DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL

COMISIÓN NACIONAL DE SELECCIÓN

Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Resolución CNSED-01-2017—Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos—San José a las 10:00 horas del 08 de setiembre de dos mil diecisiete.

Considerando:

1.—Que el artículo 3 de la Ley N° 7202, establece que todos los documentos con valor científico cultural son bienes muebles y forman parte del patrimonio científico cultural de Costa Rica, que la determinación del valor científico-cultural del documento corresponderá a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos y que se consideran de valor científico-cultural aquellos documentos textuales, manuscritos o impresos, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina que, por su contenido, sirvan como testimonio y reflejen el desarrollo de la realidad costarricense.

2.—Que el artículo 4 de la Ley Nº 7202, establece que los documentos que se consideren de valor científico-cultural deben ser custodiados en los diversos archivos administrativos públicos del país. Una vez cumplidos los plazos de remisión, serán transferidos a la Dirección General del Archivo Nacional.

3.—Que el artículo 31 de la Ley N° 7202 establece que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es el Órgano de la Dirección General del Archivo Nacional, encargado de dictar las normas sobre selección y eliminación de documentos, de acuerdo con su valor científico cultural. Por tanto,

Con base en las facultades que le confieren el artículo 31 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, mediante acuerdo nº. 19, tomado en la sesión 21-2017 de 08 de setiembre de 2017, acordó emitir las siguientes normas, de acatamiento obligatorio para las instituciones que conforma el Sector Público Costarricense establecido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica:

01.2017. Todas las instituciones que conforman el Sector Público Costarricense establecido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, quedan autorizadas para eliminar, cuando caduque la vigencia administrativa y legal establecida por los Comités Institucionales de Selección y Eliminación de Documentos, las siguientes series documentales correspondientes al subfondo Controlaría de Servicios o sus similares, que se custodian en esa unidad y en todas las unidades administrativas y sustantivas de las instituciones, siempre que hayan sido producidas por las Contralorías de Servicios o sus similares:

02.2017. Las series documentales que no fueron incluidas en la norma 01.2017, si se desean eliminar deben ser sometidas a consulta de esta Comisión Nacional por las instituciones que legalmente les corresponde.

Las series documentales incluidas en esta norma, no deben ser remitidas a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos para su valoración. No obstante, el CISED de cada institución debe establecer la vigencia administrativa y legal para cada una de estas series documentales.

Es importante recordar a las instituciones autónomas y semiautónomas, universidades públicas, municipalidades, Poder Legislativo y Judicial y demás entes públicos que posean independencia administrativa y autonomía política o de gobierno, que esta autonomía no las exime de cumplir con lo establecido en los artículos 41 al 44 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en los cuales se expresa claramente el personal y las funciones que deben asumir los archivos centrales del Sistema Nacional de Archivos.

Asimismo, se les recuerda que el Dictamen C-001-2017 emitido por la Procuraduría General de la República el 6 de enero del 2017, dispone que la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos es el único órgano competente para catalogar el valor histórico y cultural de un documento, en tutela del patrimonio histórico y cultural de la Nación.