CAPÍTULO II
SUBSISTEMA DE CONTABILIDAD
PÚBLICA
1. Subsistema de Contabilidad Pública
El presente capítulo expone conceptualmente el
SSCP implementado por el Gobierno de Costa Rica y las características, misiones
y funciones del mismo como parte integrante del SAF, así como el marco legal
nacional que faculta a
1.1. Aspectos Generales
El SSCP de Costa Rica se
concibe como el conjunto
de principios, normas, organismos y procedimientos técnicos utilizados para
recopilar, registrar, valuar, controlar, procesar, exponer e informar sobre las
transacciones producidas por los ejecutores del gasto e ingreso público y los
hechos económicos que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio público,
todo ello a efectos de que coadyuve a mejorar la toma de decisión, la
transparencia y la rendición de cuentas.
Es
importante destacar que la reforma de SSCP como parte del SAF de Costa Rica
supone un vuelco a la tradición de entender la contabilidad sólo como un
instrumento de control legal, para convertirlo, además, en una herramienta de
soporte a la evaluación de la gestión pública. Mediante el uso racional de la
tecnología, la información podrá obtenerse en tiempo real, lo cual contribuye a
apoyar el proceso de toma de decisiones, tanto de los organismos ejecutores
como de los órganos coordinadores y la alta gerencia pública.
1.2.
Características del Subsistema
El SSCP responderá a
las siguientes características generales:
a) Es sobre base de acumulación (o
devengado)[1].
11 Art. 124,
art. 128
b) Permitirá el registro y la
fiscalización de los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos.
c) Las transacciones se registrarán una
sola vez[2] y, a partir de ese registro único, se
deberán obtener todas las salidas de información que se requieran (contable,
presupuestaria, tesorería) ya sea a nivel central o periférico.
12 Art. 123 del RLAFRPP.
d) Será común, único, uniforme y
aplicable a todo el Sector Público.
e) Integrará las informaciones
presupuestarias, del tesoro y patrimoniales de cada entidad entre sí y, a su
vez, con las Cuentas Nacionales.
f)
Expondrá,
en tiempo real, la ejecución presupuestaria, los movimientos y situación de los
fondos del Tesoro y las variaciones, composición y situación del patrimonio de
la Administración Central[3].
13 RLAFRPP – Disposiciones Generales – Capítulo I – Art. 2: Administración
Central: Poder Ejecutivo Central y sus dependencias.
g) Estará basado en NICSP[4] emitidas por el IPSASB de IFAC y,
supletoriamente en las NIC/NIIF y las emitidas por
14 Decreto N° 34918 el Gobierno de
h) Consolidará[5] la información contable de las
entidades del Gobierno Costarricense e integrará los patrimonios netos de las
EP.
15 Art. 124 del RLAFRPP – Estados Consolidados del Sector Público.
1.3. Objetivos[6]
16 Art. 91 de
El SSCP tiene los siguientes objetivos:
a) Ser el núcleo integrador del SAF
Costarricense[7].
17 Art. 15 de
b) Registrar sistemáticamente todas las
transacciones que se produzcan y afecten o puedan afectar la situación
económico-financiera de la Administración Central[8].
18Art. 93 – inc. e. de
c) Procesar y producir información
financiera para la toma de decisiones por parte de los responsables de la
gestión financiera pública y para los terceros interesados en la misma.
d) Presentar la información contable
necesaria para facilitar las tareas de control, sean estas internas o externas.
e) Producir los Estados Financieros
necesarios para mostrar los resultados de la gestión presupuestaria y
económica, así como la situación patrimonial de las organizaciones públicas,
todo ello con la estructura, oportunidad y periodicidad que la ley establezca y
con los lineamientos que el Órgano Rector requiera.
f)
Producir
los Estados Financieros Consolidados del Sector Gobierno General integrados por
el Patrimonio Neto de las Empresas Financieras y No Financieras, que muestren
la situación patrimonial y los resultados contables del Sector Público
Costarricense (SPC), todo ello con la estructura, oportunidad y periodicidad
que la ley establezca y con los lineamientos que el Órgano Rector requiera.
g) Producir
h) Permitir que la información que se
procese y produzca sobre el Sector Gobierno General se integre al Sistema de
Cuentas Nacionales.
1.4.
Organización Contable
Para posibilitar el funcionamiento eficiente de la contabilidad es
necesario definir la estructura contable del SPC a fin de organizar el flujo de
información y la responsabilidad en la emisión de estados financieros.
Por lo expuesto, corresponde determinar los EEFF conforme al actual
Clasificador Institucional del Sector Público Costarricense (CISPC), a saber.
Entes Contables
La información contable del Sector Público se expone en los “Estados
Financieros con Propósitos de Información General” (EFPIG)[9], que deben ser preparados sobre la base
contable del devengado, destinados a cubrir las necesidades
de información de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la
medida de sus necesidades específicas de información (ciudadano).
19 NICSP 1 “Presentación de Estados Financieros”
Los EFPIG se
refieren siempre a una entidad identificable, creada para cumplir determinadas
metas y objetivos conforme a los ordenamientos jurídicos que la originaron. Cada una de estas
entidades públicas que administran recursos y obligaciones constituye, al margen de su
naturaleza jurídica, una unidad contable independiente con atribuciones
y deberes propios, los cuales en su conjunto conforman el Ente Contable (EC).
Ente Contable: Son
aquellas unidades contables de las entidades del Sector Público que cumplen con
las siguientes características:
(i) naturaleza jurídica independiente,
(ii) administran recursos, obligaciones y sus patrimonios,
(iii) tienen bajo su responsabilidad el registro contable de la universalidad
de sus transacciones, y
(iv) satisfacen todos los requisitos de presentación de los EFPIG según lo
dispuesto por
La responsabilidad de la emisión de los EFPIG está en cabeza de la entidad
gubernamental y sólo podrán emitir dichos estados de acuerdo con
Sobre la base
del CISPC, las entidades identificadas como Entes Contables del SPC son las
siguientes:
Poder Ejecutivo, incluyendo los
Ministerios y Órganos Desconcentrados (OD),
Asamblea Legislativa,
Poder Judicial,
Contraloría General de
Defensoría de los Habitantes de
Tribunal Supremo de Elecciones (TSE),
Cada una de las Instituciones
Descentralizadas no Empresariales (IDNOE),
Gobiernos Locales:
Cada una de las Municipalidades,
Consejos Municipales,
Cada una de las Instituciones
Descentralizadas no Empresariales Municipales,
Cada una de las Federaciones
Municipales, y
Los Comités Cantorales de Deportes y
Recreación,
Cada una de las Empresas Públicas No
Financieras Municipales (EPNFM),
Cada una de las Empresas Públicas No
Financieras Nacionales (EPNFN),
Cada una de las Instituciones Públicas
Financieras Bancarias (IPFB),
Cada una de las Instituciones Públicas
Financieras No Bancarias (IPFNOB), y
Cada una de las Instituciones Públicas Financieras de Rectoría y
Supervisión (IPFRS).
Entidades de Gobierno
Las
entidades o unidades del gobierno son aquéllas cuya actividad primaria es
desempeñar las funciones legislativas, judiciales, ejecutivas y de control
tanto del Gobierno Central como de los Gobiernos Locales, siendo así también
entidades de gobierno las que reciben la delegación de dichas funciones.
Las
entidades de gobierno tienen, entre otras, la responsabilidad de:
·
proveer bienes y servicios a la comunidad;
·
efectuar
pagos de transferencia para redistribuir el ingreso y la riqueza, y
·
financiar
sus actividades, de manera directa o indirecta, principalmente mediante
impuestos y otras transferencias obligatorias que reciben de unidades
pertenecientes a otros sectores.
Todas las unidades gubernamentales forman parte del SGG.
Las NICSP se
aplican a los estados financieros de las entidades de gobierno que, más allá de
su autonomía, respondan jurisdiccionalmente a un área del SGG (Gobierno Central
o Local). Ellas son: Administración Central/Local, Organismos Desconcentrados,
Instituciones Descentralizadas no Empresariales, Instituciones de Seguridad
Social, Universidades y todo otro ente público que no cumpla con las
condiciones de EP y que no tenga una naturaleza jurídica privada, aunque reciba
transferencias del Gobierno.
A los fines
de la presente Guía, las entidades de gobierno son todas las instituciones que reúnen las siguientes características:
·
tienen como función primaria las de
Gobierno Central y/o Local,
·
proveen bienes y servicios a la
comunidad,
·
no reúnen las características de una
EP,
·
son controladas por una unidad del
Gobierno,
·
se financian principalmente con fondos
provenientes de la recaudación de impuestos,
·
administran sus recursos, ya sean
propios o recibidos por transferencias,
·
administran sus activos y pasivos, y
·
son parte
Las
definiciones expuestas también están en un todo de acuerdo con la opinión del
MEFP, que establece que las instituciones públicas para las que es factible
recopilar información estadística deben tener “la capacidad, por derecho propio, de poseer activos, incurrir pasivos y
realizar actividades económicas y transacciones con otras entidades”.
·
compilar
información en un conjunto completo de cuentas, incluidos balances que permitan
la integración de los flujos y los saldos;
·
tener
disponibles todos los datos necesarios para compilar estadísticas que
generalmente se obtienen de los registros contables existentes, y
·
estar
armonizadas con las estadísticas del Sistema de Cuentas Nacionales 1993 (SCN).
El MEFP define las características que
deben cumplir las unidades institucionales, las cuales son:
“… ser propietaria de bienes o activos
por derecho propio significa que puede intercambiar la propiedad de bienes o
activos mediante transacciones con otras unidades institucionales;
tiene capacidad de tomar decisiones
económicas y realizar actividades económicas de las que es directamente
responsable ante la ley;
tiene capacidad de incurrir en pasivos
en nombre propio, de aceptar otras obligaciones o compromisos futuros y de
suscribir contratos;
existe un conjunto completo de cuentas
para la unidad institucional, incluido un balance de activos, pasivos y
patrimonio neto, o bien resulta posible y significativo, desde un punto de
vista económico y jurídico, compilar un conjunto completo de cuentas para la
unidad institucional siempre que se requiera…”
Además, el citado MEFP establece que
según “…la complejidad de la organización
gubernamental, puede ser difícil identificar las unidades gubernamentales. La
mayoría de los ministerios, departamentos, organismos, juntas, comisiones,
autoridades judiciales, organismos legislativos y otras entidades que
constituyen el gobierno no son unidades institucionales porque no tienen la
facultad de poseer activos, incurrir pasivos ni realizar transacciones por
derecho propio. En general, todas las entidades financiadas mediante partidas
asignadas en el marco de un presupuesto controlado por la legislatura deben
amalgamarse en una sola unidad institucional…”
Unidades de
Registro (URs)
§
Dirección General de Presupuesto
Nacional,
§
Tesorería Nacional,
§
Dirección de Crédito Público,
§
Dirección General de Tributación,
§
Dirección General de Aduanas, y
§
URs de las Direcciones Administrativo-Financieras u Oficialías Mayores.
1.5.
Órgano Rector de Contabilidad Pública
El Órgano Rector de Contabilidad es
Dicho órgano rector tiene las siguientes
competencias:
·
Velar
para que el SSCP cumpla con:
1. Reflejar la ejecución presupuestaria,
los movimientos y la situación del tesoro, así como las variaciones,
composición y situación del patrimonio de los entes contables (LAFRPP - Art. 15
inc.c.).
2. Permitir la preparación de la
“Liquidación contable”, de tal forma que muestre el resultado contable del
período, su efecto sobre el patrimonio nacional y la liquidación de los
ingresos y egresos del presupuesto nacional (LAFRPP - Art. 50 y Art. 93 inc.g)
(RLAFRPP Art. 133).
3. Permitir la elaboración de “Informes
Contables Básicos” tales como:
(a)
(b)
El
Estado de
(c)
Los
Estados Financieros de
(d)
Los
Estados Financieros Consolidados del SPC. (LAFRPP - Art. 95 y 96 y RLAFRPP
Art. 124)
·
Proponer
al Ministerio de Hacienda el presente Plan General de Contabilidad Nacional que
regirá el SSCP (LAFRPP - Art. 93 inc a.), el cual incluye el Glosario de
Términos Contables (LAFRPP - Art. 93 inc h.).
·
Sustentado
en el presente PGCN establecer los procedimientos contables a través de las
Normas Particulares de Contabilidad (NPC) (LAFRPP - Art. 93 inc b.).
·
Velar
porque el resto de las entidades del SPC cumpla con lo estipulado en el PGCN y
en las NPC (LAFRPP - Art. 93 inc c).
· Asesorar a todo el SPC sobre el SSCP y
en NICSP. (LAFRPP
- Art. 93 inc d.).
·
Llevar
la contabilidad de la Administración Central[10] (LAFRPP - Art. 93 inc e.)[11].
20 RLAFRPP – Disposiciones Generales – Capítulo I – Art.2: Administración Central:
Poder Ejecutivo Central y sus dependencias.
21 El cumplimiento total, del presente
requerimiento, podrá ser dentro de los tres años de implementadas las NICSP,
hasta completar la integración del sistema financiero para la administración
central.
· Llevar los registros auxiliares de
consolidación de los movimientos contables (LAFRPP - Art. 93 inc f.).
· Tener a su cargo el Archivo,
documental o por medios electrónicos, de la información financiera de
·
Administrar
los sistemas contables de los ingresos y los gastos presupuestarios (RLAFRPP –
Art. 127).
·
Realizar
los siguientes registros contables:
1. asientos de apertura y cierre del
ejercicio.
2. ajustes contables al inicio y al
cierre (RLAFRPP - Art. 132 inc. d).
3. ajustes por reconocimientos de
variaciones de fideicomisos y de participaciones en el patrimonio en entidades,
4. las fianzas y garantías depositadas. (RLAFRPP - Art. 132 inc.
f.),
5. las altas, bajas y modificaciones, de
los bienes nacionales de
6. otros ajustes y registros contables
que resulten pertinentes.
· Realizar las conciliaciones necesarias a efectos
de garantizar la confiabilidad de los saldos LAFRPP -
Art. 132 inc. g).
· Definir claramente los momentos de
registro para cada una de las transacciones, velando fundamentalmente por que el
devengado de las mismas esté de acuerdo con NICSP.
· Diseñar funcionalmente la “Matriz de
Relación Presupuesto / Contabilidad”, su administración y actualizaciones.
· Mantener actualizado el presente PGCN
de acuerdo con las NICSP y normativa complementaria.
· Dictar las normas e instrucciones
necesarias para la organización y funcionamiento del archivo contable de las
dependencias y entidades de
· Cumplir con el entrenamiento y la
capacitación permanente de su personal, en materia de NICSP y conforme a los
lineamientos emitidos por el Consejo de Normas Internacionales de Formación de
Contadurías de
· Controlar que el SPC cumpla con lo
establecido en el presente PGCN.
1.6. Momentos del
Registro
Los momentos de registro presupuestarios
de los gastos están desarrollados en el artículo 128 del RLAFRPP. Los conceptos
expuestos seguidamente complementan y amplían, para mayor claridad, los momentos
claves del registro del gasto, los cuales son:
Ø Comprometido: es el registro de la aprobación, por autoridad competente, de un acto
administrativo por el que se formaliza una relación jurídica con terceros para
ejecución de obras, adquisición de bienes y servicios, contratación de personal
o los actos mediante los cuales se otorgan transferencias. En el caso de las
obras a ejecutarse y bienes y servicios a recibirse durante varios ejercicios,
el compromiso será registrado por la parte que se ejecutará o recibirá,
respectivamente, durante cada ejercicio.
Conforme señala el R LAFRPP, se “registra el compromiso real de los recursos
como resultado de una contratación efectuada con terceros para adquirir bienes
o servicios, o de realizar gastos por otros conceptos. Este momento es
registrado a partir de la emisión electrónica del documento de ejecución
presupuestario respectivo”.
A los efectos de cumplir con el RLAFRPP, que en su
artículo 132 inc b) establece que
Ø Devengado: Las transacciones y otros hechos económicos
deben ser reconocidos cuando ocurren independientemente del momento del pago.
Por ello, se registran en los libros contables y se reconocen en los estados
financieros de los ejercicios con los que guardan relación.
El RLAFRPP define el
Devengado como: “registrar el
reconocimiento del gasto por la recepción a conformidad, por parte del órgano
respectivo, de cualquier clase de bienes y servicios contratados o consumidos,
así como el registro de las transferencias aplicadas o los gastos realizados
por otro concepto de conformidad con el marco jurídico existente, durante el
ejercicio económico, independientemente del cuando se efectúe el pago de la
obligación. Este momento es registrado a partir de la aprobación electrónica
por parte del órgano receptivo, de los documentos de ejecución correspondientes”.
Para las NICSP,
El concepto del devengado dado por las
NICSP supera el concepto dado en el RLAFRPP ya que bajo dicho concepto se
podrán registrar, a través de asientos
contables, sustentados en documento de notas de abono y cargo o minutas contables[12], los hechos económicos en los
ejercicios que guardan relación, más allá de tener un documento de ejecución
correspondiente, por ejemplo cuando las contingencias son probables, en cuyo
caso serán reconocidas como Provisiones (deudas)[13].
22 Minutas contables: documentos firmados por autoridad competente
mediante los cuales se fundamentan los asientos y se refiere o acompaña la
documentación de respaldo.
23 NICSP N° 19 Activos y
Pasivos Contingentes
Ø
Pagado: es el momento en el que se refleja la
cancelación total o parcial de las obligaciones asumidas, la que se concretará
mediante la entrega del medio de pago al acreedor u ordenando la transferencia
bancaria al banco depositario o agente financiero.
El R LAFRPP define
el pagado cuando se “Registra la
cancelación de los montos que han sido ordenados para cancelar a un acreedor
del Estado o beneficiario de una transferencia. Este momento es registrado a
partir de la recepción de información de los pagos acreditados en el sistema
bancario nacional”.
Los momentos
de registro de los ingresos están desarrollados en el artículo 129 del RLAFRPP. Los conceptos expuestos seguidamente
complementan y amplían, para mayor claridad, los momentos claves del registro
de los ingresos, los cuales son:
Ø
Estimación inicial: son las estimaciones de recursos por recaudar aprobadas por Ley.
Ø Devengado: Las transacciones y otros hechos económicos
deben ser reconocidos cuando ocurren (y no cuando se efectúa su cobro). Por
ello, se registran en los libros contables y se reconocen en los estados
financieros de los ejercicios con los que guardan relación.
El RLAFRPP define el
reconocimiento del derecho de cobro, expresando que “refleja la
identificación del deudor y el monto de su obligación de pago. Este momento
queda registrado con el recibo o comprobante emitido por los órganos
responsables, afectando la contabilidad patrimonial”.
Para las NICSP,
Ø Percibido: Corresponde al momento en que se
produce el ingreso efectivo de los fondos, independientemente del momento en
que los mismos se hubieran devengado.
El RLAFRPP define el cobro o recibo como el momento en que “el deudor deposita en los cajeros
auxiliares del Banco Central el importe de su obligación o se reciben recursos
producto de la cancelación de impuestos o tasas, del endeudamiento, donación o
cualquier otro derecho reconocido. Este momento corresponde al abono o
cancelación de los derechos reconocido.”.
1.7. Principales
Instrumentos Contables
Seguidamente
se detallan los principales instrumentos contables a tener presente bajo el
nuevo enfoque del SSCP, los cuales son:
·
Plan General de Contabilidad Nacional, que incluye:
Ø
Marco
Conceptual Contable,
Ø
Normas
generales y políticas contables de acuerdo con
NICSP, supletoriamente de NIC/NIIF y de las propuestas por
Ø
Glosario de
términos contables, y
Ø
Plan de
Cuentas Contable.
·
Manual de
Procedimientos Contables.
·
Matriz
de relación presupuesto y contabilidad.
·
Normas
particulares de contabilidad.
Normas de Contabilidad para el Sector
Público Costarricense
Tal como lo
establece el Decreto
N° 34918 del Gobierno de
Las normas de
contabilidad aplicables al SPC están ordenadas jerárquicamente, con el
siguiente esquema:
- Marco Conceptual Contable: “constituye un soporte
sustancial de la normatización contable y desarrolla los fundamentos
conceptuales de la información financiera contable, con el propósito de
brindar sustento racional y de congruencia a las normas contables que lo
complementan[14]”.
24 Definición dada en el
MCC del presente PGCN
- Normas Generales de Contabilidad: Comprenden la normativa general y las
políticas contables de las partidas más relevantes de los EEFF, de acuerdo
con las NICSP o, en su defecto, NIC/NIIF y la normativa emitida por
- Normas Particulares de Contabilidad[15]: Son las normas y políticas contables que
surgirán, con carácter más especifico o detallado, conjuntamente con la
aplicación de los procedimientos contables.
25 No son parte del presente PGCN
Plan de Cuentas Contable
A efectos de viabilizar el registro y procesamiento sistemático de los flujos
económico-financieros en la contabilidad, se requiere de catálogos contables
que permitan asignar y agrupar los cambios experimentados por las principales
variables que determinan y resultan del desempeño de un ente, atendiendo a una
precisa tipificación de la naturaleza de dichos flujos, de manera tal que las
agregaciones y desagregaciones de información que surjan de la aplicación de
tales planes exterioricen conjuntos homogéneos de flujos, diferenciales de
otros conjuntos homogéneos del mismo nivel de apertura del Catálogo de Cuentas.
La utilización del Plan de Cuentas Contable por parte del SPC supone una
mejora sustantiva en la producción de información a los fines de la gestión,
toda vez que permite alcanzar una visión integral y permanente referida a los
resultados de las operaciones y a la situación económico-financiera de cada
ente.
Dicho Plan de
Cuentas Contable, que es parte del presente PGCN y será obligatorio para todas
las entidades del SPC, excepto las EP, permite alcanzar los siguientes
beneficios:
a) garantizar la aplicación de un
lenguaje común, único y uniforme de
b) identificar en forma precisa los
componentes significativos de los EEFF, según el nivel de la institución
pública de que se trate;
c) identificar en forma precisa y
detallada las partidas de créditos y deudas intergubernamentales;
d) proveer de un cierto grado de automatización
al proceso de consolidación;
e) permitir la integración con el
Clasificador Presupuestario; y
f)
ser
la base y estar integrado con las Cuentas Nacionales.
Otros instrumentos Contables
No son parte
de este PGCN: (i) el manual de procedimientos contables, (ii) la matriz de
relación presupuesto / contabilidad y (iii) las normas particulares de
contabilidad (NPC). Dichos instrumentos contables deberán tener un alto grado
de especificidad o detalle a nivel de cada transacción u operación.
Los
procedimientos contables deben establecerse claramente y quedar por escrito en
su respectivo manual para que los mismos sean incorporados al sistema
informático, como modelo funcional rector del mismo, y que todos los ejecutores
puedan aplicarlos en forma homogénea, debiendo ir acompañados de las NPC
necesarias a efectos de concretar los registros contables, además de estar
basados sobre los criterios internacionales.
El subsistema
contable propuesto deberá contar con una matriz de relación presupuesto /
contabilidad que permitirá obtener en forma automática los asientos que surgen
de las transacciones presupuestarias y extra-presupuestarias. Dicha base
permitirá producir, por agregación de la información previamente almacenada,
los diferentes tipos de estados financieros y presupuestarios que se le
requieren a la contabilidad pública.
Libros
Principales y Registros Auxiliares
El subsistema contable producirá los libros "Diario General" y
"Mayor", en calidad de registros principales o centrales, y los
registros auxiliares necesarios para cumplir con los requerimientos legales,
técnicos y de control, así como para organizar la información y presentarla en
forma apta para la toma de decisiones por parte de los responsables de la
gestión financiera gubernamental.
1.8. Sistema de Gestión
Documental (SGD)
1.8.1. Marco Legal
Se
mencionan a continuación las principales referencias legales relacionadas con
el presente tema:
a)
Especifico de la administración financiera
26 Administración Central: Poder Ejecutivo Central y sus dependencias
(desconcentrados) – artículo No. 2 del RLAFRPP.
El
RLAFRPP trata en varios artículos la temática del archivo documental, a saber:
Ø en el Capítulo IV “Organización Financiera de
27 Artículo No. 22 del RLAFRPP
28 Artículo No. 23 inc.
f) del RLAFRPP
Ø el
artículo 130[19]
referido al Respaldo documental del registro contable, establece: “El
archivo contable documental resultante de las operaciones contables se
mantendrá por 5 años, salvo en el caso de los salarios devengados por los
funcionarios del Gobierno de
29 Reformado por el decreto ejecutivo
No. 33585 del 9 de enero del 2007.
b)
Otras normas relacionadas
El
archivo documental está dentro del contexto y normas relacionadas con los
archivos en general y con la firma digital y los documentos electrónicos, a
saber:
1.
Ley No. 7202 del
Sistema Nacional de Archivos (LSNA):
Artículo 3: “Todos los documentos con valor
científico-cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico
cultural de Costa Rica. La determinación del valor científico-cultural del
documento corresponderá a
Se consideran de valor
científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos,
gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan
como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense, tales
como: actas, acuerdos, cartas, decretos, informes, leyes, resoluciones, mapas,
planos, carteles, fotografías, filmes, grabaciones, cintas magnéticas,
"diskettes", y los demás que se señalen en el reglamento de esta
ley”.
Artículo 11: “
Artículo 31: “Créase
2.
Reglamento de
Artículo 120: “Son funciones de
a. Dictar normas sobre
Selección y Eliminación de los documentos que producen las instituciones
mencionadas en el Artículo 2 de la ley que se reglamenta.
b. Resolver consultas
atendiendo a la directriz de conservar lo que tenga valor científico-cultural,
y autorizar la eliminación de los documentos que carezcan de este valor, en las
diferentes etapas de formación de los archivos.
c. Analizar y aprobar
las tablas de plazos de conservación de documentos que presenten las
instituciones mencionadas en el artículo 2 de la ley que se reglamenta….”.
Artículo 138: “Cada una de las
entidades mencionadas en el artículo 2° de
3.
Ley No. 8485 de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos (LCFDDE)
Artículo 3: “Reconocimiento de la equivalencia funcional. Cualquier manifestación con
carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un
medio electrónico o informático, se tendrá por jurídicamente equivalente
a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios
físicos. En cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga
referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto
los electrónicos como los físicos. No obstante, el empleo del soporte
electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el
cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada
acto o negocio jurídico en particular”.
El artículo 5 establece que no se
podrán consignar en documentos electrónicos los siguientes: “a) Los actos o negocios en los que, por
mandato legal, la fijación física resulte consustancial. b) Las disposiciones
por causa de muerte. c) Los actos y convenios relativos al Derecho de familia.
d) Los actos personalísimos en general”.
Artículo 6: “Gestión y conservación de documentos electrónicos. Cuando legalmente se requiera
que un documento sea conservado para futura referencia, se podrá optar
por hacerlo en soporte electrónico, siempre que se apliquen las medidas
de seguridad necesarias para garantizar su inalterabilidad, se
posibilite su acceso o consulta posterior y se preserve, además, la
información relativa a su origen y otras características básicas. La transición
o migración a soporte electrónico, cuando se trate de registros, archivos o respaldos
que por ley deban ser conservados, deberá contar, previamente, con la
autorización de la autoridad competente. En lo relativo al Estado y sus
instituciones, se aplicará
Artículo 10: “Presunción de autoría y responsabilidad.
Todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una
firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario, de la
autoría y responsabilidad del titular del correspondiente certificado digital,
vigente en el momento de su emisión. No obstante, esta presunción no dispensa
el cumplimiento de las formalidades adicionales de autenticación, certificación
o registro que, desde el punto de vista jurídico, exija la ley para un acto o
negocio determinado”.
1.8.2. Sistema
de Gestión Documental (SGD)
Marco Conceptual
El SSCP finaliza su proceso con el
archivo de la documentación financiera, aspecto que requiere la asignación de
similares consideraciones cualitativas con relación a las restantes instancias
secuenciales de la misma, por cuyo motivo es función de
Tal como ha sido ya destacado en el
presente PGCN, el SSCP debe estar sustentado en un sistema informático que le
permita hacer realidad el funcionamiento del mismo, por cuyo motivo el cierre
del ciclo contable (archivo) tiene que estar basado en el Sistema de Gestión
Documental (SGD), que pueda recibir, clasificar y acumular información tanto en
papel como en soporte electrónico, archivarla y conservarla en soporte
electrónico u óptico indeleble, cualquiera sea el soporte primario en que esté
redactada y construida, utilizando medios de memorización de datos, cuya
tecnología conlleve la modificación irreversible de su estado físico y
garantice su estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad,
asegurando la fidelidad, uniformidad e integridad de la información que
constituye la base del registro contable.
La guarda de la documentación y sus
procedimientos deben contemplar las características de la misma, ya se trate de
condiciones de acceso posterior dinámicas (consultas permanentes) o
predominantemente pasivas (consultas poco frecuentes), lo cual incidirá en los
tiempos de respuesta y en los requisitos de los registros de documentación,
para lo cual se instrumentarán procedimientos específicos de entrada de la
misma, conforme a su volumen físico y cualitativo.
Objetivos
Por muchos años se
ha entendido que el objetivo del archivo era únicamente “guardar documentación”, pero dicho proceso producía una serie de inconvenientes tales como:
(i) consultas lentas, (ii) saturación del espacio y (iii) mayores costos de
recuperación de la información, tanto en tiempo como desde un punto de vista
estrictamente económico.
Bajo el nuevo
concepto de administración financiera gubernamental, los archivos de
documentación deben cumplir con los objetivos generales de Efectividad, Eficiencia y
Eficacia que rigen al SAF, pero también con sus propios objetivos
particulares, aquéllos que un archivo documental debe cumplimentar, tales como:
•
Acceso inmediato a la información.
Utilizar un sistema de gestión
documental que permita la búsqueda rápida de la documentación.
•
Concurrencia en la consulta.
Permitir que varios usuarios en
forma simultánea puedan tener acceso al mismo documento.
•
Independencia física de los lugares de guarda.
Posibilidad de obtener la
información directamente desde los puestos de trabajo del usuario,
independientemente del lugar físico en donde éste se encuentre.
•
Perdurabilidad de la información.
Encontrar un medio de soporte de
la información que perdure en el tiempo, más allá de la evolución tecnológica y
que permita su actualización permanente.
•
Reducción de espacios físicos.
Dado el volumen de transacciones
que genera la administración financiera, se necesita contar con un medio que
permita reducir los espacios físicos ocupados sin perder la información.
•
Portabilidad y Conservación
Tener un soporte de archivo tal
que permita una capacidad de guarda suficiente para contener toda la
documentación de respaldo de la gestión financiera de
•
Unificación de la documentación.
Permitir la interrelación de
diferentes archivos independientes, facilitando de esta forma poder navegar
entre archivos, partiendo desde cualquiera de ellos.
Concepto General
El SGD
permitirá que la documentación financiera de
Los
documentos originales, que ingresan al SAF, pueden hacerlo en diferentes
medios, por ejemplo:
- los provenientes
directamente del SAF, respaldados en documentos con la firma digital (sin
papel);
- los provenientes
directamente del SAF sin respaldo documental con firma digital o;
- los provenientes del
sistema, pero con respaldo o sustento en papel.
Más allá de
las diferentes formas de ingreso al sistema, la salida del archivo deberá ser
única mediante un documento electrónico con valor jurídico.
Si la
información ingresa por medios electrónicos o por firma digital, se incorpora
directamente al sistema. Si el soporte es papel, el mismo se digitalizará
generando una imagen, la cual se guardará en un soporte electrónico u óptico,
de tal forma que la información almacenada no pueda ser modificada, reemplazada
o alterada, logrando que sea inmutable y con fácil acceso concurrente y remoto.
La inmutabilidad requerida en las imágenes brinda la garantía
necesaria para que el soporte electrónico u óptico reemplace al papel, para lo cual el Documento Electrónico con
Valor Jurídico (DEVJ) deberá ser fiel e íntegro, abarcando todas sus
características (anotaciones, enmiendas, manchas), no pudiéndose agregar
ninguna inscripción que altere la información contenida en aquél. En tal
sentido, deberán utilizarse tecnologías de captura, memorización, archivos y
visualización de la información que reduzcan al mínimo la posibilidad de manipulación
de los datos contenidos en el documento.
Requisitos
Los siguientes requisitos son los mínimos que debe cumplir un SGD, a
saber:
a) Generales:
La
redacción, producción o reproducción de los documentos en un soporte
electrónico u óptico indeleble, deberá efectuarse utilizando tecnologías y
procedimientos que aseguren la fidelidad, uniformidad e integridad de la
información que constituye la base de la registración.
b) De los procedimientos respaldatorios:
c) El soporte utilizado
para la redacción, producción o reproducción de documentos deberá garantizar su
estabilidad, perdurabilidad, inmutabilidad e inalterabilidad. Por ello, la
tecnología utilizada deberá conllevar la modificación irreversible de su estado
físico, de modo que no sea posible el borrado ni la sobreescritura de la
información registrada en el mismo.
Conservación y Seguridad del
soporte de guarda
Los
documentos originales en soporte electrónico u óptico indeleble deben
conservarse en archivos de seguridad adecuadamente protegidos de los agentes
atmosféricos y biológicos que pudieran afectarlos por el plazo establecido
según
De la anulación y
destrucción del papel
Los archivos
originales redactados o producidos en primera generación en cualquier soporte,
una vez reproducidos en soporte electrónico u óptico indeleble, deberán
observar los procedimientos de anulación y destrucción del papel que se
establezcan en las NPC con acuerdo del Órgano Rector de Archivo.
De la consulta de la información
Los archivos
financieros son permanentemente consultados por diferentes usuarios, entre los
que se pueden destacar:
Ø las URs de
Ø los funcionarios de
Ø los Órganos de Control interno y
externo,
Ø
el Poder
Judicial, y
El SGD debe
permitir que las consultas a la base de datos sean de fácil acceso, por lo cual
se contemplará la posibilidad de ofrecer consultas locales en
A modo de
resumen, el gráfico siguiente muestra el funcionamiento del SGD expuesto en el
presente PGCN:
1.8.3. Conclusiones
Los lineamientos básicos del SGD permitirán que
La documentación original en papel que será pasada a soporte electrónico u óptico
indeleble, producirá documentos digitalizados, permitiendo consultas en forma local o
remota, desde las distintas dependencias interesadas en los mismos,
disminuyendo significativamente no sólo los altos volúmenes físicos de la
documentación archivada sino también el tiempo empleado en las tareas de guarda
y recuperación de los archivos, obteniendo no sólo eficiencia en los tiempos,
sino también un menor costo en el acceso a la información.
El SSCP que se implementará a partir del año 2010 incrementará
geométricamente la información y documentación financiera, por cuyo motivo el
archivo de dicha documentación debe acompañar el moderno concepto contable que