Artículo 4º—Elaboración
de Memorándum:
1.
Utilización y vigencia de los memorándum:
Los memorándum se utilizarán únicamente para
gestiones diarias de tipo administrativo, con poca importancia para la toma de
decisiones. Solo se utilizarán en el ámbito interno del MEIC, con departamentos
del Área Administrativa Financiera, tales como Proveeduría Institucional,
Servicios Generales, Recursos Humanos y Financiero Contable.
Si por alguna razón, se quisiera comunicar
con los departamentos mencionados con anterioridad un hecho de mucha
relevancia, de alta vigencia administrativa-legal, se deberá utilizar la carta
u oficio.
Su valor administrativo y legal es de 2 años
a partir de la fecha en la cual fue producido, según lo establecido en las
Tablas de Plazos de Conservación de Documentos, aprobadas por
2.
Descripción de las partes del memorándum:
2.1
Membrete. El mismo utilizado en las cartas u oficios.
2.2
Código de referencia. Se colocará en la parte superior central del
documento. Estará conformado por tres o cuatro partes separadas por guiones:
a.
Las siglas de la unidad administrativa (las siglas de la dirección y seguido
las siglas del departamento).
b.
Las siglas del memorándum: MEM
c.
Número consecutivo anual de tres o más dígitos (depende de la producción
documental de cada unidad administrativa).
d.
Año abreviado en sus últimos dos dígitos.
Ejemplo:
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DIGEPYME-MEM-012-08 |
2.3
Destinatario y remitente. Se indica de forma conjunta el destinatario y
el remitente del memorándum, en el margen izquierdo, utilizando las palabras
“PARA:” y “DE:”, ambas en mayúscula. Siempre hay que utilizar el nombre
completo (Nombre simple o compuesto, primer apellido y segundo apellido).
Ejemplo:
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PARA:
Eduardo Sibaja Arias
Viceministro DE:
Ivannia Mata (firma) Directora |
2.4
Fecha: Al igual que el oficio, se utilizará el formato indicado en la
norma ISO 8601, la cual se colocará después de la palabra “FECHA:” escrita en
mayúscula.
Ejemplo:
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PARA:
Eduardo Sibaja Arias
Viceministro DE:
Ivannia Mata (firma)
Directora FECHA:
2008-03-12 |
2.5
Línea de asunto o referencia. Constituye la síntesis del tema del
memorando. Deben utilizarse como máximo 2 términos (en letra mayúscula) que
hagan referencia directa al asunto principal del documento.
Ejemplo:
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PARA: Eduardo Sibaja Arias
Viceministro DE:
Ivannia Mata
Directora FECHA: 2008-03-12 ASUNTO: REQUISICIÓN 12560 |
2.6
Contenido. Se debe redactar el texto de forma clara, muy breve, directa
y sencilla, omitiendo saludos y presentaciones. El memorándum no debe de tener
más de 1 hoja.
2.7
Firma. Se debe colocar junto al remitente acompañada del sello de la
unidad administrativa. Al igual que el oficio, solo el Director, jefe o
encargado de alguna unidad administrativa y las personas autorizadas por éstos
podrán firmar un memorándum.
2.8
Adjuntos. La palabra adjunto se utiliza para indicarle al receptor de la
comunicación que junto con el memorándum se acompaña otro documento como:
facturas, requisiciones, cheques, informes y otros. Se colocan en la parte
inferior, en el margen izquierdo del documento.
2.9
Copias. La palabra copia se utiliza para indicar a la persona o personas
que también vincula el memorándum, a parte de su destinatario oficial. Se
escribe la abreviatura “C:” en el margen inferior izquierdo, seguida de dos
puntos, se dejan dos espacios y se indica el nombre y cargo de la persona.
3.
Cantidad de originales y copias que se producirán. Como mínimo, los
memorándum se deben de producir por triplicado:
-
Original: Dirigido al destinatario principal. Debe poseer firma original y
sello.
-
Copia 1: Consecutivo de memorándum, el cual debe de poseer el sello de original
firmado del Director y el sello de la unidad productora.
-
Copia 2: Archivo de gestión, el cual debe de poseer el sello de original
firmado del Director y el sello de la unidad productora; como también el sello
de recibido de la unidad o entidad a la cual el documento fue dirigido.
Nunca se deben
utilizar fotocopias del documento original con la finalidad de utilizar éstas
como originales, debido a que las unidades administrativas deben de garantizar
el valor probatorio y la autenticidad de todos los documentos que produce, por
lo que el uso de los sellos es obligatorio.
4
Impresión, papel y tinta. Debido a la poca vigencia administrativa y
legal que posee el memorándum, se puede producir en papel económico de baja
calidad y gramaje, color blanco. Además se pueden utilizar impresiones de baja
calidad, de inyección de tinta o de matriz.
5.
Ejemplo de memorándum:
DIRECCIÓN
GENERAL DE APOYO A
___________________________________________________________
DIGEPYME-MEM-012-08
PARA:
Francisco Cairol
Proveeduría
Institucional
DE:
Ivannia Mata (firma)
Directora
FECHA: 2008-03-12
ASUNTO: Requisición Nº 12560
____________________________________________________________
Le remito la
requisición Nº 12560 para su tramitación.
Adjunto:
Requisición Nº 12560
C: Archivo
____________________________________________________________
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