FASE II
DURANTE LA CONTINGENCIA PARA LA CONTINUIDAD

Etapa 1. Procedimiento a Desarrollar en Contingencia para la
Continuidad
En el cuadro siguiente se enmarcan los diversos escenarios críticos identificados, clasificados por la fuente o causa de la discontinuidad posible del servicio aduanero con el Sistema de Control Aduanero TICA, con sus respectivos impactos, estrategias a seguir, procedimientos y responsables involucrados en el Plan de Continuidad de los procesos de Ingreso, Depósito e Importación.

Ver "Plan de Contingencias y de Continuidad Año 2005, Aduana de Caldera, Servicio Nacional de Aduanas", de la página 27 a la página 33 del Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Nota: Ver Anexo 1: Flujos

2.1. Análisis del Impacto en el Servicio Nacional de Aduanas.

    En esta Sección se analiza los riesgos que podría enfrentar el Servicio Nacional de Aduanas, de no prepararse adecuadamente para el cambio del Sistema Informático.
    Entre los riesgos que se determinaron tenemos:
1. No satisfacer los requisitos y expectativas de los usuarios, lo que provocaría atrasos en las relaciones de comercio                   internacional en nuestro País, así como la pérdida de imagen del Servicio Nacional de Aduanas.
2. Disminución en la recaudación de impuestos, situación que afectaría las arcas del Estado.
3. No poder cumplir con las obligaciones según lo estipulado en el Código Aduanero Centroamericano, la Ley General de Aduanas y su Reglamento.
4. No poder mantener en funcionamiento el Sistema TICA de manera consistente.
5. Problemas en la infraestructura de las aduanas (interrupción eléctrica por períodos cortos, interrupción en el servicio telefónico, fallas en la transmisión de la información).
6. Problemas en los sistemas de los auxiliares de la función pública aduanera para la generación y la transmisión de la información a la Aduana Caldera.
2.2. Clasificación de Escenarios de Interrupciones según causa
    En esta sección se determina el impacto potencial dentro del la clasificación de los escenarios posibles que constituyen un riesgo en las interrupciones aduaneras y sobre los que se va a centrar la elaboración de los planes de contingencia para la continuidad, siendo estos los siguientes:
Ausencia de Fluido Eléctrico.
    En este escenario existe la imposibilidad de transmitir el archivo XML con los documentos aduaneros (Manifiestos de carga, Declaraciones Aduaneras, Documentos de Requisitos Arancelarios o No Arancelarios), además de la imposibilidad de que la Aduana pueda acceder al Sistema TICA y seguir las operaciones normales aduaneras, lo cual imposibilita brindar el servicio a través de TICA.
Ausencia de Comunicaciones
    En este escenario se considera la imposibilidad de establecer conexión a través de la Intranet por medio de Frame Relay, RDSI alterna o utilizando la línea de INCOP. Asimismo se muestra la situación en caso de que existan fallas en el equipo de comunicaciones Principal en la Aduana de Caldera y fallas del equipo de comunicaciones Principal como Secundario.
Falla en la operación de la Estación de Trabajo.
    En este escenario existe la imposibilidad por parte de algún funcionario de la Aduana de Caldera para poder continuar con sus labores por fallos en la estación de trabajo, escenario que no presenta mayor dificultad para solucionarlo, pero que se debe de prestar atención lo antes posible, por cuanto entorpece parcialmente el servicio aduanero.
Ausencia de Servicio TIC@.
    En este escenario visualiza las situaciones a afrontar en caso de que exista la caída de un servidor del Centro de Datos, así como también del caso en se caigan los servidores del Centro de Datos alternos.
Recurso Humano.
    En este escenario se presentan las situaciones anómalas que no permitan la descarga de las mercancías y salidas de las instalaciones de la Zona de Operación Aduanera, ya sea por parte de Funcionarios que estén en huelga y no quieran realizar sus funciones asignadas, así como auxiliares u otras personas que entorpezcan el proceso normal de las operaciones aduaneras durante la aplicación del Sistema Tica.
Interacción Sistema SINPE.
    En este escenario se presenta los posibles problemas de interacción del Sistema SINPE y el Sistema TICA que podría causar interrupción del proceso de cobro automatizado.
ETAPA 2 ACCIONES PREVENTIVAS
2.1. Requerimientos de recursos materiales para operar en contingencias por parte de la Aduana
    En esta sección se determina los recursos materiales mínimos que deberá proveer el Departamento Administrativo de la Dirección General de Aduanas. Dichos recursos serán para atender necesidades antes, durante y después de la contingencia en la Aduana Caldera:

Instructivo de la Planta de Energía

Componentes varios para la Planta de Energía (gasolina, diesel, aceite, Baterías alternas, etc.)

SOFTWARES
Módulo consulta arancel
Esquema alterno de apoyo a la liquidación
Módulo en Tica para recuperación de la información
Nota: Los libros de registro deben ser foliados y aprobados por la Auditoría Interna del Ministerio de Hacienda.
2.2. Requerimientos posibles de recursos materiales para operar en contingencias por parte de los Auxiliares de la Función Pública
    En esta sección se listan recursos materiales mínimos con que deberían contar los Auxiliares de la Función Pública para atender eventos contingentes diversos. Dichos recursos podrían ser requeridos para atender necesidades antes, durante y después de alguna situación de contingencia:
Descripción
MOBILIARIO Y EQUIPO
Portátil o equipo debidamente configurado
Tokens
Máquina de escribir manual
Calculadoras eléctricas con sus baterías
Lámparas de emergencia
Planta eléctrica instalada o esquema similar alterno
Planta de Energía Alterna para sus equipos
Focos de baterías grandes
Archivador metálico con llave
UPS con protector de picos de voltajes
Extintores
Enlace de comunicación alterno configurado y probado
Partes para sustituir equipo de Comunicaciones o contrato soporte
mantenimiento
Dispositivos Detectores de Humo
Vehiculo (carro o motocicleta)
MATERIALES Y SUMINISTROS
Arancel
Manuales
Contrato de mantenimiento del software que utiliza
Contrato de mantenimiento de sus estaciones de trabajo
Licencias del software
Cintas para calculadoras
Baterías grandes
Disquetes o Discos Compactos Grabables
Unidad para grabar discos compactos
Rollos de papel para calculadora
Agua potable
Libros de registro de sus operaciones
Papel seguro para emitir certificaciones
SOFTWARES
Módulo alterno de consulta arancel
Esquema alterno de apoyo a la liquidación
Opción de imprimir las de claraciones en su sistema
2.3. Actividades previas a la contingencia
    En esta sección se detalla la lista de actividades necesarias que deben ejecutarse a efectos de tomar las medidas preventivas correspondientes y prepararnos adecuadamente ante una situación de contingencia.

2.4 Definición de alertas
    En esta sección se definen los cuatro niveles de alerta que se establecen como situaciones que se pueden presentar en distintos momentos en el Servicio Nacional de Aduanas, Aduana de Caldera. La determinación del tipo de alerta como el tiempo en que entrará la aduana le corresponderá al Cuadro Gerencial.
Tipos de alerta:
Alerta verde:
    Anomalía cuya solución se calcula no tomará más de 30 minutos y puede ser resuelta por la Aduana con indicaciones verbales del responsable del Sistema TICA.
Alerta amarilla:
    Anomalía cuya solución se calcula tomará entre 30 minutos y dos horas, y la situación requiere de la intervención vía remota de los funcionarios del TICA para la solución del problema.
Alerta anaranjada:
    Se presenta cuando se determina un tiempo de tolerancia mayor a dos horas y se requiere de la intervención vía remota de los funcionarios del TICA para la solución del problema.
Alerta roja:
    Se presenta cuando se determina un tiempo de tolerancia mayor a dos horas y los procesos afectados son críticos para la aduana, no puede ser solucionado vía remota y la situación requiere de la movilización de funcionarios responsables del Sistema del TICA.

FASE III
   

DESPUÉS DE LA CONTINGENCIA PARA LA RECUPERACIÓN ETAPA 1 RECUPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN AL SISTEMA TICA
    La responsabilidad de ejecución y supervisión en esta etapa corresponde al Cuadro Gerencial de la aduana, y el Tic@ debe proveer un módulo que permita la inclusión de la información para las declaraciones de importación, permita relacionarlas a las transferencias bancarias asociadas a las mismas y asociar los números de declaración con los brindados en el periodo de contingencia según consta en el Registro Único de Declaraciones.
    Para ello debe considerar:

1. Para el proceso de Ingreso, en virtud que se contempló mantener durante el proceso de contingencia la misma numeración del manifiesto, la carga de datos es posible utilizando los mensajes que se encuentran almacenados en la aduana.

2. Para los depósitos, se requiere cargar inicialmente las transmisiones de los inventarios, actualizar los datos de los endosos y cesiones de derechos. De acuerdo a los registros manuales que se utilizaron en el proceso de contingencia.

3. Para el cierre de esta etapa, la aduana deberá coordinar o ejecutar un estudio orientado a la revisión posterior de la información entregada por los auxiliares, que permita certificar que todas las transacciones tramitadas durante la contingencia se encuentran registradas en el sistema de información.
   La Gerencia de la aduana deberá velar por el resguardo de la documentación recibida durante la contingencia. Además, la información digital deberá ser transmitida a través de la VAN, para efectos que se mantenga consistente la información. Para ello deberá requerirse, por parte de la Gerencia, un usuario de VAN, a utilizar únicamente para estos efectos.
   
   ANEXOS

ANEXO 1
FLUJOS DE ESCENARIOS DE CONTINGENCIA PARA LA
APLICACIÓN DE LA CONTINUIDAD
Ausencia de Fluido Eléctrico

Flujo No. 1 - Escenario - Al Auxiliar de la Función Pública.
Imposibilidad de transmitir el archivo XML con documentos aduaneros.
(manifiestos de carga, declaraciones aduaneros, documentos de requisitos arancelarios o no arancelarios)

Ver Flujo N° 1 en la página 36, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Ausencia de Fluido Eléctrico
Flujo No. 2 -Escenario - En la Aduana
Imposibilidad de que en la Aduana se pueda acceder al Sistema

Ver Flujo N° 2 en la página 36, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Ausencia de Fluido Eléctrico
Flujo No. 3 -Escenario - D.G.I

Imposibilidad de brindar servicio TICA

Ver Flujo N° 3 en la página 36, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Ausencia de Comunicaciones
Flujo No. 4 -Escenario - Al Auxiliar de la Función Pública.
Ausencia de conexión a Internet

Ver Flujo N° 4 en la página 36, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)
Ausencia de Comunicaciones

Flujo No. 5 -Escenario - En la Aduana.

En ausencia de intranet.

 Ver Flujo N° 5 en la página 36, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Ausencia de Comunicaciones

Flujo No. 6 -Escenario - Falla equipo de comunicaciones en la Aduana.
Imposibilidad de comunicarse con el sistema Tica.

 Ver Flujo N° 6 en la página 37, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Ausencia de Servicio TIC@

Flujo No. 7 -Escenario - Centro de Información Principal.

Caída de un servidor del Centro de Datos
Caída de los dos servidores del Centro Datos

Ver Flujo N° 7 en la página 37, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Ausencia de operación con estación de Trabajo

Flujo No. 8 -Escenario - Falla estación de trabajo en la Aduana.

Funcionario no puede procesar las operaciones aduaneras

 Ver Flujo N° 8 en la página 37, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Ausencia de Servicio TIC@.

Flujo No. 9 -Escenario - Fallo del Sistema TIC@ en D.G.I.

Imposibilidad de realizar operaciones aduaneras.

 Ver Flujo N° 9 en la página 37, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Potencial Humano

Flujo No. 10 -Escenario - Amenazas por parte del personal del Auxiliar de la Función Pública y Actividad Portuaria.
Situaciones anómalas que no permitan la descarga de las mercancías y salidas.

Ver Flujo N° 10 en la página 37, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Recurso Humano.

Flujo No. 11 -Escenario - Amenazas por parte del personal aduanero.
Funcionario se pone en huelga y no quiera realizar sus funciones asignadas
No permite comunicación con equipo central o no disponibilidad de estaciones de trabajo para realizar el trámite

Ver Flujo N° 11 en la página 37, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

SINPE.
Flujo No. 12 -Escenario - Interacción SINPE vs TICA
Amenazas por Caída del Sistema SINPE
Amenazas por caída del Sistema TICA.
Problemas de Conexión de los Sistemas SINPE y TICA

Ver Flujo N° 12 en la página 38, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

ANEXO 2

Lineamientos Generales

• 
  Se atenderá a los usuarios en el orden de llegada, dando prioridad a trámites de mercancías perecederas, peligrosas, animales vivos y envíos urgentes.

• Para el control de los auxiliares, las distintas secciones de la aduana apoyarán sus operaciones en listados remitidos por el Departamento de Registros de la Dirección General de Aduanas. Dicha información deberá separarse por tipo de auxiliar, se instalará en una base de datos alterna. Esta información será actualizada cada vez que ocurra alguna modificación.

• Todos los libros de registro deben estar autorizados y foliados adecuadamente.

• Cada vez que se declare Estado de Contingencia, la aduana debe anotar en el Libro de Bitácora todas las actividades realizadas durante la duración de la misma. Bitácora es la descripción de las actividades realizadas de acuerdo a los procedimientos desarrollar en Contingencia para la Continuidad y del porque de las mismas.

• Para el cobro de multas y aplicación de otras sanciones, se deberá seguir el procedimiento ordinario o sumario, establecido en la Ley General de Aduanas y su Reglamento, así como lo dispuesto por la Dirección General de Aduanas.

• Todo depósito deberá remitir certificación de inventarios a la aduana con el objeto que se realicen los distintos trámites.

• El control de inventarios de mercancías se realizará a través de las "certificaciones de inventario" que emiten los auxiliares de la función pública aduanera. Dicha información deberá registrarse en el documento denominado "Control de Certificaciones de Inventario".

• Para todos los efectos, entiéndase por depósito cualquier instalación autorizada por la DGA para recibir, manipular, almacenar y custodiar mercancías sujetas a control aduanero.

• Cada vez que se declare Estado de Contingencia, la aduana requerirá a los depositarios el Registro de firmas de las personas autorizadas para certificar inventarios, firmar actas de recepción y descarga de las mercancías.

• Cada vez que se declare Estado de Contingencia, la aduana remitirá a los depósitos el Registro de firma actualizado de los funcionarios autorizados a otorgar levante de mercancías.

• Existirá un Registro Único de Declaraciones en cada aduana, el cual será habilitado por la Gerencia de la aduana. Declarada la situación de contingencia, con su firma iniciará la secuencia correspondiente para numerar declaraciones. Esta secuencia debe iniciarse a partir del último número asignado por el sistema incrementado en una unidad. Todas las declaraciones (importación, exportación, tránsito, otros) serán anotadas en este Registro, en estricto orden de aceptación por parte de la aduana. Al final de la contingencia, la Gerencia de la aduana sellará con su firma el cierre de la secuencia y velará por el adecuado resguardo de dicho registro.

• Toda declaración aduanera, documento físico, deberá consignar los datos especificados en el anexo de este Plan y registrarse en el Registro Único de Declaraciones. El Registro deberá contener siguiendo el consecutivo, al menos los siguientes datos: Número de declaración, fecha, número de bultos, descripción de la mercancía y peso en kilos, nombre del declarante y/o transportista, consignatario/ importador. Tratándose de declaraciones de importación, además registrará el número de transferencia bancaria, banco de emisión y monto.

• En caso de tránsitos, registrará además el número de placa del vehículo, número de marchamo y cualquier otra información de relevancia. Además, en cada línea se registrará el nombre, cédula y firma del funcionario.

• Cada funcionario que acepte una declaración, crea en su equipo una carpeta o directorio cuyo nombre sea el número de declaración que se asignó, según el Registro de Declaraciones, y copia en ella toda la información presentada por el declarante (mensaje e imágenes). En el caso de manifiestos, el directorio se nombrará con el número asignado por el transportista.

• Toda declaración documento físico deberá presentarse acompañada con el formato del mensaje Tic@ respectivo y las imágenes asociadas, cuando corresponda, debidamente encriptada y firmada digitalmente.

Tránsito

• El declarante, para efectos de tránsito o traslado, deberá presentar a la aduana documento impreso conteniendo los datos a que se refiere en el anexo T. Mismo que se presentará en original y dos copias. Todas con firma del declarante, en original.
  En lo que corresponde, el funcionario aduanero autorizado deberá firmar los tres documentos en original e indicar "Autorizado levante" y anotar fecha y hora.
  El original deberá ser entregado a la aduana de destino por el transportista.
  Una copia quedará en la aduana y la otra se entregará al depósito que entrega la mercancía.

Importación

• El agente, para efectos de despacho de mercancías, deberá presentar a la aduana documento impreso conteniendo los datos a que se refiere en el anexo I. Mismo que se presentará en original y dos copias. Todas con .rma del agente, en original.

• Cuando se autoriza el trámite, el funcionario aduanero deberá firmar los tres documentos en original e indicar "Autorizado levante" y anotar fecha y hora. El original deberá ser entregado a la aduana de control por el agente y custodiado por ésta. Una copia será entregada al interesado y la otra se entregará al depósito que entrega la mercancía.

• Toda cancelación de tributos deberá realizarse mediante transferencia bancaria a la cuenta a favor del Estado: 10000073901000196 FONDO GENERAL COLONES. La misma deberá indicar claramente la cédula y nombre del importador.

• Finalizado el estado de Contingencia, cada aduana remitirá al Depto. De Estadística la información con el desglose de las declaraciones aduaneras tramitadas, Nº de transferencia bancaria y banco; para cada declaración, se desglosará el monto liquidado por tipo de impuesto, con el objetivo que este departamento consolide la información e informe lo correspondiente a la Contabilidad y Tesorería Nacional para la respectiva distribución de los tributos.

• Toda garantía, en original, deberá ser presentada y registrada en el Registro de Garantías, con anterioridad a la tramitación de la declaración y custodiada por la unidad administrativa establecida para estos efectos por la aduana. A su recibo, el funcionario responsable registra en una copia del documento de garantía el recibido, indicando "Confrontada con el original", anota la fecha y hora y su nombre, cédula y firma. Dicha copia la adjuntará el declarante al DUA en el momento de la aceptación. El Registro de Garantías contendrá al menos la siguiente información: Número de documento, entidad financiera, tipo, monto, fecha de vencimiento, número de declaración. Al devolverse la garantía, se registrarán los siguientes datos: fecha de devolución, nombre, cédula y firma de la persona que recibe el documento.

• En el caso de notas de exoneración, el documento original se adjuntará al DUA al momento de la aceptación. Tratándose de una exoneración genérica, todos los DUAS asociados a ella deberán ser tramitados en la misma aduana de control; consecuentemente al encontrarse el documento original, asociado a un DUA anteriormente tramitado, el declarante presentará copia de la nota indicando al reverso bajo fe de juramento y autenticado por notario público el número y fecha de la declaración aduanera en que consta el original, así como el saldo en bultos y peso.

• En el caso de las notas técnicas, el documento original se adjuntará al DUA al momento de la aceptación. Tratándose de varias notas técnicas parciales, ella deberá ser tramitados en la misma aduana de control, consecuentemente al encontrarse el documento original, asociado a un DUA anteriormente tramitado, el declarante presentará copia de la nota con la debida firma, la cual la aduana verificara tal firma con el registro de firmas brindado por las entidades que emiten las notas.
  

        San José, julio del 2005.

MANUAL DE PROCEDIMIENTO OPERACIÓN MANUAL.

Flujo de Ingreso

 Ver Flujo de Ingreso en la página 39, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Flujo de Tránsito

Ver Flujo de Tránsito en la página 39, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Flujo de Depósito Aduanero

Ver Flujo de Depósito Aduanero en la página 40, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

Flujo de Importación

Ver Flujo de Importación en la página 40, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

IMPORTACIÓN

(Continuación)

Ver diagrama en la página 41, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)

IMPORTACIÓN

(Continuación)

Ver diagrama en la página 41, Alcance N° 26 de la Gaceta N° 149 del 04 de agosto de 2005)