Despacho del Contralor General.—San José, a las ocho horas del treinta de agosto de dos mil dos.
Considerando:
1º—Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica establecen a la Contraloría General de la República como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública, y que el artículo 12 de la Ley Nº 7428 la designa como órgano rector del Sistema de Control y Fiscalización superiores de la Hacienda Pública.
2º—Que el referido artículo 12 de la Ley Nº 7428 confiere a la Contraloría General facultades para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices de acatamiento obligatorio por parte de los sujetos pasivos, para el uso correcto de los fondos públicos.
3º—Que el artículo 18 de la mencionada ley establece que la Contraloría General fiscalizará que los presupuestos que deben ser sometidos a su aprobación, sean organizados y formulados para cada ejercicio de conformidad con las prescripciones técnicas.
4º—Que de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nº 8131, le corresponde a la Contraloría General de la República aprobar los presupuestos de ingresos y egresos de los fideicomisos que suscriban las entidades a las que se les aplica esa ley, en los que se incorporen fondos públicos, así como emitir las directrices atinentes para un manejo sano de esos recursos.
5º—Que con fundamento en lo antes expuesto es necesario establecer un marco normativo básico para que los planes y presupuestos de los fideicomisos se formulen adecuadamente y conforme con los requerimientos de información de esta Contraloría General, así como disponer de la información básica para el establecimiento de un proceso adecuado de evaluación y de rendición de cuentas. Por tanto,
RESUELVE
1º—Emitir las siguientes:
DIRECTRICES GENERALES PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS PRESUPUESTARIOS DE LOS FIDEICOMISOS CUYOS PRESUPUESTOS DEBEN SER APROBADOS POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
I. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
1.1 Fideicomisos a los que les será aplicable esta normativa. La presente normativa se aplicará a todos aquellos fideicomisos constituidos con fondos provenientes de los entes y órganos públicos a que se refieren los incisos a, b y c del artículo 1º de la Ley Nº 8131. También es aplicable a los fideicomisos de los entes públicos no estatales, las sociedades con participación minoritaria del sector público y las entidades privadas, en lo que respecta a los recursos que hayan sido transferidos o puestos a su disposición, mediante partida o norma presupuestaria, por los órganos y entes que se indican en los incisos del referido artículo 1º y por los bancos estatales.
Debe entenderse que el artículo 14 de la Ley Nº 8131, en lo que respecta al control presupuestario que realizará la Contraloría General, es aplicable a los fideicomisos existentes y a los que se llegaren a constituir en el futuro.
II. FORMULACIÓN DEL PLAN-PRESUPUESTO DEL FIDEICOMISO.
2.1 Proceso de formulación. El proceso de formulación del plan y el presupuesto contempla las acciones coordinadas necesarias para la incorporación, en los documentos correspondientes, de los resultados físicos y financieros previstos.
2.2 Plan. Como marco de referencia del presupuesto, deberá formularse un plan anual operativo o un plan de trabajo, en donde se expresan los resultados físicos previstos de la gestión del fideicomiso durante el período correspondiente
2.3 Aspectos que deben considerarse en la formulación del plan. El plan deberá considerar los siguientes aspectos:
a) Objetivos generales y específicos del fideicomiso para el período, los cuales deben estar acorde con los definidos por la ley que dio origen a su constitución, con los propósitos del contrato correspondiente y con las políticas dictadas por el fideicomitente.
b) Metas.
c) Unidades de medida para cada una de las metas.
d) Responsables de los objetivos y metas.
e) Los recursos necesarios para cumplir con los objetivos y metas.
2.4 Presupuesto. El presupuesto es el documento mediante el cual se expresa en términos financieros el plan anual operativo o plan de trabajo, de manera que contiene el detalle de los ingresos y egresos previstos para el fideicomiso en el período de un año (1 de enero al 31 de diciembre).
2.5 Requisitos que deben observarse en la formu-lación del presupuesto. En la formulación del presupuesto deben observarse los siguientes requisitos:
a) Utilizar como marco de referencia los principios presupuestarios contenidos en el artículo 5 de la Ley Nº 8131 "Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos", y en el "Manual de normas técnicas sobre presupuesto que deben observar las entidades, órganos descentralizados, unidades desconcentradas, y municipalidades, sujetos a la fiscalización de la Contraloría General de la República".
b) Debe existir vinculación con los objetivos y metas planteados en el plan anual operativo o plan de trabajo.
c) Incorporar todos los ingresos y egresos que se originen de la actividad del fideicomiso.
* d) Clasificar los ingresos y gastos previstos, en los términos que se indican en los anexos Nº 1 y 2, los cuales se pueden desagregar para uso interno, de acuerdo con los requerimientos de información del
fideicomiso.
* NOTA DE SINALEVI:
La Contraloría General de la República, mediante Resolución No. 41 de 23 de
mayo de 2005, modifica el punto 2.5 d, al disponer lo siguiente:
"
En
lo que respecta a la Directrices Generales para la presentación de los
documentos presupuestarios de los Fideicomisos cuyos presupuestos deben ser
aprobados por la Contraloría General de la República Nº D-3-2002- CO-DFOE, se
modifica en lo pertinente al
punto 2.5 d.
III. PRESENTACIÓN DEL PLAN Y EL PRESUPUESTO DEL FIDEICOMISO ANTE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
3.1 Fecha de presentación del plan-presupuesto. El plan y el presupuesto ordinario deberán presentarse ante la Contraloría General de la República a más tardar el 30 de setiembre del año anterior al período de su vigencia. En el caso de los fideicomisos creados con posterioridad a esa fecha, deberá presentarse el documento presupuestario una vez que se haya cumplido con los requisitos legales para su constitución y previo a que inicien operaciones.
3.2 Número de ejemplares del documento. Deberá remitirse original y copia de esos documentos, con una carta de presentación suscrita por el funcionario responsable de la institución fideicomitente, con las observaciones que considere pertinentes.
3.3 Contenido del documento. La documentación del plan-presupuesto deberá incluir lo siguiente:
a) Índice del contenido del plan-presupuesto y sus páginas con numeración corrida.
b) Visto bueno sobre el documento de plan-presupuesto del órgano que sea legal y contractualmente competente para tal efecto.
c) Base legal del fideicomiso y copia del contrato y sus adenda. Esta información, en tanto no sufra cambios, se incorporará únicamente la primera vez que el presupuesto sea enviado a la Contraloría.
d) Estructura organizativa.
e) Plan anual operativo o plan de trabajo.
f) Presupuesto de ingresos.
g) Presupuesto de egresos.
h) Justificación de ingresos. Se deben incluir explicaciones de los ingresos que por su monto y características así lo ameritan.
i) Justificación de los gastos con los detalles que se consideren necesarios. De requerirse, se ha de indicar la base legal o criterio jurídico que respalda determinado gasto propuesto.
j) Anexos.
3.4 Información sobre el plan. El plan deberá contener al menos, la información relativa a lo que se indica en la sección II de este documento y sobre su vinculación con el presupuesto.
* 3.5 Clasificación de ingresos y egresos. Los ingresos y egresos deberán clasificarse y presentarse conforme con los formatos que se incluyen en los anexos Nº 1 y 2, sin perjuicio de que internamente se lleven registros más desagregados. Para los ingresos se utilizará la clasificación económica y, en el caso de los gastos, se clasificarán según su objeto.
* NOTA DE SINALEVI:
La Contraloría General de la República, mediante Resolución No. 41 de 23 de
mayo de 2005, modifica el punto 3.5, al disponer lo siguiente:
"
En
lo que respecta a la Directrices Generales para la presentación de los
documentos presupuestarios de los Fideicomisos cuyos presupuestos deben ser
aprobados por la Contraloría General de la República Nº D-3-2002- CO-DFOE, se
modifica en lo pertinente al
punto 3.5.
IV. AJUSTES AL PRESUPUESTO.
4.1 (Derogado mediante Resolución de la
Contraloría General de la República Nº CO-67-2000 del 25 de
agosto del 2006)
4.2 (Derogado mediante Resolución de
la Contraloría General de la República Nº CO-67-2000 del 25 de
agosto del 2006)
4.3 (Derogado mediante Resolución de
la Contraloría General de la República Nº CO-67-2000 del 25 de
agosto del 2006)
4.4 (Derogado mediante Resolución de
la Contraloría General de la República Nº CO-67-2000 del 25 de
agosto del 2006)
V. EJECUCIÓN DEL PLAN-PRESUPUESTO Y LIQUIDACIÓN PRESUPUESTARIA.
5.1 Ejecución del presupuesto. El presupuesto se deberá ejecutar de conformidad con lo siguiente:
a) Realizarse de acuerdo con los objetivos y metas del plan y las normas legales y contractuales vigentes que rigen el fideicomiso.
b) Ajustarse a las asignaciones presupuestarias aprobadas.
c) Llevar registros adecuados y oportunos que reflejen claramente las transacciones que se realizan en el fideicomiso.
5.2