R-CO-9-2008—Contraloría
General de la
República.—Despacho de la Contralora
General de la
República, a las once horas del diecinueve de febrero del dos
mil ocho.
Considerando:
1º—Que los artículos
183 y 184 de la
Constitución Política de la República de Costa Rica
establecen a la
Contraloría General de la República como
institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública,
y que el artículo 12 de su Ley Orgánica Nº 7428, la designa como órgano rector
del ordenamiento de control y fiscalización superiores de la Hacienda Pública.
2º—Que en virtud de tal condición, los
artículos 12 y 24 de la Ley Nº
7428 mencionada, y los artículos 3 y 23 de la Ley General de Control
Interno Nº 8292, confieren a la Contraloría General de la República facultades
para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices que coadyuven a
garantizar la legalidad y eficiencia de los controles internos y del manejo de
los fondos públicos.
3º—Que los procesos de auditoría
ejercidos por la
Contraloría General de la República y las auditorías internas son parte fundamental del control y la
fiscalización superiores de la Hacienda Pública y deben estar orientados a
garantizar la legalidad y efectividad del manejo de los fondos públicos, así
como al establecimiento de responsabilidades ante eventuales incumplimientos.
4º—Que el artículo 35 de la Ley General de Control
Interno señala que los informes de auditoría interna
versarán sobre diversos asuntos de su competencia, así como sobre asuntos de
los que pueden derivarse posibles responsabilidades para terceros, funcionarios
y exfuncionarios de la institución, y señala además,
que la comunicación oficial de resultados de esos informes se regirá por las
directrices emitidas por la Contraloría General de la República.
5º—Que la norma 2.5.1.1 del Manual de Normas
para el Ejercicio de la
Auditoría Interna en el Sector
Público, Nº M-1-2004-CO-DDI, establece que los informes sobre los servicios de auditoría que tratan asuntos de los que pueden derivarse
posibles responsabilidades se denominan relaciones de hechos, que contienen una
recomendación sobre la apertura de un procedimiento administrativo, o denuncias
penales dirigidas al Ministerio Público, que informan de la eventual comisión
de un delito.
6º—Que las normas 205.05 y 505.02 del Manual
de Normas Generales de Auditoría para el Sector
Público, Nº M 2 2006 CO DFOE, señalan que la organización de auditoría debe establecer e implementar políticas sobre las
formas de comunicación y el trámite de documentos escritos que origine el
proceso de auditoría y que las relaciones de hechos y
las denuncias penales se deben elaborar de conformidad con la normativa
aplicable.
7°—Que el citado Manual de Normas Generales de
Auditoría dispone que las relaciones de hechos y las
denuncias penales deben tener un sustento suficiente, pertinente y competente
que ayude a la búsqueda de la verdad real en un procedimiento administrativo o
en un proceso penal, con el fin de acreditar los hechos ilícitos y los
presuntos responsables de realizarlos (norma 504.02).
8°—Que el Código Procesal Penal, en sus
artículos 278 al 281, regula la facultad de denunciar delitos de acción pública
ante el Ministerio Público, así como la forma y el contenido de las denuncias.
Además, en el inciso a) del artículo 281 mencionado indica que los funcionarios
públicos tienen la obligación de denunciar los delitos perseguibles de oficio
que conozcan en el ejercicio de sus funciones, con algunas salvedades previstas
en esa misma norma.
9°—Que la relación de hechos y la denuncia
penal deben cumplir con una serie de contenidos indispensables al constituirse
como un insumo base para el eventual establecimiento de responsabilidades,
según proceda de conformidad con el ordenamiento jurídico. Por tanto,
RESUELVE:
I.—Emitir las
siguientes:
DIRECTRICES SOBRE LA COMUNICACIÓN DE
RELACIONES DE
HECHOS Y DENUNCIAS PENALES POR
LAS AUDITORÍAS
INTERNAS DEL SECTOR PÚBLICO
D-1-2008-CO-DFOE
|
1. ASPECTOS GENERALES
|
|
1.1 Ámbito de aplicación
|
Estas
directrices son aplicables a las auditorías
internas (AI) del sector público.
|
|
1.2
Alcance
|
Las
presentes directrices constituyen un marco de referencia de carácter general
sobre los requisitos mínimos que deben observar las auditorías
internas del sector público al comunicar las relaciones de hechos y las
denuncias penales.
|
|
1.3 Conceptos
|
Entiéndanse
los conceptos de relación de hechos y denuncia penal como sigue:
• Relación de Hechos
(RH). Es un informe que compila una serie de hechos, actos, acciones y
omisiones, que se encuentran ligados por un nexo de causalidad a una falta de
carácter administrativo o a la determinación de responsabilidades, y que se
constituye como un insumo para la acreditación de dichas responsabilidades.
• Denuncia Penal (DP).
Es un oficio mediante el cual se pone en conocimiento del Ministerio Público
cualquier hecho ilícito que hubiera sido conocido con motivo de un proceso de
auditoría, denunciable conforme a los artículos 278 a 281 del Código
Procesal Penal.
La RH y la DP son insumos para la
determinación de responsabilidades, por lo que no les resulta aplicable el
régimen de impugnación de los actos administrativos previsto en la Ley General de la
Administración Pública.
|
|
1.4
Confidencialidad
|
Se debe garantizar la confidencialidad de la RH y la DP, así como de la
información que respalde el contenido de éstas, en resguardo de los derechos
de los presuntos responsables, de la identidad del o los denunciantes y de la
buena marcha del procedimiento que se lleve
a cabo.
|
|
1.5 Medidas para garantizar la
confidencialidad
|
La AI
debe adoptar las medidas que garanticen la confidencialidad durante el proceso de comunicación de las RH y DP.
Además, tratándose de RH, deberá
advertir al órgano competente sobre su obligación de mantener la
confidencialidad hasta la conclusión del procedimiento administrativo.
|
|
1.6 Legajo de prueba
|
El legajo de
prueba de la RH
o de la DP
deberá contener las pruebas que sustenten los hechos que en ellas se
refieren. Este legajo deberá ser elaborado técnicamente y de conformidad con
la normativa aplicable, así como presentar la prueba en orden cronológico y referenciada en un índice general.
|
|
2. ASPECTOS ESPECÍFICOS RELATIVOS A LA RELACIÓN DE
HECHOS
|
|
2.1 Comunicación de a R
H
|
La AI deberá comunicar oportunamente la RH, mediante nota formal
acompañada del legajo de prueba original o copia certificada de éste, a la
instancia competente para ordenar el inicio del procedimiento administrativo,
conforme a la normativa específica que le sea aplicable. Cuando remita el
legajo original, deberá conservar una copia certificada de toda la
documentación.
|
|
2.2 Contenido de la Relación de
Hechos
|
La RH deberá precisar al menos los siguientes aspectos:
a) Portada. Indicación de la AI que elaboró el documento,
asunto tratado, número y fecha de emisión de la RH.
b) Índice de contenidos.
Indicación de los títulos que componen la RH, con alusión a la página del documento en la
cual se encuentran ubicados.
c) Eventuales responsables.
Indicación del nombre completo del funcionario o ex funcionario, cédula de
identidad, puesto y demás calidades que permitan identificar a la persona o
personas sobre las cuales eventualmente recaería algún tipo de
responsabilidad.
d) Hechos. Descripción clara,
precisa, lógica, congruente y en orden cronológico de las acciones u
omisiones que se presumen productoras de responsabilidad.
e) Consideraciones
fáctico jurídicas. Análisis en el que se detalla en forma
razonada por qué se estima que los hechos determinados infringen el
ordenamiento jurídico aplicable, con indicación de las normas que se
consideran transgredidas y la determinación, valoración e individualización
de los daños y perjuicios que pudieran haber sido ocasionados por el eventual
responsable o responsables, así como el método utilizado para estimar tales
daños y perjuicios.
f) Ofrecimiento de prueba.
Detalle de la prueba que sustenta los hechos, la cual podrá ser toda aquella
permitida por el Derecho Público.
g) Consideraciones finales.
Recomendación expresa de que se proceda a tomar las acciones pertinentes para
dar inicio al procedimiento, con la advertencia de que deben tenerse
presentes los plazos de prescripción que correspondan.
h) Firmas. Indicación del
nombre, cargo y firma de los funcionarios competentes y responsables de la
emisión de la RH.
i) Anexos. Todo aquel
documento que por su valor práctico para la investigación sea pertinente
adjuntar a ésta.
|
|
3. ASPECTOS ESPECÍFICOS RELATIVOS A LA DENUNCIA PENAL
|
|
3.1 Comunicación de la Denuncia
Penal
|
La AI deberá comunicar formalmente yde
manera inmediata al Ministerio Público la DP, adjuntando el legajo de
prueba original o copia certificada de éste. Se exceptúan los casos en los
que, en razón de la inmediatez de la consumación del delito, el interés
público se vea gravemente comprometido, situación en la cual la DP se presentará verbalmente
de conformidad con el ordenamiento aplicable. Cuando remita el legajo
original, deberá conservar una copia certificada de toda la documentación.
|
|
3.2 Contenido de la Denuncia
Penal
|
La DP deberá precisar al menos
los
siguientes
aspectos:
a) Eventuales responsables.
Identificación de las personas sobre las que podría recaer la responsabilidad,
salvo que de acuerdo a los hechos y circunstancias exista una imposibilidad
real de identificar al eventual responsable o responsables.
b) Hechos. Descripción clara,
precisa, lógica, congruente y en orden cronológico de las acciones u omisiones
que se presumen productoras de responsabilidad por la eventual comisión de
ilícitos penales.
c) Consideraciones
fáctico jurídicas. Análisis en el que se detalla en forma
razonada por qué se estima que los hechos determinados configuran la comisión
de posibles delitos, con indicación de las normas que se consideran
transgredidas y los posibles daños y perjuicios que hubiesen sido ocasionados
por el eventual responsable o responsables.
d) Ofrecimiento de prueba.
Detalle de la prueba que sustenta los hechos, la cual podrá ser toda aquella
permitida por el Derecho Penal. En caso de prueba testimonial o pericial
deberán identificarse y señalarse los hechos a los que se referirá.
e) Solicitud de aplicación de los
artículos 358 del Código Penal y 59 de la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento
ilícito en la función pública. Se deberá solicitar a la autoridad
judicial respectiva, en aplicación de los artículos referenciados y en caso
de sentencia condenatoria, imponer como pena accesoria la inhabilitación para
el ejercicio del cargo por un plazo acorde con la gravedad de los hechos.
f) Determinación del daño y
perjuicio económico. Cuando sea factible establecer un monto que
demuestre la existencia de un daño y/o perjuicio resultante de la comisión del
delito, se deberá indicar la cuantificación aproximada de éste, así como el
método utilizado para realizar la estimación.
g) Lugar o medio para recibir
notificaciones. Se debe solicitar al Ministerio Público mantener
informada a la AI
sobre las resoluciones atinentes a la denuncia presentada, para lo cual se
debe señalar con claridad el lugar o medio para recibir notificaciones, así
como el nombre del funcionario a quien éstas deben ser dirigidas.
h) Firma del documento. La DP debe ser firmada por el Auditor
Interno.
|