Artículo 11.—Expediente. Una vez tramitada la decisión inicial, se conformará un expediente por la Proveeduría como unidad encargada de su custodia. Dicho expediente deberá estar debidamente foliado y contendrá los documentos en el mismo orden en que se presentan por los oferentes o interesados, o según se produzcan por las unidades administrativas internas. Los borradores no podrán formar parte de dicho expediente.

La incorporación de los documentos al expediente no podrá exceder de dos días hábiles una vez recibidos por la Proveeduría. Para ello, la Administración, deberá adoptar las medidas necesarias a fin de cumplir la actualización del expediente. Las dependencias internas deberán remitir los estudios dentro de los dos días hábiles siguientes a su emisión.

Todo interesado tendrá libre acceso al expediente que podrá ser consultado en la Proveeduría institucional, dentro del horario que establezca la Administración, el cual deberá considerar todos los días hábiles y una cantidad de horas apropiadas para la consulta. En caso de que el expediente se encuentre en alguna otra dependencia, así se deberá indicar al consultante, quien podrá accesarlo en la respectiva oficina donde se encuentre el expediente.

Quedan excluidos del acceso de las partes y el público en general, los documentos de los oferentes aportados con la única finalidad de aclarar requerimientos particulares de la Administración, siempre y cuando así lo solicite la parte interesada y la entidad licitante, mediante acto razonado, así lo acuerde. De los documentos calificados como confidenciales, se conformará un legajo separado, a fin de que se garantice el libre acceso al resto del expediente.

Cuando se cuente con sistemas electrónicos implementados por la Administración que cumplan con las medidas de seguridades requeridas por la Ley de Contratación Administrativa Ley Nº 7494 y sus reformas, la presente reglamentación, la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley Nº 8454 y su Reglamento, se utilizará el expediente electrónico a efecto de tenerlo a disposición de cualquier interesado en consultarlo.

La Administración deberá conservar en medio magnético u óptico, toda la información relativa al concurso en el expediente electrónico; durante un período mínimo de cinco años posterior a la ejecución total del respectivo contrato. En materia de archivo de expedientes electrónicos se aplicará lo dispuesto en la normativa establecida por la Dirección General de Archivo Nacional.