ADICIÓN A LA DIRECTRIZ
Nº 002-2004
DIRECTRIZ Nº 2004-003
San José, a las ocho
horas, cincuenta minutos del veintisiete de octubre del dos mil cuatro.
Resultando:
. 1º—Esta
Dirección, en el uso de las atribuciones contenidas en el artículo 24, inciso d), del
Código Notarial, que la faculta para emitir lineamientos de acatamiento obligatorio, para
que los notarios públicos presten servicios a los usuarios en forma eficiente y segura,
emitió la Directriz Nº 002-2004 de las nueve horas veintidós minutos del dieciocho de
agosto del año en curso, con la finalidad de unificar criterios en cuanto a la emisión
de certificaciones por parte de los notarios públicos.
2º—Que con el fin de aclarar algunos de los aspectos contenidos en citada
Directriz Nº 002-2004, se adiciona en los siguientes términos.
I.—El
notario público al certificar información
que tenga su asidero en un documento privado, el notario deberá reservar una copia de ese
documento privado en su
archivo de referencias, independientemente del medio utilizado para certificar, sea a
través de fotocopia o transcripción del propio documento privado. Esta es una
disposición de ley, contemplada en el último párrafo del artículo 110 del Código
Notarial. Cuando se trate de certificaciones con vista de documentos públicos (asientos
registrales, expedientes judiciales o administrativos con carácter no confidencial y
otros documentos de oficinas públicas), no será necesario que el notario reserve una
copia de estos para sus referencias, salvo que lo considere oportuno. Tampoco será
necesario dejarse copia de algún documento público cuando se certifiquen fotocopias del
mismo. Pese a lo anterior, cuando se trate de asientos registrales o cualquier otra
información que se utilice para certificar y que hubiere sido obtenida por medio de
consulta en Internet (por ejemplo, las consultas al Registro Público en su sitio web),
sí habrá obligación de reservar en el archivo de referencias una copia o una impresión
de las pantallas que fueron empleadas. En este aspecto es importante hacer ver que
certificar la impresión de la pantalla de consulta del Registro Público, es una
costumbre incorrecta, pues tales “certificaciones” carecen de requisitos
formales de validez (artículos 73, 74, 76 del Código Notarial), ya que en estas suelen
omitir el papel de seguridad notarial y tienen números con cifras, no son manuscritos ni
mecanografiados, tienen espacios en blanco, llevan el logotipo del Registro Nacional y no
consisten en fotocopias, que es la única excepción al uso de papel de seguridad
(Directriz Nº 015-99). Por ello, cuando se certifiquen informaciones que consten en el
sitio web del Registro Nacional, el notario debe tomar los datos y darles su propia
redacción (literal, en lo conducente o en relación), en su papel de seguridad y
respetando las disposiciones de ley. Es importante hacer notar que la clave que el
Registro Nacional proporciona a quienes están interesados en obtener
“certificaciones literales” por Internet, no releva al notario del cumplimiento
de sus deberes funcionales, ni de expedir certificaciones notariales según lo dispuesto
por la ley y las directrices emanadas de la Dirección.
II.—En
cuanto al consecutivo de certificaciones: El notario debe llevar un control con un orden
consecutivo de las certificaciones que emite. El medio o soporte del control de ese
registro puede ser papel o documento electrónico y debe estar al día. Debe contener una
reseña o breve descripción de cada certificación, sea sobre qué versó, hora y fecha
de expedición, nombre del solicitante e indicación del número de serie que el pliego de
papel de seguridad tiene en su extremo inferior derecho, cuando se cuente con papel de
seguridad numerado con serie. Cabe señalar que si el papel con el que se cuenta carece de
número de serie, deberá consignarse esa circunstancia en el consecutivo. De la misma
forma deberá procederse cuando se certifica una fotocopia al dorso de la misma,
situación en la cual no se utiliza papel de seguridad (excepción autorizada por
Directriz Nº 015-99) y por tanto no tendrán número de serie. Si se tiene papel de
seguridad sin numeración de serie, este se puede utilizar, como ya se indicó antes y una
vez que se adquiera papel de seguridad del nuevo, con número de serie, se podrá
consignar esa numeración en el control. Por
otra parte ya en la certificación, el notario debe consignar cuál es el número que
ésta ocupa en el consecutivo de control. Así, la certificación se expedirá como
siempre se ha venido haciendo, pero en algún lugar del cierre se indicará el número al
cual corresponde dentro del consecutivo.
Por tanto:
El notario público
deberá conservar como referencia copia de los documentos privados que certifique, así
mismo, cuando se certifiquen asientos registrales o cualquier otra información que
hubiese sido obtenida por medio de una consulta realizada en Internet, tiene la
obligación de reservar en su archivo de referencias una copia o una impresión de las
pantallas que fueron empleadas. En el control consecutivo de las certificaciones emitidas
el notario deberá consignar una reseña o breve descripción de cada certificación, sea
sobre qué versó, hora y fecha de expedición, nombre del solicitante e indicación del
número de serie que tiene el pliego de papel de seguridad en su extremo inferior derecho,
cuando el mismo lo contenga. En toda certificación debe consignarse dentro del texto de
la misma el número que ésta ocupa en el consecutivo de control del notario.