CAPITULO II

Objetivos y funciones del archivo central

Artículo 3º—Del Archivo Central. El Archivo Central es una dependencia de la MG, que tiene a su cargo reunir, clasificar, ordenar y facilitar los documentos de carácter municipal, además tiene las siguientes funciones específicas:

a) Custodiar y administrar toda la información y documentación que se produce en la MG.

b) Reunir por medio de lista de remisión o trasferencias documentales, los documentos producidos y recibidos como producto de la actividades de la Institución.

c) Mantener técnicamente organizados todos los documentos que pueden ser textuales, gráficos, audiovisuales, materiales cartográficos y legibles por maquinas.

d) Restringir el ingreso al área de depósitos del Archivo central, solo será permitido al personal del archivo Central y a las personas debidamente autorizadas por el encargado de archivo.

e) Velar porque el archivo central disponga del equipo técnico, materiales y equipo necesarios que permite el cumplimiento adecuado de las funciones archivísticas que faciliten su labor.

f)  Permitir el libre acceso a la información archivística, con el propósito de fortalecer las actividades municipales al transferir conocimientos, contribuyendo a la trasparencia y la rendición de cuentas, promoviendo el establecimiento de los requisitos y procedimientos, publicados en el diario oficial La gaceta, para su cumplimiento de acuerdo a la ley y normativa vigente.

h) Velar porque el archivo disponga del equipo técnico y mobiliario necesario que permite el cumplimiento adecuado de las funciones archivística que faciliten su labor.

i)  Mantener una estrecha relación con los diferentes archivos de gestión de los departamentos, para así unificar la clasificación y ordenación de éstos, mediante políticas, planeamientos u otros necesarios que son de acatamiento obligatorio para los funcionarios Municipales.

j)  Asegurar una cultura de información archivística que integre la gestión documental, la gestión de la información y la gestión del conocimiento en el ámbito institucional.

k) Capacitar al personal en los procedimientos que se deben seguir para conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar y administrar documentos.

l)  Confeccionar los instructivos códigos, guías e inventarios y, demás instrumentos descriptivos, que facilitan la consulta de la información, a nivel institucional.

ll)    Someter al conocimiento del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, para su aprobación y posterior remisión a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de documentos, las tablas de plazos institucionales, que tendrán una vigencia según lo establezca la ley 7202 (Sistema Nacional de Archivos).

m)  Evacuar consultas sobre los documentos custodiados en el archivo central, de acuerdo a solicitud de los usuarios internos y externos de la Municipalidad.

n) Ejecutar los acuerdos que el Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos tome.

ñ) Solicitar asesoría técnica a la Dirección General del Archivo Nacional,  para evacuación de todas las dudas.

o) Ejecutar cualquier otra disposición, políticas, directrices, circulares y otros que el Archivo Nacional disponga.

p) Los archivos de gestión están conformados por los documentos, propios de cada unidad, dependencia y sección. Estos archivos pasan al archivo central con series de varias unidades documentales, indicando claramente el inventario de ellas, como activos intangibles de la institución.

q) Salvaguardar el documento en toda aquella información producida o recibida por la Municipalidad, como parte de la gestión institucional, que posee un contenido, un contexto y una estructura testimonial, suficiente que evidencie la realización de actividades municipales relativas a la toma de decisiones. Las actividades sustantivas y los facultativos, con el fin de dejar evidencia de aquellas  funciones y actividades de la institución.

r)  Construir el suministro de la Gestión documental:, entendida como el suministro eficiente del diseño, planificación, producción, organización, selección, transferencia, conservación y control de los documentos, con el fin de asegurar una adecuada gestión y la preservación de la memoria institucional, mediante la aplicación de las normas archivísticas de gestión de calidad.

s) Apoyar y aplicar las acciones detalladas en el manual de procedimientos del archivo Central municipal, en materia archivística.

t)  Propiciar que se realice una forma eficiente el Ciclo vital de los documentos, este consiste en la sucesión de las diferentes etapas por las que atraviesa el documento, desde su diseño y planificación, hasta su eliminación o su conservación permanente en un archivo final o histórico.

a- Las transferencia documental de traslado de documentos al Archivo Central, se informaran a través de un cronograma, el cual indicara las fechas de traslado y recepción de estos.

b- Patrimonio Documental: está formado por los documentos con alto valor informativo científico y cultural, social o histórico, producido o recibido por la Municipalidad, por espacio de quince años.

c- Tablas de plazos: son los instrumentos técnicos que describen las características formales y sustantivas de los documentos y sus relaciones funcionales, para su valoración, selección, eliminación o transferencia.