Artículo
26.—Condiciones de pago a proveedores. Todo pago realizado a los
proveedores por parte del responsable del Fondo Fijo-Caja Chica deberá quedar
registrado en el sistema electrónico vigente y contar con el respaldo de una
solicitud de pedido de compra por caja chica, original del pedido de compra, de
una factura comercial, tiquete o comprobante y cumplir con los siguientes
requisitos para su cancelación:
a)
Factura confeccionada en original a nombre de la institución respectiva,
indicando los bienes o servicios adquiridos, la fecha de adquisición. Asimismo,
la factura deberá cumplir con las disposiciones establecidas por la Dirección
General de Tributación.
b)
En caso de pérdida de la factura original, se podrá aceptar una copia o fotocopia
que deberá estar sellada y firmada por el encargado de la empresa responsable
de estos trámites, haciendo constar que es copia fiel de la factura original.
El jefe de programa deberá dar el visto bueno para que el funcionario a su
cargo presente dicho documento en sustitución de la factura original ante la
Unidad Financiera, para que ésta pueda realizar el trámite de pago y el
respectivo reintegro e informar a la Tesorería Nacional.
c)
Toda factura deberá contar con sello de cancelación y contener la siguiente
información: nombre del Ministerio respectivo, fecha, número de cédula
jurídica, monto, y nombre comercial de la casa proveedora e indicar si el pago
se realizó en efectivo, por medio de cheque o transferencia electrónica.
Para
los casos de un tiquete de caja u otro tipo de comprobante que sustituya a la
factura estos deberán cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección
General de Tributación. El monto límite para este gasto será aprobado por el
responsable del fondo fijo.
d)
Toda factura, tiquete o comprobante deberá indicar sólo bienes o servicios de
la misma subpartida presupuestaria.
e)
No se admitirán facturas con enmiendas, raspaduras, deterioradas o ilegibles.
Las facturas no se pueden modificar o corregir de ningún modo con líquido
corrector, tachaduras o borrones.
f)
Las facturas deberán estar aprobadas por el responsable del Fondo Fijo-Caja
Chica, por la persona autorizada para estos efectos en la Unidad Financiera o
por los responsables en las cajas auxiliares.
g)
La recepción de conformidad de los bienes o servicios, se efectuará con indicación
expresa del nombre, la firma y el número de cédula de la persona autorizada que
los recibió a satisfacción.
h)
Para su liquidación todas las facturas deberán tramitarse dentro del año en el
que estén fechadas, sea durante el período presupuestario vigente. No se podrá
cancelar ninguna factura de un período presupuestario anterior con cargo al
presupuesto vigente, salvo las que se encuentren en el compromiso no devengado
que permite pagar facturas con cargo al presupuesto del año siguiente, siempre
y cuando existan las reservas respectivas y con un tiempo no mayor al 31 de
enero del nuevo período presupuestario.
i)
Otras disposiciones que la Tesorería Nacional considere necesarias para un
adecuado uso de los recursos, las que comunicará oportunamente.