Artículo 7º—Creación
de circulares:
a.
Utilización y vigencia de circulares. Las circulares son comunicaciones
escritas realizadas por los superiores de un departamento, dirección o
despacho, referente a disposiciones de acatamiento obligatorio por parte de sus
subalternos, como también para informar asuntos que afectan a todos los
funcionarios o de importancia considerable.
Estos documentos solo se utilizarán en el
ámbito interno del MEIC, su valor administrativo y legal no podrá ser inferior
a 5 años, por lo que su unidad productora definirá en las Tablas de Plazos de
Conservación de Documentos, su vigencia administrativa y legal máxima
definitiva.
b.
Descripción de las partes de una circular. Las partes que conforman una
circular son las siguientes:
2.1
Membrete. El mismo utilizado para las cartas u oficios.
2.2
Fecha. El mismo tipo de fechas, acorde
2.3
Código de referencia. Identificación alfanumérica secuencial con que se
producen las circulares. Se coloca en la parte superior izquierda de la
circular, después de la fecha del documento. Ésta secuencia está formada por
tres o cuatro partes separadas por guiones:
a.
Las siglas de la unidad administrativa (las siglas de la dirección y seguido
las siglas del departamento).
b.
Las siglas de circular: CIR
c.
Número consecutivo anual de tres dígitos o más dígitos (depende de la
producción documental de cada unidad administrativa).
d.
Año abreviado en sus últimos dos dígitos.
Ejemplo:
|
2008-03-11 DGI-CIR-012-08 |
2.4
Destinatario. El destinatario en las circulares siempre va dirigido a un
grupo de personas, es decir, siempre tiene que redactarse en plural, siguiendo
el mismo formato definido para las cartas. Es éste aspecto se podrá utilizar el
lenguaje inclusivo, únicamente con los siguientes símbolos: /, (). Ejemplo:
Estimados/as compañeros/as o Estimados(as) compañeros(as).
Ejemplo:
|
Señores (as) Funcionarios Dirección de Gestión de Información |
2.5
Línea de asunto o referencia. El mismo definido para las cartas.
2.6
Saludo. El mismo definido para las cartas, con la excepción de que
siempre se tiene que redactar en plural.
2.7
Cuerpo o texto. Es la parte más importante de la circular porque
contiene la información que se desea comunicar. Cada párrafo debe separarse por
una línea en blanco.
2.8
Despedida. El mismo formato definido para las cartas.
2.9
Firma. Se refiere al nombre de la persona con la competencia para firmar
la circular. Consta del nombre completo (Nombre simple o compuesto, primer
apellido y segundo apellido) y el cargo que desempeña. Se realiza con bolígrafo
azul o negro. Se debe ubicar en el margen izquierdo.
Únicamente los directores, jefes o
responsables de unidades administrativas pueden firmar este tipo documental.
2.10
Sello. El sello de la unidad administrativa debe colocarse en la primera
página del documento.
2.11
Adjuntos. El mismo formato definido para las cartas. En el caso de las
circulares, el adjunto responderá a un documento que sustente las disposiciones
contenidas en la circular, tales como copias de decretos o leyes, resoluciones,
entre otros.
2.12
Copias. El mismo formato definido para las cartas.
2.13
Registro del responsable. Se escribirá en letras minúsculas las iniciales de la
persona que digitó el documento.
2.14
Carta de dos o más páginas. El mismo formato definido para las cartas.
3.
Cantidad de originales y copias que se producirán: Como mínimo, las
circulares se deben de producir por duplicado:
-
Original: Documento que tiene que ser recibido y firmado por todas las personas
a las cuales se dirige, el mismo debe colocarse en el archivo de gestión una
vez finalizada su divulgación. Deberá estar firmado por el jefe o director, con
el sello original de la unidad productora.
-
Copia: Consecutivo de circulares, el cual debe de poseer el sello de original
firmado del Director y el sello del departamento o dirección.
Nunca se debe
fotocopiar el documento original con el fin de entregarlo a cada una de las
personas involucradas en la circular. Para evitar lo anterior, la circular
original debe ir rotando por todo el departamento o dirección (para éste efecto
se puede utilizar el correo electrónico). Las personas que lean la circular,
están en la obligación de firmar dicho documento en la parte trasera de este.