Artículo 6º—La Proveeduría Institucional tendrá las siguientes funciones:

6.1) La definición y establecimiento de los patrones técnicos, las condiciones generales, las especificaciones y los procedimientos para la adquisición de los bienes, sujetos a contratación administrativa.

6.2) Emitir las directrices a seguir por parte de las diferentes dependencias del Ministerio, para la formulación del plan anual de compras.

6.3) Coordinar y analizar con los diferentes programas que conforman la institución, la elaboración del plan anual de compras y sus modificaciones, a que se refiere el artículo 6 de la Ley de Contratación Administrativa, para su debida publicación.

6.4) Elaborar el plan anual de compras consolidado del Ministerio de cada año.

6.5) Publicar el plan anual de compras del Ministerio y sus correspondientes modificaciones.

6.6) Determinar los montos de contratación de conformidad con los lineamientos emitidos por la Contraloría General de la República y comunicarlo a las dependencias del Ministerio.

6.7) Planificar y programar todas las contrataciones de interés del Ministerio, estableciendo con precisión las condiciones generales, las especificaciones técnicas y las normas de calidad correspondientes.

6.8) Informar a todos programas del Ministerio los montos sobre los cuales se requiere aprobación interna, refrendo contralor o apelación según sea el caso.

6.9) Recibir, revisar y analizar todo tipo de documentos que amparen o estén relacionados con la actividad de la Proveeduría Institucional y verificar conforme al ordenamiento jurídico, la modalidad de contratación que corresponda.

6.10) Constatar que la dependencia solicitante haya verificado la efectiva disponibilidad de recursos.

6.11) Velar que en los expedientes administrativos relativos a las contrataciones se encuentre debidamente justificada la necesidad del Programa que pretende la adquisición de un bien o servicio.

6.12) Verificar las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requiera contratar.

6.13) Preparar para la firma del Jerarca del Ministerio, las solicitudes ante la Contraloría General de la República para la autorización de

contrataciones directas.

6.14) Dar inicio al Procedimiento de Contratación a solicitud del Director del Programa.

6.15) Elaborar, o adecuar los carteles o pliegos de condiciones que le sometan a su consideración las dependencias requirentes de bienes y servicios, en los distintos procedimientos de contratación administrativa, dándole la publicidad necesaria, en los medios legalmente establecidos o en el Sistema electrónico de Compras Gubernamentales COMPRARED y poner la información a disposición del público en general.

6.16) Publicar los carteles de licitación o en su defecto realizar las invitaciones a los proveedores cuando corresponda y tramitar el procedimiento hasta la emisión de la orden de pedido.

6.17) Registrar y mantener actualizada la información de todos los procedimientos de contratación administrativa en el Sistema SIGAF y en el Sistema electrónico de compras gubernamentales (COMPRARED), a fin de brindar información oportuna, confiable, y transparente a los administrados, respetando los procedimientos emanados por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

6.18) Realizar los actos formales de apertura de ofertas, en la hora y fecha prevista en el cartel, de conformidad con los procedimientos establecidos para este efecto.

6.19) Levantar las actas de apertura de ofertas y mantener actualizados los expedientes de la contratación.

6.20) Llevar un control de los expedientes de cada contratación administrativa y mantener un archivo para la custodia de los documentos recibidos y de los expedientes de cada contratación.

6.21) Recibir, tramitar y custodiar toda clase de documentos y expedientes relacionados con sus funciones y proceder a su archivo cuando corresponda.

6.22) Poner a disposición de todos los interesados un sistema de consulta expedita y reproducción de documentos pertenecientes a los mismos.

6.23) Recibir, custodiar y proceder a la devolución de muestras, cuando se requiera, de acuerdo con los procedimientos establecidos.

6.24) Recibir, custodiar y dar seguimiento a las garantías de participación y cumplimiento presentadas por los participantes en los diversos procedimientos de contratación.

6.25) Dar trámite a las aclaraciones y subsanaciones de ofertas, de acuerdo con lo establecido en el Reglamento General de Contratación Administrativa.

6.26) Analizar las ofertas recibidas en los procedimientos de contratación con base en los términos que contemple el cartel de licitación, y evaluar las elegibles conforme al sistema y método previsto en aquél, sometiendo sus conclusiones a la Comisión de Recomendación de Adjudicaciones.

6.27) Resolver los recursos de objeción al cartel y de revocatoria de las resoluciones de adjudicación.

6.28) Dictar, en los procedimientos administrativos de contratación que se haya definido, la resolución final de adjudicación, declaratoria de deserción o de contratación infructuosa.

6.29) Realizar los trámites correspondientes para la publicación de la adjudicación.

6.30) Remitir al órgano interno designado para tal efecto, la respectiva documentación para que éste elabore el proyecto de formalización contractual cuando ello corresponda, gestione su respectiva suscripción, así como la obtención del refrendo del Órgano Contralor o la aprobación interna, según corresponda.

6.31) Revisar y autorizar en el sistema automatizado de contratación establecido al efecto, por delegación del Ministro, las órdenes de compra o pedido originadas en adjudicaciones firmes, los cuales deberá firmar únicamente con posterioridad a la aprobación en el mismo sistema automatizado.

6.32) Proceder en coordinación con los técnicos de la institución, con las labores de recepción, almacenamiento y distribución de bienes que ingresen al respectivo Ministerio.

6.33) Recibir y verificar en cada caso que los proveedores entreguen los bienes adjudicados dentro del plazo contractual establecido, y cumplan con las respectivas condiciones de cantidad, calidad y especificaciones técnicas acordadas. A dichos efectos podrá obtener la asesoría y criterio técnico de las dependencias pertinentes del Ministerio o de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

6.34) Tramitar y preparar para firma del Ministro, todo el procedimiento de rescisión y resolución de contratos.

6.35) Realizar todo el procedimiento administrativo para imponer a los Contratistas, las sanciones que se deriven del incumplimiento contractual. De imponerse una sanción, deberá comunicarlo al Registro de Proveedores de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, previa observancia del debido proceso.

6.36) Almacenar y custodiar, en condiciones físicas, técnicas y de seguridad apropiada y bajo un adecuado sistema de control e inventario, los bienes adquiridos por el Ministerio a través de los diferentes procedimientos de contratación administrativa.

6.37) Realizar los trámites requeridos para el pago de contrataciones con proveedores radicados en el exterior, así como lo relativo a las exenciones de impuestos que resulten aplicables y al desalmacenaje de las mercancías correspondientes.

6.38) Tramitar el pago de los proveedores ante el Departamento de Recursos Financieros.

6.39) Distribuir de acuerdo al procedimiento establecido, los bienes señalados en el punto 6.36) en acatamiento a lo establecido en el Reglamento de Administración de Bienes emitido por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

6.40) Ejercer control y darle el debido seguimiento actualizado a través de un Inventario permanente a todos los bienes del Ministerio, según la reglamentación y manuales técnicos que se dicten sobre el particular.

6.41) Elaborar informes periódicos del Inventario de bienes del Ministerio para su remisión a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

6.42) Mantener al día el registro de los activos del Ministerio, de acuerdo con su identificación y asignación a las unidades administrativas.

6.43) Mantener actualizados los valores de cada uno de los materiales y suministros del Ministerio.

6.44) Mantener actualizados los valores de los bienes patrimoniales del Ministerio.

6.45) Administrar la bodega Ministerial de materiales.

6.46) Llevar un control de inventarios permanentes de todos los bienes institucionales y remitir los informes necesarios a las entidades competentes.

6.47) Tramitar los procedimientos de remate para vender o arrendar bienes muebles o inmuebles.

6.48) Mantener en coordinación con la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, debidamente actualizado el Registro de Proveedores de la Administración Central en todas las áreas de interés del Ministerio.

6.49) Tener disponible y accesible para los Departamentos que conforman la Dirección Administrativa y Financiera, el Catálogo de mercancías de la Administración Central y precios de referencia.

6.50) Controlar la correcta utilización de los procedimientos de contratación administrativa por parte de los funcionarios competentes, así como el correcto funcionamiento del Subsistema de Almacenamiento y Distribución de Bienes.

6.51) Mantener controles sobre las contrataciones que se pacten y velar porque éstas se cumplan de acuerdo con los programas, fechas y plazos establecidos.

6.52) Informar a la Dirección de Bienes y Contratación Administrativa, cuando se tuviere conocimiento de la existencia de personas físicas o jurídicas afectadas por el régimen de prohibiciones con el fin de que ésta actualice sus registros.

6.53) Coordinar sus funciones con las demás dependencias y unidades administrativas de su Ministerio, y con las entidades externas contraloras, fiscalizadoras y ejecutoras del gasto público.

6.54) Preparar y remitir la información que exija el ordenamiento jurídico en las materias propias de sus funciones, a los órganos internos o externos del respectivo Ministerio.

6.55) Coordinar lo pertinente con las otras unidades administrativas internas del Ministerio, cuando así se requiera para que se tomen las acciones apropiadas que en derecho correspondan, observándose en tal caso, normas y trámites del debido proceso, en situaciones tales como incumplimientos por parte de los contratistas, resoluciones o modificaciones contractuales, ejecución de garantías, sanciones administrativas, reclamaciones de orden civil o penal.

6.56) Cumplir con el bloque de legalidad en la realización de todas sus actuaciones.

6.57) Otras actividades propias de la gestión.