CONTABILIDAD NACIONAL
Directriz N° MH-DGCN-DIR-DIR-0006-2024.-El Director
General de Contabilidad Nacional.
Fundamento legal:
La Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN), en
cumplimiento de sus objetivos y en el ejercicio de las facultades de Órgano
Rector del Subsistema de Contabilidad, establecidos en los artículos 91 y 93 de
la Ley N° 8131, "Ley de Administración Financiero de la República y
Presupuestos Públicos"; y conforme los procedimientos establecidos en el
Decreto Ejecutivo N° 40797-H, "Reglamento para el Registro y Control de
Bienes de la Administración Central y Reforma al artículo 144 del Decreto
Ejecutivo N° 32988 Reglamento a la Ley de Administración Financiera de la
República y Presupuestos Públicos del 31 de enero de 2006", emite la
siguiente directriz, para actualizar los lineamientos para el registro de la
Información registral, en la casilla de Folio Real de los Bienes Inmuebles, en
el actual Sistema SIBINET.
Considerando:
1º-Que, bajo el principio de Centralización Normativa y
Desconcentración Operativa, dispuesto en el Reglamento a la Ley N° 8131; es
competencia del órgano que ejecuta un determinado proceso, adoptar decisiones
administrativas y operativas con el propósito de alcanzar objetivos que le son
propios, con apego al marco normativa establecido por el órgano rector
competente.
2º-Que, la DGCN dentro de sus objetivos, establece la función de promover
el mantenimiento adecuado de los bienes de la Administración central.
3º-Que, dentro de la función rectora, le corresponde a la DGCN el velar por
que los responsables ejerzan el control adecuado de los inventarios de bienes
muebles, inmuebles y semovientes, así como su correcto registro contable; de
igual forma promover el perfeccionamiento catastral y registra! de los títulos
de propiedad de la Administración central y requerir del organismo técnico
competente las acciones necesarias para preservar y registrar debidamente el
patrimonio inmobiliario de la Administración central.
4º-Que, el Decreto Ejecutivo N° 40797-H establece los procedimientos para
el registro y control de los bienes de la Administración Central y que, de
forma adicional, dentro del artículo 46 de dicho marco normativo se dispone que
los bienes deben registrarse en el sistema informático para el registro y
control de bienes, cuyos datos de inscripción deben ser coincidentes con la
información registral y catastral.
5º-Que, con el fin de actualizar la normativa en el tema de Administración
de Bienes, dictada por el anterior rector en la materia, según los
señalamientos de los órganos de control interno. Por tanto,
La Dirección General de la Contabilidad Nacional, emite
la presente directriz, para actualizar los lineamientos para el registro de la
Información registral, en la casilla de Folio Real de los Bienes Inmuebles, en
el actual Sistema SIBINET.
Ámbito de aplicación
Instituciones de la Administración Central
(Ministerios y Órganos Desconcentrados adscritos)
Proveedurías Instituciones
Unidades de Administración
de Bienes Institucionales
Contenido
Todas las instituciones de la Administración Central
deben mantener actualizados los registros en el sistema SIBINET; y para el
campo o casilla del Folio Real de los bienes inmuebles, se debe tomar en cuenta
lo siguiente:
1. Composición del código del Folio Real1
1 Definiciones retomadas de la directriz anterior, dejada sin efecto en
este acto. :
La definición de "Folio Real", "Número de Finca",
Número de Parcela", "Matrícula Folio Real", a efectos de
registrar dicha información en el sistema SIBINET, son sinónimos.
El Folio Real se divide en 5 partes potenciales: la provincia (dato
numérico de 1 carácter), el número de finca (dato numérico de 8 caracteres), el
duplicado (dato alfabético de 1 carácter), horizontal (dato alfabético de 1
carácter) y derechos (dato numérico de 3 caracteres).
El formato de uso más habitual está conformado por la provincia, el número
de finca y derecho; como se visualiza en el siguiente ejemplo:
Ejemplo: 1-00123456-000
Provincia: Consta de un dígito, que representa la provincia donde está
ubicado el inmueble; a saber 1: San José, 2: Alajuela, 3: Cartago, 4: Heredia,
5: Guanacaste, 6: Puntarenas y 7: Limón.
Ejemplo 1-00123456-A-F-001
Número de finca o matrícula: Compuesto de ocho dígitos que constituyen el
número correlativo que correspondió al inmueble en el momento de su
inscripción.
Ejemplo 1-00123456-A-F-001
Duplicado: Pueden ir seguidos de una letra en aquellos casos en que por
error se haya asignado el mismo número de matrícula a otro inmueble en la misma
provincia, por lo cual se le asigna una letra a la finca duplicada para
diferenciar entre los dos.
Para todas las concesiones, una "Z" se introdujo en el campo del
duplicado. "Z" siempre denota concesión, y es necesario para todas
las concesiones.
Ejemplo: 1-00123456-Z-F-001
Horizontal: AI final de la matricula se consigna la letra "M" o
"F" según corresponda a matriz o filial, y están generalmente
asociados a condominios o edificios de oficinas de varios pisos. Esta letra
puede existir o no en el Folio Real. Si no existe se debe de dejar en blanco.
Ejemplo 1-00123456-A-F-001
Derecho o sub-matrícula: La sub-matrícula está formada por tres dígitos y
servirá para determinar el dominio total o parcial sobre la finca.
Ejemplo 1-00123456-A-F-001
2. Registro del Folio Real y número de finca, en el sistema SIBINET
2.1 Menú SIBINET
El registro de
la codificación descrita en los bienes
inmuebles, en el sistema SIBINET, se contempla dentro del apartado
"c) Inclusión de un Bien", del manual de usuario, denominado
"MH-DGABCA-PRO08-INS-002 Instructivo Usuario Sistema SIBINET", en
los submódulos de "Otros" y de "Especificaciones",
como se visualiza en las siguientes pantallas:
2.2 Registro en la casilla de Folio Real en el submódulo "Otros":
La casilla de Folio Real debe de completarse por el
usuario cuando se registren inmuebles (Terrenos y edificios), en SIBINET;
debido a que, si el bien a registrar no es un inmueble, la casilla Folio Real
debe ser completada con la leyenda "N/A" (no aplica), ya que la misma
está siempre está disponible por configuración para completar al momento de
registrar cualquier bien, sea este mueble o inmueble, y no se puede desactivar.
Para los registros de inmuebles, debe ser completada, de
acuerdo con la información de los componentes del folio real antes descritos,
sin dejar el espacio en blanco o con un formato diferente al ya indicado.
2.3 Registro en la casilla de NÚMERO DE FINCA ., en el submódulo
"Especificaciones":
Para los casos en los cuales el usuario registra
inmuebles (Terrenos y edificios), la casilla de "Número de Finca"
debe ser registrado de la misma forma, conforme lo indicado en el punto 2-2. Es
decir, la información de Folio Real en el submenú de "Otros", debe
ser igual al Número de Finca a registrarse en el submódulo
de "Especificaciones", donde se duplica, tanto en su contenido como
formato a utilizar.
Se aclara que el hecho de que la información de Folio Real de una propiedad
inmueble deba completarse en dos submódulos
diferentes, tal y como ya se explicó (en Otros y en Especificaciones) se debe a
que dicho dato se utiliza en el "Reporte de Bienes por
Características". Por tal motivo es imprescindible que la información se
encuentre incluida en forma correcta en el submódulo
"Especificaciones", a efectos de facilitar la identificación del bien
en cuestión.
Para el caso de submódulo "Otros",
dicha casilla la da en forma automática el sistema, y no es posible eliminarla
del mismo, ya que su eliminación implica la modificación de información
trascendental del sistema, y por ende afectaría los reportes finales de bienes.
Se recuerda que no se aceptará que al momento de registrar BIENES INMUEBLES
se ingrese en la casilla de Folio Real (submódulo
Otros) ni en la casilla de Número de Finca (submódulo
Especificaciones), información tal como: "000", "0",
"2", "4", "NA", "n/d", "NSC",
"SIN DATOS", números de plano, etc., ya que se debe respetar la
información de los componentes citados anteriormente.
Vigencia: Rige a
partir a partir de su notificación. Se firma de forma digital en el Ministerio
de Hacienda, en el mes de julio 2024, en fecha descrita en la firma.
Derogatoria: De acuerdo con
lo anterior, se actualiza la información
emitida en su oportunidad en la Directriz N° DGABCA-3-2014
de fecha 10 de julio
del 2014; y por consiguiente
la misma queda sin efecto.