Artículo 6- Funciones de la Proveeduría Institucional
La Proveeduría Institucional tendrá las siguientes funciones:
De Planificación
a) Definir la versión final del Plan Anual de Compras, así como de sus
modificaciones.
b) Establecer los mecanismos de control idóneos para garantizar la
transparencia de la gestión de Contratación Administrativa.
c) Instruir y capacitar a las diferentes unidades solicitantes sobre la
aplicación adecuada de los procedimientos de Contratación Administrativa.
d) Orientar a las unidades solicitantes sobre los alcances de las
diferentes modalidades de contratación.
e) Establecer mecanismos para determinar la recompra de bienes de alta
rotación.
f) Establecer una estrategia para el almacenamiento de los bienes
adquiridos por la Municipalidad, que involucre la cantidad de espacio y
ubicación de los mismos en las instalaciones que se adecuen para ello.
De trámite:
g) Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes
relacionados con los procedimientos de contratación administrativa y la
adquisición de bienes y servicios, asociados al proceso de contratación fuera
de los que ya figuren en el expediente electrónico h) Definir en cada caso el
procedimiento de contratación correspondiente para la contratación de bienes y
servicios que se definan en la Decisión Inicial en cada caso.
i) Recibir y dar respuesta a las consultas que le formulen las diversas
personas públicas o privadas relacionadas con la adquisición de bienes y
servicios y demás establecidas en el presente Reglamento.
j) Dirigir y fiscalizar los procesos de licitación, remate y
contratación directa, desde el ingreso de la solicitud de trámite a la
Proveeduría Institucional, confección de la orden de compra, hasta la entrega
del bien y/o servicio o el finiquito de la obra.
k) Coordinar y colaborar con la Asesoría Jurídica, Financiera y la
Unidad Solicitante del bien y/o servicio, todos los aspectos de control que
garanticen la correcta aplicación de las normas y principios que regulan el
proceso de contratación administrativa.
l) Analizar las ofertas con base en los términos que contemple la
normativa y el cartel, particularmente lo correspondiente a aplicar los
factores de valoración sobre la base de las ofertas técnicas y legalmente
elegibles.
m) Emitir el documento de ejecución presupuestaria correspondiente.
n) Administrar, dirigir y autorizar el proceso para la liberación o
ejecución de garantías de participación y de cumplimiento.
o) Efectuar los trámites de exoneración, importación y desalmacenaje de
los materiales y suministros importados.
p) Preparar para la firma de la Alcaldía, las solicitudes ante la CGR
para la autorización de contrataciones de necesidad calificada, de naturaleza
particular o para promover un proceso de contratación sin contar con el
contenido presupuestario correspondiente y todos aquellos oficios relacionados
con los procedimientos de compra.
q) Recomendar a la Alcaldía o al Concejo, según corresponda, de
conformidad con los supuestos estipulados en la ley de Contratación
Administrativa y su Reglamento, previo estudio, una propuesta de Resolución
para los recursos de objeción y/o revocatoria de las resoluciones de
adjudicación, así como responder las audiencias de la CGR en esta materia.
De Control y Fiscalización
r) Dirigir y fiscalizar que se tomen las acciones apropiadas que en
derecho correspondan, observándose en tal caso, las normas y trámites del
debido proceso, en situaciones tales como incumplimientos por parte de los
contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, sanciones
administrativas, reclamaciones de orden civil o penal.
s) La Proveeduría Institucional deberá utilizar y actualizar el Manual
de Procedimientos y su personal se ajustará en forma rigurosa a las
disposiciones que contenga dicho manual.
t) Incluir en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual (SIAC) de
la CGR, toda la información referente a los diferentes procedimientos de
contratación administrativa que realiza la municipalidad en la forma y plazos
establecidos.
u) Verificar que cada proceso de contratación de bienes y servicios,
cumple en todos sus extremos con el ordenamiento jurídico y técnico previo a
que se realice el acto de adjudicación.
v) Dirigir el almacenamiento y custodiar de los bienes adquiridos por La
Municipalidad, w) Administrar, levantar, confeccionar y mantener actualizado el
inventario permanente de todos los activos fijos o no corrientes de la
Municipalidad.
x) Velar porque los actos administrativos que se realicen en el Sistema
de Compras Públicas (Sicop) cumplan con los elementos técnico jurídico de
fondos necesarios.