Artículo 3.-Definiciones. Para los
efectos de este reglamento se entenderá por:
a) Arqueo de caja chica:
Verificación del efectivo y la documentación que da soporte a los egresos y
análisis de comparación con los montos autorizados por caja chica, de
conformidad con la normativa y reglamentación que rige el funcionamiento de la
caja chica.
b) Caja Chica: Fondo autorizado por
la Alcaldía Municipal, para la adquisición de bienes y/o servicios que son de
uso exclusivo de las dependencias administrativas y operativas que las
gestionan y cuya necesidad sea gastos menores, indispensables e impostergables.
c) Formulario de entrega de dinero y
liquidación de caja chica: Comprobante que autoriza la entrega del dinero
en efectivo, funcionando como vale, a una persona funcionaria pública
autorizada para tal efecto según lo dispuesto en este reglamento, el cual
funcionará como vale de entrega de efectivo.
d) Gastos menores, indispensables e
impostergables: Se consideran bajo esta condición, la adquisición en
calidad de emergencia de bienes y servicios cuya cuantía no exceda el límite
preestablecido en este reglamento. También se considerarán como gastos menores,
sujetos al pago por medio del fondo regulado en el presente reglamento, los
viáticos de conformidad con lo regulado en el Reglamento de Gastos de Viaje y
de Transporte para Funcionarios Públicos, Reglamento N° 4 del 10 de mayo de
2001.
e) Nómina de pago: Se define como
un instrumento administrativo que permite de una manera ordenada autorizar los
pagos de bienes y servicios adquiridos por la institución y detalla la
información contable relacionada con el pago.
e) Liquidación: Rendición de
cuentas que efectúa la persona funcionaria pública responsable según el
formulario de entrega de dinero y liquidación de caja chica, mediante
presentación de los comprobantes originales o facturas que sustentan el pago de
los bienes y/o servicios adquiridos, y persona funcionaria pública responsable
de la caja chica. La cual se registra en el Sistema Integrado de Gestión
Municipal y para efectos de comprobantes que sustenten el reintegro, los
comprobantes pueden de ser forma física.
f) Persona funcionaria pública
responsable de la caja chica: Persona funcionaria pública encargada del
Departamento de Tesorería Municipal, quien será responsable de la
administración del fondo de la caja chica o a quien delegue la Alcaldía
Municipal, en casos de excepción debidamente motivados.
g) Reintegro de fondos: Solicitud
de reintegro de dinero al fondo de caja chica por los gastos efectuados, que
realiza la Tesorería Municipal.
h) SIGM: Se refiere al Sistema
Integrado de Gestión Municipal, que responde al sistema informático utilizado
en la Municipalidad de Sarchí, para los diferentes procesos. i) SICOP: Sistema
Integrado de Compras Públicas.
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