COLEGIO DE LICENCIADOS Y PROFESORES EN LETRAS,

FILOSOFÍA, CIENCIAS Y ARTES

Manual de Políticas y Procedimientos

OBJETIVO:

Establecer los requisitos y lineamientos para tramitar, en forma expedita, la solicitud de incorporación, de conformidad con los artículos 3, 4, 5 y 7 de la Ley Orgánica N.o 4770,reformada mediante la Ley N.o 9420 y el Reglamento General del Colegio.

ALCANCE:

Órganos, trabajadores y profesionales a incorporar.

POLÍTICAS GENERALES:

1. El Colegio de Licenciados y Profesores en Letras, Filosofía, Ciencias y Artes, por mandato legal es el Colegio Profesional de los educadores, así como otras especialidades profesionales establecidas en la Ley. Los profesionales en ciencias se refieren a los graduados en ciencias naturales, tales como biología, química, física, matemáticas y ciencias naturales en general.

Entre sus funciones está, velar por el ejercicio ético, competente y legal de la profesión. Por lo tanto, debe constatar la validez de los documentos aportados por la persona que solicita la incorporación.

2. Una vez que la persona solicitante presente los documentos completos para incorporarse la Unidad de Incorporaciones revisará que los documentos presentados cumplan con lo establecido el artículo 7 de la Ley Orgánica No. 4770 reformada mediante la Ley N.o 9420 y esta política. Una vez verificado el cumplimiento de los requisitos, la Encargada de la Unidad de Incorporaciones dará su visto bueno. Posterior se procederá a revisión por parte de la Fiscalía, para ser elevado a la Junta Directiva para su aprobación o rechazo. Una vez aprobada, se asignará la fecha de juramentación, en caso de rechazo se procederá a la devolución del arancel por la incorporación.

3. El pregrado mínimo para incorporarse es el de Profesor de enseñanza de cualquier especialidad. El grado y título que ostente el profesional solicitante de incorporación, debe estar contemplado en el artículo 3 de la Ley Orgánica N.o 4770 y sus reformas, e indicar en la solicitud claramente la especialidad que ostenta.

4. La persona interesada deberá cancelar los aranceles de incorporación vigentes al momento de su solicitud, según el artículo 7 inciso c) de la Ley 4770. Dicho monto será establecido por la Asamblea General.

5. El monto pagado por derecho de incorporación no será reembolsable si la persona interesada en incorporarse entrega documentación incompleta, si desatiende el tiempo otorgado para completarla, si desiste de continuar el proceso de incorporación, si pierde el curso de incorporación o por inasistencia al acto de juramentación. El pago de la cuota anticipada será el único monto reembolsable en todos los casos. Cuando la Unidad de Incorporaciones determine que el solicitante no cumple con lo indicado en la Ley 4770 su solicitud se elevará a la Junta Directiva para su respectivo análisis.

6. Se entenderá por incorporado al Colypro la persona profesional juramentada por el presidente de la Junta Directiva según se establece en el artículo 7 inciso e) de la Ley 4770 o quien la Presidencia delegue la facultad para hacerlo según el artículo 42 inciso e) del Reglamento General de la Ley. Una vez realizado el acto de juramentación, a la persona incorporada se le entregará un certificado y constancia de colegiatura, en caso que la juramentación se realice por un medio virtual, estos documentos serán enviados al correo electrónico facilitado por la persona interesada.

7. Sólo podrá emitirse la constancia o certificación de la condición de colegiado a quien haya rendido el juramento ante autoridad competente de esta Corporación.

8. Se podrán incorporar profesionales extranjeros, según la Ley General de Migración y Extranjería N.o 8467, en su título VI, con los siguientes estatus: residente permanente, residente temporal y categoría especial, siempre y cuando sea clara la libre condición y autorización a laborar en el país, en el campo de su especialidad; en cumplimiento a lo establecido en el artículo 43 del Reglamento General de la Ley Orgánica 4770 y además que cumplan con los requisitos de ingreso establecidos.

9. Si en la revisión de los documentos aportados, existiera error, duda o inconsistencia, se le prevendrá formalmente al solicitante que aclare, amplíe, subsane o presente los documentos pertinentes, en un plazo de 30 días naturales a partir de la notificación del asunto. Una vez resuelta satisfactoriamente la notificación, se podrá continuar con el proceso de incorporación.

En caso de no ser subsanada por parte de la persona interesada, se informa a la Fiscalía para el seguimiento correspondiente y la custodia del expediente físico, híbrido o digital se mantendrá en la Unidad de Incorporaciones.

10. La persona profesional interesada en incorporarse a este Colegio Profesional, de previo a su solicitud deberá aprobar el curso de incorporación, el cual incluye el curso Ética Profesional establecido en el artículo 42 inciso d) del Reglamento General y otros temas de interés; que se brinda por medio de una plataforma educativa en línea administrada por el Colegio.

11. La persona solicitante de incorporación, por situaciones de caso fortuito o fuerza mayor, puede solicitar la reprogramación. Estos casos deben ser notificados al Encargado de Incorporaciones para su estudio, los mismos deben presentarse por escrito y respaldados con documentos probatorios, con un plazo de cinco (5) días hábiles previo a la convocatoria recibida y/o cinco (5) días hábiles posteriores al acto de juramentación. Será el Encargado de Incorporaciones, quien definirá si aprueba como justificante la evidencia presentada.

12. Si se aprueba la solicitud de reprogramación a la persona solicitante, se asignará una nueva fecha sin costo adicional, esta exoneración de pago se realizará una única vez. Si la persona no justifica en el tiempo establecido o no se presenta a la segunda convocatoria, aún si presentara justificación, el solicitante debe cumplir con el pago del 100% del importe para incorporación.

13. Si la persona solicitante de incorporación es convocada para juramentación, no asiste, no justifica o su justificación no es aceptada tendrá un plazo máximo de tres meses para llevar a cabo dicho acto, de lo contrario el caso pasará a la Fiscalía para el trámite legal correspondiente. La Unidad de Incorporaciones es quien custodiará el expediente.

14. De conformidad con el artículo 42 del Reglamento General del Colegio vigente, si el profesional que hace la solicitud de incorporación es pensionado y nunca estuvo incorporado a Colypro, debe presentar certificación que está trabajando como docente y constancia de cotizante de la Caja Costarricense de Seguro Social, de lo contrario no será incorporado.

15. La custodia del expediente del incorporando la realiza la Unidad de Incorporaciones.

16. La custodia del expediente del colegiado la realiza la Unidad de Archivo.

POLÍTICAS ESPECÍFICAS

1. Toda solicitud de incorporación debe ser tramitada personalmente y, en casos excepcionales, con un poder especial autenticado por un abogado. En caso que una persona desee presentar su trámite vía correo electrónico podrá tramitarlo siempre y cuando tenga firma digital y presente la declaración jurada donde conste su responsabilidad de informar que los documentos aportados son copias fieles del original y que son verdaderos.

2. La recepción de las solicitudes de incorporación corresponderá a las oficiales de plataforma y gestores regionales, quienes las trasladarán a la Unidad de Incorporaciones. La revisión de requisitos y títulos corresponderá a la Unidad de Incorporaciones y la revisión legal a la Fiscalía.

3. Se tendrá un máximo de 45 días hábiles contabilizados a partir del día hábil siguiente de la entrega de los requisitos completos en cualquier plataforma de servicios de Colypro, para la gestión correspondiente de los documentos por parte de la Unidad de Incorporaciones.

4. En caso de presentación de documentos o requisitos incompletos, el plazo máximo de custodia de los mismos por parte del Colegio es de treinta (30) días naturales. Posterior a ese plazo, los mismos se desecharán de oficio.

5. Según los artículos del 3 al 7 de la Ley 4770 y el artículo 42 del Reglamento General del Colegio, se definen los siguientes requisitos para la incorporación:

5.1. Original y copia del diploma extendido por una institución de educación superior, debidamente reconocida de acuerdo con la normativa vigente en el país. El diploma que presente la persona solicitante deberá tener las firmas autorizadas, sellos, el pago de los timbres respectivos y estar inscrito de acuerdo con la normativa vigente. La copia debe contener el frente y vuelto del documento original en una misma hoja, debe ser nítida y que facilite la lectura.

5.2. Los diferentes diplomas deben ser verificados por la Unidad de Incorporaciones a través de los medios disponibles en coordinación con las diferentes instancias universitarias o entes reguladores de las mismas (CONESUP o CONARE).

5.3. Los profesionales con título de bachiller universitario en las especialidades indicadas en el artículo 3 de la Ley 4770 y sus reformas, que no haya contemplado las asignaturas pedagógicas en su plan de estudios, deberá presentar certificación de asignaturas ganadas donde conste haber aprobado al menos siete (7) asignaturas pedagógicas. Las siete asignaturas pedagógicas también podrán ser aplicables a los Bachilleres en Ciencias Naturales: Biología, Química, Física y Matemática, en caso de los profesionales en Educación Técnica, deben ostentar un profesorado en educación o bien una licenciatura en docencia.

5.4. Para la presentación de la certificación de asignaturas aprobadas mencionada en el punto anterior, si presenta asignaturas convalidadas debe aportar certificación original de la aprobación, extendida por la institución de origen; además acta de convalidación o documento equivalente, en el cual se debe indicar cuáles asignaturas fueron equiparadas entre sí y de qué niveles e instituciones de educación superior. Contar con las especies fiscales, las firmas y sellos competentes del ente emisor. En caso de aportar certificaciones con firma digital las mismas deben ser trasladadas de manera digital y verificadas por la plataforma o gestor que recibe.

5.5 Cuando los estudios de educación superior se hayan realizado en el exterior, debe presentar la certificación con el debido reconocimiento de alguna Universidad Estatal y el diploma obtenido. En caso de aportar certificaciones con firma digital las mismas deben ser trasladadas de manera digital y verificadas por la plataforma o gestor que recibe.

5.6. Original y una copia del documento de identidad. La copia debe ser nítida y que facilite su lectura, con ambas caras del documento en un solo lado de la hoja. Para extranjeros original y copia de su cédula de residencia o documento de identidad migratoria para extranjeros (DIMEX) en formato físico o digital (un PDF con código QR).

5.7. El Colegio de Licenciados y Profesores corroborará la veracidad del diploma de Bachillerato en Educación Media obtenido en el país a través del sistema proporcionado por el Ministerio de Educación Pública o a través de la consulta al Consejo Superior de Educación cuando así corresponda; en caso que se encuentre duda o inconsistencia es obligación de la Unidad de Incorporaciones solicitar a la persona interesada documento correspondiente que permita la verificación de dicho diploma. En caso que la persona solicitante se haya graduado de secundaria antes del año 1988 debe presentar su diploma para la respectiva verificación.

5.9. El Colegio de Licenciados y Profesores se reserva el derecho de solicitar la certificación de antecedentes penales a través de sistemas internos enlazados con el Poder Judicial de Costa Rica, de conformidad con el artículo 7 inciso d) de la Ley 4770.

5.10. Pagar los aranceles de incorporación, establecidos por la Asamblea General. Dicho pago debe realizarse mediante los diferentes medios de pago autorizados por la Corporación y apegados a la política "Cero Efectivo". En todos los casos debe aportar el comprobante de pago.

5.11. La persona interesada en incorporarse debe completar por escrito, los formularios F-SC-17 y el F-INC-02, que se le entregarán cuando se presente en la plataforma de servicio o con el gestor regional. En los formularios antes indicados, se encuentra el consentimiento informado, donde se le comunica al solicitante cuál será el uso que se dará a sus datos personales, por tanto, cada formulario del solicitante debe llenarse con el nombre completo según consta en el documento de identificación. No se aceptarán formularios de incorporación llenos a mano ni con tachones ni agregados a mano ya que se presta para confusiones, errores o dudas.

5.12. La información contenida e indicada por el solicitante en el formulario de incorporación, se tendrá por válida, para todos los efectos legales. Es responsabilidad del solicitante informar sobre el cambio de cualquier dato por medio del formulario correspondiente.

5.13. Aprobar con una nota mínima de siete (7) el Curso de Incorporación y aportar el certificado emitido por la plataforma educativa. En caso de reprobar el curso deberá realizarlo nuevamente en la siguiente apertura que se realice. El proceso de matrícula se habilitará por cuatrimestre (3 cursos anuales), con el fin que la persona solicitante de incorporación pueda realizarlo cuando así lo disponga y antes de ser convocado a juramentación.

6. Únicamente se tramitarán las solicitudes de incorporación que se ajusten al orden y contenido establecido en el Formulario de Cotejo, F-INC-01, único documento que se podrá entregar en caso de presentación de documentos incompletos. Dicho documento no tiene carácter de constancia o certificación.

7. Todo expediente de incorporación debe contener los siguientes documentos completamente legibles, sin alteraciones o anotaciones que puedan hacer dudar o afectar su legitimidad:

a) Información para el acto de juramentación (F-INC-02).

b) Formulario de cotejo (F-INC-01).

c) Fotocopia por ambos lados del documento de identidad.

d) Fotocopia de los diplomas de carrera universitaria y diploma de educación media en caso de ser requerido.

e) Certificación de asignaturas pedagógicas en caso de ser requerida.

f) Formulario de Datos incorporación (F-SC-17) debidamente lleno a computadora y firmado.

g) Otros según fecha de recepción.

8. El expediente híbrido (expediente que contiene documentos impresos y documentos con firmas digitales) y el expediente digital (expediente que contiene todos sus documentos con firmas digitales) se resguardarán en una carpeta en el Drive habilitado por la Unidad de Incorporaciones para este fin, hasta ser remitido al Archivo Central. El expediente físico (expediente que todos sus documentos son impresos) se resguardará en un área específica dentro de la oficina de Incorporaciones hasta su traslado al Archivo Central.

a) El expediente en drive tendrá por nombre de la siguiente manera: nombre completo del solicitante según aparece en el documento de identidad seguido por su número de identificación separado por guiones. En el caso de extranjeros en condición legal el número de DIMEX o cédula de residencia.

b) Este expediente debe estar disponible para que los usuarios o autoridades tengan acceso a la información y a los recursos que en ella se almacenan.

9. Las juramentaciones se realizarán por medios virtuales de acuerdo con el calendario anual aprobado por la Administración y puesto en conocimiento de la Junta Directiva. En casos especiales, por asuntos emergentes; la Presidencia podrá trasladar el acto de juramentación para una fecha disponible posterior o anterior a la programada.

10. La Administración podrá establecer la fecha y lugar para la realización de actos dejuramentación extraordinarias de acuerdo con la demanda por solicitudes de incorporación.

11. Para asistir al acto de juramentación se solicitará al incorporando vestir traje formal en virtud de que representa un acto protocolario. (Hombres: camisa con cuello, pantalón de vestir, corbata, por ejemplo), (Mujeres: traje formal o traje sastre).

12. Quien ocupe la Presidencia del Colypro, o a quién ésta designe, es la persona encargada de realizar el juramento de cada incorporando, según se establece en el Reglamento de la Ley N.° 4770 en su Capítulo III, artículo 42 inciso e) y sus reformas.

13. El acto de juramentación virtual se realizará a través de la plataforma ZOOM o plataforma que cumpla con las necesidades de cobertura y reportería que se requieran para dar el servicio y ejercer el adecuado control maestro, durante el acto se tomarán los siguientes respaldos: votación electrónica para el juramento, reporte de participantes, capturas de pantalla, grabación del acto de juramentación y chat de la plataforma. Todos los respaldos de las juramentaciones se entregarán a la Unidad de Archivo de manera anual.

14. Para determinar si a un solicitante se le podrá realizar el cambio de condición a colegiado activo después de la realización del acto de juramentación, se tendrá como principal respaldo el acta de votación del juramento, en caso de dudas se verificarán los otros respaldos como las capturas de pantallas, reportes de participantes y el chat, con el fin de determinar que la persona es quien se convocó a juramentar o la grabación en caso que la persona tuviera problemas. Todos los respaldos se compararán con el listado original que la Unidad de Incorporaciones haya creado para informar a la Junta Directiva del grupo a convocar.

*** FIN DE LA POLÍTICA ***

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: INCORPORACIONES