DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO
DIRECTRIZ Nº 01-2010
Consejo
Superior Notarial de la Dirección Nacional de Notariado.—San José, a las trece
horas diez minutos del diecisiete de mayo de dos mil diez.
Por
disposición expresa del artículo 131 del Código Notarial, los notarios públicos
deben entregar al Archivo Judicial para
su custodia definitiva, los expedientes de procesos de actividad judicial no
contenciosa una vez concluidos. Para tal
efecto, se han utilizado diversas formas, por ello, a fin de unificar dicha
entrega, de conformidad con lo dispuesto por el numeral 22 aparte i) del
referido Código, el Consejo Superior Notarial de la Dirección Nacional de
Notariado, en coordinación con la Jefatura del Archivo Judicial, con la
finalidad de unificar dicho trámite, emite la presente directriz, en la cual se
adjunta para facilidad del notario, ejemplos sobre la confección de la
carátula, el índice de actuaciones y el formato a utilizar cuando se autoriza a
un tercero para entregar el expediente, dicha directriz se denomina:
INSTRUCTIVO PARA LA ENTREGA DE EXPEDIENTES
DE ACTIVIDAD JUDICIAL NO CONTENCIOSA
TRAMITADOS EN SEDE NOTARIAL,
EN EL ARCHIVO JUDICIAL
Este
Instructivo se ajusta a la normativa contenida en el Código Notarial para la
actividad no contenciosa, así como los pronunciamientos emitidos con
anterioridad por la Dirección Nacional de Notariado y las disposiciones
internas del Archivo Judicial.
SOBRE LA CARÁTULA Y LA CONTRATAPA
Tanto la
carátula como la contratapa deben confeccionarse en cartulina gruesa tamaño
legal. La información a consignar debe
hacerse directamente en la superficie de la carátula y será la siguiente:
a) Número de
expediente (4 dígitos) Ejemplo: 0001, 0002...
b) Año de inicio
(4 dígitos) Ejemplo: 2008, 2009...
c) Tipo de
proceso que se tramita.
d) Nombre
completo del Notario.
e) Número de
carné.
f) Nombre
completo de los solicitantes. En el caso de sucesorios, debe indicarse el
nombre del causante, interesados, legatarios, herederos y cesionarios.
g) Fecha de
inicio.
h) Fecha de conclusión.
i) Reserva de
espacio en la parte inferior, para consignar por parte del Archivo Judicial el
número de remesa y archivo. Ver ejemplo de carátula.
La numeración continua, indicada en el punto
a), está dispuesta por el artículo 131 del Código Notarial.
RESPECTO AL ÍNDICE
Después
de la carátula se incorporará el ÍNDICE el cual no requerirá foliarse; en éste
se indicará cada actuación y otros documentos, con el folio en el cual se
encuentra. Ver ejemplo de índice en anexo.
SOBRE LA FOLIATURA
Cada hoja
o página que se incorpore al expediente, sean originales o certificaciones,
deben llevar en la esquina superior derecha, el número de folio respectivo y
el sello blanco del notario. No deben incorporarse al expediente copias
simples de un mismo documento.
RESPECTO A LA CONFORMACIÓN
Los
folios que van integrándose al expediente, deben colocarse entre la carátula y
la contratapa; se sujetarán con un amarre o cosido, similar al utilizado en los
expedientes judiciales, NO DEBEN UTILIZARSE PRENSAS, GRAPAS O GOMA.
Al disponer el artículo 130 del Código
Notarial, que en este tipo de procesos, las actuaciones notariales son
extraprotocolares, el notario deberá utilizar su papel de seguridad; salvo que
se trate de documentos privados que se le presentan al notario.
En caso
de que no poder agregar al expediente, el original de un documento, se
adjuntará copia certificada de éste, con indicación del motivo que impide
contar con el original.
DOCUMENTOS CERTIFICADOS: Cuando se trate de documentos certificados por alguna institución, estos
se deben coser al expediente, previo a ello, debe adherirse con goma, al
reverso del documento o en el extremo superior izquierdo, la boleta con los
timbres, a fin que no se desprenda y evitar su extravío. Se debe foliar la
certificación y la boleta con los timbres.
ENTREGA
Concluido
el proceso, el notario entregará DE
INMEDIATO, ya sea personalmente o por medio de tercero autorizado, EL EXPEDIENTE ORIGINAL al Archivo Judicial;
incluso si le hubiere sobrevenido una suspensión o cese forzoso o, si existen
documentos inscribibles. Lo anterior, sin perjuicio de que deban inscribirse
bienes muebles o inmuebles y el notario estime que en un tiempo prudencial
operará la inscripción, retrase la entrega, adjunte copia certificada del
documento inscrito y en ese momento deposite el expediente. NO PROCEDERÁ EL
ENVÍO POR CORREO O ENCOMIENDA. El
Archivo Judicial acusará recibo del expediente.
Ver ejemplo de autorización en anexo.
SOLICITUD DE EXPEDIENTE DE PROCESO SUCESORIO
PARA REAPERTURA
Cuando se
requiera un expediente de proceso sucesorio tramitado en sede notarial o
judicial, para una reapertura y el mismo se encuentre depositado en el Archivo
Judicial, deberá solicitarse por escrito a la Dirección Nacional de Notariado,
la cual lo requerirá al inicio de cada semana al Archivo Judicial y lo pondrá a
disposición del notario a partir del viernes de la semana en que se
solicitó. El notario contará con un
plazo de quince días para retirar el expediente, en caso de no hacerlo en ese
plazo, se enviará al Archivo Judicial, debiendo plantearse entonces otra
gestión.
Se
advierte a todos los notarios, que el plazo máximo que pueden mantener en su
poder un expediente facilitado por el Archivo Judicial, es de nueve meses;
por lo que, de estimar necesario un plazo mayor, deberán gestionar ante la
Dirección Nacional de Notariado, en cuyo caso podrá autorizarse por un período
igual, situación que la Dirección comunicará al Archivo Judicial.
Al
iniciar la reapertura, el notario incorporará al final del expediente, antes de
la contratapa, otra carátula, en la cual indicará que se trata de una
reapertura; concluido el trámite, entregará el expediente a la Dirección
Nacional de Notariado.
La
reapertura deberá contener un índice, que refleje únicamente la descripción del
contenido de ésta, al mismo se le debe de asignar el número de folio
consecutivo al último del expediente principal, manteniendo todos los criterios
de confección señalados en cuanto al sellado y foliatura explicados en los
apartados de esta directriz.
Cuando se
trate de un expediente tramitado en sede judicial, el notario debe anteponer a
la carátula judicial la que conformará en sede notarial, SIN ELIMINAR la
judicial.
CONSULTA DE EXPEDIENTES NOTARIALES:
Cuando un
abogado, notario o interesado legítimo, requiera consultar un expediente
notarial concluido, deberá hacerlo directamente en las instalaciones del
Archivo Judicial.
SOBRE OTROS PROCESOS TRAMITADOS EN SEDE
NOTARIAL
Si el
notario que tramitó alguno de los procesos autorizados por el Código Notarial,
o bien otro notario designado por todos los interesados, requiera un expediente
depositado en el Archivo Judicial, para subsanar alguna omisión o error, deberá
sujetarse al procedimiento indicado líneas antes para la reapertura.
El expediente que no se ajuste con requisitos
que señala este instructivo, no será recibido por Archivo Judicial.
Rige:
Esta Directriz fue aprobada por el Consejo Superior Notarial, en sesión 19, del
30 de junio de dos mil diez, acuerdo 2010-19-004; empezará a regir a partir de
su publicación en La Gaceta y deroga la Directriz Nº 01-2009, de las
once horas diez minutos del ocho de mayo de dos mil nueve, publicada en el Boletín
Judicial Nº 96, del 20 de mayo de dos mil nueve. Publíquese por una vez.
EJEMPLO DE ÍNDICE DE ACTUACIONES
-Índice de
actuaciones.................................................................
-Solicitud de apertura de Proceso
Sucesorio............................ 1
-Inventario de
bienes................................................................ 2
-Certificación de
Defunción...................................................... 3
-Certificación de matrimonio del
causante................................ 4
-Certificaciones de
nacimiento................................................ 5-9
-Certificación de Propiedad
Inmueble................................ 10-11
-Copia de cédulas de identidad de
solicitantes...................... 12-17
-Acto inicial de apertura del proceso
sucesorio.................... 18
-Edicto.................................................................................
19
-Nombramiento del
perito..................................................... 20
-Aceptación del
cargo........................................................... 21
-Informe del
avalúo............................................................ 22-24
-Cancelación de los
honorarios............................................ 25
-Publicación de
edicto............................................................ 26-27
-Declaratoria de
herederos..........……………………........ 28-29
-Cesión de
derechos................................................................. 30-34
-Copia instrumento público que adjudica bienes
….………... 35-36
-Acto dando por finalizado el
proceso…………………...... 37
FORMATO
PARA QUE EL (LA) NOTARIO (A) AUTORICE
A OTRA
PERSONA PARA LA ENTREGA
EXPEDIENTE
EN EL ARCHIVO JUDICIAL
AUTORIZACIÓN
PARA LA ENTREGA
DE
EXPEDIENTES NOTARIALES
Yo ______________, notario(a) con carné número
___________, autorizo al (la) señor(a) ______________________, portador(a) de
la cédula de identidad número __________, para que en mi nombre entregue el
Expediente Notarial número ___, año___, asunto________, partes _______, el cual
consta de _______ folios, y se encuentra debidamente sellado y foliado.
______________________ ___________________
NOTARIO (A) AUTORIZADO
(A)
San José,
14 de octubre del 2010.—