1.- Que en el Capítulo V, artículo 14, del Código Notarial, se regula lo concerniente al notariado consular.

2.- Que dado que no es posible venir a regular una actividad de tanta importancia y de especiales características, en una sola norma, se requiere un análisis de todos los preceptos dispersos en diferentes artículos para lograr una complementación adecuada.

3.- Que a esta Dirección compete la emisión de lineamientos para que los notarios presten sus servicios a los usuarios en forma eficiente y segura, los cuales son de acatamiento obligatorio, y ante la necesidad planteada se requiere el dictado de una directriz; y

I.- El notario público evoca en un sistema democrático la esencia de ese régimen. El despliegue de su función, representa sustancialmente, las negociaciones a nivel nacional e internacional. El poder público que dicho funcionario adquiere con su habilitación, demanda una fiscalización y organización, armoniosa con la magnitud del mismo, siendo el fin máximo de ésta, la seguridad y eficacia que tal servicio representa para los usuarios y terceros. Eso es lo que inclinó al legislador a establecer desde un cuerpo legal, todas aquellas disposiciones necesarias para dar congruencia y eficacia a ese ejercicio. Es importante, para los efectos de esta directriz, destacar que, como un apéndice de la función notarial, se encuentra el notariado consular, ejercido éste por ministerio de ley por parte de los cónsules destacados en las distintas legaciones diplomáticas de nuestro país alrededor del mundo. Así lo dispone el artículo 66 de la Ley Orgánica del Servicio Consular, al revestir a los cónsules de la República con el carácter de notarios, condición reafirmada en las disposiciones vigentes de la Convención de Viena, sobre relaciones consulares, en donde se define al funcionario consular como toda persona encargada del ejercicio de funciones consulares, una de las cuales precisamente es actuar en calidad de notario (artículo 1 inciso d) y artículo 5 inciso f)).

II.- La existencia de ese ejercicio excepcional, sin la formación profesional exigida al notario en el ejercicio pleno -desde los efectos de los artículos 3 y 10 del Código Notarial- surge de la letra del numeral 14 de dicho cuerpo de leyes, razón por la que, tomando en cuenta las limitaciones a que está sujeto el notario consular, es preciso regular lo concerniente al desempeño de su actividad notarial y establecer la diferencia, entre el ejercicio pleno de la función notarial y el servicio consular notarial limitado.

III.- EJERCICIO PLENO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL: De conformidad con la Ley, para la habilitación del notario, se requiere seguir el procedimiento contenido en el artículo l0 del Código Notarial, debiendo para ello demostrar el interesado, que reúne los requisitos contenidos en el artículo 3 ibídem. Una vez autorizado el notario público, el ejercicio de la función notarial es pleno y su servicio es obligado, del cual sólo podrá excusarse por causa justa moral o legal (artículo 6 del Código). El proceso de la habilitación de que es objeto el notario público, lo faculta para ejercer la función notarial, con los siguientes efectos:

a).Asesoramiento de las partes en los actos y contratos jurídicos.

b) Legitimación y autenticación de los actos en que interviene.

c) La fe pública de que goza, imparte una presunción legal de veracidad a las manifestaciones que constan en los instrumentos y demás documentos autorizados por el fedatario, tanto a nivel protocolar como extraprotocolar.

d) El notario goza de competencia para el trámite de la actividad judicial no contenciosa, en los asuntos a los que hace referencia el numeral 129 del código de la materia, a saber: sucesiones testamentarias y ab intestato, adopciones, localizaciones de derechos indivisos sobre fincas con plano catastrado, informaciones de perpetúa memoria, divisiones de cosas comunes en forma material o mediante la venta pública, distribución del precio, deslindes y amojonamientos y consignaciones de pago por sumas de dinero.

VI.- NOTARIADO CONSULAR: Definida la condición, requisitos y competencia del notario en el ejercicio pleno, procede ahora referirse al notario consular, a fin de establecer las diferencias que se presentan entre uno y otro. Es claro, que para un íntegro cumplimento de los deberes notariales, el fedatario requiere la adecuada preparación académica, pues si carece de ésta, se encuentra impedido para asesorar jurídicamente a las partes, dar formación legal a su voluntad y hasta tramitar asuntos en los que sus actuaciones tienen el mismo valor de las de los funcionarios judiciales. Lo anterior se reafirma, si tomamos en cuenta que el mismo legislador reconoce tal necesidad de conocimiento especializado cuando estableció como requisito para ser notario, el contar con estudios de posgrado en Derecho Notarial y Registral. Si bien no existe definición concreta en el Código Notarial, al notariado consular, se le puede conceptualizar como el ejercicio limitado de la función notarial por medio de los cónsules de Costa Rica en el extranjero. Todo lo dicho, refleja la conveniencia de que para una prestación idónea del servicio notarial consular, no obstante la eximente contenida en la norma, lo ideal sería que quien ostente el cargo tenga también la condición de notario público para el ejercicio pleno y se encuentre debidamente inscrito como tal en el Registro Nacional de Notarios.

VII.- EL NOTARIO CONSULAR Y LAS LIMITACIONES NACIDAS POR POTESTAD DE IMPERIO EN EL EJERCICIO SU FUNCION: Desde el ejercicio pleno de la función notarial, los términos del artículo 14 y las demás regulaciones aplicables contenidas en el Código, la función notarial realizada por el Cónsul de Costa Rica en el extranjero, viene a establecerse con una serie de limitaciones, por lo siguiente:

a) Ejercerá únicamente dentro de la circunscripción territorial que el cargo le concede.

b) Sólo podrá autorizar actos que deban ejecutarse o surtir efecto en Costa Rica.

c) Tiene una limitación material, en cuanto a aquellos actos que, aunque con efectos en el territorio costarricense, requieren para su constitución, del estudio preliminar respectivo de información registral en Costa Rica.

d) Cesa en las funciones al dejar el cargo consular.

e) Se encuentra exento del requisito contenido en el inciso c), del artículo 3 del Código Notarial (grado académico).

Su ejercicio esta sujeto a la duración de su nombramiento, lo que lo hace transitorio, motivo por el cual se encuentra inscrito en un apéndice del Registro Nacional de Notarios, no procediendo en su caso, extenderle la credencial de notario público, por cuanto en sentido estricto, no se está en presencia del procedimiento de habilitación contenido en los numerales 10 a 12 del Código Notarial. Sin embargo, desde la naturaleza jurídica de ese ejercicio y cuando así lo disponga la ley, los señores Cónsules deben vigilar y atender todas las disposiciones, prohibiciones y demás estipulaciones que asuman los fedatarios en el ejercicio pleno, estando además sujetos a la fiscalización y por ende, expuestos al régimen disciplinario ante un eventual incumplimiento. El servicio notarial consular es un ejercicio excepcional, que nace en virtud de una necesidad de aquel nacional o extranjero que en el exterior, requiera legalizar actos cuyos efectos deben darse en Costa Rica. Este servicio es suplido -generalmente- por el Cónsul de Costa Rica fuera del país en razón de su nombramiento, según se indicó antes. La naturaleza jurídica de la función notarial, también le impone limitaciones legales a saber:

a) Su legitimidad deviene en razón de su calidad de cónsul y en cumplimiento de la ley, y no por el proceso de habilitación. Por esa razón cesa en su ejercicio al dejar el cargo.

b) Si no contara con la condición académica y legal de notario público, según se expuso anteriormente, puede excusarse de ejercer la función por causa justa moral o legal, en virtud de carecer de los conocimientos legales necesarios para asesorar a las partes y dar forma jurídica a sus voluntades, lo mismo no sucedería cuando el funcionario consular es abogado y notario debidamente habilitado pero en cese en razón de su condición diplomática.

c) El ejercicio de la función notarial consular está materialmente limitado a ciertos actos. El artículo 34 del Código Notarial exige la actuación personal del notario en la realización del estudio registral e inscripción de los documentos autorizados por él. Siendo que el cónsul está imposibilitado para trasladarse a nuestro país cada vez que se le requiera un servicio de esta naturaleza, resulta claro que mientras no se establezca un procedimiento alterno, difícilmente podrá cumplir a cabalidad con este deber. Bajo este esquema, sí debe hacerse notar que cuando el cónsul admite el ejercicio de la función notarial, no existe -salvo disposición expresa en contrario- diferencia entre éste y el notario público, en cuanto a los requisitos, deberes y obligaciones que el Código Notarial establece para el desempeño de su función como notario.

VIII.- FONDO DE GARANTÍA: Al admitirse el ejercicio de la función notarial consular desde los efectos del notariado público, cualquier actuación del notario consular, salvo disposición expresa en contrario, amerita el cumplimiento de todos los requisitos esenciales necesarios para ese ejercicio, dentro de los cuales se encuentra el pago al Fondo de Garantía; figura creada por ley, cuya obligación constituye un requisito esencial para el ejercicio, tanto es así que de su incumplimiento deviene una sanción. Dicho Fondo de Garantía, tiene como objetivo primordial el asegurar a los usuarios y terceros la indemnización ante posibles daños y perjuicios que se ocasionen en el desempeño de la función. Tomando en cuenta que el notario consular, eventualmente podría ser obligado en sentencia al pago de daños y perjuicios, por conductas notariales, y al no existir norma expresa que lo exonere de ese pago, en atención al principio de legalidad se encuentra obligado a cumplir con dicho requisito; aunado al hecho del perjuicio que eventualmente se podría causar a usuarios y terceros afectados y la desigualdad generada respecto de aquellos que sí han garantizado sus funciones.

IX.- PAPEL DE SEGURIDAD NOTARIAL: Teniendo presente que las actuaciones de los notarios consulares constituyen actuaciones notariales, tal circunstancia los obliga a utilizar el papel de seguridad y con ello también a cumplir con los requerimientos que al efecto haya establecido esta Dirección en las distintas directrices emitidas. Sin embargo, tomando en cuenta la imposibilidad física que se da en el caso de los señores notarios consulares, quienes para poder implementar esta medida, y ajustarse a los procedimientos establecidos por la empresa seleccionada, según los cuales la entrega es personal, tendrían que abandonar temporalmente el cargo que ocupan en determinado país, cada vez que requieran del papel, en virtud de ello y a fin de no afectar la prestación de ese servicio público, por vía de excepción, se autoriza a la empresa suplidora para que proceda a facilitar el despacho del papel de seguridad por medio de la persona que al efecto designará la oficina respectiva del Ministerio de Relaciones Exteriores, que deberá implementar los medios idóneos y seguros para ello, sin perjuicio de que si el notario consular lo deseare, podrá hacer directamente su pedido vía facsímil, autorizando para el retiro de ese material a quien le haya otorgado poder suficiente para ese acto, condición ésta que deberá acreditarse por la vía documental idónea. Es entendido que el papel se identificará plenamente con el notario consular respectivo, a través del código de barras, lo cual deberá coordinarse entre la suplidora y el Ministerio citados.

X.- SELLO BLANCO: Asimismo por las razones externadas en el considerando anterior, en aras de complementar el registro del sello blanco, la Dirección Nacional de Notariado, autoriza a los notarios consulares para que por medio de la oficina respectiva del Ministerio de Relaciones Exteriores, puedan realizar las gestiones pertinentes a fin de dar cumplimiento a las directrices que al respecto ha emitido esta Dirección.

XI.- RAZON DE APERTURA Y ENTREGA DEL PROTOCOLO: De conformidad con los numerales 49 y 50 del Código Notarial, todos los tomos de protocolo deben iniciarse con una razón de apertura, suscrita por el funcionario de este Despacho autorizando el uso de éste. Por encontrarnos en presencia de una figura que reviste características especiales que la hacen excepcional y al representar un gasto innecesario el traslado de los cónsules ante esta oficina cada vez que requieran la entrega de un nuevo tomo de protocolo, de conformidad con el artículo 10 de la Ley General de la Administración Pública, esta Dirección autoriza que los notarios consulares puedan retirar su protocolo por medio del funcionario que la Jefatura del Departamento Consular del Ministerio de Relaciones Exteriores, designe, para lo cual la razón de apertura, entre otras cosas consignará, el nombre del notario consular, circunscripción territorial en que ejerce y el nombre y cargo del funcionario debidamente autorizado que hace retiro del tomo. Con respecto a la entrega personal del tomo al cónsul, se comisiona al indicado Departamento, para que dé fiel cumplimiento de esa entrega, debiendo advertir al Notario Consular que previo a iniciar sus funciones cartularias, deberá estampar su firma en la razón de apertura, por ello, en cada tomo deberán aparecer tres firmas, a saber: las del funcionario competente de esta Dirección y del Ministerio de Relaciones Exteriores y la del notario consular. Ahora bien, en virtud de que el Ministerio de Relaciones Exteriores mantiene bajo su custodia una cantidad de protocolos de uso exclusivo del notario consular, y considerando que el transitorio VI, del Código Notarial, autoriza a continuar utilizando los protocolos de hojas numeradas hasta agotar su existencia, esta Dirección no encuentra reparo alguno en que los notarios consulares puedan utilizar dichos tomos, sin perjuicio de que, si eventualmente deseare un protocolo de hojas removibles, pueda formular la solicitud respectiva.

XII.- RESPECTO A LA CUSTODIA, USO Y DEVOLUCION DE LOS PROTOCOLOS: En razón de que el notario es el responsable de custodiar su tomo de protocolo, el funcionario consular tomará todas las medidas que sean necesarias para que se mantenga en perfecto estado de conservación y limpieza. Otro aspecto a tener presente, es que los documentos notariales, deben redactarse en idioma español, salvo los vocablos técnicos expresados en otro idioma, nombres de personas, marcas, sitios o lugares cuya traducción no proceda o las expresiones de uso común o que se considere necesario introducir para la correcta comprensión y eficacia del instrumento, en éste último caso, tendrá que indicarse a continuación el significado en español, entre paréntesis. Cuando algún interesado o compareciente no comprenda el idioma español, en el acto de otorgamiento intervendrá un traductor oficial u otro aceptado por las partes y el notario, salvo que éste último, entienda el idioma del compareciente, en cuyo caso, bajo su responsabilidad efectuará la traducción legal, siempre y cuando todos los interesados así lo consintieran y conservándose en el protocolo de referencias copia firmada de esa traducción. Es entendido que todos los comparecientes, incluido el traductor, deberán firmar en el protocolo así como en la traducción anteriormente dicha. En el documento notarial, no se permite dejar espacios en blanco ni utilizar abreviaturas símbolos ni signos, salvo los de puntuación, ortografía y los autorizados por ley; los números no pueden expresarse con cifras y tampoco deben aparecer borrones de ninguna clase, tachaduras ni entrerrenglonaduras, debiendo en caso de error recurrirse a las formas de corrección previstas en los numerales 96 y 119 del Código Notarial, cuya aplicación, ha sido desarrollada por esta Dirección en la directriz 009-99. El tomo de protocolo es de uso personalísimo, sin embargo, cuando en una misma circunscripción territorial dos o más funcionarios consulares estén autorizados para ejercer funciones notariales, podrán actuar en conotariado, siempre que sea en el protocolo de uno de los notarios autorizantes, y la expedición del testimonio respectivo podrá hacerla cualquiera de ellos, en su propio papel de seguridad (artículo 123 del Código Notarial). Los tomos de protocolo se depositarán en el Archivo Notarial, en coordinación con el Ministerio de Relaciones Exteriores, a más tardar dentro de los treinta días siguientes a su conclusión, pudiendo también hacerlo a través del correo externo certificado dirigido directamente al Archivo Notarial, cumpliendo para ello, con los requisitos exigidos por ley; es decir, el timbre correspondiente y el pago del empaste en caso de ser tomos de hojas removibles. El Código Notarial exige la existencia de un archivo cronológico de las escrituras otorgadas y de los documentos que sirvieron de referencia para esas escrituras, ambos quedarán en poder del notario autorizante. Es entendible que una vez finalizada su gestión, el notario consular llevará consigo esos ejemplares, y que el tomo en el que están asentadas las escrituras, una vez concluido, será depositado en el Archivo Notarial según ha quedado dicho, lo cual dejaría a la legación diplomática sin la posibilidad de poder facilitar copias a los interesados, y por ello, entratándose del notario consular, esos archivos a los que se ha hecho referencia, deberán llevarse en duplicado, de tal forma que un juego lo conserve en su poder, y el otro, quede en custodia del respectivo Consulado, para los requerimientos que se presenten. Ocurre en ocasiones, que un funcionario consular es destacado en otra legación diplomática, y tomando en cuenta que por ministerio de ley sólo puede desplegar funciones notariales en su circunscripción territorial, y lo oneroso que resultaría el venir hasta nuestro país para que renueve el tomo de protocolo que tenga en curso, se ha estimado que en caso de ser trasladado a servir a otro Consulado, asentará una razón en el protocolo mediante la cual deje constancia de ese traslado, con indicación de la fecha de éste y del nuevo lugar en que ejercerá esas funciones, debiendo comunicar por escrito y de inmediato tal circunstancia al Archivo Notarial y a esta Dirección.

XIII.- PRESENTACION DE INDICES: En lo relativo a la presentación de índices, deberán estarse a las disposiciones contenidas en el Código Notarial, así como a los acuerdos que sobre el particular tome la Junta Administrativa del Archivo Nacional, los cuales se les harán llegar a través del Ministerio de Relaciones Exteriores.

XIV.- DISPOSICION TRANSITORIA: Se les concede a todos los notarios consulares un plazo de seis meses, contado a partir de la publicación de esta directriz, a fin de que cumplan con lo establecido en los considerandos IX y X de la misma, referente al papel de seguridad y sello blanco.

En virtud de lo expuesto, y tomando en cuenta que el notariado consular constituye un ejercicio excepcional por ministerio de ley, se dispone que aquéllos funcionarios diplomáticos autorizados para el desempeño de funciones notariales en el extranjero, deben ajustar sus actuaciones, al Código Notarial y a los términos aquí contenidos, así como a cualquier otra disposición que esta Dirección emita para la fiscalización, vigilancia y control de su ejercicio; sin perjuicio de las disposiciones vigentes en materia consular.