CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
RESOLUCIONES
R-CO-83-2018. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA. Despacho de la
Contralora General de la República, a las ocho horas del nueve de julio del dos
mil dieciocho .
CONSIDERANDO
I—Que los artículos 183 y 184 de la Constitución
Política disponen que la Contraloría General de la República es una institución
auxiliar de la Asamblea Legislativa, pero con absoluta independencia en la
vigilancia y control de la Hacienda Pública, y el artículo 12 de su Ley
Orgánica, N.° 7428 de 7 de setiembre de 1994, la designa como órgano rector del
Ordenamiento de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública.
II— Que los artículos 12, 24 y 62 de esa Ley Orgánica confieren a la
Contraloría General de la República facultades para emitir disposiciones,
normas, políticas y directrices relativas al funcionamiento de las auditorías
internas.
III— Que los artículos 3 y 23 de la Ley General de Control Interno, N.°
8292 de 31 de julio de 2002, refuerzan las facultades normativas de la
Contraloría General para emitir lineamientos y disposiciones relativas a la
materia de control interno y la definición de los requisitos correspondientes a
los cargos de auditores y subauditores internos.
VI—Que el artículo 20 de la Ley N.° 8292 establece la obligación que
tiene cada ente u órgano de contar con una auditoría interna.
V— Que el artículo 29 de la Ley General de Control Interno dispone que
los entes y órganos sujetos a esa Ley, definirán en sus respectivos manuales de
cargos y clases, la descripción de las funciones y los requisitos
correspondientes para los cargos de auditor y subauditor internos, de
conformidad con los lineamientos que emita al respecto la Contraloría General
de la República.
VI— Que el artículo 31 de la Ley General de Control Interno establece la
competencia del Órgano Contralor para aprobar o vetar los procesos y las ternas
resultantes de los concursos públicos para el nombramiento a plazo indefinido
de los auditores y subauditores internos y para autorizar los nombramientos
interinos que se realicen en dichos cargos.
VII— Que el artículo 15 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de
la República establece que los auditores y subauditores internos de las
instituciones sujetas a esa ley sólo podrán ser suspendidos o destituidos de su
cargo por justa causa y por decisión emanada del jerarca respectivo, previa
formación de expediente, con oportunidad suficiente de audiencia y defensa en
su favor, así como dictamen previo favorable del Órgano Contralor.
VIII— Que el artículo 23 de la Ley General de Control Interno establece,
en su segundo párrafo, que cada auditoría interna dispondrá de un reglamento de
organización y funcionamiento, acorde con la normativa que rige su actividad,
el cual debe ser aprobado por la Contraloría General de la República,
publicarse en el diario oficial y divulgarse en el ámbito institucional.
IXº—Que el artículo 24 de la Ley N.° 8292 determina que el auditor y el
subauditor internos de los entes y órganos sujetos a esa Ley dependerán
orgánicamente del jerarca institucional, quien los nombrará y establecerá las
regulaciones de tipo administrativo aplicables a dichos funcionarios. Los demás
funcionarios de la auditoría interna estarán sujetos a las disposiciones
administrativas aplicables al resto del personal; sin embargo, el nombramiento,
el traslado, la suspensión, la remoción, la concesión de licencias y demás
movimientos de personal, deberán contar con la autorización del titular de la
auditoría interna. Las regulaciones de tipo administrativo mencionadas no
deberán afectar negativamente la actividad de auditoría interna, la
independencia funcional y de criterio del auditor y el subauditor interno y su
personal; en caso de duda, la Contraloría General de la República dispondrá lo
correspondiente.
X—Que el artículo 27 de la Ley N.° 8292 determina que los jerarcas de
los entes y órganos sujetos a esa ley deberán asignar los recursos humanos,
materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios y suficientes para
que la auditoría interna pueda cumplir su gestión, y el artículo 39 de la misma
norma legal determina que cabrá responsabilidad administrativa contra el
jerarca que injustificadamente no asigne los recursos a la auditoría interna en
los términos del artículo 27 mencionado.
XI—Que el numeral 101 de las Normas Generales de Auditoría para el
Sector Público, emitido mediante la Resolución N.° R-DC-64-2014 del 11 de
agosto de 2014 y publicado en La Gaceta N.° 184 del 25 de setiembre de 2014,
indica que el personal que ejecuta el proceso de auditoría en el sector público
debe mantener un criterio independiente en el desarrollo de su trabajo, y
actuar de manera objetiva, profesional e imparcial, en tanto que el numeral 102
de ese mismo cuerpo normativo dispone que la organización de auditoría debe
establecer políticas y procedimientos que permitan prevenir y detectar
situaciones internas o externas que comprometan la independencia y la
objetividad del personal mencionado, y que ese personal es responsable de
informar a la instancia competente cualquier situación que pudiera afectar su
independencia y objetividad, para que se tomen las medidas correspondientes;
además, se deberá abstener de tratar asuntos relacionados con esa situación.
XII—Que el numeral 1.1.3 de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría
Interna, emitidas mediante la resolución N.° R-DC-119-2009 del 16 de diciembre
de 2009 y publicadas en La Gaceta N.° 28 del 10 de febrero de 2010, determina
que los servicios que presta la auditoría interna deben ser ejercidos con
independencia funcional y de criterio, conforme a sus competencias. Asimismo,
el numeral 2.4 de dichas Normas determina que el auditor interno debe gestionar
que los recursos de la auditoría interna sean adecuados y suficientes, y que
ante limitaciones de recursos que afecten la cobertura y alcance de la
actividad de auditoría interna, el auditor debe presentar al jerarca un estudio
técnico sobre las necesidades de recursos, debidamente fundamentado.
XIV—Que el artículo 12, inciso d) del Reglamento Orgánico de la
Contraloría General de la República, emitido mediante la resolución
R-DC-97-2011 de 27 de junio de 2011 y modificado con la resolución
R-DC-052-2014 de 25 de junio de 2014, establece como parte de las atribuciones
asignadas a la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, la
fiscalización previa relativa a las aprobaciones, autorizaciones y resoluciones
sobre las auditorías internas contempladas en los artículos 23, 24, 31 y 38 de
la Ley General de Control Interno. Igualmente, el artículo 16 de ese Reglamento
Orgánico asigna a la División Jurídica la fiscalización previa en materia de
autorizaciones y levantamientos de incompatibilidades relativas al régimen
preventivo de la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la
función pública y dictámenes previos de carácter vinculante, lo que incluye la
atención de las gestiones que se planteen ante el Órgano Contralor a la luz del
artículo 15 de la Ley N.° 7428 para obtener el dictamen previo para la suspensión
o destitución de los auditores y subauditores internos.
14º—Que mediante resolución N.° R-CO-91-2006, del 17 de noviembre de
2006, la Contraloría General de la República emitió los Lineamientos sobre los
requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos, y las condiciones
para las gestiones de nombramiento en dichos cargos, los cuales fueron
ajustados con la resolución R-DC-119-2009 de 16 de diciembre de 2009, y que
como parte del ajuste se les incorporaron regulaciones sobre las gestiones de suspensión
y despido de esos funcionarios conforme al artículo 15 de la Ley N.° 7428, así
como disposiciones sobre la aprobación del reglamento de organización y
funcionamiento de las auditorías internas. Igualmente, con la resolución N.°
R-DC-010-2015, del 6 de febrero de 2015, el Órgano Contralor promulgó las
Directrices para la solicitud y asignación de recursos a las auditorías
internas, y con la resolución N.° R-DC-068-2015, del 29 de junio de 2015 emitió
las Directrices sobre las regulaciones administrativas aplicables a los
funcionarios de las auditorías internas del sector público.
XV— Que resulta necesario, para su mejor comprensión y para su
adaptación a las necesidades detectadas, actualizar la normativa para que
considere en sus alcances la evolución en la comprensión y la interpretación
del ordenamiento jurídico que las sustenta. Igualmente, que resulta conveniente
integrar en un solo cuerpo normativo las regulaciones correspondientes a las
gestiones atinentes a la actividad de auditoría interna en las que el bloque de
legalidad confiere participación a la Contraloría General de la República. Por
tanto
Resuelve
I. Emitir los siguientes: Lineamientos sobre gestiones que involucran a
la auditoría interna presentadas ante la CGR.
1.REGULACIONES GENERALES.
1.1 Propósito de los lineamientos. Los lineamientos dispuestos en este documento
definen los estándares mínimos a observar en la atención a gestiones
relacionadas con las actividades de auditoría interna en el sector público,
sobre las cuales la Contraloría General de la República cuenta con facultades
para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices.
1.2 Glosario. Para los efectos de estos lineamientos, se
entenderán los siguientes términos según se indica a continuación:
Auditor interno – Titular de la
actividad de auditoría interna en una institución, responsable de su gestión
conforme a la normativa jurídica y técnica aplicable a esa actividad.
Ausencia temporal – Ausencia que tiene una fecha de inicio y una
fecha de conclusión, por existir la expectativa de retorno del titular de la
plaza en una fecha determinada.
Ausencia permanente – Ausencia en la que no existe la expectativa
de retorno del titular de la plaza, ya sea por renuncia, jubilación, despido,
defunción o cualquier otro motivo que impida su regreso.
Auditoría interna de reciente creación – Auditoría interna que cuenta con dos años o
menos de operar. Asimismo, en los casos de auditorías internas unipersonales
cuyo titular haya ocupado su puesto por dos años o menos, se aplican las mismas
consideraciones que para las de reciente creación.
Bloque de legalidad u ordenamiento jurídico – Conjunto de normas jurídicas, escritas y no
escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública,
el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o
inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia
o de la técnica.
Categoría programática – Representan el conjunto de acciones que
requerirán autorización de recursos y que configuran finalmente la estructura
del presupuesto (programa, subprograma, actividad, proyecto, obra, tarea).
Ciclo de auditoría – Tiempo que requiere una Auditoría Interna
para cubrir todos los elementos de su universo auditable, dada su dotación de
recursos, así como otras características particulares de la propia Auditoría
Interna y de su institución.
Competencia institucional de la auditoría
interna – Ámbito de
aplicación de las potestades de la Auditoría Interna, que abarca: a. Toda la
organización del ente u órgano al que pertenece la Auditoría Interna. b. Los
entes u órganos públicos a los que la institución a la que pertenece traslada
fondos por voluntad propia, amparada a una autorización legal que le permite
tomar esa decisión. c. Los entes privados a los que la institución gire o
transfiera fondos, independientemente de si la ley obliga a la institución a
trasladar esos fondos o la autoriza en forma genérica.
Concurso público – Proceso de reclutamiento y selección de
personal en el cual pueden participar los funcionarios de la institución y el
público en general, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos, a
fin de seleccionar el candidato idóneo para el puesto en concurso.
Independencia de criterio – Condición según la cual la Auditoría
Interna debe estar libre de injerencias del jerarca y de los demás sujetos de
su competencia institucional, en la ejecución de sus labores.
Independencia funcional – Atributo dado por la posición de la
Auditoría Interna en la estructura organizacional, como un órgano asesor de
alto nivel dependiente del jerarca.
Inopia – Ausencia de candidatos con idoneidad comprobada para ocupar un
determinado puesto, lo que conlleva que, ante la ausencia de personas que
cumplan todos los requisitos para ingresar al puesto, y cuando las
circunstancias de urgencia y necesidad para satisfacer el servicio público lo
requieran, se obvien algunos requisitos del puesto para permitir el
nombramiento.
Jerarca – Superior jerárquico del órgano o ente, y quien ejerce la máxima
autoridad dentro del órgano o ente; puede ser unipersonal o colegiado.
Los demás funcionarios de la Auditoría
Interna – Funcionarios que
se desempeñan en la Auditoría Interna, ocupando puestos diferentes de los de
Auditor Interno y Subauditor Interno, ya sea que pertenezcan a esa unidad o que
se desempeñen en ella de manera temporal en razón de un préstamo, convenio o
similar.
Nombramiento a plazo indefinido – Designación permanente de un individuo en
una posición o cargo, en la cual no se determina la fecha de finalización del
nombramiento, por quedar ésta supeditada a las circunstancias que puedan dar
por terminada la relación laboral.
Nombramiento interino – Designación temporal de un individuo en una
posición o cargo, en la cual se definen las fechas de inicio y fin del
nombramiento en determinado cargo.
Nómina de elegibles – Lista de participantes de un concurso que,
como producto de este, cuentan con la condición de apto para ocupar un puesto o
cargo. Se produce cuando un número distinto de tres personas alcanzan dicha
condición.
Recargo de funciones – Situación laboral en la que un trabajador
asume, de forma parcial o total y por un tiempo definido, las funciones de un
puesto de mayor categoría, adicionales a las labores propias del puesto que
ostenta. Lo anterior implica que el trabajador desempeña simultáneamente las
funciones de ambos cargos.
Recursos – Conjunto de elementos disponibles para resolver una necesidad o
llevar a cabo un objetivo. En el caso de la Auditoría Interna, incluye su
dotación presupuestaria, su personal y cualesquiera otros insumos, medios y
mecanismos para el desarrollo de la actividad.
Subauditor interno – Funcionario dependiente del auditor
interno, que ostenta oficialmente la segunda posición jerárquica en la
actividad de auditoría interna en la institución. El subauditor responderá ante
el auditor interno por su gestión, y será su colaborador en el ejercicio de las
labores, según se defina para su puesto en el perfil y el manual de cargos
institucionales o denominación similar.
Suplencia o sustitución – Reemplazo temporal de un funcionario
titular por otro funcionario.
Terna – Lista de tres personas que, como candidatos en un concurso, obtienen
las tres calificaciones más altas conforme a los criterios establecidos para la
selección de uno de ellos.
Titular subordinado – Funcionario de la administración activa
responsable de un proceso, con autoridad para ordenar y tomar decisiones.
Ejemplo: gerentes y jefes de unidad.
Universo de auditoría – Conjunto de elementos susceptibles de la
prestación de los servicios de la Auditoría Interna dentro de su ámbito de
competencia institucional. Generalmente, el universo de auditoría contempla un
detalle de unidades auditables que pueden agruparse de diferentes formas (por
función, actividad, unidad organizacional, proyecto, proceso, etc.).
1.3 Ámbito de aplicación de los lineamientos. Estos lineamientos son de carácter
obligatorio para todos los entes y órganos públicos sujetos a la Ley General de
Control Interno, N.° 8292 del 31 de julio de 2002, y por consiguiente deben ser
observadas por los jerarcas, los titulares subordinados y las Auditorías
Internas de esos entes y órganos, así como por otras instancias de dichos sujetos
cuando tengan participación o injerencia en las gestiones aquí reguladas.
2. SOBRE LOS NOMBRAMIENTOS EN LOS CARGOS DE
AUDITOR Y SUBAUDITOR INTERNOS.
2.1 Requisitos de los cargo.
2.2.1 Idoneidad. El auditor deberá caracterizarse por su
idoneidad para el puesto que desempeña. Por ello, será un profesional altamente
capacitado en materia de auditoría y reunirá los conocimientos, la experiencia,
las actitudes, las aptitudes y las habilidades para administrar la unidad de
auditoría interna. Asimismo, cumplirá los demás requisitos establecidos en el
respectivo perfil de la institución a la que brindará sus servicios. Cada
institución deberá determinar, según su necesidad y conveniencia, si requiere
el nombramiento de un subauditor interno, para lo cual deberá realizar un
estudio técnico en el que se considere el volumen, periodicidad y complejidad
de los procesos de la unidad de auditoría.
2.1.2 Requisitos mínimos Para ser nombrado auditor o subauditor
interno en una institución pública se requiere que el candidato cumpla los
requisitos establecidos por la institución para comprobar que cuenta con los
conocimientos, la experiencia, las actitudes, las aptitudes y las habilidades
para administrar la unidad de auditoría interna. Dentro de los requisitos para
comprobar la idoneidad para el ejercicio del cargo deberán incluirse como
mínimo los siguientes:
a) Formación académica. Título universitario de Licenciatura en
Contaduría Pública o similar.
b) Incorporado al colegio profesional
respectivo. Certificación de
miembro activo del colegio profesional respectivo que habilite al participante
para el ejercicio de la profesión.
c) Experiencia mínima de tres años en el
ejercicio de la auditoría interna o externa en el sector público o en el sector
privado.
Los documentos
probatorios deben indicar los períodos de trabajo, los puestos ocupados y las
funciones desempeñadas, según corresponda, así como cualquier otra información
indispensable para acreditar la experiencia en el ejercicio de la auditoría
interna o externa en el sector público o en el sector privado. Cada
Administración deberá definir en sus manuales de cargos y clases o denominación
similar y reflejar en las bases de los concursos los requisitos adicionales que
procedan en razón de la naturaleza de la institución, la complejidad de sus
funciones y del respectivo cargo, conforme a su propia normativa interna, con
el fin de garantizar la capacidad, experiencia e idoneidad del auditor y
subauditor internos.
2.2 Designaciones temporales.
2.2.1 Casos en que proceden las designaciones
temporales. Cuando se
ausentara temporalmente el auditor o subauditor interno de una institución, el
jerarca podrá disponer un recargo o una sustitución del auditor por el
subauditor, por un funcionario de la auditoría interna o, en su defecto, en un
funcionario externo a la unidad, en ese orden. En estos casos, el recargo o la
sustitución podrán hacerse por el tiempo de la ausencia temporal del titular,
excepto si se determina que la duración de esa ausencia justifica el
nombramiento de un auditor o subauditor interno interino, según corresponda.
Las regulaciones de la institución deberán contener una indicación sobre cuándo
se considera que la ausencia temporal del auditor o subauditor internos amerita
el nombramiento de un funcionario interino en la plaza respectiva. Hechos los
nombramientos interinos correspondientes, cesarán los recargos o sustituciones.
Cuando la ausencia del titular de la plaza de auditor o subauditor sea
permanente, se deberá de realizar un nombramiento interino, no obstante por el
tiempo que se requiera para realizar dicho nombramiento el jerarca
institucional podrá recurrir al recargo o la sustitución siguiendo el orden de
puestos indicado anteriormente. La suma del plazo de la sustitución o recargo y
el nombramiento interino no deberá sumar más de doce meses. Cuando se trate del
recargo, la sustitución o el nombramiento interino del subauditor interno, el
jerarca podrá solicitar el criterio del auditor interno respecto de la
idoneidad de los funcionarios que la Administración esté considerando para el
cargo; dicho criterio no será vinculante para el jerarca. En todos los casos se
procurará el cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos en esta
normativa. Además, deberán aplicarse las regulaciones internas vigentes.
2.2.2 Sobre el requerimiento de autorización
de la CGR para nombrar interinamente Los recargos de funciones y las sustituciones no estarán sujetos a la
autorización de la Contraloría General de la República, pero sí a la
fiscalización que ésta pueda determinar. El jerarca o su representante deberá
informar al Órgano Contralor que se ha realizado el recargo o la sustitución y
los datos del funcionario en quien ha recaído. Cuando la ausencia del auditor o
el subauditor interno sea temporal, la institución no requerirá la autorización
de la Contraloría General de la República para efectuar un nombramiento
interino. Éste se realizará aplicando las regulaciones internas relativas a las
causas de esa ausencia, las que deberán ser congruentes con el régimen de
empleo público y garantizar que no se afecte negativamente la actividad de
auditoría interna. El jerarca o su representante deberá informar al Órgano
Contralor que se ha realizado el nombramiento interino y los datos del
funcionario designado. Cuando la ausencia sea permanente, la institución deberá
gestionar la autorización de la Contraloría General de previo a realizar el
nombramiento interino, indicando los datos de la persona que se designará y
demostrando el cumplimiento de los requisitos de idoneidad aplicables. No
obstante, si el nombramiento interino en el puesto de Auditor recayera en quien
ejerce el cargo de Subauditor, no requerirá la autorización del Órgano
Contralor. El jerarca o su representante deberá comunicar a la Contraloría
General el nombramiento interino a más tardar el primer día hábil del inicio de
funciones en el respectivo cargo.
2.2.3 Requisitos de la solicitud de
autorización de nombramientos interinos El documento mediante el cual la institución formule ante la
Contraloría General de la República la solicitud de autorización de
nombramiento interino de auditor o subauditor interno, deberá cumplir con los
siguientes requisitos:
a) El oficio de
solicitud deberá dirigirse al gerente del área de fiscalización de la División
de Fiscalización Operativa y Evaluativa correspondiente, según la institución
gestionante.
b) La solicitud
deberá estar debidamente motivada, sustentada en la actuación de la Administración
y suscrita por el jerarca de la respectiva institución. En caso de que se trate
de un órgano colegiado, deberá estar firmada por el funcionario que ostente
poder suficiente para esos efectos y acompañarse una certificación del acuerdo
que cite la sesión y el acta respectiva.
c)Debe indicar al
menos los siguientes datos en relación con el nombramiento propuesto:
i. Nombre completo,
número de cédula y título académico del candidato seleccionado.
ii. Dirección de
correo electrónico, jornada laboral y horario de trabajo que estaría
desempeñando dicho funcionario.
iii. Tipo de
nombramiento (interino), fecha a partir de la cual se propone formalizar el
nombramiento y plazo por el cual rige la designación.
vi. Número
telefónico, correo electrónico, número de fax, apartado postal y dirección
exacta de la oficina de la auditoría interna.
v. Razones que
fundamentan la selección del candidato propuesto.
b) Debe adjuntar
certificación emitida por Recursos Humanos o el funcionario u órgano
responsable, haciendo constar que la respectiva plaza se encuentra vacante, que
no tiene impedimento alguno para ser ocupada y que en caso de designarse el
funcionario la Administración cuenta con el contenido económico suficiente para
cubrir la respectiva erogación.
c) Debe adjuntar
certificación donde se indique que el postulante cumple con los requisitos
mínimos establecidos en estos lineamientos y la normativa jurídica vigente.
d) Debe adjuntar
certificación de que el manual institucional de puestos o denominación similar,
incluye las funciones y los requisitos para los cargos de auditor y subauditor
internos, de conformidad con lo dispuesto por la Contraloría General de la
República en la normativa correspondiente. Para tales efectos no se requiere la
presentación del expediente administrativo a la Contraloría General de la
República, sino únicamente la información detallada en estos lineamientos, sin
perjuicio del ejercicio de las potestades de fiscalización que competen a ese
Órgano Contralor.
2.2.4 Devolución de la solicitud. La Contraloría General de la República,
dentro del plazo de cinco días hábiles posteriores a su recepción, devolverá a
la institución las solicitudes de autorización para nombramiento de auditor o
subauditor interno interino que no cumplan con lo dispuesto en estos
lineamientos, indicando las faltas u omisiones que motivan esa devolución. Lo
anterior suspenderá el plazo con el cuenta la Contraloría General de la
República para resolver la gestión.
2.2.5 Autorización para el nombramiento
interino Cuando la gestión
se encuentre completa y cumpla con todos los requisitos necesarios, el área de
fiscalización emitirá el oficio de autorización dentro de los diez días hábiles
posteriores al recibo de la solicitud, con lo que el jerarca quedará facultado
para nombrar a quien ocupará el cargo de auditor o subauditor interno en forma
interina. La autorización será hasta por el plazo máximo de un año a partir de
la fecha de inicio del nombramiento interino, excepto cuando haya habido un
recargo o sustitución, en cuyo caso el plazo de la autorización será por doce
meses menos el tiempo que haya durado el recargo o la sustitución. En el
transcurso de ese tiempo, la institución deberá realizar el concurso público
requerido por la ley para designar al auditor o subauditor interno en
propiedad, según corresponda. Si la gestión es denegada, el área de
fiscalización indicará los motivos de esa decisión en su respuesta a la
institución. Vencido el período máximo de un año, la Contraloría General de la
República no otorgará autorización alguna para realizar un nuevo nombramiento
interino.
2.2.6 Formalización del nombramiento. Una vez recibido el oficio de autorización
emitido por el Órgano Contralor, dentro de diez días hábiles siguientes, el
jerarca deberá hacer efectivo el nombramiento del funcionario que ocupará
interinamente el cargo de auditor o subauditor interno y lo comunicará a la
Contraloría General de la República, a más tardar el primer día hábil siguiente
al inicio de funciones, de conformidad con lo establecido en el artículo 31 de
la Ley General de Control Interno.
2.3 Nombramiento a plazo indefinido.
2.3.1 Proceso de concurso público para
nombramiento. Los procesos de
reclutamiento, evaluación y selección de los candidatos a los cargos de
auditores o subauditores internos se regirán por los principios y las reglas
del régimen de empleo público. Para efectuar un nombramiento a plazo indefinido
de esos funcionarios, serán imperativos el concurso público y el acatamiento de
estos lineamientos; en la medida en que no resulten contrarios a éstos, podrán
aplicarse supletoriamente los trámites y procedimientos establecidos en cada
institución. Cuando se trate de la contratación a plazo indefinido del
subauditor interno, el jerarca podrá solicitar el criterio del auditor interno
respecto de las valoraciones de los postulantes que la Administración ha
identificado como idóneos para el cargo; dicho criterio no será vinculante para
el jerarca.
2.3.2 Formación de expediente. La Administración levantará un expediente
debidamente foliado y en estricto orden cronológico, en el cual se mantendrá
toda la información relativa al proceso de nombramiento efectuado, incluyendo
las labores previas, las acciones ejecutadas, los resultados obtenidos y
cualesquiera otras gestiones subsecuentes. En todos los casos, el expediente
administrativo permanecerá bajo custodia de la propia institución promovente
del concurso, incluso después de formalizado el nombramiento, salvo si es
requerido por la Contraloría General de la República para los fines de
aprobación del concurso y la nómina o terna, o con otros fines de
fiscalización.
2.3.3 Bases del concurso público de
nombramiento. La administración
deberá incluir en las bases del concurso la información completa sobre éste,
incluyendo los requisitos, las fases de evaluación, la metodología y los
criterios de calificación, así como el período de prueba a que estaría sujeto
quien llegue a designarse. Toda modificación deberá comunicarse a los
concursantes oportunamente; asimismo, deberán atenderse y resolverse conforme a
derecho las inconformidades que lleguen a plantearse ante tal evento.
2.3.4 Divulgación. La institución que promueve el nombramiento
establecerá de conformidad con su normativa interna la forma en que se dará la
debida publicidad del concurso público, procurando obtener una amplia
divulgación del proceso para atraer la mayor cantidad de posibles candidatos
idóneos, debiendo hacer la invitación en al menos uno de los diarios de mayor
circulación nacional, en formatos físico, digital o ambos.
2.3.5 Recepción y valoración de nominaciones La institución recibirá las nominaciones que
le presenten los participantes por los medios y en las fechas que se
establezcan en las bases del concurso público. Tales nominaciones y la
documentación respectiva se valorarán de conformidad con los mecanismos y
parámetros pertinentes, incluyendo la aplicación de pruebas y la celebración de
entrevistas, según se haya definido en las bases del concurso.
2.3.6 Integración de terna o nómina. La terna se integrará con los tres
candidatos que obtengan las calificaciones más altas, teniendo en cuenta las
siguientes posibilidades:
a) Si tres
candidatos obtienen notas diferentes y esas son las notas más altas, los tres
candidatos correspondientes integrarán la terna.
b) Si la nota más
alta es alcanzada en empate por tres candidatos, ellos integrarán la terna.
c) Si dos
candidatos alcanzan igual nota, y esa nota es la más alta, ellos dos
conformarán la terna junto con el que haya alcanzado la segunda nota más alta.
d)Si un candidato
alcanza la nota más alta y otros dos candidatos alcanzan la segunda nota más
alta, ellos tres integrarán la terna.
Únicamente podrá
conformarse una nómina en los siguientes casos:
a)Cuando sólo uno o
dos candidatos hayan alcanzado la nota mínima establecida en las bases del
concurso, la nómina estará integrada por él o ellos.
b) Cuando más de
tres candidatos obtengan nota igual y esa sea la nota más alta, todos ellos
integrarán la nómina.
c) Cuando un
candidato obtenga la nota más alta, y tres o más candidatos alcancen la segunda
nota más alta, todos ellos se considerarán en la nómina.
d) Cuando dos
candidatos obtengan la nota más alta, y dos o más candidatos alcancen la
segunda nota más alta, todos ellos conformarán la nómina.
e) Cuando un
candidato obtenga la nota más alta, otro alcance la segunda nota más alta, y
tres o más hayan alcanzado la tercera nota más alta, todos ellos integrarán la
nómina.
2.3.7 Comunicación de los resultados a los participantes La Administración deberá:
a) Requerir a todos
los participantes el medio autorizado por ley para recibir las notificaciones y
comunicaciones que se generen en el concurso público de nombramiento.
b) Poner en
conocimiento de cada concursante, el desglose del resultado que obtuvo en la
calificación individual y la conformación de la terna o nómina resultante del
proceso concursal, incluyendo aquellos casos en que se invoque la inopia.
c) Resolver los
desacuerdos, reclamos, consultas e impugnaciones que interponga cualquiera de
los participantes en las distintas etapas del proceso de selección, antes de
remitir a la Contraloría General de la República para el trámite
correspondiente la solicitud de aprobación del proceso concursal y la terna o nómina
respectiva.
2.3.8 Requisitos de la solicitud de
aprobación de procesos para nombramiento indefinido. Las solicitudes que se dirijan a la
Contraloría General de la República para obtener la aprobación del proceso de
nombramiento por plazo indefinido de auditor o subauditor interno, deberán
cumplir con los siguientes requisitos:
a) El oficio de
solicitud deberá dirigirse al gerente del área de fiscalización de la División
de Fiscalización Operativa y Evaluativa correspondiente, según la institución
gestionante.
b) La solicitud
deberá estar debidamente motivada, sustentada en la actuación de la
Administración y suscrita por el jerarca de la respectiva institución. En caso
de que se trate de un órgano colegiado, deberá estar firmada por el funcionario
que ostente poder suficiente para esos efectos y acompañarse de una
certificación del acuerdo que cite la sesión y el acta respectiva. Asimismo, en
el oficio se debe indicar expresamente que el proceso y la terna o nómina
seleccionada cuentan con la respectiva aprobación por parte del jerarca de la
institución.
c) Se debe adjuntar
a la solicitud las respectivas certificaciones del titular de Recursos Humanos
o del funcionario responsable del proceso, en la cual se indique la siguiente
información:
i. Que la
respectiva plaza se encuentra vacante, que no tiene impedimento alguno para ser
ocupada y que en caso de designarse el funcionario la Administración cuenta con
el contenido económico suficiente para cubrir la respectiva erogación.
ii. Que el manual
institucional de puestos o denominación similar incluye las funciones y los
requisitos para los cargos de auditor y subauditor internos, de conformidad con
lo dispuesto por la Contraloría General de la República en la normativa
correspondiente.
iii. Que los
candidatos integrantes de la terna o nómina de la cual se pretende nombrar
cumplen con los requisitos mínimos establecidos en estos lineamientos y la
normativa jurídica vigente.
iv. Que en el
concurso se respetaron los principios y las reglas del régimen de empleo
público, así como los trámites y procedimientos aplicables en la contratación
de personal de la institución.
Que la selección de
los candidatos integrantes de la terna o nómina se efectuó al tenor de la
normativa jurídica vigente y los trámites sustanciales previstos para ese fin.
i. Que los
candidatos integrantes de la terna o nómina seleccionada no tienen impedimento
alguno para ser designados en dicho cargo, según la verificación realizada por
la institución promovente del concurso.
ii. Que existe un
expediente administrativo, el cual contiene todos los documentos generados
dentro del concurso y los atestados de todos los participantes en dicho
proceso.
iii. Que los
resultados del concurso y la conformación de la terna o nómina han sido
debidamente notificados a todos los participantes.
iv. Cuando
corresponda, se indicará que han sido debidamente resueltas todas las
impugnaciones presentadas dentro del concurso. La aprobación del proceso por
parte de la Contraloría General se fundamentará en dicha información, la cual
deberá estar debidamente certificada. Por consiguiente, no deberá presentarse
el expediente administrativo a la Contraloría General de la República, sino
únicamente la información detallada en estos lineamientos, sin perjuicio de que
el Órgano Contralor pueda requerir el expediente cuando determine su necesidad,
o del ejercicio de las potestades de fiscalización que le competen.
2.3.9 Devolución de la solicitud. La Contraloría General de la República,
dentro del plazo de diez días hábiles, devolverá a la institución las
solicitudes de aprobación de procesos de nombramiento de auditor o subauditor
interno a plazo indefinido que no cumplan con lo dispuesto en estos
lineamientos, indicando las faltas u omisiones que motivan la devolución.
2.3.10 Plazo para resolver Una vez recibida la solicitud de aprobación
de nombramiento por tiempo indefinido, salvo que se determine su devolución por
incumplir con lo dispuesto en estos lineamientos o se ordene solicitar mayor
información o aclaración a la institución, el Órgano Contralor dictará dentro
del plazo de veinte días hábiles, el oficio que corresponda a efectos de
aprobar o vetar el proceso propuesto. La solicitud de información o aclaración
que se haga interrumpe el plazo que ostenta la Contraloría General para
resolver.
2.3.11 Aprobación del concurso y la terna o
nómina. Cuando la
solicitud cumpla con los requisitos establecidos en los presentes lineamientos
y se determine que la información aportada por la institución resulte razonable
para proceder a la aprobación, el área de fiscalización emitirá un oficio
mediante el cual comunicará a la institución promovente del concurso que cuenta
con la aprobación del Órgano Contralor para realizar el nombramiento. En caso
contrario, se impondrá el veto del proceso, y girará las disposiciones al ente
u órgano respectivo y señalará los elementos objetados para su corrección; la
administración deberá repetir el proceso a partir de la etapa donde se inició
la objeción respectiva; asimismo, se indicará el plazo que tendrá la
Administración para presentar nuevamente al Órgano Contralor el concurso con la
subsanación de los defectos señalados o en su caso realizar un nuevo concurso,
plazo que no podrá exceder de tres meses, contados a partir de la notificación
de lo resuelto por la Contraloría General. Si el expediente del concurso ha
sido solicitado por el área de fiscalización, será devuelto a la institución
con el oficio en el que se comunique la aprobación o el veto del proceso. Una
vez aprobados por la Contraloría General el concurso y la correspondiente terna
o nómina, el jerarca podrá escoger a cualquiera de los integrantes para el
nombramiento respectivo en el cargo de auditor o subauditor.
2.3.12 Comunicación de los datos del
profesional nombrado. Cuando el
concurso público y la terna o nómina resulten aprobados, dentro de los diez
días hábiles a la recepción del oficio con la aprobación del Órgano Contralor,
el jerarca deberá hacer efectivo el nombramiento del funcionario que ocupará el
cargo de auditor o subauditor interno. Asimismo, deberá comunicar los datos del
profesional nombrado al área de fiscalización respectiva de la Contraloría
General, a más tardar el primer día hábil siguiente al inicio de funciones,
aportando al menos los siguientes:
a) Nombre completo,
número de cédula y título académico del candidato seleccionado.
b) Dirección de
correo electrónico, jornada laboral (tiempo completo - medio tiempo) y horario
de trabajo que estaría desempeñando dicho funcionario. Indicar que el
nombramiento se efectúa por plazo indefinido.
c) Fecha a partir
de la cual rige el nombramiento.
d) Número
telefónico, número de fax, apartado postal y dirección exacta de la oficina de
la auditoría interna.
El oficio mediante
el cual se comunica la designación efectuada debe estar suscrito por el jerarca
respectivo; si se trata de un órgano colegiado, debe estar firmado por el
funcionario designado con poder suficiente para esos efectos y acompañarse de
una certificación del acuerdo que cite la sesión y el acta respectiva.
2.3.13 Período de prueba. El nombramiento a plazo indefinido del
auditor o subauditor interno estará sujeto al período de prueba que regule la
normativa interna de la institución, que en lo relativo a estos efectos debe
ser congruente con la aplicable a otros funcionarios dependientes directamente
del jerarca.
2.4 Falla e inopia.
2.4.1 Concurso de nombramiento fallido. Cuando el concurso no cuente con
nominaciones, la institución podrá declararlo fallido. Igualmente, podrá
hacerlo cuando ninguno de los nominados satisfaga los requisitos establecidos
en las bases del concurso o no supere sus diferentes etapas. En ambos casos, la
institución deberá revisar las condiciones del concurso, analizar las causas de
la falla y, si procede, realizar ajustes para propiciar la participación de
personas que cumplan los requisitos mínimos y los demás que se establezcan. Las
acciones emprendidas serán comunicadas al área de fiscalización de la División
de Fiscalización Operativa y Evaluativa correspondiente, según la institución
gestionante.
2.4.2 Observancia obligatoria de los
requisitos de los cargos de auditor y subauditor internos. Ningún candidato podrá ocupar la plaza de
auditor o subauditor interno sin cumplir con los requisitos mínimos obligatorios
establecidos para el ejercicio de dicho cargo, salvo en casos excepcionales de
inopia comprobada por la administración. La institución que invoque la inopia
deberá tener presente que el incumplimiento de los requisitos profesionales
impedirá el reconocimiento de la prohibición a la persona que llegue a
designarse, de lo cual deberá informarle oportunamente.
2.4.3 Nombramiento por inopia comprobada Cuando se invoque la inopia para el
nombramiento interino o a plazo indefinido del auditor o subauditor interno,
ésta deberá estar debidamente comprobada y documentada de forma fehaciente en
el expediente del concurso. Asimismo, la solicitud de autorización de
nombramiento ante la Contraloría General de la República deberá contener una
fundamentación clara, precisa y circunstanciada de los hechos que acreditan la
inopia y de aquellos que justifican la designación. Dicha solicitud deberá
acompañarse del respectivo expediente, con el objeto de que el Órgano Contralor
resuelva lo que corresponda. No se podrá realizar el nombramiento por inopia,
si antes la Administración no acredita la realización del proceso de selección,
de conformidad con lo establecido en el artículo 31 de la Ley General de
Control Interno, en estos lineamientos y la restante normativa aplicable. El
nombramiento por inopia será una contratación laboral a plazo determinado, el
cual no podrá exceder de un año después de cumplido el período de prueba
definido. Previo a que se venza el plazo permitido, la respectiva institución
promoverá un nuevo concurso externo para el nombramiento definitivo del auditor
o subauditor interno que cumpla con los requisitos mínimos establecidos en
estos lineamientos y el nombramiento de quien ejerce el cargo por inopia cesará
de inmediato.
3. SOBRE EL TRÁMITE DE SUSPENSIÓN O
DESTITUCIÓN DEL AUDITOR Y SUBAUDITOR INTERNOS.
3.1 Condiciones para la suspensión o
destitución. La suspensión o
destitución del auditor o subauditor interno sólo procede por justa causa, y
únicamente puede dictarlas el jerarca institucional, en condición de órgano
decisor, con observancia de los procedimientos que garanticen el debido
proceso, y previa obtención del dictamen favorable de la Contraloría General.
Para tales efectos, debe tramitarse el procedimiento administrativo ordinario y
conformarse el expediente respectivo, otorgando al auditor o subauditor interno
oportunidad suficiente de audiencia y defensa en su favor, y observando la
normativa y los principios aplicables.
3.2 Sustanciación del procedimiento
administrativo. El órgano decisor
puede tramitar el procedimiento administrativo o delegar su instrucción a un
órgano director designado al efecto. En el primer supuesto, debe dictar y
notificar el acto de apertura del procedimiento; en el segundo, debe nombrar a
los integrantes del órgano director y ordenar la instrucción del procedimiento.
El acto de sustanciación debe contener al menos los siguientes requisitos:
a.
Individualización de los presuntos responsables.
b. Hechos
investigados.
c. Eventual
responsabilidad, con indicación de las normas que la sustentan.
d. Consecuencias en
caso de determinarse la existencia de responsabilidad administrativa.
e. Referencia a las
pruebas de cargo, las cuales deberán adjuntarse a la sustanciación para que el
órgano director forme el expediente administrativo.
f. Nombre y firma
de los integrantes del órgano decisor.
En caso de que la
administración haya realizado una investigación preliminar, la motivación de la
sustanciación puede consistir en la referencia explícita e inequívoca del informe
producto de dicha investigación, siempre y cuando éste cumpla con los
requisitos indicados y se acompañe copia fiel y exacta del informe con la
sustanciación.
3.3 Acto de apertura del procedimiento
administrativo. El acto de
apertura debe dictarse y notificarse al auditor o subauditor interno, según
corresponda, como inicio del procedimiento administrativo, observando al menos
los siguientes contenidos:
a.
Individualización del presunto responsable.
b. Hechos
investigados.
c. Consideraciones
fáctico-jurídicas que sustentan la eventual responsabilidad.
d. Consecuencias en
caso de determinarse la existencia de responsabilidad administrativa.
e. Referencia a las
pruebas de cargo, las cuales deben constar en el expediente administrativo.
f. Convocatoria a
comparecencia oral.
g. Derecho de
defensa.
h. Advertencia para
que la parte señale lugar para notificaciones.
i. Recursos que
caben contra el acto de apertura, plazo para interponerlos y órganos encargados
de resolverlos.
j. Nombre y firma
de los integrantes del órgano director.
3.4 Solicitud de dictamen La solicitud de dictamen a la Contraloría
General debe ser suscrita por el máximo jerarca institucional, aportando el
expediente administrativo correspondiente. Tratándose de un órgano colegiado,
la solicitud puede ser remitida por la secretaría de éste, haciendo referencia
expresa al acuerdo mediante el cual se resolvió remitir la gestión.
4. SOBRE EL PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN DEL
REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA, Y SUS
MODIFICACIONES.
4.1 Procedimiento de aprobación del
reglamento de organización y funcionamiento de la auditoría interna. El auditor interno debe presentar al
jerarca, para su conocimiento y aprobación, el proyecto de reglamento de
organización y funcionamiento de la auditoría interna. El jerarca debe resolver
esa gestión en un plazo máximo de treinta días hábiles a partir de su
recepción. Una vez aprobado el reglamento por el jerarca, el auditor interno
debe someterlo a la aprobación de la Contraloría General de la República,
dentro del plazo de quince días hábiles posteriores a su recepción, adjuntando
a su petición los siguientes documentos: a.Una declaración del auditor interno
indicando que el documento aprobado por el jerarca cumple con la normativa
aplicable. b.Copia certificada del reglamento aprobado por el jerarca, emitida
por el funcionario competente según las regulaciones institucionales. La
Contraloría General debe pronunciarse dentro del plazo de treinta días hábiles
a partir de la recepción de la solicitud, con base en la documentación
presentada por el auditor interno, sin demérito de sus facultades de solicitar
información adicional, de ampliar su análisis o de la fiscalización posterior
que corresponda.
4.2 Discrepancias entre auditor y jerarca
sobre el contenido del reglamento y sus modificaciones. De suscitarse alguna divergencia de criterio
sobre el contenido del proyecto de reglamento de organización y funcionamiento
de la auditoría interna, el auditor interno y el jerarca deben procurar llegar
a un acuerdo satisfactorio. Si este no pudiese alcanzarse, o si prevaleciese
alguna duda al respecto, debe actuarse como se indica a continuación:
a.Si el asunto se
relaciona con aspectos de la organización de la auditoría interna, deben considerarse
las normas internas que regulan esa materia en la institución y lo establecido
en la Ley General de Control Interno.
b.Si la
discrepancia se refiere a aspectos funcionales, debe plantearse una consulta a
la Contraloría General, para que disponga lo que proceda.
Una vez resuelta
cualquier discrepancia, el jerarca debe aprobar el reglamento.
4.3 Modificaciones al reglamento. Para la debida actualización del reglamento
de organización y funcionamiento de la auditoría interna, el auditor interno
debe proponer al jerarca institucional las modificaciones que estime
necesarias. Cuando las modificaciones hayan sido aprobadas por el jerarca, el
auditor interno debe presentar a la Contraloría General la solicitud de aprobación
respectiva, adjuntando su declaración de que lo aprobado por el jerarca cumple
con la normativa aplicable, así como una certificación del acuerdo en que el
jerarca aprobó los ajustes, emitida por la autoridad certificadora competente
de la institución. Asimismo, deberá adjuntar un cuadro comparativo de las
regulaciones originales y los ajustes realizados. La Contraloría General de la
República atenderá la gestión en un plazo máximo de quince días hábiles a
partir de su recepción, considerando esta información y sin perjuicio de su
facultad de solicitar documentación adicional para mejor resolver, ni de la
eventual fiscalización posterior que determine. Para el trámite de
modificaciones debe observarse lo dispuesto en las normas precedentes en cuanto
a la resolución de discrepancias y los plazos aplicables. Si las modificaciones
son de tal magnitud que conllevan la derogación del reglamento vigente, la
gestión corresponderá a la aprobación de un nuevo reglamento.
5. SOBRE LAS REGULACIONES ADMINISTRATIVAS APLICABLES
A LOS FUNCIONARIOS DE LAS AUDITORÍAS INTERNAS DEL SECTOR PÚBLICO.
5.1 Objetivo. Establecer los criterios que se deberán
observar para la gestión de las regulaciones administrativas aplicables al
Auditor y Subauditor Interno, de las entidades sujetas a la Ley General de
Control Interno, así como para la aplicación de movimientos del personal de la
Auditoría Interna y el análisis de situaciones en las cuales las regulaciones
administrativas aplicables pueden afectar negativamente el desarrollo de la actividad
de auditoría interna.
5.2 Normativa interna. Corresponderá al jerarca emitir las
disposiciones institucionales para regular los procedimientos, los plazos y el
trámite interno de los asuntos particulares tratados en estos lineamientos, de
modo que la institución cuente con un marco normativo interno para la posterior
elaboración, emisión, revisión y ajuste de las regulaciones administrativas
aplicables al Auditor y al Subauditor Internos, cuando corresponda. A los
efectos, deberá coordinar lo pertinente con la Auditoría Interna, a fin de
garantizar que la normativa interna en cuestión sea congruente con lo
determinado en estos lineamientos y en la normativa jurídica y técnica que
regula la actividad. En todo caso, los plazos deberán ser razonables, y
promover una gestión ágil y respetar los fines del ordenamiento.
5.3 Regulaciones administrativas. Son regulaciones administrativas aquellas
que norman de manera general la naturaleza de la relación entre los
funcionarios y su superior desde una perspectiva administrativa, no técnica,
particularmente las que se refieren, entre otros, a temas tales como control de
tiempo, evaluación, permisos y vacaciones. Las que se refieran al Auditor
Interno, al Subauditor Interno y demás personal de la Auditoría Interna, no
deberán afectar el ejercicio de las funciones legalmente asignadas a la
actividad de auditoría interna. Se excluyen las regulaciones que se refieren al
desempeño de las actividades sustantivas de la Auditoría Interna y de aquellas
que, sin formar parte de la gestión sustantiva, contribuyen a ésta conforme a
la normativa específica sobre auditoría en general y sobre el ejercicio de la
actividad de auditoría interna, como son la planificación, el seguimiento y la
evaluación de la calidad de la Auditoría Interna, que en procura de la
independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna, competen
exclusivamente al titular de esa unidad.
5.4 Criterios aplicables a las regulaciones
para el Auditor y el Subauditor Internos. Corresponde al jerarca institucional definir las regulaciones
administrativas aplicables al Auditor y al Subauditor Internos, ya sea como un
cuerpo normativo independiente o de modo integrado a los ya existentes. Al
aprobarlas, modificarlas o derogarlas, el jerarca deberá considerar al menos lo
siguiente:
a. Que garanticen
la igualdad de trato en relación a las que rigen en la institución para los
niveles dependientes del jerarca, o del mismo rango del Auditor y el Subauditor
Internos.
b. Que no afecten
negativamente el funcionamiento y la independencia funcional de criterio de la
actividad de auditoría interna, ni la objetividad del Auditor y el Subauditor
Internos.
c. Que no afecten
la independencia de criterio del Auditor Interno, para lo que deben ser
congruentes con la naturaleza de dicha actividad.
Con el propósito de
asegurar razonablemente la observancia de estos criterios, el jerarca deberá
someter a conocimiento del Auditor Interno las propuestas relacionadas con las
regulaciones administrativas, de previo a su aprobación, modificación o
derogatoria.
5.5 Regulaciones aplicables al personal de la
Auditoría Interna. Las regulaciones
administrativas aplicables al personal de la Auditoría Interna no pueden
impedir, amenazar ni afectar negativamente los requisitos de independencia y
objetividad que corresponde observar al personal de la Auditoría Interna en el
ejercicio de las actividades que les son inherentes. Si se determina que una
regulación no cumple este requisito, la administración activa deberá realizar
las salvedades o ajustes pertinentes para su aplicación al personal de la
Auditoría Interna, conforme se indica en esta normativa.
5.6 Deber de vigilancia de las regulaciones
administrativas. El Auditor,
Subauditor y demás personal de la Auditoría Interna, deberán velar porque las
regulaciones de tipo administrativo existentes o en proceso de formulación, que
les sean aplicables, no limiten o restrinjan de manera indebida el ejercicio de
las atribuciones de la Auditoría Interna, así como su independencia y objetividad
conforme al ordenamiento jurídico. En caso de que una regulación administrativa
existente o en proceso de formulación afecte negativamente el funcionamiento de
la Auditoría Interna, el titular de la unidad, deberá solicitar formalmente la
corrección procedente.
5.7 Trámite del requerimiento de ajuste. El titular de la Auditoría Interna deberá
plantear por escrito el requerimiento para que se revise y ajuste la regulación
administrativa existente o en proceso de emisión. El requerimiento deberá
someterse al jerarca, independientemente de la instancia interna que la haya
emitido o esté en proceso de emitirla. Cuando corresponda, el jerarca podrá dar
audiencia a esa autoridad para obtener su criterio.
5.8 Contenido del requerimiento de ajuste. El requerimiento de ajuste de las
regulaciones administrativas deberá indicar al menos lo siguiente:
a. La regulación a
que se refiere la solicitud.
b. A quién se
aplica o se aplicará la regulación (Auditor, Subauditor u otro personal de la
Auditoría Interna).
c. Las razones por
las cuales se considera que su emisión o interpretación afecta negativamente la
actividad de auditoría interna.
d. La normativa
jurídica y técnica que sustenta el criterio y la solicitud del Auditor Interno,
en caso de existir.
e. La mención de
cualesquiera riesgos y efectos negativos que para la actividad de la auditoría
interna, podría generar la emisión o permanencia de la regulación.
La ausencia de
alguno de estos requerimientos podrá ser subsanada por el Auditor Interno.
5.9 Resolución interna El jerarca deberá resolver de manera motivada
y dentro del plazo que se establezca internamente, y dejará constancia del
análisis de las razones expuestas tanto por el Auditor Interno como por la
autoridad que haya emitido o esté en proceso de emitir la regulación, según
corresponda en cada caso. Asimismo deberá comunicar su resolución al titular de
la Auditoría Interna.
5.10 Gestión ante la Contraloría General de
la República. El jerarca, el
Auditor Interno, o ambos, podrán acudir ante la Contraloría General de la
República una vez finalizado el trámite interno del requerimiento referido en
la norma 5.7 de estos lineamientos, si persiste la duda sobre la eventual
afectación que la regulación administrativa existente o por emitir, o su
aplicación, podría tener sobre la actividad de la Auditoría Interna. El auditor
también podrá plantear la gestión ante el Órgano Contralor cuando, habiendo
transcurrido el plazo establecido en la normativa interna para que el jerarca
resuelva, éste no se haya pronunciado. Cuando una parte actúe de manera
individual, deberá informar a la otra que está realizando la gestión. La
solicitud se efectuará por escrito ante el área de fiscalización
correspondiente, ya sea en soporte físico o electrónico, debidamente firmado, y
debe contemplar e indicar claramente los contenidos del requerimiento
originalmente sometido al jerarca, según la norma 5.8 de estos lineamientos,
así como cualquier otra documentación relativa a las actuaciones de la
Auditoría Interna y a las respuestas obtenidas del jerarca. Igualmente, debe
señalar el medio para recibir notificaciones. La Contraloría General de la
República contará con un plazo de treinta días hábiles a partir de la recepción
de la solicitud para emitir una resolución en la que se indique si la
regulación administrativa o su interpretación afecta negativamente la actividad
de la Auditoría Interna, la independencia funcional y de criterio del Auditor,
el Subauditor u otro personal de la Auditoría Interna. El plazo se verá
suspendido si, dentro de los primeros diez días, el Órgano Contralor determina
que se requiere aportar más información o corregir la existente, para lo que
realizará las prevenciones correspondientes bajo pena de archivo. Asimismo,
podrá otorgar audiencia oral o escrita a quien corresponda para que se
pronuncie respecto de los asuntos. Solventadas las prevenciones y realizadas
las audiencias, continuará el cómputo del plazo. En el evento de que las partes
lleguen a un acuerdo sobre la regulación administrativa, el trámite ante la
Contraloría General de la República será archivado.
5.11 Autorización del Auditor Interno para la
ejecución de movimientos y la aplicación de sanciones al personal de la
Auditoría Interna. En el caso de los
funcionarios de la Auditoría Interna distintos del Auditor y el Subauditor
Internos, su nombramiento, traslado, suspensión, remoción, concesión de
licencias y demás movimientos de personal, deberán contar con la autorización
formal del Auditor Interno. El jerarca necesariamente deberá requerir, obtener
y observar esa autorización como requisito de validez antes de la emisión del
acto administrativo definitivo, por lo cual, el jerarca no podrá emitir el
acto, sin contar con el criterio favorable del Auditor Interno.
6. SOBRE LA SOLICITUD Y ASIGNACIÓN DE
RECURSOS A LAS AUDITORÍAS INTERNAS DEL SECTOR PÚBLICO.
6.1 Consideraciones generales.
6.1.1 Objetivo. Establecer los criterios básicos de análisis y gestión que se deben
observar para la solicitud y asignación de recursos a las auditorías internas
del sector público, a fin de asegurar razonablemente que las unidades que
ejecutan la actividad de auditoría interna cuenten con los recursos suficientes
para el cumplimiento de sus cometidos.
6.1.2 Responsabilidades por la dotación de recursos
a la Auditoría Interna. En la gestión de
la dotación de recursos para la Auditoría Interna dentro de una institución,
competen diversas responsabilidades a las instancias con injerencia en el
proceso, a saber:
a. La Auditoría Interna –
Le corresponde formular técnicamente y comunicar al jerarca el requerimiento de
los recursos necesarios para asegurar el cumplimiento de las competencias de la
actividad de auditoría interna, así como dar seguimiento al trámite y los
resultados de la solicitud, a fin de emprender cualesquiera medidas que sean
procedentes en las circunstancias conforme a estas directrices y a las demás
regulaciones del ordenamiento que sean aplicables. Asimismo, en la figura de su
titular y como parte de la responsabilidad por la administración de sus
recursos, debe rendir cuentas ante el jerarca por el uso que haga de los
recursos, de conformidad con el plan de trabajo respectivo.
b. El jerarca – Tiene la
responsabilidad de proporcionar los recursos a la Auditoría Interna. En
consecuencia, debe analizar la solicitud y determinar la dotación que se hará.
En el caso de que la dotación sea menor a la solicitada por la Auditoría
Interna, debe justificarlo suficientemente. Asimismo, cuando corresponda, debe
girar las instrucciones a las instancias institucionales pertinentes para que
realicen, ante los terceros externos con injerencia sobre el particular, las
gestiones y el seguimiento para que se obtengan los recursos necesarios para la
Auditoría Interna.
c. Otros funcionarios e
instancias de la administración activa – Los titulares subordinados y
colaboradores que en razón de su cargo tengan participación en el proceso de
obtención y gestión de los recursos de la Auditoría Interna, deberán observar
las instrucciones del jerarca sobre el particular, así como asegurar que los
recursos asignados a esa actividad se encuentren disponibles para su uso y no
se desvíe su destino a fines o unidades diferentes. Todo lo anterior, con
sujeción a lo estipulado por el ordenamiento jurídico.
6.1.3 Regulación interna. Corresponderá al jerarca promulgar las
disposiciones institucionales para regular el procedimiento, los plazos y el
trámite interno de las solicitudes de dotación de recursos para la Auditoría
Interna, ya sea mediante una regulación específica o incorporando en las
existentes los diferentes tópicos contemplados en estos lineamientos. A los
efectos, procederá la coordinación pertinente con la Auditoría Interna durante
la preparación de las regulaciones.
6.2 Solicitud de recurso.
6.2.1 Estudio técnico para solicitud de recursos. Corresponde a la Auditoría Interna determinar
técnicamente sus necesidades de recursos, mediante un estudio que considere al
menos su ámbito de acción, los riesgos asociados a los elementos de su universo
de auditoría, el ciclo de auditoría y el comportamiento histórico de los
recursos institucionales y de la Auditoría Interna, así como el volumen de
actividades que ésta ha desarrollado y pretende desarrollar. El estudio debe
contener, como resultado, la cantidad y las características de los recursos
requeridos para el ejercicio de la actividad de auditoría interna, con la
cobertura y el alcance debidos, así como una identificación de los riesgos que
asume el jerarca si la dotación de recursos de la Auditoría Interna no es
suficiente. El estudio deberá actualizarse cuando las circunstancias así lo
determinen o el Auditor Interno lo considere pertinente.
6.2.2 Identificación del universo de auditoría. El estudio sobre necesidades de recursos de la
Auditoría Interna debe referirse al universo de auditoría que esa actividad
debe cubrir, considerando todos los elementos susceptibles de la prestación de
los servicios de la Auditoría Interna dentro de su ámbito de competencia
institucional. El universo de auditoría debe detallar y caracterizar
suficientemente las unidades auditables según el método de agrupación elegido
por la Auditoría Interna; es decir por función, actividad, unidad
organizacional, proyecto, proceso, etc.
6.2.3 Análisis de riesgo. Los elementos del universo de auditoría deben ser
analizados y clasificados en términos del riesgo que representan con base en
criterios o factores de riesgo uniformes, debidamente seleccionados y
caracterizados por la Auditoría Interna. El análisis y la clasificación pueden
realizarse por elementos individuales o por grupos de elementos. De este modo,
la Auditoría Interna podrá establecer prioridades respecto de la atención que
los elementos deben recibir de parte de la actividad, así como del grado de
relevancia, la prelación y la frecuencia de los ítems incluidos en la lista de
estudios del universo de auditoría.
6.2.4 Ciclo de auditoría La Auditoría Interna debe indicar en su estudio de
necesidades de recursos, la duración y la composición de su ciclo de auditoría.
En cuanto a la composición del ciclo de auditoría, la Auditoría Interna deberá
organizar los estudios conforme a su relevancia en términos del riesgo
identificado para los elementos del universo de auditoría al que se refieren,
teniendo en cuenta que algunos estudios deben realizarse todos los años,
mientras que otros pueden emprenderse con una frecuencia menor. En cuanto a la
duración del ciclo de auditoría, la Auditoría Interna considerará los
escenarios a que se refiere la norma 6.2.7 de estos lineamientos. Igualmente,
el análisis deberá reflejar el impacto de las limitaciones de recursos sobre el
ciclo de auditoría, y enfatizar la priorización de los estudios sobre los
elementos de mayor riesgo, en tanto su dotación permita atenderlos luego de
haber observado los requerimientos del ordenamiento.
6.2.5 Análisis histórico de la dotación de recursos
a la administración y la Auditoría Interna Salvo cuando la Auditoría Interna sea de reciente creación, el estudio
debe incorporar un análisis del comportamiento de los recursos de la
institución en general y los de la Auditoría Interna en específico,
considerando niveles de crecimiento y relaciones porcentuales entre ambos. A
los efectos, deberán contemplarse los recursos financieros y de personal, así
como cualesquiera otros que conlleven una necesidad particular para una
prestación efectiva y oportuna de los servicios por parte de la Auditoría
Interna.
6.2.6 Volumen de actividades Salvo cuando la Auditoría Interna sea de reciente
creación, el estudio deberá incorporar un recuento de las actuaciones
realizadas por la Auditoría Interna al menos en los últimos tres años,
considerando los servicios de auditoría y los servicios preventivos, así como
las actividades administrativas asociadas a la gestión de la Auditoría Interna.
Igualmente, deberán contemplarse los planes a corto, mediano y largo plazo de
la Auditoría Interna, como intención del volumen de actividades que estaría
asumiendo con la dotación de recursos actual.
6.2.7 Determinación de las necesidades de
recursos Con base en los
elementos anteriormente regulados, deben determinarse las necesidades de
recursos para que la Auditoría Interna pueda cubrir el universo auditable
aplicando un ciclo razonable definido y fundamentado técnicamente por el
Auditor Interno, considerando el criterio del jerarca. A los efectos, el
estudio debe considerar dos escenarios: uno ideal bajo el supuesto de recursos
suficientes y necesarios y otro que contemple la situación actual, de manera
que pueda efectuarse una comparación. Ese estudio puede contener comparaciones
de los recursos con el plan anual de auditoría. Asimismo, la Auditoría Interna
deberá determinar cuál es en su criterio la dotación razonable que puede
solicitar al jerarca con vista en las disponibilidades institucionales,
teniendo en cuenta factores tales como el presupuesto institucional y
situaciones del entorno que pueden incidir de algún modo sobre la capacidad de
la entidad para garantizarle los recursos óptimos para su gestión.
6.2.8 Identificación de riesgos asociados a
la falta de recursos El estudio sobre
necesidades de recursos que elabore la Auditoría Interna debe identificar los
riesgos que se generan por la falta de una dotación que permita a la actividad
cubrir su universo auditable de conformidad con el ciclo planeado, así como
proyectar el impacto que esos riesgos tendrían ante una eventual
materialización.
6.2.9 Presentación del estudio al jerarca El estudio de necesidades de recursos debe
someterse a conocimiento del jerarca junto con la solicitud para que analice la
situación y dote a la Auditoría Interna de los recursos que técnica y
razonablemente se han determinado. El titular de la Auditoría Interna debe
remitir el estudio y la solicitud de manera formal, mediante un oficio en el
que resuma las razones de su petición.
6.2.10 Trámite de la solicitud por el jerarca El jerarca debe analizar la solicitud de
recursos que le plantea la Auditoría Interna, considerando el estudio técnico
que la sustenta, así como el marco normativo, el presupuesto institucional y
cualquier otro factor que se estime relevante, y resolverla dentro del plazo
que se establezca en la regulación interna a que se refiere la norma 6.1.3.
Podrá asesorarse por los funcionarios de la institución cuyo criterio y apoyo
estime pertinente requerir, incluido el titular de la Auditoría Interna cuando
proceda para efectos de adición o aclaración. El jerarca debe hacer la
asignación respectiva considerando las necesidades expuestas, de conformidad
con las políticas y regulaciones internas y externas sobre plazo y criterios
para la asignación de recursos. No deberá supeditarse la decisión a otra
instancia, a fin de proteger la independencia funcional y de criterio de la
Auditoría Interna. En caso de que existan restricciones o limitaciones de orden
presupuestario técnicamente justificadas y documentadas, que no hagan factible
solventar en su totalidad las necesidades de recursos que plantea la Auditoría
Interna, el jerarca deberá dialogar con ésta a fin de convenir sobre la
dotación que podría concederse, de modo que se garantice que esa unidad se
desempeñe de manera eficiente y eficaz, y se cubran hasta donde sea posible sus
necesidades reales. Si el jerarca otorga a la Auditoría Interna los recursos
solicitados, o si se logra un acuerdo entre el jerarca y la Auditoría Interna
sobre una dotación menor debidamente justificada, el jerarca debe instruir a
las instancias de la entidad para que emprendan las acciones a fin de obtener y
brindar esos recursos, incluyendo la coordinación con las entidades externas
que tengan injerencia sobre la asignación de recursos a la institución como un
todo.
6.2.11 Desacuerdos atinentes a la dotación de
recursos Cuando el titular
de la Auditoría Interna no esté conforme con la resolución del jerarca respecto
de su solicitud de recursos, podrá expresarle las razones de su inconformidad e
indicarle los riesgos que podrían generarse, aportando cualquier otra
información que estime pertinente. El jerarca deberá referirse a lo expuesto
por la Auditoría Interna, dentro del plazo que se establezca en la regulación
interna a que se refiere la norma 6.1.3. Si luego de esa gestión persiste el
desacuerdo, el titular de la Auditoría Interna debe documentar que la falta de
recursos limita el desarrollo efectivo y oportuno de la actividad y reiterar al
jerarca los riesgos que estaría asumiendo, así como la eventual responsabilidad
en la que puede incurrir el jerarca, de conformidad con artículo 39 de la Ley
General de Control Interno.
6.3 Consideraciones sobre tipos de recursos
específicos.
6.3.1 Asignación presupuestaria a la
Auditoría Interna Corresponde a la
Auditoría Interna formular técnica y profesionalmente su presupuesto de
conformidad con el plan de trabajo. El desglose por objeto del gasto debe concordar
con subpartidas que cubran necesidades propias y directas de la Auditoría
Interna, para que exprese su costo real. La asignación de presupuesto que
finalmente haga el jerarca para la Auditoría Interna, debe ser suficiente para
que le permita cumplir su gestión acorde con su plan de trabajo anual.
Independientemente de la categoría programática que se asigne a la Auditoría
Interna, el jerarca deberá girar las instrucciones que correspondan para que se
permita a la Auditoría Interna vigilar, administrar y disponer de los recursos
asignados con ajuste a los procedimientos institucionales establecidos para
estos efectos. Con ese propósito, la categoría que se le asigne debe ser de tal
naturaleza que permita a la ejecutora la adecuada gestión de los recursos a
ella asignados. Asimismo, la administración activa será responsable de llevar
un registro separado del monto asignado y aprobado para la Auditoría Interna,
detallado por objeto del gasto, y de facilitar su ejecución.
6.3.2 Administración y disposición de
recursos asignados a la Auditoría Interna La Auditoría Interna debe tener libertad para ejecutar sus recursos
presupuestarios, de personal y de otra naturaleza, conforme lo dicten sus
necesidades para cumplir con su plan de trabajo. Para el cambio de destino de
los recursos asignados a la Auditoría Interna, el jerarca deberá valorar el
criterio del titular de dicha unidad, en resguardo de su independencia
funcional y de criterio y de la prestación de los diferentes servicios
atinentes a la actividad.
6.3.3 Recursos humanos de la Auditoría
Interna La Auditoría
Interna debe contar con un número determinado de funcionarios que les permita
ejercer su actividad con la debida oportunidad, cobertura y disponibilidad. El
jerarca institucional y los funcionarios a los que se les asigna la labor de
proveer tales recursos, deben tomar las previsiones pertinentes para garantizar
a la Auditoría Interna, dentro de las posibilidades institucionales, los
recursos humanos suficientes y necesarios. Las vacantes que surjan deben
suplirse atendiendo a los requerimientos que establece el ordenamiento
jurídico. Cuando se pretenda disminuir plazas de la Auditoría Interna se debe
contar con la autorización previa del titular de la Auditoría Interna. El
razonamiento legal y técnico que emita éste, también debe ser considerado por
el jerarca cuando se valore la posibilidad de llenar una plaza, dentro de los
términos que establece el artículo 28 de la Ley General de Control Interno.
6.3.4 Servicio de transporte El jerarca debe disponer lo pertinente a fin
de que se garantice que la Auditoría Interna cuente con el servicio de
transporte que le permita ejercer su actividad con la debida independencia y
disponibilidad. Respecto al empleo de vehículos de uso administrativo para
actividades relacionadas con los servicios que así lo requieran, la prestación
del servicio se debe coordinar en forma oportuna, conforme con las regulaciones
institucionales y el ordenamiento jurídico vigente. Esto con el fin de no
entorpecer las labores que el ordenamiento jurídico asigna a la Auditoría
Interna.
6.3.5 Capacitación. Los recursos de la Auditoría Interna deberán
incluir una asignación que permita a sus funcionarios participar en actividades
de capacitación formal en los tópicos que, conforme con el plan de capacitación
de esa unidad, se identifiquen como propicios para fortalecer y actualizar las
competencias de la Auditoría Interna.
6.3.6 Viáticos El jerarca debe incluir en la dotación de
recursos de la Auditoría Interna, una asignación de los viáticos necesarios
para la ejecución de las actividades de la unidad que así lo requieran.
6.3.7 Servicios profesionales externos Cuando para el desarrollo eficaz y oportuno
de la actividad de Auditoría Interna se requiera la contratación de
profesionales externos, el titular de la Auditoría Interna deberá plantear su
requerimiento de manera general, como parte de la solicitud de recursos
presupuestarios del año respectivo, sin perjuicio de que la necesidad surja en
el transcurso del período y el requerimiento se efectúe de manera
extraordinaria. A los efectos de la contratación, deberán observarse las
regulaciones y los procedimientos usuales, al tenor de lo previsto en el
ordenamiento jurídico.
6.3.8 Procesos de contratación por
requerimiento de la Auditoría Interna Cuando la satisfacción de una necesidad de la Auditoría Interna
requiera la celebración de un proceso de contratación específico, corresponderá
a la Auditoría Interna definir los requerimientos del cartel y evaluar los
asuntos técnicos de las ofertas presentadas, con el apoyo de la administración
para la ejecución de los procedimientos y la formalización del contrato.