1. Aspectos Generales

1.1. Ámbito de aplicación

La presente normativa se aplicará a todas aquellas instituciones comprendidas en los incisos a), b) y c) del artículo 1º de la Ley N° 8131 y que hayan constituido o lleguen a constituir fideicomisos con fondos públicos.

También es aplicable a los fideicomisos de los entes públicos no estatales, las sociedades con participación minoritaria del sector público y las entidades privadas, en lo que respecta a los recursos que hayan sido transferidos o puestos a su disposición, mediante partida o norma presupuestaria, por los órganos y entes que se indican en los incisos del referido artículo 1º y por los bancos estatales.

1.2. Alcance

Estas directrices constituyen un marco de referencia de carácter general, a partir del cual debe darse la emisión de normativa específica por parte de la institución fideicomitente y el fiduciario, según corresponda.

La Contraloría General de la República, según su ámbito de competencia y por medio de la Gerencia de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa del órgano contralor, podrá emitir la normativa específica que corresponda.

1.3. Definiciones

Para los efectos de estas directrices se entiende por:

Aprobación presupuestaria: Fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos técnicos, legales y administrativos, mediante la cual la autoridad competente conoce, verifica y aprueba el presupuesto formulado y las variaciones que de éste se le planteen para dar cumplimiento a los objetivos y metas establecidos para el ejercicio presupuestario, otorgándole la validez y eficacia jurídica al presupuesto para su respectiva ejecución.

Control presupuestario: Fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo que se aplican para garantizar el cumplimiento eficiente, efectivo y económico del presupuesto y de los respectivos objetivos y metas.

Ejecución presupuestaria: Fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo que, partiendo del presupuesto aprobado, se aplican para el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos y metas establecidas en los presupuestos.

Evaluación presupuestaria: Fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo, mediante los cuales se analiza y valora sistemática y oportunamente la economía, eficiencia, eficacia y calidad de los resultados físicos y financieros de los programas, así como la administración de los ingresos, en relación con la planificación, programación y las estimaciones contenidas en el presupuesto.

Formulación presupuestaria: Fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo para la elaboración del plan anual operativo y el presupuesto del fideicomiso, de manera que estos expresen la asignación óptima de los recursos disponibles, con el fin de atender los requerimientos de los planes de mediano y largo plazo y satisfacer las necesidades que dieron origen a los objetivos y fines para los que fue creado el fideicomiso

.Jerarca: Superior jerárquico, unipersonal o colegiado del órgano o ente, quien ejerce la máxima autoridad. 

Presupuesto: Es el instrumento que expresa en términos financieros el plan anual operativo, mediante la estimación de los ingresos probables y los egresos necesarios para cumplir con los objetivos y las metas establecidas.

Programación de la ejecución presupuestaria: Conjunto de actividades que se programa ejecutar durante un periodo para dar cumplimiento a la programación presupuestaria y que conforme a sus requerimientos permite establecer la programación financiera de la ejecución, posibilitando identificar el volumen y composición de los gastos en relación con los recursos previsibles para el cumplimiento de los objetivos y metas. La programación de la ejecución presupuestaria posibilita compatibilizar el ritmo óptimo de la ejecución presupuestaria con la disponibilidad de recursos financieros.

Programación presupuestaria: Conjunto de acciones coordinadas, íntimamente ligadas entre sí, que permiten mediante la participación activa de los niveles directivos responsables, tanto en el plano institucional como en el programático, traducir los planes de largo y mediano plazo en un plan anual.

1.4. Límite de la acción financiera del fideicomiso

El presupuesto debidamente aprobado por las instancias competentes será el límite de la acción financiera del fideicomiso, al cual deberán ajustarse la institución fideicomitente y el fiduciario, según corresponda. Ese límite podrá ser variado mediante los mecanismos que el ordenamiento jurídico prevé, entre ellos los que la Contraloría General dicte al respecto, dentro del campo específico de su competencia.

1.5. Vinculación con el sistema de administración financiera de la institución fideicomitente

Las unidades y funcionarios responsables del sistema de administración financiera de la institución fideicomitente, deberán establecer los mecanismos y procedimientos para su adecuada vinculación con el proceso presupuestario de los recursos fideicometidos, sin perjuicio de las responsabilidades que corresponden legal y contractualmente al fiduciario.

1.6. Responsabilidades de la institución fideicomitente y del fiduciario en relación con el bloque de legalidad

Los funcionarios de la institución fideicomitente, dentro de actividades del proceso presupuestario del fideicomiso en que sean competentes, serán responsables de verificar el cumplimiento del bloque de legalidad aplicable, de manera que se garantice la gestión eficiente, eficaz y económica de los recursos del fideicomiso.

Los funcionarios competentes del fiduciario deberán ajustar su gestión el bloque de legalidad atinente, especialmente en cuanto a la materia presupuestaria y de responsabilidades.

Al respecto, en ambos casos, dichos funcionarios deben dejar constancia en los documentos presupuestarios manifestando su conformidad, así como cualquier otra apreciación y hecho relevante que se estime pertinente.

1.7. Mecanismos y procedimientos para que los sujetos pasivos realicen la verificación del bloque de legalidad

La Gerencia de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, podrá establecer mecanismos y procedimientos para que los funcionarios competentes de la institución fideicomitente y del fiduciario, cada uno de acuerdo con las responsabilidades que legal y contractualmente les corresponde, realicen la verificación del bloque de legalidad que debe cumplir el presupuesto de los fideicomisos sujetos a la aprobación presupuestaria de la Contraloría General de la República.

1.8. Mecanismos y procedimientos para la participación

La unidad competente de la institución fideicomitente deberá establecer los mecanismos necesarios que garanticen que en el proceso presupuestario del fideicomiso se dé la participación del jerarca y de los responsables de los programas, según lo que legal y contractualmente corresponda, sin perjuicio del apoyo que les deben brindar los encargados de otras áreas y de las responsabilidades que le competen al fiduciario. 

Para tal efecto deberá, al menos, identificar las unidades administrativas y funcionarios de la institución fideicomitente y del fiduciario con responsabilidades asignadas en relación con el fideicomiso, así como los respectivos mecanismos de coordinación.

1.9. Sobre la extinción del fideicomiso y el efecto en el presupuesto del fideicomiso y de la institución fideicomitente

En caso de que se extinga el fideicomiso, la administración de la institución fideicomitente deberá efectuar los cambios que sean procedentes en el presupuesto del fideicomiso. De igual manera deberá realizar oportunamente los ajustes correspondientes en su presupuesto.

En ambos casos, los ajustes deberán hacerse de acuerdo con los requisitos, condiciones y procedimientos establecidos por las instancias internas y externas competentes.

2. Fase de Formulación presupuestaria

2.1. Aspectos generales

2.1.1. Alcance

En la formulación presupuestaria del fideicomiso se integrará coordinada y coherentemente, la programación presupuestaria y la presupuestación de los ingresos y gastos de un año.

2.1.2. Proceso de formulación

El proceso de formulación del plan y el presupuesto del fideicomiso contempla las acciones coordinadas necesarias para la indicación, en los documentos correspondientes, de los resultados físicos y financieros previstos.

2.2. El proceso presupuestario y la planificación

2.2.1. Planificación operativa

El proceso presupuestario deberá iniciar con una adecuada planificación operativa para el año a cargo de la institución fideicomitente, sin perjuicio de los mecanismos que defina para la participación del fiduciario.

2.2.2. Plan anual operativo

Como marco de referencia del presupuesto deberá formularse un plan anual operativo del fideicomiso, en donde se expresen los resultados físicos previstos de su gestión durante el período correspondiente, considerando en lo pertinente, el plan anual operativo de la propia institución fideicomitente.

2.2.3. Naturaleza del plan anual operativo del fideicomiso

El plan anual operativo del fideicomiso deberá referirse a la administración, por parte del fiduciario, de los recursos fideicometidos.

Las instancias relacionadas con el proceso de planificación de la institución fideicomitente deberán establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para que ese plan anual sea formulado, aprobado, ejecutado, controlado y evaluado, sin perjuicio de las responsabilidades que le puedan corresponder legal y contractualmente al fiduciario.

2.2.4. Vinculación del presupuesto con los planes de mediano y largo plazos de la institución fideicomitente

Como marco de referencia del plan anual operativo y del presupuesto del fideicomiso, deberán considerarse los planes de mediano y largo plazos de la institución fideicomitente.

2.2.5.    Aspectos que deben considerarse en la formulación del plan anual operativo

El plan anual operativo del fideicomiso deberá contemplar, al menos, los siguientes aspectos:

a) Objetivos del fideicomiso para el período, los cuales deben estar acordes con los definidos por la ley que dio origen a su constitución, con los propósitos del contrato correspondiente y con las políticas dictadas por el jerarca de la institución fideicomitente.

b) Metas.

c) Unidades de medida para cada una de las metas.

d) Responsables de los objetivos y metas.

e) Los recursos presupuestarios necesarios para cumplir con los objetivos y metas.

2.3. Aspectos específicos

2.3.1. Criterios

La administración de la institución fideicomitente y la entidad fiduciaria, de acuerdo con las responsabilidades que legal y contractualmente les correspondan, deberán establecer los mecanismos y procedimientos en la formulación presupuestaria que, al menos, permitan:

a) Ajustarse a los principios presupuestarios.

b) Atender los elementos de la programación presupuestaria, conforme a los requerimientos establecidos por las instancias internas y externas competentes.

c) Establecer una adecuada relación entre los recursos asignados en el presupuesto y los productos (bienes y servicios) finales que justifican la existencia del fideicomiso.

d) Identificar los requerimientos de recursos financieros que permitan dar cumplimiento al plan anual operativo.

2.3.2. Aspectos que deben considerarse en la formulación del presupuesto

La instancia responsable del proceso de formulación presupuestaria de la institución fideicomitente, considerando las obligaciones que le corresponden legal y contractualmente al fiduciario, deberá establecer los procedimientos y mecanismos que permitan que en ese proceso se consideren, al menos, los siguientes aspectos:

a) Los fines de la institución fideicomitente, la ley de autorización del fideicomiso y el respectivo contrato de fideicomiso.

b) Incorporar todos los ingresos y egresos que se originen de la actividad del fideicomiso.

c) Clasificar los ingresos y gastos previstos de conformidad con el detalle de los clasificadores presupuestarios vigentes.

d) Justificar detalladamente el presupuesto de ingresos y egresos, según los requerimientos legales y técnicos establecidos por las instancias internas y externas competentes.

e) Utilizar la técnica del presupuesto por programas, en los casos en que la naturaleza y volumen de las actividades, entre otros aspectos, lo establezcan como necesario.

2.3.3. Elaboración de la programación de la ejecución física y financiera

Durante la fase de formulación las instancias correspondientes de la institución fideicomitente, considerando las obligaciones que le competen al fiduciario, deberán establecer los procedimientos y mecanismos para que se elabore la programación de la ejecución física y financiera de los recursos fideicometidos, la cual considerará los requerimientos de insumos que se utilizarán para cumplir con la producción de bienes y servicios. Esta programación deberá cumplirse en las fases de aprobación, ejecución, control y evaluación.

2.3.4.    Programación de requerimientos de bienes y servicios

Se deberá elaborar un programa anual de adquisiciones, el cual se deberá considerar en las fases de aprobación, ejecución, control y evaluación del presupuesto.

3. Fase de Aprobación presupuestaria

3.1. Aspectos generales

3.1.1. Alcance

La aprobación comprende el análisis y discusión rigurosos del presupuesto previsto para el cumplimiento de los objetivos y metas, por parte de las instancias internas y externas competentes, para fundamentar el correspondiente acto de aprobación a cargo de los responsables respectivos.

3.2. Aspectos específicos

3.2.1. Aprobación presupuestaria interna

3.2.1.1. Nivel de aprobación presupuestaria interna

La aprobación presupuestaria interna se deberá realizar en el nivel de detalle que establezcan los clasificadores presupuestarios utilizados en la formulación del presupuesto.

3.2.1.2. Criterios

La administración de la institución fideicomitente, al menos, deberá:

a) Establecer mecanismos y procedimientos que permitan:

i- El análisis y discusión ordenados y sistemáticos del presupuesto del fideicomiso. 

ii- Obtener de las instancias competentes del fiduciario la información necesaria para el análisis, discusión y aprobación del presupuesto del fideicomiso.

b) Considerar las apreciaciones y hechos relevantes que indique el funcionario competente de la entidad que ejerce el cargo de fiduciario en relación con el respectivo presupuesto.

c) Integrar los resultados de la evaluación de la gestión y el nivel de ejecución del presupuesto alcanzado en el ejercicio presupuestario anterior.

d) Vincular las asignaciones presupuestarias propuestas con los objetivos y metas planteados para el ejercicio.

3.2.1.3. Establecimiento de herramientas para apoyar la aprobación presupuestaria interna

El jerarca y los titulares subordinados competentes de la institución fideicomitente, deberán establecer las herramientas específicas para apoyar la aprobación presupuestaria interna, especialmente las relacionadas con los sistemas de información y las necesarias para verificar el cumplimiento del bloque de legalidad dentro del marco de las obligaciones que legal y contractualmente le corresponden.

3.2.2. Aprobación presupuestaria externa

3.2.2.1. Nivel de aprobación presupuestaria externa

La administración de la institución fideicomitente deberá establecer, considerando las responsabilidades que le corresponden legal y contractualmente al fiduciario, los mecanismos y procedimientos necesarios para que el presupuesto del fideicomiso se presente con el nivel de detalle que definan las instancias externas competentes para su aprobación.

3.2.2.2 Fecha de presentación del presupuesto

El presupuesto inicial deberá presentarse ante la Contraloría General de la República a más tardar el 30 de setiembre del año anterior al período de su vigencia. En el caso de los fideicomisos creados con posterioridad a esa fecha, el documento presupuestario deberá presentarse una vez que se cumpla con los requisitos legales para su constitución ‘79 previo a que inicien operaciones.

3.2.2.3. Estructura del documento de presupuesto

El presupuesto del fideicomiso deberá ser incorporado en un documento que deberá contener al menos los siguientes elementos:

a) Documento de presentación formal del presupuesto.

b) Sección de Ingresos con el nivel de detalle establecido por la instancia externa competente.

c) Sección de Egresos con el nivel de detalle definido por la instancia externa competente.

d) Información adicional para la aprobación presupuestaria, según los requerimientos establecidos por las instancias internas y externas competentes. 

Asimismo, esos documentos deberán ajustarse a los demás requerimientos de forma y de contenido que establezcan las instancias internas y externas competentes.

3.2.2.4. Información adicional para la aprobación presupuestaria

Sin perjuicio de los elementos mínimos que debe contener el documento de presupuesto que sea sometido al proceso de aprobación presupuestaria, se deberá incluir lo siguiente:

a) Índice del contenido del presupuesto y sus páginas con numeración corrida.

b) Acuerdo del jerarca u órgano con la competencia necesaria de la institución fideicomitente, donde conste la aprobación del presupuesto.

c) Base legal del fideicomiso y copia del contrato y sus adenda. Esta información, en tanto no sufra cambios, se incorporará únicamente la primera vez que el presupuesto sea enviado a la Contraloría General.

d) Aspectos relevantes y las características del contrato del fideicomiso:

i- Identificación de la institución fideicomitente, el fiduciario y los beneficiarios.

ii- Objeto del fideicomiso, incluyendo la indicación de los aportes de la institución fideicomitente.

iii- Principales derechos y obligaciones de la institución fideicomitente y del fiduciario.

iv- Relación de la finalidad del fideicomiso con la misión y funciones de la institución fideicomitente.

e) Indicación de las unidades administrativas y funcionarios de la institución fideicomitente y del fiduciario con responsabilidades asignadas en relación con el fideicomiso.

f) Justificaciones del presupuesto de ingresos y egresos, según los requerimientos legales y técnicos establecidos por las instancias internas y externas competentes.

g) Indicación de las apreciaciones y hechos relevantes señalados por el funcionario competente de

3.2.2.5. Número de ejemplares del documento

Deberá remitirse original y copia del presupuesto, con una carta de presentación suscrita por la autoridad superior administrativa de la institución fideicomitente, con las observaciones que considere pertinentes.

4. Fase de Ejecución presupuestaria

4.1. Aspectos generales

4.1.1. Alcance

La ejecución procura, con base en el presupuesto aprobado, el cumplimiento de los objetivos y metas asociados al fideicomiso, mediante una serie de actividades administrativas y operaciones económicofinancieras que permiten la percepción de los ingresos y su utilización en los egresos presupuestados en el ejercicio respectivo.

4.2. Aspectos específicos

4.2.1. Criterios

La administración de la institución fideicomitente, al menos, deberá:

a) Establecer mecanismos para que los resultados del control y evaluación presupuestarias retroalimenten la ejecución del presupuesto.

b) Ejecutar los procedimientos internos de la gestión de los ingresos y egresos presupuestarios según lo establecido por las instancias internas y externas competentes, de manera transparente y acorde con los principios de economía, eficiencia y eficacia.

c) Cumplir la programación establecida para la adquisición de bienes y servicios, así como la correspondiente a la ejecución física y financiera.

d) Suministrar oportunamente los bienes y servicios para la operación del fideicomiso, de conformidad con los requerimientos establecidos en la programación de la ejecución física y financiera.

e) Coordinar oportunamente con aquellas instancias internas y externas que tienen incidencia directa con la ejecución de los ingresos y egresos presupuestarios.

4.2.2. Aspectos que deben considerarse en la ejecución del presupuesto

El presupuesto del fideicomiso se deberá ejecutar de conformidad con lo siguiente:

a) Los objetivos y metas del plan y las normas legales y contractuales vigentes que rigen el fideicomiso.

b) Las asignaciones presupuestarias aprobadas.

c) Las políticas, criterios y procedimientos de registro, que permitan llevar registros adecuados y oportunos que reflejen claramente las transacciones que se realizan en el fideicomiso.

d) Definir los mecanismos y procedimientos, así como las instancias responsables, de la ejecución de los ingresos y egresos.

4.2.3. Variaciones al presupuesto aprobado

4.2.3.1. Mecanismos de variación al presupuesto

El presupuesto aprobado podrá ser ajustado únicamente a través de los mecanismos establecidos por el ordenamiento jurídico vigente, para lo que se deberán considerar los requisitos, procedimientos y condiciones dispuestos por las instancias internas y externas competentes.

4.2.3.2. Realización de las variaciones presupuestarias

La administración de la institución fideicomitente deberá designar la unidad y funcionarios responsables de realizar las variaciones al presupuesto del fideicomiso, sin perjuicio de las obligaciones propias del fiduciario.

4.2.3.3. Reprogramación de la ejecución

La programación de la ejecución física y financiera deberá variarse de acuerdo con los ajustes al presupuesto, cuando corresponda.

4.2.4.    Informes de ejecución física y financiera y liquidación presupuestarias

4.2.4.1. Elaboración

Se deberán elaborar informes periódicos de la ejecución física y financiera del presupuesto y la correspondiente liquidación anual, acorde con las responsabilidades propias del fideicomitente y del fiduciario. Lo anterior sin perjuicio de que se emitan otros informes para efectos del control y la evaluación que deben realizar las instancias competentes de la institución fideicomitente y del fiduciario.

4.2.4.2. Requisitos, procedimientos y condiciones de los informes.

Los informes de ejecución física y financiera del presupuesto se deberán ajustar a los requisitos, procedimientos y condiciones establecidos por el ordenamiento jurídico vigente y por las instancias internas y externas competentes.

5. Fase de Control presupuestario

5.1. Aspectos generales

5.1.1.    Alcance

El control procura, durante la ejecución del presupuesto, medir, prevenir, identificar desviaciones y realizar oportunamente las correcciones que correspondan, para que la ejecución se mantenga dentro de los límites previstos en el presupuesto, en los planes operativos anuales, de mediano y largo plazo y de conformidad con el bloque de legalidad que rige el proceso.

5.1.2.    Responsabilidades de los involucrados en el proceso presupuestario

Los funcionarios involucrados en el proceso presupuestario son responsables del cumplimiento de los controles internos y externos respectivos.

5.2. Aspectos específicos

5.2.1. Criterios

La administración de la institución fideicomitente, al menos, deberá:

a) Establecer mecanismos para que la información y resultados que genere el control del presupuesto retroalimente el proceso presupuestario y la planificación, de forma permanente, consistente y oportuna.

b) Definir los controles sobre el presupuesto que consideren:

i- La consecución de los objetivos del fideicomiso con eficiencia, eficacia y economía de las operaciones. 

ii- El agregar valor y que su beneficio sea superior a su costo.

iii- Los elementos relevantes para el cumplimiento de los fines del fideicomiso.

iv- Las características de las diferentes actividades y procesos relacionados con la ejecución del presupuesto.

c) Desarrollar controles que garanticen que el proceso de ejecución y el suministro de información sean confiables y oportunos, en procura de la protección y conservación del patrimonio contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

d) Divulgar los controles establecidos y verificar su debida aplicación por parte de los funcionarios involucrados.

e) Dar seguimiento al avance físico del plan anual operativo y la ejecución del presupuesto con respecto a los parámetros establecidos para determinar su vinculación, el grado de desviación, sus causas y consecuencias, así como aplicar las medidas correctivas que correspondan, entre ellas variar en lo pertinente el plan anual de adquisiciones y la programación de la ejecución física y financiera.

5.2.2.    Control previo, concomitante y posterior del presupuesto

Las medidas y las prácticas de control definidas por la administración de la institución fideicomitente para la ejecución transparente, eficaz, eficiente y económica de los recursos presupuestarios deberán establecerse en forma previa, concomitante y posterior, lo cual dependerá del tipo de operación financiera y de las orientaciones que establezcan las instancias internas competentes.

5.2.3.    Acatamiento de la normativa emitida por instancias de control externo

El jerarca y titulares subordinados relacionados con el proceso presupuestario de la institución fideicomitente deberán tomar las previsiones y velar para que se cumpla la normativa emitida por las instancias de control externo competentes.

Los responsables del control deberán informar a los niveles jerárquicos respectivos, los resultados de su trabajo y proponer las opciones para que éstos tomen las medidas correctivas del caso.

5.2.4.    Evaluación periódica de los controles presupuestarios

La administración de la institución fideicomitente deberá evaluar periódicamente los controles establecidos, con el fin de procurar una mejor asignación y utilización de los recursos presupuestarios y evitar su despilfarro, así como para ajustarlos a los requerimientos establecidos por las instancias internas y externas competentes.

6. Fase de Evaluación presupuestaria

6.1. Aspectos generales

6.1.1.    Alcance

La evaluación, como parte de la rendición de cuentas, valora cuantitativa y cualitativamente los resultados y los efectos alcanzados en relación con los esperados en el ejercicio presupuestario y su contribución al cumplimiento de los fines, objetivos y metas. Esta fase incluye el análisis de las desviaciones y la determinación de posibles acciones correctivas.

La evaluación presupuestaria debe considerar entre otros, los hechos relevantes de la realidad socioeconómica, así como generar información de interés para la toma de decisiones y ejecución de las respectivas acciones.

6.2. Aspectos específicos

6.2.1. Criterios

La administración de la institución fideicomitente, al menos, deberá:

a) Establecer los mecanismos que permitan la recolección y suministro de la información requerida por las instancias internas y externas competentes para la evaluación, en forma oportuna.

b) Definir los aspectos necesarios para que la información y resultados que genere la evaluación presupuestaria retroalimenten el proceso presupuestario y la planificación, de forma permanente, consistente y oportuna. Al respecto, se deberá determinar y revisar periódicamente, de manera oportuna y expresa, los destinatarios de los resultados de las evaluaciones.

c) Identificar los efectos que tiene la prestación de los bienes y servicios en sus usuarios y destinatarios. Lo anterior sin perjuicio de establecer los mecanismos para medir el impacto de la gestión presupuestaria.

d) Establecer los mecanismos que permitan conocer los requerimientos de información de los destinatarios de los resultados de las evaluaciones, en procura de que el ciudadano pueda verificar la transparencia de la gestión presupuestaria.

6.2.2.    Evaluación sistemática y periódica

La administración de la institución fideicomitente deberá establecer los mecanismos que permitan realizar la evaluación presupuestaria, en forma sistemática y de acuerdo con los requisitos, procedimientos y condiciones establecidos por las instancias internas y externas competentes.

7. Sistemas de Información

7.1. Requerimientos para los sistemas de información

La institución fideicomitente y el fiduciario deberán contar con sistemas de información integrados, así como mantenerlos, para acceder, identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna sobre el presupuesto del fideicomiso, de modo que permita el control interno y posibilite el control externo, fomente la transparencia en la gestión y facilite la rendición de cuentas. Asimismo, deberán establecer los medios tecnológicos y de comunicación que faciliten el intercambio de datos y documentos con los sistemas de información establecidos por las instancias externas competentes.

7.2. Medidas de seguridad para los sistemas de información internos

La administración de la institución fideicomitente y el fiduciario deberán diseñar, implantar y mantener medidas de seguridad para los sistemas internos de información relacionados con el proceso presupuestario del fideicomiso, de manera que se garantice su confiabilidad, la veracidad y exactitud de la información.

7.3. Empleo y actualización de los sistemas externos de información

El jerarca de cada institución fideicomitente deberá establecer las acciones pertinentes para que la información de los sistemas externos se mantenga actualizada y se dé un uso adecuado, conforme los requerimientos que sean establecidos por las instancias competentes.

7.4. Calidad de la información

La unidad encargada del proceso presupuestario del fideicomiso, considerando las responsabilidades que le competen legal y contractualmente al fiduciario, deberá establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para que la información que se genere en dicho proceso sea oportuna, consistente, completa y precisa, así como comprobable por los medios físicos o electrónicos utilizados, de conformidad con los sistemas de información institucionales.

También deberá definir las acciones necesarias para que dicha información retroalimente el proceso presupuestario y la planificación, de forma permanente, consistente y oportuna.

7.5. Documentación

La administración de la institución fideicomitente y el fiduciario deberán implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo apropiados que permitan mantener, de manera actualizada y protegida, la documentación física y electrónica que ampara el desarrollo de cada una de las fases del proceso presupuestario, la cual deberá estar disponible para usuarios internos y externos.