1. Lugar y fecha de emisión

2. Órgano que lo emite

3. Firma del funcionario facultado para hacer la solicitud

4. Especificar mediante un cuadro lo siguiente:

d.1. Bien o servicio requerido.

d.2. Cantidad.

d.3. Calidad.

d.4. Detalles y especificaciones de tipo técnico.

d.5. Visto bueno del Órgano Técnico especializado que autorice la compra.

5. Describir la unidad u órgano que utilizará el bien o servicio.

6. Anotar el saldo presupuestario existente a la fecha y asignado al programa del que se deducirán los egresos.

Descripción del proceso:

1. Se recibe la solicitud por los bienes y/o servicios, la cual se consigna con sello de recibido.

2. Se hace la apertura del expediente.

3. Se procede a la calificación de los requisitos solicitados.

4. Si no son conforme, se le comunicara por escrito al solicitante que complete los requisitos omitidos. Según el artículo 6º de la Ley Nº 8220 tendrá 10 días hábiles para corregir la información.

5. Si son conforme, se procede a verificar y determinar el tipo de compra de acuerdo con el monto asignado para la adquisición de dicho bien o servicio, todo de acuerdo con el artículo 28 de la Ley de Contratación Administrativa.

6. Si es compra directa, se procederá a solicitud de cotizaciones o proformas a diversos proveedores.

7. Esta invitación, de acuerdo con el tipo de contratación que se trate, deberá realizarse por cualquiera de los siguientes medios:

a) Vía telefónica de la cual siempre se dejará constancia en el expediente, indicando la hora y fecha de la llamada, la persona con quien se concretó la invitación, las calidades de esa persona y su puesto en la empresa, los términos en que se concretó la invitación.

b) Vía facsímile o correo electrónico, trasladando un documento en que se consigne la invitación practicada y una carátula de recibido que permita demostrar la confirmación de la entrada del fax o el correo electrónico y los datos generales de la comunicación practicada por esta vía.

c) Vía correo certificado o manifestado, trasladando un documento en que se consigne la invitación practicada y llenando las boletas de la oficina de correos correspondientes con los sellos necesarios en cada caso.

d) Vía publicación en Diario Oficial La Gaceta y/o en un periódico de circulación nacional, siendo necesario adjuntar en el expediente el recorte de la publicación hecha y consignando al margen del mismo la fecha y el medio en que se publicó.

e) En invitación además deberá ser clara en el sentido de que no se aceptarán ofertas que no tengan un plazo de vigencia de al menos treinta días y con todos los demás requisitos que se exigen para participar en la contratación, expresados en lenguaje diáfano.

8. Una vez obtenidas las cotizaciones o proformas se adjudicará a la empresa respectiva y se continuará con la emisión de la orden de compra.

9. Si la compra es por medio de una licitación se redactará el cartel, en donde se detallará claramente lo que se requiere o necesita para la adquisición de un bien o servicio, en él se incluirán los procedimientos, trámites, requisitos, plazos de tiempo, modo de entrega de la mercadería o forma en que se llevará a cabo el servicio a prestar de acuerdo con lo estipulado en el artículo 45 de la Ley de Contratación Administrativa con respecto al contenido del cartel.

10. Seguidamente se publicará el cartel invitando a los proveedores a participar en la contratación de bienes y/o servicios. La invitación se publicará en el Diario Oficial La Gaceta y en los diarios nacionales o extranjeros que decida la administración. El cartel y sus anexos deberán estar a disposición de cualquier interesado al menos desde el día en que aparezca la invitación en el Diario Oficial. Queda facultada la administración para cobrar el costo de impresión o reproducción de dicho material, esto de acuerdo con el artículo 46 del Reglamento General de Contratación Administrativa.

11. Las ofertas se recibirán de acuerdo con el plazo estipulado en el cartel y se regirá y calificará de acuerdo con los artículos 48, 49, 50, 51, 52, 53 y 54 del Reglamento General de Contratación Administrativa. En el momento de recibir las ofertas éstas se numerarán de acuerdo con el orden en que sean entregadas a la Proveeduría y se llevará un acta de los procedimientos realizados anotando hora, fecha, participantes, inconformidades, firmas de representantes, etc.

12. Una vez realizado dicho procedimiento se calificarán las ofertas.

13. En caso de que estas no sean conforme, se les comunicará a los participantes para que subsanen cualquier defecto formal o se supla cualquier información o documento trascendente omitido, para lo cual se darán 5 días hábiles, de acuerdo con el artículo 56 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

14. Si las ofertas son conforme, se procede a la adjudicación de acuerdo con el plazo vigente en el cartel.

15. La adjudicación será comunicada al proveedor electo, para que este se prepare con la entrega una vez que reciba la orden de compra.

16. La Proveeduría certificará si la o las empresas adjudicadas están inscritas en el Registro de Proveedores de la Municipalidad de Pérez Zeledón y procederá a solicitar a Tesorería la certificación del disponible presupuestario y al Alcalde el acuerdo de pago para que éste lo presente al Concejo Municipal.

17. Si es necesario, se emitirá un contrato donde se especifiquen las tareas a cumplir y los plazos fijados para el cumplimiento de la contratación del servicio.

18. Posterior a la firma de las dos partes contratantes, una vez recibida la certificación de Tesorería y el acuerdo de pago en firme, se determinará la necesidad de refrendo tanto interno, en este caso por la Asesoría Legal, como externo ante la CGR, dependiendo el monto de la compra.

19. Una vez otorgado el refrendo, se emite la orden de compra, y se traslada al Alcalde para que este la autorice. Seguidamente la trasladará a la Tesorería en donde darán el visto bueno y otorgarán la firma, regresándola a la Proveeduría para que esta Unidad entregue el original al proveedor correspondiente y las demás copias se archivarán en Tesorería, Contabilidad, Bodega y Archivo de la Proveeduría Municipal.