Artículo 198.—Formalización contractual.
La relación contractual válida y perfeccionada se formalizará en simple
documento en los siguientes casos: cuando resulte imprescindible para el correcto
entendimiento de los alcances de los derechos y las obligaciones contraídas por
las partes; cuando por seguridad jurídica en razón del objeto sea necesario,
tales como obra pública, contratos de ejecución continuada, entre ellos,
arrendamiento y servicios; o cuando por disposición de la Contraloría General
de la República en razón de sus labores de fiscalizador de la Hacienda Pública
así lo requiera.
Dicho documento será suscrito por el funcionario
legalmente facultado para ello y por el representante legal de la cocontratante y deberá contener una breve descripción de
los elementos esenciales de la relación contractual entre ellos la estimación
del negocio y adjuntarse las especies fiscales que correspondieren o entero de
gobierno que demuestre su cancelación.
En aquellos casos que si se requiera de la
formalización, dentro de los cinco días hábiles posteriores a la firmeza de la
adjudicación, la Administración comunicará al adjudicatario el día en que
deberá presentarse a suscribir la formalización contractual, previo rendimiento
satisfactorio de la garantía de cumplimiento. Dicho plazo no podrá exceder los
diez días hábiles, salvo que el cartel disponga justificadamente un plazo mayor
o exija la constitución de una sociedad en cuyo caso el plazo será de hasta
tres meses.
Suscrita la formalización, la entidad
contratante dispondrá de tres días hábiles para enviarlo a aprobación interna o
refrendo, según corresponda. La Contraloría General de la República deberá
resolver la solicitud dentro de un plazo de veinticinco días hábiles cuando se
trata de contratos resultado de una licitación pública y de veinte días hábiles
en los restantes casos. De requerir la contratación aprobación interna la solicitud
deberá resolverse en un plazo de quince días hábiles para licitaciones públicas
y diez días hábiles en los restantes casos.
Cuando no resulte necesario formalizar una
contratación, el documento de ejecución presupuestaria denominado pedido, orden
de compra u otro similar, en el tanto incluya la descripción del bien, nombre
del contratista, plazo de entrega y monto del contrato, constituirá instrumento
idóneo junto al expediente administrativo en que se sustenta, para que se
ejerza la fiscalización del procedimiento, así como para continuar con los
trámites de ejecución contractual y pago respectivo, todo bajo responsabilidad
del funcionario que la emite.
Sólo requerirá formalización en escritura
pública las contrataciones administrativas que por su naturaleza requieran de
dicho documento y deban inscribirse en el Registro Nacional, así como las que
por ley tengan que sujetarse a ese requisito.
(Corrida su
numeración por el artículo 2° del decreto ejecutivo N° 40124 del 10 de octubre
del 2016, que lo traspasó del antiguo 190 al 198)