CAJA COSTARRICENSE DE
SEGURO SOCIAL
DIRECCIÓN SISTEMA CENTRALIZADO DE
RECAUDACIÓN
ÁREA REGISTRO Y CONTROL DE
APORTACIONES
LINEAMIENTOS PARA LA AFILIACIÓN A
ENTIDADES AUTORIZADAS
Establece las pautas que deben seguir las
diferentes entidades involucradas en los procesos de afiliación de nuevos
trabajadores, traslado de una Entidad Autorizada a otra y ajuste de afiliación
en el Fondo de Capitalización Laboral y Fondo Complementario de Pensión
Obligatoria, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Protección al Trabajador, Ley de
Notificaciones Judiciales, Código Penal, Código Procesal Civil, Ley de
Certificados, firmas digitales y documentos electrónicos y demás normativa
relacionada vigente.
Para los presentes lineamientos se utilizará la siguiente
terminología:
C.C.S.S.: Léase Caja Costarricense
de Seguro Social.
SICERE: Significa Sistema Centralizado de
Recaudación.
SUPEN: Léase Superintendencia de
Pensiones.
Entidad Autorizada: Se refiere a las Operadoras de
Pensiones, sociedades anónimas autorizadas por la SUPEN para administrar los
fondos de pensiones y de capitalización laboral dispuestos en la Ley de Protección al
Trabajador.
Afiliado: Trabajador cuyos datos fueron
registrados en el Sistema Centralizado de Recaudación, en el proceso de afiliación.
Operadora Origen: Entidad Autorizada en la cual se
encuentra afiliado el trabajador al momento de gestionar un traslado o ajuste.
Operadora Destino: Entidad Autorizada a la cual se
traslada o se ajusta un afiliado.
Oficina Virtual del SICERE: Herramienta tecnológica dispuesta
en Internet para gestionar el trámite de afiliación, traslado y ajustes de
afiliados.
1 Afiliación y Traslado de Entidad Autorizada
1.1 Requisitos para la Afiliación o el Traslado:
1.1.1 La afiliación o traslado se
tramitará ante el SICERE, mediante la Oficina Virtual
del SICERE y podrá ser solicitado en el Área Registro y Control de Aportaciones
en Oficinas Centrales, las Sucursales de la C.C.S.S. o las Entidades Autorizadas. Para tales
efectos el trabajador deberá firmar el documento denominado “Solicitud de
Afiliación a Entidad Autorizada” (ver anexo 1), aceptando la afiliación o
traslado según corresponda.
Para fines de identificación, las
personas nacionales deberán presentar su cédula de identidad mientras que personas
extranjeras deberán aportar el número de seguro social, además de su cédula de
residencia DIMEX (Documento de Identificación de Migración y Extranjería),
pasaporte o el permiso laboral, documentos que deberán estar en buen estado y
vigentes.
El afiliado que no pueda presentarse
personalmente a tramitar la afiliación o el traslado ante la red de Sucursales
de la C.C.S.S. o
ante la Entidad
Autorizada, podrá realizar dicho trámite mediante un
apoderado, legalmente facultado para realizar ese acto, a quién le extenderá un
Poder Especial que debe reunir necesariamente las características descritas en
el anexo 2.
La documentación que respalda las
afiliaciones y traslados gestionados por los afiliados en la red de Sucursales
de la C.C.S.S.,
será custodiada por cada Sucursal según corresponda.
La documentación que respalda las
afiliaciones y traslados gestionados por las Entidades Autorizadas, será
custodiada por la
Operadora Destino.
1.1.2 El trabajador podrá gestionar
la afiliación o traslado en forma electrónica, mediante la Oficina Virtual
del SICERE utilizando su certificado de firma digital nacional o mediante el
usuario y contraseña que le haya sido asignado según los requisitos y
responsabilidades que la administración disponga. Para tales efectos deberá
completar la información requerida en el formulario electrónico “Solicitud
de Afiliación a Entidad Autorizada” dispuesto en dicha herramienta.
1.2 Gestión de Afiliación o Traslado.
1.2.1 El formulario “Solicitud de
Afiliación a Entidad Autorizada” estará disponible en la Oficina Virtual
del SICERE y estará identificado según el siguiente detalle:
Tipo de Afiliación
|
Número Formulario
|
Afiliación
|
NPAAMMXXXXXXX
|
Libre
Transferencia
|
TPAAMMXXXXXXX
|
Cambio
Comisión / Cambio de Control Accionario
|
OPAAMMXXXXXXX
|
Fusión
|
FPAAMMXXXXXXX
|
Cierre
|
QPAAMMXXXXXXX
|
Donde:
N, T, O, F, Q:
Identifican el tipo de afiliación que solicita el trabajador.
P: Corresponde al
perfil de quién gestionó la afiliación o traslado, según el siguiente detalle:
Código
|
Descripción
|
A
|
Afiliado
|
S
|
Funcionario de la red de
Sucursales de la CCSS
|
E
|
Entidad Autorizada
|
AA: Corresponde al
año en que se genera el formulario.
MM: Corresponde al
mes en que se genera el formulario.
XXXXXXX:
Corresponde a siete dígitos de un número consecutivo.
1.2.2 El formulario para gestionar un traslado por
Cambio de Comisión, Cambio de Control Accionario, Fusión o Cierre de Entidad
Autorizada, sólo estará disponible en la Oficina Virtual
del SICERE durante el plazo que para tales efectos establezca la SUPEN.
1.2.3 Para gestionar la afiliación o traslado
directamente en la
Oficina Virtual del SICERE, el usuario seleccionará el tipo
de afiliación, según lo descrito en el punto 1.2.1 y en caso de que cumpla con
los requisitos establecidos para tales efectos, aplicará la misma. Si la
gestión la realiza una Entidad Autorizada, ésta solo podrá aplicar traslados de
sus afiliados hacia otras Entidades Autorizadas, excepto en el caso de las
nuevas afiliaciones que se tramitaran indistintamente de la Entidad Autorizada.
1.2.4 Para la gestión de afiliaciones y traslados se
deberá contar con un certificado de firma digital nacional o un usuario y
contraseña de la
Oficina Virtual del SICERE asignado según los requisitos y
responsabilidades que la administración disponga.
1.3 Firmeza de la Afiliación o
Traslado:
1.3.1 Una vez
aplicada la afiliación ante el SICERE mediante su Oficina Virtual, éstos
adquirirán firmeza en el SICERE. A partir de esa fecha todos los aportes que se
recauden a favor del afiliado, serán enviados a la Operadora Destino
del trabajador.
1.3.2 El Área Registro y Control de Aportaciones,
emitirá un archivo que contendrá la información de los movimientos de
afiliación, el cual se comunicará diariamente, de lunes a viernes, mediante
correo electrónico, según el siguiente detalle:
Entidad a comunicar
|
Información que incluye el archivo
a comunicar
|
SUPEN
|
·
Traslados (Libre Transferencia, Cambio de Comisión, Cambio de Control
Accionario, Fusión o Cierre)
·
Ajustes de Afiliación
·
Corrección de registros erróneos
|
Entidades Autorizadas
|
·
Afiliaciones de primer ingreso (voluntarias y automáticas)
|
La estructura del archivo será tipo
texto, cuya estructura se describe en el anexo 3.
1.3.3 El traslado de recursos lo gestionarán las
Entidades Autorizadas, en los plazos que establece la normativa vigente.
1.4 Responsabilidades
1.4.1 De la
entidad que gestiona la afiliación o el traslado.
1.4.1.1 Verificar que el solicitante cumpla con los
requisitos dispuestos en el numeral 1.1. de los presentes lineamientos.
1.4.1.2 Registrar en el SICERE de forma inmediata la
información correcta y completa de la afiliación o traslado que gestione.
1.4.1.3 La Operadora Origen deberá trasladar el formulario
original “Solicitud de Afiliación a Entidad Autorizada”, debidamente
firmado por el afiliado, junto con las correspondientes copias de los
documentos de identificación y del Poder Especial, éste último, en caso de
haberse utilizado por el interesado para gestionar la afiliación, a la Operadora Destino
escogida por el afiliado, en un plazo máximo de 5 días hábiles posteriores a
aplicada la gestión del traslado en el SICERE. En caso de incumplimiento en la
remisión de la documentación referida o de los plazos de traslado por parte de la Operadora Origen,
la Operadora Destino
deberá informar sobre el particular a la Superintendencia
de Pensiones y al SICERE.
1.4.1.4 La Operadora Destino
debe custodiar estrictamente el formulario original “Solicitud de Afiliación
a Entidad Autorizada”, debidamente firmado por el afiliado, junto con las
correspondientes copias de los documentos de identificación o el Poder
Especial, éste ultimo en caso de haberse utilizado por el interesado para la
gestión de afiliación, mismos que podrán ser solicitados por SICERE ante la
necesidad de verificar la afiliación de un trabajador, por solicitud del
trabajador mismo o de la
Superintendencia de Pensiones.
La custodia de los documentos
referidos por parte de las entidades, no podrá ser inferior a 10 años (mayor
plazo de prescripción de la acción penal establecida en el Código Penal). Serán
aplicables las responsabilidades derivadas del delito de “Supresión, ocultación
y destrucción de documentos”, establecidas en el artículo 362 del Código Penal.
SICERE podrá
realizar verificaciones periódicas en las Entidades Autorizadas para corroborar
la correcta custodia de la documentación referida.
1.4.2 Del solicitante de la afiliación o traslado:
1.4.2.1 Suministrar
a la entidad que gestiona la afiliación o traslado, la información correcta y
completa, así como los documentos requeridos en el numeral 1.1.