, según corresponda, las recomendaciones que
considere pertinentes para lograr un uso óptimo y racional de los recursos.
22. Establecer los sistemas de desconcentración parcial
de la administración del pool vehicular, en los Coordinadores de Transportes
y/o en los jefes cantonales de cada región o dependencia según corresponda.
23. Definir los mecanismos de distribución de agua
potable mediante vehículos tipo cisterna institucionales o por medio de
tercerización, a nivel nacional, que brinden apoyo en caso de desabastecimiento,
emergencias, sequía, entre otros.
24. Definir los mecanismos de traslado de químicos para
potabilización de agua, materiales y otros para proyectos a nivel nacional.
25. Velar y definir el procedimiento para el correcto
uso y custodia de las llaves de cada vehículo de forma tal que solo deberá
haber un original en la dependencia donde se asigne el vehículo y una copia
estará en custodia de la Dirección funcional de Maquinaria y Equipo la cual
dará el servicio de préstamo para sacar copias y velará por la devolución de
estas, previa justificación del por qué se requiere sacar la copia.
26. Ejercer por medio de la Dirección funcional de
Maquinaria y Equipo periódicamente, un control de calidad, tal como arqueos e
inspecciones a las unidades de transporte de las direcciones y/o regiones, así
como, la atención de capacitaciones, reuniones entre otras.