Artículo 2º—Para efectos de este Reglamento se entiende por:

a. Archivo de gestión: es el archivo de las oficinas. El documento nace en estas como consecuencia de las funciones y actividades de las mismas.

b. Archivo Central: es el archivo que centraliza la documentación tramitada de varias o de todas las oficinas en la entidad. La documentación reunida en este, ya cumplió la función inmediata para la cual fue creada, pero tiene un valor potencial. Se utiliza por parte de los interesados como antecedente, o para probar derechos a mediano o largo plazo y también para investigaciones de carácter científico-cultural.

c. Documentos de archivo: Testimonios de las actividades del hombre que contienen información fijada en cualquier formato o soporte producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente productor. Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas, justificaciones para garantizar los derechos de la administración y ofrecen además información, ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuente de investigación histórica.

d. Tipo documental: forma en que está presenta la información contenida en el documento. En ese sentido se podrá hablar de reglamentos, actas, circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos, listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías entre otros.

e. Clase documental: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:

1. Textual: en donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.

2. Gráfica: aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información. –planos, mapas, gráficos, diapositivas, fotografías, etc.

3. Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.

4. Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido.

filmes, cintas de vídeo, videodiscos, etc.

5. Electrónicos o informáticos: son los generados a partir de una computadora, disquetes, discos ópticos, cintas, CD-ROM, etc.

f. Listas de remisión: es el instrumento mediante el cual se comprueba que documentación ha sido transferida de los archivos de gestión al Archivo Central al cumplirse los plazos establecidos por las Tablas de Plazos de la institución. En ellas se indica la siguiente información: identificación del respectivo archivo de gestión que lo envía, cantidad, fechas extremas, funcionario encargado y funcionario que lo recibió.

g. Tablas de plazos de conservación documental: es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en la Institución, además determinan su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en que medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental de la Institución.

h. Fondo documental: está integrado por el conjunto de documentos de archivo, sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentren custodiados en el Archivo Central y en los diferentes archivos de gestión de la institución.

i. Valor Administrativo: se presenta en aquellos documentos que sirven para transmitir información que permite el trámite de asuntos de oficina y sobre todo para la toma de decisiones.

j. Valor Legal: se presenta en aquellos documentos que prueban algún derecho.

k. Valor Científico-cultural: se presenta en aquellos documentos que formarán parte del Patrimonio histórico del país y que contribuyen a formar su identidad cultural.