N° 39996-MOPT

EL PRIMER VICEPRESIDENTE

EN EJERCICIO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA

Y EL MINISTRO a. í. DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES

En el ejercicio de las facultades que les confieren los artículos 140 incisos 3) y 18) y 146 de la Constitución Política; la Ley de Creación del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, Nº 3155 del 5 de agosto de 1963 y sus reformas; la Ley General de la Administración Pública Nº 6227 del 2 de mayo de 1978 y sus reformas, la Ley General de Control Interno Nº 8292 del 31 de julio del 2002; la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 del 24 de octubre de 1990; el Decreto Ejecutivo Nº 24023 del 30 de enero de 1995 y sus reformas, Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos y el Decreto Ejecutivo Nº 32758 del 23 de setiembre del 2005 Reglamento de la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público (CIAP).

CONSIDERANDO

1º-Que los Archivos del Sector Público deben ajustarse a lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Archivos Nº 7202 y su Reglamento, al Decreto Ejecutivo 32758, a la Ley General de Control Interno Nº 8292, a las Normas de Control Interno para el Sector Público, aprobadas mediante Resolución del Despacho de la Contralora General de la República R-CO-9-2009 del 26 de enero del 2009, publicadas en La Gaceta Nº 26 del 6 de febrero del 2009 y demás normativa reguladora de la materia.

2°-Que mediante el Decreto Ejecutivo Nº 32758 "Reglamento de la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales del Sector Público", se creó la Comisión Interinstitucional de Jefes o Encargados de los Archivos Centrales de la Administración Pública (CIAP), la cual está conformada por los jefes o encargados de los Archivos Centrales del sector público y tiene como principal objetivo el fortalecimiento de los archivos de las instituciones que la integran, por medio de actividades de participación, información y proyección.

3º-Que es responsabilidad del Ministerio de Obras Públicas y Transportes reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la información generada en los diferentes procesos técnicos y administrativos de dicho Ministerio.

4°-Que es necesario establecer y fortalecer sistemas que permitan almacenar, organizar y custodiar la información generada por la Institución, con la finalidad de facilitarla a los usuarios internos y externos en forma ágil y oportuna; así como de mantenerla en un adecuado estado de conservación, evitando su pérdida o deterioro.

5º- Que el Archivo Central del Ministerio de Obras Públicas y Transportes es el encargado de centralizar todo el acervo documental de las dependencias de la Institución, de acuerdo con los plazos de emisión de documentos, por lo que se hace necesario dictar una normativa para la organización interna de los documentos que custodia.

6°-Que se procedió a llenar el Formulario de Evaluación Costo Beneficio que establece el artículo 12 bis del Decreto Ejecutivo Nº 37045-MP-MEIC, en la Sección I "Control Previo de Mejora Regulatoria", siendo que el mismo dio resultado negativo y que este Reglamento no contiene trámites ni requisitos.

Por tanto,

DECRETAN:

REGLAMENTO DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DEL

MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS Y TRANSPORTES

CAPÍTULO I

Disposiciones Generales

Artículo 1°-Glosario

Para los efectos de la correcta aplicación del presente reglamento, los siguientes términos se definen así:

a) Archivo Central: Es el que centraliza la documentación tramitada por todas las dependencias del Ministerio de Obras Públicas y Transportes, que ya ha cumplido con el trámite administrativo que le dio origen.

b) Archivos de Gestión: Son los archivos de cada una de las dependencias del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

c) Clasificación: Es una técnica que tiene como objetivo separar o dividir en conjuntos los documentos, estableciendo clases, grupos o series, de manera, que dichos grupos queden organizados formando parte de la estructura de un todo.

d) Conservar: Es el conjunto de acciones que tienen como objetivo evitar, detener y reparar el deterioro y daños sufridos por los documentos, incluyendo métodos y técnicas de preservación y restauración y las medidas necesarias para evitar su destrucción. Tiene dos elementos importantes: la restauración y preservación.

e) Descripción: La descripción documental es el medio que se usa para obtener la información contenida en los documentos y ofrecerla a los interesados; por tanto lo que pretende es facilitar esta tarea a través del uso de varios instrumentos.

f) Facilitación: Consiste en poner los documentos a disposición del ente productor, los usuarios y público en general.

g) Fondo documental: Es la totalidad de documentos custodiados por cada dependencia del Ministerio de Obras Públicas y Transportes.

h) Mando técnico: Potestad que tiene el Archivo Central para emitir lineamientos de acatamiento obligatorio, en lo atinente a la materia de su competencia, a los Archivos de Gestión; los cuales se dan a conocer por medio de circulares, notas técnicas, oficios o informes técnicos.

i) Ordenación: Es unir un conjunto de documentos relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad de orden establecida de antemano.

j) Tablas de plazos de conservación de documentos: Es un instrumento en el que constan todos los tipos documentales producidos o recibidos en una oficina o institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.

k) Documento de archivo: Es una expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así como en cualquier soporte: sonoro, en imagen o electrónico; que ha sido producida o recibida en la ejecución o realización de las actividades institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura, permitiendo probar la existencia de esa actividad.

l) Tipo documental: Unidad documental producida o recibida por un organismo en el desarrollo de sus funciones·, cuyo formato, contenido y el soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta, circular) o compuesto (expediente, acta, licitación).