JUNTA
ADMINISTRATIVA DEL ARCHIVO NACIONAL
DIRECTRIZ
GENERAL PARA LA NORMALIZACIÓN DEL TIPO DOCUMENTAL ACTAS
DE ÓRGANOS
COLEGIADOS
La Junta
Administrativa del Archivo Nacional, Órgano Rector del Sistema Nacional de
Archivos, en virtud de las atribuciones que le confiere el artículo 11, incisos
e) y f) de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, nº. 7202 de 24 de octubre
de 1990,
Considerando:
1º—Que el
artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública contempla la obligatoriedad
de los órganos colegiados de levantar actas de cada una de las sesiones que
celebran, así como la información que deben incluir y el procedimiento de
aprobación de estos documentos.
2º—Que la Ley
General de Control Interno en su artículo 22 inciso e) dispone que compete a la
Auditoría Interna la autorización mediante razón de apertura de los libros de
actas que deban llevar los órganos sujetos a su competencia institucional.
3º—Que
actualmente los órganos colegiados en el ejercicio de sus funciones producen
actas, declaradas con valor científico-cultural por la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos según la Norma 01-2014 publicada en La
Gaceta n° 5 del 08 de enero de 2015, por ende estos documentos son de
conservación permanente.
4º— Que las actas
constituyen el tipo documental que refleja y testimonia las funciones y
actividades del quehacer institucional, permiten conocer los movimientos
importantes de una sociedad a través de sus acuerdos; convirtiéndose en la
constatación escrita de la historia de la organización en particular y de la
sociedad en general. Por dicha razón deben ser elaboradas de manera metódica y
ordenada. Por tanto:
La Junta
Administrativa del Archivo Nacional mediante acuerdo nº. 11 tomado en la sesión
nº. 43-2017, celebrada el 15 de noviembre de 2017, emite la siguiente
directriz, con las recomendaciones técnicas generales para la producción del
tipo documental actas de órganos colegiados producidos en las instituciones que
formen parte del Sistema Nacional de Archivos.
1. Objetivo y
ámbito de aplicación:
1.1 Objetivo:
Establecer y
unificar, en las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos,
los criterios y requisitos para la elaboración del tipo documental “actas de
órganos colegiados”.
1.2 Ámbito de
aplicación:
Esta directriz es
de aplicación obligatoria para todos los órganos del Poder Ejecutivo. Asimismo,
se instruye a los jerarcas del Poder Legislativo y Judicial y sus órganos, así
como al Tribunal Supremo de Elecciones, Universidades Estatales,
Municipalidades y demás entes públicos con independencia administrativa, para
que en el marco de su normativa particular y sus competencias, implementen las
disposiciones señaladas en esta directriz.
2.
Referencias:
Ulate García, M. (2015). Manual para la
elaboración de documentos de oficina. España: Pearson.
3.
Definiciones
Para los efectos
indicados en la presente directriz se establecen las siguientes definiciones:
Acta: Documento de carácter permanente en el cual
se refleja lo que históricamente ha sido el quehacer de una institución, un
órgano o grupo colegiado. Se considera un testimonio de los hechos ocurridos en
una sesión dado que registra todas las deliberaciones y acuerdos que fueron
tomados.
Acuerdo firme: es aquel que se aplica desde el momento
mismo de su aprobación, por lo que no será necesario que el acta sea aprobada
para su debida ejecución. Su firmeza debe ser acordada por dos tercios de la
totalidad de los miembros del colegio, según lo dispuesto en el artículo 56,
inciso 2) de la Ley General de la Administración Pública.
Acuerdo: es la decisión tomada una vez deliberado
un determinado asunto.
Artículo: corresponde al detalle de los temas que debe
deliberar el órgano colegiado.
Capítulo: apartados en los que se estructura el acta.
Espacio: Distancia horizontal de escritura.
Estilo: Disposición de las partes del acta.
Expediente de
actas: Es el conjunto de
documentos conocidos en cada una de las sesiones del órgano colegiado que
sirven para la toma de decisiones y respaldan los acuerdos tomados.
Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y
año de creación.
Foliación: Acción y efecto de numerar las hojas o
folios de los documentos mediante la secuencia de los números naturales, sólo por
una de las dos caras llamada frente, mientras que la otra queda sin numerar y
se llama folio vuelto.
Folio: Hoja de papel que compone un tomo. Este
concepto no debe confundirse con la página, que corresponde a cada una de las
caras de un folio
Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por
extensión se le denomina renglón.
Logotipo: Símbolo que identifica a una organización.
Mayoría
Absoluta: Corresponde a la
mitad más uno de los votos de los miembros presentes en la sesión del órgano
colegiado.
Mayoría
Calificada: Es un número de
votos superior al requerido para la mayoría absoluta, corresponde generalmente
a dos tercios de los miembros presentes.
Mayoría: La cifra mayor de votos emitidos
Membrete: Información que identifica a la persona u
organización que produce el documento.
Organización: Conjunto de oficinas, dependencias o empleos
que forman un cuerpo, institución o entidad que persiguen el cumplimiento de
objetivos.
Órgano
colegiado: Se caracteriza
por que el titular del órgano es un grupo de personas físicas que actúan en
plano de igualdad, unos respecto de los otros. Las personas físicas que lo
componen están llamadas a deliberar simultáneamente a efecto de formar la
voluntad del órgano.
Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos y espacios
entre palabras en sentido horizontal en una misma línea.
Texto: contenido del acta.
Tomo de actas:
Conjunto de actas
organizadas que conforman una unidad como resultado de una misma actividad.
Voto
disidente: Es el voto
contrario al acuerdo adoptado por el órgano colegiado, debe expresar los
motivos que lo justifiquen, el miembro que lo realiza queda exento de las
responsabilidades que pudieren derivarse de dicho acuerdo.
4.
Estructuración del acta
Las actas de
sesiones de órganos colegiados deberán elaborarse según los siguientes
lineamientos:
4.1 Descripción
de las partes del acta.
Tomando en cuenta
la función lógica que cumple cada una de las partes del acta dentro del proceso
administrativo, a continuación se detallan los elementos que debe incluir el
acta de un órgano colegiado:
4.1.1 Membrete1:
1 Si la
institución utiliza papel de seguridad membretado puede suprimirse este
apartado.
Incluir en la
esquina superior izquierda el logotipo de la institución. Además, se debe
foliar en el margen superior derecho frente de cada folio en razón de una
futura encuadernación y para una mejor visibilidad. Por ser este elemento de
carácter probatorio, y por transparencia debe efectuarse con tinta indeleble.
4.1.2 Título del
documento
Se indica que es
un documento tipo Acta, se debe identificar si la sesión es ordinaria o
extraordinaria y el número que corresponde según el orden consecutivo que
generalmente suele llevar y el año en cuatro dígitos. Es importante señalar que
la numeración de las actas debe ser consecutiva independientemente del tipo de
sesión (ordinaria o extraordinaria).
Cada año se debe
reiniciar el consecutivo.
El formato debe
ser el siguiente: mayúscula, negrita y a espacio sencillo.
Ejemplo: ACTA
ORDINARIA 02-2016
4.1.3 Encabezado y
registro de ausentes
Es el párrafo
inicial de un acta; en este se consignan los siguientes datos básicos
establecidos en el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública:
número de sesión, lugar, fecha y hora de reunión en letras, lista de personas
asistentes.
Con respecto a
los asistentes se registra el nombre completo de todas aquellas personas que
estuvieron presentes en la sesión del cuerpo colegiado. Al lado del nombre se
indicará, cargo y la función representativa dentro del órgano. Los nombres se
mencionan respetando el orden jerárquico.
En párrafos
aparte se indican los miembros ausentes con justificación y sin justificación y
los invitados.
Ejemplo:
ACTA ORDINARIA 18-2016. Acta número dieciocho correspondiente a la
sesión ordinaria celebrada por la Junta Administrativa del Archivo Nacional a
las doce horas con catorce minutos del ocho de junio de dos mil dieciséis,
presidida por el señor Dennis Portuguez Cascante,
presidente, representante de la Ministra de Cultura y Juventud, con la asistencia
de los siguientes miembros: Edgar Gutiérrez López, vicepresidente,
representante de la Dirección General del Archivo Nacional; Lilliam
Alvarado Agüero, secretaria, representante de los archivistas; Luz Alba Chacón
León, primer vocal, representante de la Academia de Geografía e Historia de
Costa Rica; Virginia Chacón Arias, directora ejecutiva y María Fernanda Guzmán
Calderón, secretaria de
actas.------------------------------------------------------- Ausentes con
justificación: las señoras Raquel Umaña Alpízar,
fiscal, representante de la Carrera de Archivística de la Universidad de Costa
Rica, Rocío Vallecillo Fallas, tesorera, representante de las Escuelas de
Historia y Olga Marta Sánchez Oviedo, segundo vocal, Ministra de Planificación
Nacional y Política Económica.----------------------------------------------
Invitados: señoras Graciela Chaves Ramírez, jefa del Departamento
Administrativo Financiero e Ivannia Valverde Guevara,
jefa del Departamento Servicios Archivísticos Externos.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
4.1.4 Lectura y
aprobación del orden del día
Este apartado
compone el capítulo primero del acta. En este los miembros leen y aprueban el
orden del día. En caso de modificación o ampliación del orden del día, se
requiere de una votación inicial y tiene que incluirse como un artículo dentro
del acta.
Ejemplo:
CAPITULO I. REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL ORDEN
DEL DÍA.-------------------------------
ARTÍCULO 1: Revisión y aprobación del orden del día de
la sesión 18-2016 ------------------
ACUERDO 1. Se lee y aprueba el orden del día n° 18-2016
propuesto para esta sesión con modificaciones y adiciones. Aprobado por
unanimidad.------------------------------------------------
4.1.5 Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior
Compone el capítulo segundo del acta. Consiste en leer, corregir y
aprobar el acta de la sesión anterior. De acuerdo con el artículo 56, inciso 2)
de la Ley General de Administración Pública las actas se deben aprobar en la
sesión ordinaria siguiente.
Ejemplo:
CAPITULO II. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA
N°18-2016-------------------------------
ARTÍCULO 2. Lectura, comentario y aprobación del acta
n°18-2016 del 03 de junio del
2016.-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
ACUERDO 2. Se aprueba con correcciones el acta n°18-2016 del 03 de junio del
2016.
ACUERDO
FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------
4.1.6 Cuerpo del Acta
El resto del acta estará estructurada en
capítulos, artículos y acuerdos de la siguiente forma: Se desarrollan los
capítulos que de acuerdo con la temática del órgano colegiado sean necesarios,
los cuales deberán numerarse con números romanos y contener un título.
Ejemplo: CAPITULO III.
RESOLUTIVOS.-----------------------------------------------------------------
Dentro de los capítulos se establecen los
artículos y acuerdos convenientes. Cada tema o punto de agenda corresponde a un
artículo. Cada artículo deberá digitarse en párrafo aparte, iniciando con la
palabra ARTÍCULO y el número correspondiente, se debe destacar con mayúscula,
en negrita y seguidos de un punto. Posteriormente se debe desarrollar un
resumen del asunto y de los criterios externados por los miembros.
Ejemplo: ARTÍCULO 4. Oficio
CNSED-410-2015 del 09 de noviembre del 2015 recibido el 10 de noviembre del
2015; suscrito por la señora Ivannia Valverde
Guevara, Secretaria Ejecutiva de la Comisión Nacional de Selección y
Eliminación de Documentos, mediante el cual presenta la propuesta de resolución
CNSED-02-2015 (meta establecida en el Programa Operativo Institucional 2015),
sobre declaratoria general de valor científico cultural de series documentales
producidas por las Unidades de Tecnologías de la Información o sus similares,
todas las Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas; Comunicación o Protocolo y
Áreas de Cooperación Internacional, Organismos Internacionales o sus
similares.-------------------------------------------------------------------------------
Los acuerdos conviene redactarlos de una manera precisa y clara, deben contener
la decisión tomada por el órgano colegiado, en este sentido, debe expresar por
sí mismo la resolución a la que llegaron los miembros. Estos se deben enumerar
de forma consecutiva y anotándolos en mayúscula y negrita.
Ejemplo: ACUERDO 5. Los miembros de
esta Comisión Nacional acuerdan conocer en una próxima sesión la propuesta de
resolución CNSED-02-2015 (meta establecida en el Programa Operativo
Institucional 2015), sobre declaratoria general de valor científico cultural de
series documentales producidas por las Unidades de Tecnologías de la
Información o sus similares, todas las Oficinas de Prensa; Relaciones Públicas;
Comunicación o Protocolo y Áreas de Cooperación Internacional, Organismos
Internacionales o sus similares, ya que se debe esperar a que se comunique a la
señora Guiselle Mora Durán, Asesora Legal de la
Dirección General del Archivo Nacional, el acuerdo donde se le invita a la
sesión de esta Comisión Nacional para ayudar con el
respectivo
análisis.-----------------------------------------------------------------------------------------------
Si el acuerdo queda en firme, después del
texto del acuerdo debe aparecer la frase: ACUERDO FIRME, anotándolo en mayúscula
y negrita.
Ejemplo:
ACUERDO 1. En ausencia justificada del señor Dennis Portuguez Cascante, Presidente de esta Comisión Nacional,
se acuerda nombrar al señor Javier Gómez Jiménez como presidente ad hoc en esta
sesión, designación que acepta el señor Gómez Jiménez. ACUERDO FIRME.----------------------------------------------------------------------------------------------
4.1.7 Párrafo de cierre
Es el párrafo que indica que la sesión ha
finalizado y a qué hora. Se debe indicar la hora en letras.
Ejemplo:
Al ser las trece horas con treinta minutos se levanta la sesión.
4.1.8 Firma
De acuerdo con lo que establece el artículo 56 de la Ley General de
Administración Pública, las actas serán firmadas por el Presidente y por
aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente. 2
2 El párrafo anterior no impide que las personas habilitadas por
normativa especial (leyes, reglamentos y directrices) incorporen sus firmas al
acta.
Ejemplo:
Dennis Portugez Cascante
Presidente
Javier Gómez Jiménez
Voto disidente acuerdo 4
5. Formalidades del acta
5.1 Tamaño de la hoja. Se recomienda tamaño
oficio ya que permite una mejor manipulación del tomo.
5.2 Debido a que mediante resolución
CNSED-01-2014, publicada en La Gaceta n°. 05 de 8 de enero de 2015 se declararon
las actas de órganos colegiados con valor científico cultural, la calidad de
papel a utilizar, así como la tinta deben obedecer a lo estipulado en la
Directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación
permanente, publicada en la Gaceta n°. 39 del 25 de febrero de 2015.
5.3 Con respecto a la confección material de
las actas, se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud. Resultan
improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones y alteraciones,
pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del texto y previo a
las firmas pertinentes.
5.4 Cada folio deberá contener 30 líneas o
renglones, para ello debe escogerse en el procesador de texto la opción de
interlineado exacto en 23 puntos aproximadamente.
5.5 Se utilizará la fuente en tamaño 12,
tipo Times New Roman o Arial, preferiblemente,
evitando el uso de letras poco legibles o informales. Se debe utilizar siempre
un mismo tipo de letra, de manera que cada página contenga treinta renglones3
3 En el caso
de que la institución cuente con un libro de marca aprobado se respetará lo ahí
consignado con respecto a la letra y su tamaño.
5.6 Al finalizar un párrafo, si aún queda
espacio para completar la línea o renglón, éste deberá llenarse empleando una línea,
como se mostró en ejemplos anteriores.
5.7 Debe considerarse dejar un espacio
prudente, en los márgenes para que faciliten su proceso de empaste y posterior
manipulación.
6. Formalidades del tomo de actas
6.1 Formato del tomo. Las actas deben conformarse
en un libro debidamente encuadernado, entendiéndose por esta acción el efecto
de unir las hojas mediante cocido y pegado y con sus respectivas cubiertas.
6.2 Rotulación y numeración. Cada libro en
su lomo debe indicar el número de tomo, rango de actas que contempla y fechas
extremas. En su carátula se debe rotular el nombre de la institución, nombre
del órgano colegiado. La numeración del tomo debe ser consecutiva y no se debe
reiniciar.
6.3 Cantidad. La cantidad de folios que debe
incluir cada tomo es no menos de 250 y no más de 400 folios
6.4 Legalización. Según lo dispuesto en el
artículo 22, inciso e, de la Ley General de Control Interno le compete a la
Auditoria Interna autorizar, mediante razón de apertura los libros de actas,
entre otros, que deban llevar los órganos sujetos a su competencia
institucional, que son necesarios para el fortalecimiento del sistema de
control interno.
6.5 En caso de pérdida o daño de tomos de
actas se debe informar al Archivo Central, sobre el evento o siniestro, para
que éste lo registre y tome en cuenta al hacer la transferencia al Archivo
Nacional de Costa Rica, sin perjuicio de las acciones legales correspondientes,
que debe adoptar cada institución, ante tales eventos.
7. Expedientes de actas
7.1 Se debe conformar un expediente para
cada sesión con los documentos que sustentan los asuntos tratados en la
reunión, de conformidad al orden del día.
En ese expediente se agregarán los
documentos atinentes, los cuales son importantes, para el control interno de
los asuntos del órgano, facilita conocer el detalle de los acuerdos tomados y
de las deliberaciones habidas.
8. Producción de documentos electrónicos
8.1 Producción de documentos en soporte
electrónico y digitalización de actas. En caso de que la institución cuente con
los recursos para digitalizar las actas o planee producir estos documentos en
soporte electrónico, deberá contemplar lo dispuesto en la Ley nº.8454, Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos y su reglamento.
Además, debe acatarse la Política de Formatos Oficiales de los Documentos
Electrónicos Firmados Digitalmente emitida por el Ministerio de Ciencia,
Tecnología y Telecomunicaciones, publicada en La Gaceta n°95 de 20 de mayo del
2013.
Asimismo, debe cumplir con la Directriz con
las Regulaciones Técnicas sobre la administración de los documentos producidos
por medios automáticos, publicada en la Gaceta n°. 61 del 28 de marzo de 2008,
su fe de erratas, publicada en la Gaceta nº. 83 de 30 de abril de 2008.
Notifíquese,
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