CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

R-CO-8-2007.—Despacho de la Contralora General de la República, a las once horas del nueve de marzo de dos mil siete.

Considerando:

1º—Que los artículos 183 y 184 de la Constitución Política de la República de Costa Rica establecen a la Contraloría General de la República como institución auxiliar de la Asamblea Legislativa en la vigilancia de la Hacienda Pública.

2º—Que derivado de lo establecido en el párrafo penúltimo del artículo 1º de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N° 8131, le corresponde a la Contraloría General de la República dictar las normas técnicas básicas sobre el sistema de administración financiera, a ser aplicadas por las universidades, municipalidades y los bancos públicos.

3º—Que los artículos 10 y 11 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428 establecen el ordenamiento de control y fiscalización superiores de la Hacienda Pública, comprendido por el conjunto de normas que regulan la competencia, la estructura, la actividad, las relaciones, los procedimientos, las responsabilidades y las sanciones derivadas de la fiscalización o necesarios para ésta y cuya finalidad se dirige a garantizar la legalidad y la eficiencia de los controles internos y del manejo de los fondos públicos en los entes sobre los cuales tienen jurisdicción el órgano contralor.

4°—Que el artículo 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República Nº 7428 la designa como órgano rector del Sistema de Control y Fiscalización Superiores de la Hacienda Pública y le confiere facultades para emitir disposiciones, normas, políticas y directrices de acatamiento obligatorio por parte de los entes sujetos pasivos, para el uso correcto de los fondos públicos, entre los cuales se encuentran las universidades, municipalidades, bancos públicos y la Caja Costarricense de Seguro Social.

5º—Que con fundamento en lo antes expuesto es necesario establecer un marco normativo básico que regule el Sistema de administración financiera de las universidades, municipalidades, bancos públicos y la Caja Costarricense de Seguro Social. Por tanto:

RESUELVE:

I.—Emitir las siguientes:

NORMAS TÉCNICAS BÁSICAS QUE REGULAN EL SISTEMA

DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE LA CAJA

COSTARRICENSE DE SEGURO SOCIAL,

UNIVERSIDADES ESTATALES,

MUNICIPALIDADES Y OTRAS

ENTIDADES DE CARÁCTER

MUNICIPAL

Y BANCOS

PÚBLICOS

                                                                                                                    N-1-2007-CO-DFOE

1.         Aspectos Generales

1.1.      Ámbito de aplicación. Estas normas serán aplicables a la Caja Costarricense de Seguro Social, universidades estatales, municipalidades y otras entidades de carácter municipal y bancos públicos.

1.2.      Alcance. Estas normas constituyen un marco de referencia de carácter general, a partir del cual debe darse la emisión de normativa específica, tanto por parte de la administración de las respectivas instituciones, como de la Contraloría General de la República, según su ámbito de competencia.

En este último caso, la Gerencia de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, emitirá la normativa específica que corresponda.

1.3.      Definiciones. Para los efectos de estas normas técnicas básicas se entiende por: Aprobación presupuestaria: Fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos técnicos, legales y administrativos, mediante la cual la autoridad competente conoce, estudia y se pronuncia por medio de acto administrativo sobre el presupuesto formulado y sus variaciones, en función de su conformidad con la planificación anual, y del cumplimiento de las disposiciones del bloque de legalidad y la técnicas que le es aplicable, otorgándole la validez y eficacia jurídica que el presupuesto institucional requiere para su ejecución y para formar parte del marco de referencia de la gestión Institucional.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

Aprobación presupuestaria: Fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos técnicos, legales y administrativos, mediante la cual la autoridad competente conoce, verifica y aprueba el presupuesto formulado y sus variaciones, para dar cumplimiento a los objetivos y metas establecidas para el ejercicio presupuestario, otorgándole la validez y eficacia jurídica al presupuesto para su respectiva ejecución.

Aprobación presupuestaria externa: Proceso por medio del cual el órgano externo competente conoce y estudia el contenido del presupuesto o sus variaciones que le presentan los sujetos pasivos, en función de los objetivos y metas institucionales, así como verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas que le son aplicables. Como resultado de este proceso, la instancia externa competente emite una ley o el acto que las disposiciones legales establezcan, para su aprobación o improbación, parcial o total, otorgándoles en el mismo, la validez y eficacia jurídica que permite su ejecución para el período respectivo.

Aprobación presupuestaria interna: Proceso por medio del cual el jerarca superior u órgano con la competencia necesaria, conoce y estudia el contenido del presupuesto formulado o de las variaciones que se le presenten, en función de los objetivos y metas institucionales, así como verifica el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas que le son aplicables. Como resultado de este proceso, el jerarca superior u órgano competente, emite mediante el acto administrativo establecido para el efecto, su aprobación o improbación, parcial o total, al presupuesto inicial y sus variaciones. 

Esta aprobación otorgará validez y eficacia jurídica, permitiendo su ejecución para el período respectivo, únicamente en aquellos casos en que no se requiera de la aprobación presupuestaria externa. 

Autoridad superior administrativa: Presidente Ejecutivo, Gerente General, Alcalde o funcionario administrativo de mayor rango dentro de la institución u organización, según corresponda. 

Bloque de legalidad: Conjunto de normas jurídicas, escritas y no escritas, a cuya observancia se encuentra obligada la Administración Pública, el cual comprende tanto la ley como las normas de rango superior, igual o inferior a ésta, incluidos los principios generales y las reglas de la ciencia y la técnica.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

Control presupuestario: Fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo que se aplican para garantizar razonablemente el cumplimiento eficiente, efectivo y económico del presupuesto institucional, incluyendo los respectivos objetivos y metas.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

Ejecución presupuestaria: Es la fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo que, partiendo del presupuesto institucional aprobado, se aplican para la recaudación o recibo de los recursos estimados en ese presupuesto, con el propósito de obtener bienes y servicios y ejecutar cualquier otro gasto, en cantidad, calidad y oportunidad necesarios para el cumplimiento eficiente, efectivo y económico de los objetivos y metas establecidos en los planes y programas presupuestarios.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

Evaluación presupuestaria: Fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo, mediante los cuales se analiza y valora en forma sistemática, objetiva y oportuna los resultados físicos y financieros de la administración de los ingresos y la ejecución de los programas presupuestarios, con criterios de eficiencia, eficacia, economía y calidad. Todo lo anterior de acuerdo con la planificación, la programación y las estimaciones contenidas en el presupuesto institucional aprobado, así como del valor público que la institución debe aportar a la sociedad.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

Formulación presupuestaria: fase del proceso presupuestario que comprende el conjunto de normas y procedimientos sistemáticos, coordinados y ordenados de carácter técnico, legal y administrativo para la elaboración del presupuesto institucional.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

Jerarca: Persona que ejerce la máxima autoridad en la institución, superior, unipersonal o colegiado.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

Presupuesto: Instrumento que expresa en términos financieros el plan anual de la institución, mediante la estimación de los ingresos y de los gastos necesarios para alcanzar los objetivos y las metas de los programas presupuestarios establecidos.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

Proceso presupuestario: Conjunto de fases continuas, dinámicas, participativas y flexibles, mediante el cual se formula, aprueba, ejecuta, controla y evalúa la gestión institucional, en sus dimensiones físicas y financieras, de conformidad con el bloque de legalidad.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

Programación de la ejecución presupuestaria: Conjunto de actividades que se  programa ejecutar durante un periodo para dar cumplimiento a la programación presupuestaria y que conforme a sus requerimientos permite establecer la programación financiera de la ejecución, posibilitando identificar el volumen y composición de los gastos en relación con los recursos previsibles para el cumplimiento de los objetivos y metas. La programación de la ejecución presupuestaria posibilita compatibilizar el ritmo óptimo de la ejecución de los programas presupuestarios con la disponibilidad de recursos financieros.

Programación presupuestaria: Conjunto de acciones coordinadas, íntimamente ligadas entre sí, que permiten mediante la participación activa de los niveles directivos responsables, tanto en el plano institucional como en el programático, traducir los planes de largo y mediano plazo en un plan anual.

2.         Sistema de administración financiera institucional

  2.1.    Aspectos generales

2.1.1. Concepto. El Sistema de administración financiera institucional estará conformado por el conjunto de normas, principios y procedimientos utilizados, así como por las unidades administrativas participantes en el proceso de planificación, obtención, asignación, utilización, registro, control y evaluación de sus recursos financieros.

2.1.2. Objetivos. La administración deberá ejecutar las acciones necesarias para que el Sistema de administración financiera institucional cumpla los siguientes objetivos:

a) Promover que la obtención y aplicación de los recursos públicos se realicen según los principios de economía, eficiencia y eficacia.

b) Facilitar información oportuna y confiable sobre el comportamiento económico financiero institucional, mediante el desarrollo de los sistemas de información correspondientes, como apoyo a los procesos de toma de decisiones y evaluación de la gestión.

c) Definir el marco de responsabilidades de los participantes en el Sistema de administración financiera institucional.

2.1.3. Componentes. El Sistema de administración financiera institucional estará conformado por los subsistemas de Presupuesto, Tesorería, Contabilidad y Crédito público, los cuales deben estar debidamente integrados con la finalidad de facilitar el logro de los objetivos y metas institucionales con criterios de eficiencia, eficacia y economía.

Complementario al Sistema de administración financiera institucional debe operar un sistema relativo a la administración de bienes y la contratación administrativa.

2.1.4. Diseño y aprobación de manuales y procedimientos. La unidad competente deberá preparar, aprobar, divulgar y propiciar el conocimiento de manuales que contengan las normas que definan con claridad los procedimientos, participación y responsabilidades de los funcionarios y unidades que intervienen en el desarrollo coordinado e integrado de cada uno de los subsistemas que conforman el Sistema de administración financiera institucional.

2.1.5. Establecimiento de responsabilidades y asignación de recurso. El jerarca y titulares subordinados deberán establecer las responsabilidades de las unidades y funcionarios que intervienen en el proceso de planificación y en el Sistema de administración financiera institucional, quienes deben actuar de manera coordinada e integrada.

También debe tomar las medidas necesarias para que esas unidades dispongan de los recursos necesarios y suficientes para el cabal cumplimiento de sus competencias.

2.1.6. Responsabilidades del jerarca y los titulares subordinados en la verificación del bloque de legalidad. El jerarca y los titulares subordinados, serán responsables por el cumplimiento del bloque de legalidad que regula cada uno de los subsistemas que conforman el Sistema de administración financiera institucional, de manera que garanticen la gestión eficiente, eficaz y económica de los recursos públicos que administran.

2.2. Subsistema de Presupuesto

   2.2.1.   Aspectos generales

2.2.1.1. Concepto. El subsistema de Presupuesto comprende los principios, las técnicas, los métodos y procedimientos empleados, así como los órganos participantes en el proceso presupuestario institucional.

2.2.1.2  Objetivos. La administración deberá ejecutar las acciones necesarias para que el subsistema de Presupuesto cumpla los siguientes objetivos:

a) Presupuestar los recursos según el contexto macroeconómico, de modo que el presupuesto refleje las prioridades y actividades estratégicas consideradas en los planes institucionales de mediano y largo plazo.

b) Lograr que las etapas del proceso presupuestario se cumplan en el tiempo y la forma requeridos.

c) Velar porque la ejecución presupuestaria se programe y desarrolle coordinadamente, utilizando los recursos según las posibilidades financieras, la naturaleza de los gastos y los avances en el cumplimiento de los objetivos y metas.

d) Dar seguimiento a los resultados financieros de la gestión institucional y aplicar los ajustes y las medidas correctivas que se estimen necesarias para garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas así como el uso racional de los recursos públicos.

2.2.1.3. El proceso presupuestario y el plan anual operativo. El proceso presupuestario deberá iniciar con la planificación operativa para el año, el cual comprende una serie de actividades administrativas que involucran al jerarca y titulares subordinados, así como a otros niveles de la organización, quienes determinan los resultados que se esperan alcanzar en el término del ejercicio presupuestario así como las acciones, los medios y recursos necesarios para obtenerlos, considerando las orientaciones y regulaciones establecidas para el corto, mediano y largo plazo, de conformidad con el bloque de legalidad.

Los funcionarios y unidades que intervienen en las fases del proceso presupuestario, deberán procurar que éstas se orienten a dar cumplimiento al plan anual operativo.

2.2.1.4. Fases del proceso presupuestario. El proceso presupuestario constará de las siguientes fases: formulación presupuestaria, aprobación presupuestaria, ejecución presupuestaria, control presupuestario y evaluación presupuestaria.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

2.2.1.5. Cumplimiento de principios presupuestarios. La administración es responsable de que en el proceso presupuestario se cumplan los principios presupuestarios establecidos en el bloque de legalidad y la normativa técnica vigente.

(Así reformada la definición anterior por el punto V de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

2.2.1.6. Designación de responsables. La instancia interna competente deberá designar los funcionarios responsables de los programas y de las unidades que intervienen en el proceso presupuestario.

La participación de éstos se hará de conformidad con el bloque de legalidad y en forma coordinada e integrada, con el fin de procurar la gestión eficaz, eficiente, económica y transparente de los recursos públicos.

2.2.1.7. Rol de los funcionarios de los programas presupuestarios. Los funcionarios de cada programa presupuestario son responsables por los resultados de su gestión física y financiera; asimismo, los titulares subordinados a cargo de los niveles programáticos son los responsables de planificar, accionar y dar seguimiento a su gestión.

2.2.1.8. Ambiente propicio para la planificación en el desarrollo del proceso presupuestario. El jerarca y los titulares subordinados deben procurar que exista un ambiente propicio para la planificación y el desarrollo del proceso presupuestario, que permita su adecuada coordinación y vinculación. Para ello se deberán considerar, al menos, los siguientes criterios:

a) Divulgar y propiciar el conocimiento de la misión, visión y políticas institucionales, así como los productos (bienes y servicios) finales, la población beneficiaria, los requerimientos que ésta demanda y los efectos esperados y alcanzados de la gestión institucional.

b) Divulgar y propiciar el conocimiento de los planes de mediano y largo plazo.

c) Tomar en cuenta los resultados de la evaluación del plan anual operativo del ejercicio anterior.

d) Formular distintos escenarios presupuestarios, tomando como referencia el contexto macroeconómico, de manera que en forma posterior se facilite el ajustar el plan anual operativo a los recursos financieros finalmente aprobados en el presupuesto.

e) Divulgar y dar conocer la normativa legal y técnica que rige cada una de las fases del proceso presupuestario.

f) Formular distintos cursos de acción y elección, en procura de elegir la o las alternativas que permitan alcanzar los resultados esperados con la mayor eficacia, eficiencia, economía y transparencia posible.

g) Establecer los mecanismos y parámetros que permitan la rendición de cuentas sobre la utilización de los recursos y los resultados alcanzados.

h) Establecer los mecanismos que permitan que el desarrollo de las fases del proceso presupuestario se oriente al cumplimiento de los objetivos y metas definidos en el plan anual operativo.

2.2.2.(Derogado por el punto IV de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

2.2.3.(Derogado por el punto IV de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

2.2.4 (Derogado por el punto IV de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

2.2.5. (Derogado por el punto IV de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

2.2.6. (Derogado por el punto IV de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (N-1-2012-DC-DFOE/), aprobadas mediante resolución R-DC-24 del 26 de marzo de 2012)

2.3.      Subsistema de Contabilidad

2.3.1.    Concepto. El subsistema de Contabilidad estará conformado por el conjunto de órganos participantes, principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones y otros hechos de carácter financiero, expresados en términos monetarios. Lo anterior en concordancia con la normativa que sobre el particular emitan las instancias internas y externas competentes.

2.3.2.    Objetivos. La administración deberá ejecutar las acciones necesarias para que el subsistema de Contabilidad cumpla los siguientes objetivos:

a) Registrar de forma sistemática todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera de la institución, así como mostrar que éstas se realizaron de conformidad con las disposiciones legales y técnicas propias de la materia, de manera que permita el control interno y posibilite el control externo.

b) Proveer información útil, adecuada, oportuna y confiable, de fácil análisis e interpretación, que sirva de apoyo para la toma de decisiones del jerarca y titulares subordinados, así como para terceros interesados.

c) Suministrar la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, sobre la gestión financiera, patrimonial y presupuestaria para apoyar las tareas de control y evaluación presupuestaria, de auditoría y otros fines.

d) Posibilitar la integración de las cifras contables de la institución en el Sistema de Cuentas Nacionales, así como para efectos de suministrar la información necesaria para la elaboración de los estados consolidados del sector público.

2.3.3.    Suministro de información. Los funcionarios responsables de suministrar información para efectos contables deberán hacerlo de acuerdo con los procedimientos definidos por la instancia interna competente, de manera que se garantice la confiabilidad, exactitud y oportunidad de dicha información.

2.3.4.    Uniformidad de criterios. El subsistema de Contabilidad empleará criterios uniformes. Para tal propósito se observarán las normas y los principios de contabilidad de aceptación general en el ámbito gubernamental.

2.3.5.    Acatamiento de normativa técnica y disposiciones adicionales. La administración deberá acatar la normativa técnica y disposiciones adicionales, relacionadas con el subsistema de Contabilidad, que adopten y emitan las instancias internas y externas competentes.

2.3.6.    Sistema contable. El sistema contable será integrado, de manera que, a partir del registro único de cada transacción, se generen las correspondientes afectaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales, para lo cual se implementará el criterio de registro establecido en los principios y normas de contabilidad aplicables al sector público, según lo que lleguen a establecer las instancias internas y externas competentes.

2.3.7.    Estados financieros. La unidad interna competente deberá preparar, aprobar, divulgar y propiciar el conocimiento de los estados financieros, de conformidad con lo establecido por las instancias internas y externas competentes.

2.3.8.    Designación de responsables. La administración deberá velar por que se definan de manera expresa los funcionarios responsables de administrar el sistema contable.  Esos responsables deberán proponer al jerarca los procedimientos contables que respondan a normas y principios de aceptación general en el ámbito gubernamental, que incluye entre otras cosas, la metodología contable por aplicar así como la estructura y periodicidad de los estados financieros.  Lo anterior con el propósito de garantizar la oportunidad y la efectividad del registro contable.

2.4.      Subsistema de Tesorería

2.4.1.    Concepto. El subsistema de Tesorería comprende tanto el conjunto de órganos participantes, como las normas y procedimientos utilizados en la percepción, seguimiento y control de los recursos financieros y en los pagos de las obligaciones contraídas, así como la administración y custodia de los dineros y valores que se generen.

2.4.2.    Objetivos. La administración deberá ejecutar las acciones necesarias para que el subsistema de Tesorería cumpla los siguientes objetivos:

a) Mantener al menor costo posible la liquidez necesaria, para cumplir oportunamente con los compromisos financieros de la ejecución del presupuesto.

b) Propiciar el cobro y recaudación adecuada de los ingresos.

c) Realizar, de manera eficiente y eficaz, los pagos por los bienes y servicios así como por la atención de la deuda pública y otras obligaciones.

d)Lograr un alto nivel de coordinación y sincronización entre el flujo de caja y la ejecución presupuestaria y otros componentes de la administración financiera.

2.4.3.    Programación financiera y flujo de fondos. La administración deberá contar oportunamente con la programación financiera y el respectivo flujo de fondos, para lo cual los funcionarios responsables de suministrar información deberán hacerlo de acuerdo con los procedimientos definidos por la instancia interna competente.

2.4.4.    Centro único de rentas y pagos. La unidad responsable de la Tesorería es el centro de operaciones de las rentas y de los pagos, para ello, todos los ingresos que se perciban formaran parte de una caja institucional, en donde deben identificarse aquellos recursos con destino específico definido por ley.  Como responsable de la caja institucional deberá seguir los principios de economía, eficiencia y eficacia.

2.4.5.    Gestión de ingresos, custodia y manejo. La gestión para recaudar las rentas corresponde a las instancias internas respectivas. Una vez recaudados los ingresos es responsabilidad exclusiva de la unidad de tesorería la custodia y el manejo de tales recursos.

2.4.6.    Control de rentas y pagos. La unidad de Tesorería velará por la existencia de controles adecuados y efectivos para garantizar la correcta gestión de las rentas y pagos que se realicen con cargo a la caja institucional.

2.4.7.    Medios de pago. La administración establecerá los medios de pago idóneos que garanticen el control interno y posibiliten el control externo.

2.5.      Subsistema de Crédito Público.

2.5.1.    Concepto. El subsistema de Crédito público estará conformado por los órganos participantes y el conjunto de normas, mecanismos, principios y procedimientos utilizados en la obtención, el seguimiento y control de los recursos internos y externos originados por la vía del endeudamiento público, de mediano y largo plazo.

2.5.2.    Objetivos. La administración deberá ejecutar las acciones necesarias para que el subsistema de Crédito Público cumpla los siguientes objetivos:

a) Promover la utilización adecuada del financiamiento dentro de las limitaciones que la ley establezca para el efecto.

b) Obtener y controlar los recursos internos y externos provenientes del endeudamiento y darles seguimiento.

c) Propiciar la utilización de las fuentes de financiamiento más favorables.

d) Mantener al día el servicio de la deuda pública interna y externa.

e) Registrar adecuadamente la deuda pública interna y externa, así como tener disponible la información sobre los mercados financieros internacionales.

f) Brindar información útil, adecuada, oportuna y confiable, en materia de endeudamiento público, que sirva de apoyo para la toma de decisiones del jerarca y titulares subordinados, así como para terceros interesados, además de apoyar las tareas de control y evaluación presupuestaria y de auditoría.

g) Posibilitar la integración de las cifras relativas al endeudamiento del sector público.

2.5.3.    Programación del endeudamiento. La instancia responsable del subsistema de Crédito público debe establecer oportunamente la programación plurianual del endeudamiento, para lo cual deberá considerar, entre otros aspectos, la política institucional de endeudamiento, los planes de mediano y largo plazo y el contexto macroeconómico.

Las instancias competentes deberán establecer las estimaciones y proyecciones presupuestarias del servicio de la deuda pública y darles seguimiento.

Para el cumplimiento de lo anterior deberá coordinarse con las unidades de tesorería, presupuesto y contabilidad.

2.5.4.    Registro del endeudamiento. La instancia interna competente deberá mantener un registro actualizado sobre el endeudamiento debidamente separado, desglosado y detallado en sus categorías de interno y externo e integrado al sistema de contabilidad.

2.5.6.    Política institucional de endeudamiento. La instancia responsable del subsistema de Crédito público debe proponer al jerarca la política de endeudamiento de corto, mediano y largo plazo, considerando entre otros, la capacidad de endeudamiento institucional.

También deberán definirse, al menos, los siguientes aspectos respecto del endeudamiento: características y condiciones, análisis y valoración de riesgos, criterios de elegibilidad y procedimientos para la negociación, el trámite, contratación, renegociación y amortización.

2.5.7.    Mecanismos de endeudamiento. La administración es responsable de establecer las medidas que garanticen que los mecanismos de endeudamiento utilizados por la institución se ajusten al bloque de legalidad.

3.         Administración de la información

3.1.      Requerimientos para los sistemas de información. Las instituciones sujetas a la presente normativa deberán considerar en el diseño y operación de sistemas de información integrados, que estos permitan acceder, identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna sobre el Sistema de administración financiera institucional, de modo que permita el control interno y posibilite el control externo, fomente la transparencia en la gestión y facilite la rendición de cuentas. Asimismo, deberán establecer los medios tecnológicos y de comunicación que faciliten el intercambio de datos y documentos con los sistemas de información establecidos por las instancias externas competentes.

3.2.      Medidas de seguridad para la información. La administración deberá diseñar, implantar y mantener medidas de seguridad para la información relacionada con el sistema de administración financiera institucional, de manera que se garantice su confiabilidad, veracidad y exactitud.

3.3.      Empleo y actualización de los sistemas externos de información. El jerarca de cada institución deberá establecer las acciones pertinentes para que la información de los sistemas externos se mantenga actualizada y se le dé un uso adecuado, conforme los requerimientos que sean establecidos por las instancias competentes.

3.4.      Calidad de la información. La unidad responsable deberá establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para que la información que se genere en el Sistema de administración financiera institucional sea oportuna, consistente, completa y precisa, así como comprobable por los medios físicos o electrónicos utilizados, de conformidad con los sistemas de información institucionales.

También deberá definir las acciones necesarias para que dicha información retroalimente el Sistema de administración financiera y la planificación institucionales, de forma permanente, consistente y oportuna.

3.5.      Documentación. La administración deberá implantar y aplicar políticas y procedimientos de archivo apropiados que permitan mantener, de manera actualizada y protegida, la documentación física y electrónica que ampara el desarrollo del Sistema de administración financiera institucional, la cual deberá estar disponible para usuarios internos y externos.