1. Los documentos serán facilitados en préstamo únicamente a los funcionarios debidamente nombrados en propiedad, en el ejercicio de sus funciones.

2. En caso de ser información tributaria, deberá presentarse autorización por escrito, suscrita por el Jefe de Área respectivo a quién corresponde la documentación.

3. En caso de ser información de expedientes de exfuncionarios, únicamente podrán prestarse a funcionarios de la Unidad de Recursos Humanos.

4. En caso de ser información declarada de acceso restringido por resolución del Alcalde, deberán presentar autorización por escrito del Alcalde Municipal a fin de que le sean prestados los documentos.

5. Firmar la respectiva fórmula de préstamo que para tal efecto se lleva en la Unidad de Archivo Central.

6. Devolver los documentos al Archivo Central en un plazo de hasta 15 días calendario.

7. En caso de que no sean devueltos en este plazo, se deberá solicitar al Archivo una prórroga por un plazo igual.

8. Únicamente a la Unidad de Asesoría Legal y Auditoría Interna tienen un plazo de entrega de un mes calendario, prorrogable por un período igual previa solicitud al Archivo.

9. El Archivo no prestará documentos a los funcionarios que no hayan devuelto documentos con plazo vencido, hasta que estos sean devueltos se podrá tramitar el préstamo solicitado.

Descripción del proceso:

1. El proceso inicia cuando el funcionario se presenta a la Unidad de Archivo a solicitar en forma verbal la información que requiere.

2. Se procede a la verificación del acceso a los documentos.

3. Se deniega el préstamo si no cumple con los requisitos.

4. Se tramita el préstamo si cumple los requisitos.

5. Se archiva en el control de préstamos la boleta de préstamos.

6. Si el documento no es devuelto en el plazo, solicitar su devolución.

7. Si el documento es devuelto en el plazo, sellar boleta con el sello devuelto.

8. Archivar la boleta.